Os gráficos de Gantt^(Gantt) são uma maneira popular de acompanhar projetos, especialmente para equipes que precisam manter a duração de uma tarefa em mente. Ao usar um gráfico de Gantt de forma eficaz, você pode garantir que diferentes tarefas não interfiram umas nas outras e até determinar quando uma deve terminar para que outra possa começar. 

Existem várias maneiras de fazer gráficos de Gantt , mas neste artigo mostraremos como fazer um em um programa que você provavelmente tem disponível: Microsoft Excel . Embora provavelmente não supere o software personalizado ao gerenciar um grande número de tarefas, para pequenos projetos é uma alternativa perfeitamente boa.

Como criar gráficos de Gantt^{(Gantt Charts)} no Microsoft Excel

O bom de criar um gráfico de Gantt no ^(Gantt)Excel é que você provavelmente já possui uma cópia da planilha e sabe como usá-la. Caso contrário, recomendamos que você confira nosso tutorial do Excel^{(Excel tutorial)} . As versões mais recentes do Microsoft Excel (estamos usando o Office Online para este guia, embora você também possa obter o Office 365 gratuitamente^{(Office 365 for free)} ) têm um modelo de Gantt incluído, então vamos dar uma olhada rápida nele antes de mostrar como fazer o seu próprio .

Modelo de Gantt do Microsoft Excel^{(Microsoft Excel Gantt Template)}

Antes de começar a criar um gráfico do zero, observe que há um modelo de Gantt incluído no Excel . Se você estiver usando o Office Online , é uma das pastas de trabalho^(Workbooks) disponíveis na tela inicial do Excel

O modelo de gráfico de Gantt é muito bom. Você pode inserir seus dados em uma tabela, que exporta automaticamente os dados para um gráfico de barras invertidas. Recomendamos mexer um pouco para ver o que é possível com os gráficos de Gantt do Excel^{(Excel Gantt)} . No entanto, o modelo é um pouco inflexível, portanto, se não funcionar para você, você terá que criar seus gráficos de Gantt do zero.

Fazendo seu próprio gráfico de Gantt^{(Making Your Own Gantt Chart)}

1. Se você quiser que as coisas sejam exatamente do jeito que você gosta, você precisará começar com uma pasta de trabalho em branco. Para fazer isso, selecione o botão nova pasta^{(new blank workbook)} de trabalho em branco na barra superior — está totalmente para a esquerda — e aguarde o carregamento. Feito isso, você verá uma planilha em branco.

1. Antes de fazer o gráfico de Gantt , você precisa reunir alguns dados. Para fins de ilustração, vamos fingir que temos cinco tarefas e numera-las de 1 a 5. Elas vão para a coluna A. Na coluna B, adicione algumas datas de início fictícias às quatro tarefas — certifique-se de que as células estejam configuradas para aceitar datas. Por fim, na coluna C, defina a duração de cada tarefa em dias. 

Se desejar, você também pode adicionar uma data de término na coluna C, subtrair as datas automaticamente^{(subtract the dates automatically)} e exibir a duração resultante na coluna D. No entanto, apenas para fins de configuração do gráfico de Gantt , a data de início e a duração são suficiente.

1. Com as datas prontas, o próximo passo é criar um gráfico empilhado^{(stacked chart)} com base na data de início de nossas tarefas. Para isso, você precisa selecionar todos os dados da tabela, de A1 a C6, e depois selecionar inserir^(insert) no topo da página (leia tudo sobre como fazer gráficos no Excel^{(making charts in Excel)} ). 

1. A barra de ferramentas mudará para um número de opções gráficas, você precisa ir para as opções gráficas e clicar na seta para baixo. Uma longa lista de opções aparecerá, sob as barras^(bars) , selecione a barra empilhada^{(stacked bar)} . Certifique-se de não escolher a chamada barra 100% empilhada, pois isso não funcionará.

1. O Microsoft Excel^{(Microsoft Excel)} começará a funcionar e um novo gráfico aparecerá no meio da tela. Este é o início do seu gráfico de Gantt , embora você ainda não esteja lá.

1. Por um lado, você provavelmente precisará redimensionar a janela (já fizemos isso no exemplo acima) e renomear o gráfico clicando na caixa de título do gráfico^{(chart title)} . Enquanto você está nisso,. Remova também a legenda na parte inferior do gráfico - onde diz data^{(start date)} e duração^{(duration )} de início - selecionando-a e pressionando a tecla Delete no teclado.

1. Em seguida, você precisa reordenar o gráfico. Neste momento, a tarefa 5 está no topo e a tarefa 1 está na parte inferior, e precisa ser exatamente o contrário. Para corrigir isso, clique com o botão direito do mouse em qualquer lugar do gráfico e selecione Formatar^(Format) na caixa de diálogo exibida.

1. Uma nova barra de tarefas será aberta no lado direito da tela, chamada “ Gráfico. ^(Chart.)” De todas as opções, escolha Eixo Vertical^{(Vertical Axis)} .

1. No menu que se abre, marque a caixa ao lado da configuração que diz categorias em ordem inversa^{(categories in reverse order)} . Isso deve colocar a tarefa 1 no topo do gráfico.

1. Feito isso, resta apenas uma etapa, ou seja, remover a parte azul — que representa a data de início — da barra do gráfico. Afinal, em um gráfico de Gantt você só se preocupa com a duração das tarefas; a barra azul está apenas atrapalhando.

1. Para se livrar dele, clique com o botão direito do mouse em qualquer uma das barras azuis. Outra caixa de formato irá aparecer; Clique. Mais uma vez, você terá o painel direito aberto. Desta vez, porém, precisamos clicar na entrada da série “Data de início”.^{(Series “Start Date.”)}

1. Nesse menu, clique no item que diz Preencher^(Fill) e, no menu de cores grande que aparece, vá até a parte inferior e selecione Sem preenchimento^{(No fill)} .

Com isso, seu gráfico de Gantt está pronto. As caixas laranja (você pode recolori-las usando o comando de preenchimento, se desejar) mostram quando uma determinada tarefa está sendo executada. 

Gráficos de Gantt no Excel

Isso deve ser suficiente para você começar a fazer seus próprios gráficos de Gantt . Embora os modelos que o Excel oferece - para não mencionar o software de gerenciamento de projetos sob medida - sejam provavelmente uma opção melhor se você planeja gerenciar muitas tarefas, usar uma opção de homebrew como acima pode ser melhor se você estiver acompanhando um pequeno número de tarefas ou deseja adicionar um sabor fácil às apresentações.

How to Create Gantt Charts in Microsoft Excel

Gantt chаrts are a popular way to keep track оf projects, especially for teams that need to keep the duratiоn of a task in mіnd. By using a Gаntt chart effectively, you can make sure diffеrеnt taskѕ don’t interfere with eaсh other, and even determine when one should fіnish so anothеr can start. 

There are several ways to make Gantt charts, but in this article we’ll show you how to make one in a program that you probably have available: Microsoft Excel. Though it probably won’t outdo custom-made software when managing a large number of tasks, for small projects it’s a perfectly good alternative.

How to Create Gantt Charts in Microsoft Excel

The nice thing about creating a Gantt chart in Excel is that you probably already own a copy of the spreadsheet and know how to use it. If not, we recommend you check out our Excel tutorial. Most recent versions of Microsoft Excel (we’re using Office Online for this guide, though you can also get Office 365 for free) have a Gantt template included, so let’s take a quick look at that before we show you how to make your own.

Microsoft Excel Gantt Template

Before starting to build a chart from scratch, please note that there’s a Gantt template included in Excel. If you’re using Office Online, it’s one of the available Workbooks in Excel’s home screen

The Gantt chart template is pretty good. You can enter your data in a table, which then automatically exports the data into an inverted bar chart. We recommend messing with it a bit to see what’s possible with Excel Gantt charts. However, the template is a bit inflexible, so if it doesn’t work for you then you’ll have to build your Gantt charts from scratch.

Making Your Own Gantt Chart

1. If you want things to be exactly the way you like, you’ll need to start with a blank workbook. To do so, select the button new blank workbook from the topmost bar — it’s all the way to the left — and wait for it to load. Once that’s done, you’ll be presented with a blank spreadsheet.

1. Before you can make the Gantt chart, you need to put together some data. For illustration purposes, we’ll pretend we have five tasks and number them 1 through 5. Those go into column A. In column B, add some fictitious start dates four the tasks — make sure the cells are set to accept dates. Finally, in column C, set the duration of each task in days. 

If you want, you could also add an end date in column C, then subtract the dates automatically and have the resulting duration be displayed in column D. However, just for purposes of setting up the Gantt chart, the start date and the duration is enough.

1. With the dates ready, the next step is to create a stacked chart based on the start date of our tasks. For that, you need to select all the data in the table, from A1 to C6, and then select insert at the top of the page (read all about making charts in Excel). 

1. The toolbar will change to a number of graph options, you need to go to the graphical options and click the down arrow. A long list of options will appear, under bars pick stacked bar. Make sure not to pick the one called 100% stacked bar as that won’t work.

1. Microsoft Excel will get to work and a new chart will pop up in the middle of the screen. This is the beginnings of your Gantt chart, though you’re not there yet.

1. For one, you’ll probably need to resize the window (we already did that in the above example), then rename the chart by clicking on the chart title box. While you’re at it,. Also remove the legend at the bottom of the chart — where it says start date and duration — by selecting it and hitting the Delete key on your keyboard.

1. Next, you need to reorder the chart. Right now, task 5 is at the top and task 1 is at the bottom, and it needs to be exactly the other way around. To fix that, right-click anywhere on the chart and select Format in the dialog box that appears.

1. A new task bar will open up on the right side of your screen, called “Chart.” From all the options, choose Vertical Axis.

1. In the menu that folds out, check the box next to the setting that says categories in reverse order. That should put task 1 on top in the chart.

1. With this done, there’s only one step remaining, namely removing the blue part — which represents the start date — of the bar from the chart. After all, in a Gantt chart you only care about the duration of tasks; the blue bar is just getting in the way.

1. To get rid of it, right-click any of the blue bars. Another format box will pop up; click it. Once again, you’ll have the right hand pane open up. This time, though, we need to click on the entry for Series “Start Date.”

1. In this menu, click on the item that says Fill, then on the large color menu that pops up go all the way to the bottom and select No fill.

With that, your Gantt chart is all done. The orange boxes (you can recolor them using the fill command if you want) show when a certain task is being worked on. 

Gantt Charts in Excel

That should be enough to get you started with making your own Gantt charts. Though the templates that Excel offers — not to mention tailor-made project management software — are probably a better option if you plan to manage many tasks, using a homebrew option like above might be better if you’re keeping track of a small number of tasks or want to add some easy flavor to presentations.

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