Você já perdeu um e-mail importante porque sua caixa de entrada estava cheia de mensagens anteriores não respondidas? A maioria das pessoas já passou por isso e quase todo mundo conhece a distração de cinquenta e-mails não lidos que exigem sua atenção assim que você abre sua caixa de entrada pela manhã.

De acordo com estudos, os trabalhadores passam até 28% da semana^{(28 percent of their week)} lendo e respondendo e-mails. Isso é mais de um quarto de todo o seu tempo no trabalho. Quanto mais você poderia realizar se não tivesse que lidar com uma enxurrada constante de e-mails?

O que é caixa de entrada zero?

Inbox Zero é um conceito desenvolvido por Merlin Mann , especialista em produtividade. Embora a maioria das pessoas interprete o “zero” no nome para se referir ao número de e-mails que uma pessoa tem, originalmente referia quanto tempo as pessoas gastam pensando em e-mail. Se você tem zero e-mails, você gasta quase zero tempo pensando neles.

Este artigo orientará você sobre como manter o número de e-mails não lidos em sua caixa de entrada no mínimo absoluto usando as ferramentas disponíveis no Gmail , bem como as práticas que você pode aplicar ao seu dia de trabalho que o ajudarão a controlar o enxame de e-mails que você recebe. ao longo do dia.

Noções básicas de gerenciamento de e-mail

O primeiro passo para melhorar a produtividade do seu e-mail é fechar sua caixa de entrada. Pode parecer contra-intuitivo, mas é melhor definir períodos de tempo para ler e responder aos e-mails do que endereçá-los à medida que chegam. Pesquisas^(Research) mostram que prazos, autoimpostos ou não, melhoram a eficiência^{(deadlines, self-imposed or not, improve efficiency)} e reduzem o tempo gasto em um projeto.

Reserve^(Set) cinco minutos no início de cada hora, ou talvez vinte minutos no início e no final do dia, para responder e-mails^{(to answer emails)} . Exclua quaisquer e-mails que sejam claramente spam^{(clearly spam)} . Se um e-mail precisar de dois minutos ou menos para ser respondido, responda primeiro.

Se um e-mail exigir mais tempo para ser respondido, mova-o para uma pasta especialmente designada.

Usando o Gmail para chegar a zero na caixa de entrada

O Gmail^(Gmail) é o cliente de e-mail mais usado no mundo, mas a maioria das pessoas não percebe o quão versátil a plataforma realmente é. O Gmail^(Gmail) está repleto de ferramentas^{(chock-full of tools)} e opções personalizáveis que oferecem um enorme controle sobre sua aparência. O Inbox Zero^{(Inbox Zero)} se torna muito mais viável quando você aproveita essas ferramentas.

Use estrelas especiais

Todo mundo sabe sobre a capacidade de “estrelar” um e-mail clicando no ícone de estrela^(Star) , mas você sabia que existem 12 estrelas diferentes que podem ser usadas? Clique em ^(Click) Settings > See All Settings > General e role até ver a subseção Estrelas .^(Stars)

Existem diferentes cores de estrelas, mas também há ícones como um ponto de exclamação, uma seta de avanço rápido, uma marca de seleção, um ponto de interrogação e um i minúsculo. Por padrão, apenas a estrela principal está ativa, mas você pode clicar e arrastar qualquer um dos ícones para a seção Em uso^{(In use)} para ativá-los.

Apenas um único símbolo aparecerá no Gmail . Clique^(Click) nele várias vezes para percorrer todas as estrelas diferentes que você selecionou. Escolha pelo menos quatro símbolos: a estrela padrão, a estrela vermelha, o i minúsculo e a marca verde.

Configurar várias caixas de entrada e filtros^{(Set Up Multiple Inboxes and Filters)}

Você já deve estar familiarizado com várias guias disponíveis no Gmail : Promoções, Pessoal^(Personal) , Social , etc. Navegue até Settings > Inbox de entrada e ao lado de Tipo de caixa de entrada,^{(Inbox type,)} clique na caixa suspensa e selecione Várias caixas de entrada.^{(Multiple inboxes.)}

Uma nova seção aparece chamada Várias seções da caixa de entrada. ^{(Multiple inbox sections.)}Você pode nomear até cinco seções personalizadas para visualizar ao lado de sua caixa de entrada principal, embora duas sejam preenchidas por padrão. Uma seção é para e-mails com estrela^(Starred) , enquanto a outra é para rascunhos. Essas seções são designadas por suas consultas de pesquisa, portanto, você precisará aprender como cada uma das estrelas especiais é chamada para reservar seções para elas.

Estes são os nomes de cada estrela:

Estrela amarela
Estrela Vermelha
estrela laranja
Estrela verde
Estrela Azul
Estrela roxa
Yellow-bang (ponto de exclamação)
Red-bang
Pergunta roxa
Orange-guillemet (símbolo de avanço rápido)
Verificação verde
Informações azuis (i minúsculo)

O campo de consulta de pesquisa reconhece diferentes operadores, portanto, você pode usar comandos OR/AND para incluir várias estrelas na mesma seção. Ao lado do campo de consulta de pesquisa^{(Search query)} está o campo Nome da seção^{(Section name)} . Digite o nome específico que você deseja que o campo seja chamado aqui.

Para alcançar o Inbox Zero , é melhor configurar algumas seções específicas:

Precisa de ação/resposta
Precisa de resposta urgente
Aguardando resposta
Delegado

Você pode optar por configurar uma quinta seção de acordo com suas necessidades, mas essas quatro irão lidar com as tarefas mais básicas.

Alcançando a caixa de entrada zero^{(Reaching Inbox Zero)}

Agora que você alterou suas configurações do Gmail , é hora de colocar tudo em ação. Primeiro^(First) , defina seus filtros. Digite o seguinte:

Search query	Section name
has: yellow-star	Needs Action/Reply
has: red-star	Needs Urgent Reply
has: blue-info	Awaiting Reply
has: green-check	Delegated

Ao receber um e-mail, a primeira coisa que você deve fazer é decidir se ele requer uma resposta ou se você deve excluí-lo. Se o e-mail for spam ou simplesmente não justificar uma resposta, exclua-o ou arquive-o imediatamente.

Se o e-mail exigir uma resposta e demorar menos de dois minutos, responda. Se precisar de mais de dois minutos, clique no ícone de estrela uma vez. ^(Star)Se o e-mail for urgente e deve ser a próxima coisa que você deve responder, clique no ícone duas vezes para marcá-lo com uma estrela vermelha^{(Red Star)} .

Depois de responder a um e-mail, se estiver aguardando uma resposta, clique no ícone de estrela^(Star) três vezes para designá-lo como "Aguardando resposta". Se você receber um e-mail que seja melhor tratado por outra pessoa, encaminhe-o para a pessoa apropriada e clique no ícone de estrela^(Star) quatro vezes para marcá-lo como "Delegado".

Escolha quando deseja responder ao seu e-mail e concentre-se em trabalhar apenas nesses horários. Ao dar prazos e definir períodos para lidar com e-mails, você reduz a quantidade de tempo que passa em sua caixa de entrada para que possa se concentrar em tarefas mais importantes. Se você optar por lidar com isso no início da hora, concentre-se em responder a todos os e-mails urgentes primeiro e depois cuide do resto a partir daí.

Ao colocar esses métodos em prática, em breve você poderá obter o controle total de sua caixa de entrada. Se já estiver uma bagunça, reserve meia hora por dia para classificar os e-mails que você já tem e determinar se eles são importantes ou não. Responda aos que precisam, exclua os que não precisam.

Pode demorar um pouco, mas filtros^{(but filters)} , caixas de entrada designadas e outras ferramentas ajudarão você a alcançar a Caixa de entrada zero – e^{(Inbox Zero–and)} você descobrirá quais técnicas melhor o ajudam a permanecer lá.

How to Get to Inbox Zero in Gmail

Have you ever miѕsed an important emаil because your inbox was full of previous, unanswered messages? Most people have experienced this and almost everyоne knows the distraction of fifty υnread emailѕ that demand your attentіon as soon as you open your inbox in the morning.

According to studies, workers spend as much as 28 percent of their week reading and answering emails. That’s more than a quarter of your entire time at work. How much more could you accomplish if you didn’t have to handle a constant barrage of emails?

What Is Inbox Zero?

Inbox Zero is a concept developed by Merlin Mann, an expert on productivity. Although most people interpret the “zero” in the name to refer to the number of emails a person has, it originally referenced how much time people spend thinking about email. If you have zero emails, you spend almost zero time thinking about them.

This article will walk you through how to keep the number of unread emails in your inbox to an absolute minimum using tools available to you within Gmail, as well as practices you can apply to your workday that will help you tame the swarm of emails you receive throughout the day.

Email Management Basics

The first step to improving your email productivity is to close your inbox. It might sound counterintuitive, but it is better to give yourself set periods of time to read and respond to emails than to address them as they arrive. Research has shown that deadlines, self-imposed or not, improve efficiency and reduce the time spent on a project.

Set aside five minutes at the start of each hour, or maybe twenty minutes at the start and end of the day, to answer emails. Delete any emails that are clearly spam. If an email requires two minutes or less to answer, respond to it first.

If an email will require more time to answer, move it to a specially-designated folder.

Using Gmail to Reach Inbox Zero

Gmail is the most-used email client in the world, but most people don’t realize just how versatile the platform actually is. Gmail is chock-full of tools and customizable options that give you a tremendous amount of control over its appearance. Inbox Zero becomes much more achievable when you take advantage of these tools.

Use Special Stars

Everyone knows about the ability to “star” an email by clicking the Star icon–but did you know there are 12 different stars that can be used? Click Settings > See All Settings > General and then scroll until you see the Stars subsection.

There are different colors of stars, but there are also icons like an exclamation mark, a fast-forward arrow, a check mark, a question mark, and a lower-case i. By default, only the main star is active, but you can click and drag any of the icons to the In use section to activate them.

Only a single symbol will appear in Gmail. Click it multiple times to cycle through all of the different stars you have selected. Choose at least four symbols: the standard star, the red star, the lower-case i, and the green-check.

Set Up Multiple Inboxes and Filters

You might already be familiar with several of the tabs available to you in Gmail: Promotions, Personal, Social, etc. Navigate to Settings > Inbox and beside Inbox type, click the drop-down box and select Multiple inboxes.

A new section appears called Multiple inbox sections. You can name up to five custom sections to view alongside your main inbox, although two are filled in by default. One section is for Starred emails, while the other is for drafts. These sections are designated by their search queries, so you will need to learn what each of the special stars is called in order to set aside sections for them.

These are the names of each star:

Yellow-star
Red-star
Orange-star
Green-star
Blue-star
Purple-star
Yellow-bang (exclamation mark)
Red-bang
Purple-question
Orange-guillemet (fast forward symbol)
Green-check
Blue-info (lower-case i)

The search query field recognizes different operators, so you can use OR/AND commands to include multiple stars within the same section. Beside the Search query field is the Section name field. Enter the specific name you want the field to be called here.

To achieve Inbox Zero, it’s best to set up a few specific sections:

Needs Action/Reply
Needs Urgent Reply
Awaiting Reply
Delegated

You can choose to set up a fifth section according to your needs, but these four will handle the most basic tasks.

Reaching Inbox Zero

Now that you have changed your Gmail settings, it’s time to put everything into action. First, set your filters. Enter the following:

Search query	Section name
has: yellow-star	Needs Action/Reply
has: red-star	Needs Urgent Reply
has: blue-info	Awaiting Reply
has: green-check	Delegated

When you receive an email, the first thing you should do is decide whether it requires a response or if you should delete it. If the email is spam or just doesn’t warrant a response, immediately delete it or archive it.

If the email requires a response and will take less than two minutes, answer it. If you need more than two minutes, click the Star icon once. If the email is urgent and should be the next thing you respond to, click the icon twice to mark it with a Red Star.

Once you respond to an email, if you are waiting on a reply, click the Star icon three times to designate it as “Awaiting Reply.” If you receive an email that is better handled by someone else, forward it to the appropriate person and click the Star icon four times to mark it as “Delegated.”

Choose when you want to respond to your email and focus on working only within those times. By giving yourself deadlines and set periods to handle email, you reduce the amount of time you spend in your inbox so that you can focus on more important tasks. If you choose to deal with it at the start of the hour, focus on responding to any urgent emails first, then handle the rest from there.

By putting these methods into practice, you can soon attain total control of your inbox. If it is already a mess, set aside half an hour a day to sort through the emails that you already have and determine whether they are important or not. Respond to those that need it, delete those that don’t.

It might take a bit of time, but filters, designated inboxes, and other tools will help you reach Inbox Zero–and you’ll find what techniques best help you stay there.

Simon Duarte

About the author

Sou desenvolvedor web com experiência em Firefox e Google Docs. Sou formado em administração de empresas pela Universidade da Flórida. Minhas habilidades incluem: desenvolvimento de sites, sistema de gerenciamento de conteúdo (CMS), análise de dados e design de interface de usuário. Sou um consultor experiente que pode ajudar sua equipe a criar sites e aplicativos eficazes.

Como chegar ao Inbox Zero no Gmail

O que é caixa de entrada zero?

Noções básicas de gerenciamento de e-mail