Organizar documentos de forma eficaz, especialmente os longos, pode ser um desafio. Com os recursos integrados do Google Docs , você tem diversas maneiras de redigir relatórios, artigos, ensaios, propostas, documentos de equipe e muito mais de forma eficiente.

Você precisa estruturar o documento para que seja fácil exibir informações e procurar detalhes. Então, vejamos vários recursos importantes para organizar seu próximo Documento Google^{(Google Doc)} .

1. Digitalize o documento^(Document) com um resumo^(Summary) e um esboço^(Outline)

Uma das maneiras mais simples de criar uma visão geral dos detalhes do seu documento é com os recursos de resumo e estrutura de tópicos. Essas ferramentas úteis ficam fora do conteúdo para não distrair e podem ser mostradas ou ocultadas com um clique.

Esses recursos organizacionais permitem resumir o conteúdo do seu documento e pular para a seção necessária com o esboço gerado automaticamente.

Mostrar^(Show) e fechar^(Close) o resumo^(Summary) e o esboço^(Outline)

Para exibir o resumo e o esboço, vá até a guia Exibir^(View) e selecione Mostrar^(Show) esboço.

Você verá então o ícone Mostrar^(Show) contorno do documento no canto superior esquerdo do espaço do documento. Selecione-o para expandi-lo.

Ao terminar o resumo e o esboço, use a seta Fechar^(Close) esboço do documento para ocultá-lo e exibir o ícone Mostrar^(Show) esboço do documento novamente.

Adicione um resumo e um esboço

Para adicionar um resumo, use o sinal de mais para abrir a caixa e inserir seu texto.

Para alterá-lo posteriormente, basta selecionar o ícone Editar^(Edit) (lápis).

Para usar o esboço, adicione títulos ao seu documento (explicado abaixo) e eles aparecerão automaticamente no esboço. Você pode então selecionar um título para ir para essa seção do documento.

Você pode remover um título específico do esboço, se necessário, selecionando o X à direita dele no esboço.

2. Incluir^(Include) e personalizar^(Customize) um índice

Se quiser algo dentro do conteúdo que seus leitores possam usar para navegar em seu documento, você pode inserir um índice no Google Docs . Esse recurso era básico, mas o Google^(Google) o aprimorou ao longo do tempo para torná-lo personalizável e atraente.

Insira um índice

Para criar um índice^{(create a table of contents)} , estruture a seção do documento com títulos. Insira^(Enter) o texto de um título, selecione-o e escolha um nível de título na caixa suspensa Estilos na barra de ferramentas. ^(Styles)Esses títulos aparecem automaticamente na tabela para você.

Quando estiver pronto para inserir a tabela, coloque o cursor no documento onde deseja. Em seguida, abra o menu Inserir , vá para ^(Insert)Índice^(Table) e escolha um estilo entre Texto Simples^{(Plain Text)} , Pontilhado^(Dotted) e Vinculado^(Linked) .

Escolha o design que deseja usar e você verá a tabela aparecer.

Personalize um índice

Você pode ajustar a aparência e o funcionamento do seu índice no Google Docs , o que é um recurso interessante.

Para abrir as ferramentas de edição, selecione a tabela para exibir a pequena barra de ferramentas. Em seguida, use os três pontos na barra de ferramentas para escolher Mais opções.

Quando a barra lateral abrir, você verá duas seções para Formatação e Níveis de título^{(Heading Levels)} .

• Formatação: escolha um estilo de tabela diferente, mostre ou oculte os números das páginas e, opcionalmente, use um líder de tabulação como pontos, traços ou linhas.
• Níveis de título: escolha os títulos que deseja exibir na tabela e, opcionalmente, ajuste os recuos.

Você deverá ver a atualização dos seus ajustes em tempo real.

3. Trabalhe de maneira eficiente com títulos recolhíveis

O Google^(Google) adicionou um recurso muito útil ao Documentos^(Docs) no início de 2023 que permite que você trabalhe com documentos longos com um pouco mais de facilidade^{(work with lengthy documents a bit easier)} . Você pode recolher e expandir os títulos. Isso é ótimo para focar nas seções do documento que você está usando e ao mesmo tempo recolher aquelas que não está.

No momento em que este livro foi escrito, os títulos recolhíveis só funcionavam quando você usa o layout Pageless . Não está claro se o recurso eventualmente será transferido para o layout do Pages.

Para usar o layout Pageless em um documento novo ou existente, vá para Arquivo^(File) e selecione Configuração de página^(Page) . Em seguida, escolha Pageless na parte superior e OK na parte inferior.

Você deverá ver setas à esquerda dos títulos do seu documento. Basta^(Simply) usar essas setas ou clicar com o botão direito para recolher e expandir os títulos.

4. Rastreie informações facilmente^{(Info Easily)} com blocos de construção^(Building)

Os Building Blocks no Google Docs oferecem maneiras rápidas e convenientes de exibir informações usando tabelas, entradas de texto e listas suspensas. Basta^(Simply) inserir um desses blocos pré-embalados e inserir seus dados em um só lugar.

Atualmente, você pode escolher entre quatro blocos predefinidos, incluindo um roteiro de produto, rastreador de revisão, ativos de projeto e rastreador de conteúdo de lançamento. Você pode usar o Building Block como está ou personalizá-lo para atender às suas necessidades.

Para inserir um Building Block , selecione um local no seu documento e vá em Insert > Building Blocks. Escolha o tipo que deseja usar no menu pop-out.

Você verá o bloco aparecer em seu documento, pronto para uso. Se quiser alterar os títulos para corresponder ao seu conteúdo, você pode editá-los como qualquer outro texto.

5. Crie e reutilize blocos personalizados

Se você tiver uma conta Google corporativa ou escolar compatível^{(supported work or school Google account)} , poderá configurar Building Blocks personalizados no Documentos^(Docs) . Isso permite criar um bloco, salvá-lo e reutilizá-lo. O bloco é salvo em seu Google Drive como um tipo de arquivo do Google Docs^{(Google Docs)} , para que você também possa usá-lo em novos documentos no futuro.

1. Vá para Insert > Building Blocos de construção e escolha Bloco de construção personalizado^(Custom) no menu pop-out.

1. Quando a mensagem pop-up aparecer no seu documento, escolha Novo^(New) bloco de construção personalizado.

1. Selecione o conteúdo que deseja usar como bloco personalizado e escolha Salvar^(Save) na barra azul na parte superior.

1. Insira^(Enter) o nome do seu bloco e, opcionalmente, uma descrição. Em seguida, selecione Criar^(Create) . Você receberá uma confirmação de que seu bloco foi salvo.

Para usar seu novo bloco, digite o símbolo @ (At) seguido do nome do bloco e escolha-o na lista que aparece.

6. Insira trechos de programação com blocos de código^{(Code Blocks)}

Se o seu documento contém código de programação como Java , JavaScript ou Python , você pode aproveitar as vantagens do código Building Block . Isso permite que você estruture seu código de maneira organizada em seu documento^{(structure your code neatly in your document)} .

Vá para Insert > Building Blocks , vá para Bloco de código^(Code) e escolha o idioma no menu pop-out.

Quando o seu bloco aparecer, basta inserir o seu snippet. Se você quiser alterar a linguagem de programação, use a caixa suspensa no canto superior esquerdo. Para atualizar as cores, use o ícone Atualizar^(Refresh) no canto superior direito.

7. Colabore em e-mails , convites de calendário^{(Calendar Invites)} e notas de reuniões^(Meeting)

Outra ferramenta interessante para organizar itens no Google Docs é um bloco de modelos integrado. Eles são especialmente úteis se vocês estiverem trabalhando juntos em e-mails, convites de calendário e notas de reuniões.

Para e-mails, você pode preencher os destinatários, assunto e mensagem. Em seguida, selecione o ícone do Gmail^(Gmail) para criar o rascunho diretamente no Gmail .

Para convites de calendário, insira o título, convidados, horários de início e término, local e descrição. Use o ícone do Calendário^(Calendar) para abrir o evento no Google Agenda^{(Google Calendar)} .

Para notas de reunião, escolha um evento na lista suspensa e você receberá um bloco com título, data e participantes com marcadores para notas e caixas de seleção para itens de ação. Use o ícone E-mail para criar um rascunho com as notas da reunião no Gmail .

IMAGEM FALTA

Para usar um desses modelos, vá em Insert > Building Blocks e escolha uma opção no menu pop-out.

8. Insira os detalhes^(Details) usando uma lista suspensa

Usando os blocos^(Blocks) de construção acima para rastrear informações, você pode aproveitar as vantagens das listas suspensas predefinidas do Google Docs. No entanto, você pode criar sua própria lista suspensa, assim como no Planilhas Google^{(like in Google Sheets)} . Isso é útil para você, seus leitores ou colaboradores inserirem facilmente os detalhes necessários.

Coloque o cursor onde deseja a lista, abra o menu Inserir^(Insert) e escolha Suspenso^(Dropdown) .

Para usar uma lista suspensa predefinida, escolha uma na seção inferior.

Para criar o seu próprio, escolha Novo^(New) menu suspenso. Em seguida, insira o nome e a lista de opções. Você pode escolher uma cor ao lado de cada item da lista, adicionar mais itens e reorganizar a ordem arrastando e soltando. Ao terminar, selecione Salvar^(Save) .

Você verá então sua nova lista suspensa, que poderá reutilizar repetidamente. Basta^(Simply) selecioná-lo no menu Insert > Dropdown .

Para fazer alterações posteriormente, abra a lista suspensa e escolha Add / Edit Options .

9. Insira^(Pop) informações com^{(Information)} chips inteligentes^{(Smart Chips)}

Para listar e visualizar contatos, eventos, arquivos, locais e datas com clareza, você pode inserir Smart Chips em seus documentos^{(Smart Chips in your documents)} . Essas ferramentas bacanas permanecem condensadas, mas se expandem para mostrar os detalhes e permitir que você execute ações com um clique.

Você pode inserir um Chip Inteligente^{(Smart Chip)} digitando o símbolo @ seguido do nome do item ou indo em Insert > Smart Chips Inteligentes e escolhendo um no menu pop-out.

Depois de inserir o chip, passe o cursor sobre ele ou selecione-o para ver uma prévia. Cada chip contém detalhes e ações diferentes dependendo do tipo de chip. Por exemplo, com um File Smart Chip , você pode visualizar o arquivo, copiar um link para ele ou abri-lo.

Se você tiver uma conta do Google Workspace compatível^{(supported Google Workspace account)} , terá acesso a Smart Chips adicionais , incluindo cronômetro, cronômetro e variáveis ​​reutilizáveis.

Aproveite^(Take) essas vantagens desses chips inteligentes^{(Smart Chips)} para incluir as informações de que você precisa e, ao mesmo tempo, manter seu conteúdo curto e agradável.

10. Insira equações com facilidade

Mais uma boa ferramenta que o Google Docs oferece^{(tool Google Docs offers)} é para equações. Seja aluno ou professor, você pode parar de procurar os símbolos corretos e formatá-los para caber no seu documento. Basta^(Just) usar o editor de equações.

Para abrir o editor, vá em View > Show barra de ferramentas de equação. Você também pode selecionar Insert > Equation . Você verá a barra de ferramentas de edição aparecer na parte superior do seu documento.

Use as caixas suspensas na barra de ferramentas para adicionar seus símbolos. Você pode usar letras gregas, operadores matemáticos, símbolos de relação e setas.

Você verá então sua equação aparecer em uma caixa de texto bonita e organizada em seu documento.

De um resumo a uma tabela de rastreamento, de uma lista suspensa a um chip detalhado, você pode organizar seus documentos do Google^(Google) de várias maneiras para atender às suas necessidades. Qual^(Which) desses recursos se tornará seu favorito?

Para tutoriais relacionados sobre outros aplicativos do Google^(Google) , veja como definir uma data de expiração para seus arquivos do Google Drive^{(set an expiration date on your Google Drive files)} .

10 Ways to Organize Documents in Google Docs

Effectively organizing documents, especially lengthy ones, can be challenging. With the built-іn features in Google Docs, you have several ways to compose reports, articles, essays, proposals, team documents, and more in an efficient way.

You need to structure the document so it’s easy to display information and scan for details. So, let’s look at several key features for organizing your next Google Doc.

1. Scan the Document With a Summary and Outline

One of the simplest ways to create an overview of your document details is with the summary and outline features. These handy tools sit outside the content so they don’t distract and can be shown or hidden with a click.

These organizational features let you summarize the contents of your document and skip to the section you need with the automatically generated outline.

Show and Close the Summary and Outline

To display the summary and outline, head to the View tab and select Show outline.

You’ll then see the Show document outline icon on the top left of the document space. Select it to expand it.

When you finish with the summary and outline, use the Close document outline arrow to hide it and display the Show document outline icon again.

Add a Summary and Outline

To add a summary, use the plus sign to open the box and enter your text.

To change it later, just select the Edit icon (pencil).

To use the outline, add headings to your document (explained below), and they’ll appear in the outline automatically. You can then select a heading to jump to that section of the document.

You can remove a particular heading from the outline if needed by selecting the X to the right of it in the outline.

2. Include and Customize a Table of Contents

If you want something within the content that your readers can use to navigate your document, you can insert a table of contents in Google Docs. This feature was basic, but Google has enhanced it over time to make it customizable and attractive.

Insert a Table of Contents

To create a table of contents, structure your document section with headings. Enter text for a heading, select it, and then pick a heading level from the Styles drop-down box in the toolbar. These headings automatically appear in the table for you.

When you’re ready to insert the table, place your cursor in the document where you want it. Then, open the Insert menu, move to Table of contents, and pick a style from Plain Text, Dotted, and Linked.

Choose the design you want to use, and you’ll see the table appear.

Customize a Table of Contents

You can adjust how your table of contents looks and works in Google Docs, which is a nice feature.

To open the editing tools, select the table to display the small toolbar. Then, use the three dots on the toolbar to pick More Options.

When the sidebar opens, you’ll see two sections for Formatting and Heading Levels.

• Formatting: Choose a different table style, show or hide the page numbers, and optionally use a tab leader like dots, dashes, or lines.
• Heading Levels: Pick the headings you want to display in the table and optionally adjust the indents.

You should see your adjustments update in real time.

3. Work Efficiently With Collapsible Headings

Google added a super helpful feature to Docs in early 2023 that allows you to work with lengthy documents a bit easier. You can collapse and expand the headings. This is great for focusing on sections of the document you’re using while collapsing those you aren’t.

As of this writing, the collapsible headings only work when you use the Pageless layout. It’s unclear if the feature will eventually carry over to the Pages layout.

To use the Pageless layout in a new or existing document, go to File and select Page setup. Then, choose Pageless at the top and OK at the bottom.

You should see arrows to the left of the headings in your document. Simply use those arrows or right-click to collapse and expand the headings.

4. Track Info Easily With Building Blocks

Building Blocks in Google Docs give you quick and convenient ways to display information using tables, text entries, and drop-down lists. Simply insert one of these prepackaged blocks and enter your details in one spot.

You can currently choose from four premade blocks, including a product roadmap, review tracker, project assets, and launch content tracker. You can use the Building Block as-is or customize it to suit your needs.

To insert a Building Block, select a location in your document and go to Insert > Building blocks. Choose the type you want to use from the pop-out menu.

You’ll see the block pop into your document, ready for you to use. If you want to change the headings to match your content, you can edit them like any other text.

5. Create and Reuse Custom Blocks

If you have a supported work or school Google account, you can set up custom Building Blocks in Docs. This allows you to create a block, save it, and reuse it. The block is saved to your Google Drive as a Google Docs file type, so you can use it in new documents down the road as well.

1. Go to Insert > Building blocks and pick Custom building block in the pop-out menu.

1. When the pop-up message appears in your document, choose New custom building block.

1. Select the content you want to use as the custom block and choose Save in the blue bar at the top.

1. Enter the name for your block and, optionally a description. Then, select Create. You’ll receive a confirmation that your block has been saved.

To use your new block, type the @ (At) symbol followed by the block’s name and choose it from the list that appears.

6. Enter Programming Snippets With Code Blocks

If your document contains programming code like Java, JavaScript, or Python, you can take advantage of the code Building Block. This allows you to structure your code neatly in your document.

Go to Insert > Building Blocks, move to Code block and choose the language in the pop-out menu.

When your block appears, simply enter your snippet. If you want to change the programming language, use the drop-down box on the top left. To update the colors, use the Refresh icon on the top right.

7. Collaborate on Emails, Calendar Invites, and Meeting Notes

Another cool tool to organize items in Google Docs is a built-in template block. These are especially useful if you’re collaboratively working together on emails, calendar invites, and meeting notes.

For emails, you can fill in the recipients, subject, and message. Then, select the Gmail icon to create the draft directly in Gmail.

For calendar invites, enter the title, guests, start and end times, location, and description. Use the Calendar icon to open the event in Google Calendar.

For meeting notes, choose an event from the drop-down list, and you’ll receive a block with the title, date, and attendees with bullets for notes and checkboxes for action items. Use the Email icon to create a draft with the meeting notes in Gmail.

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To use one of these templates, go to Insert > Building Blocks and pick an option from the pop-out menu.

8. Enter Details Using a Drop-Down List

Using the Building Blocks above for tracking information, you can take advantage of Google Docs’ premade drop-down lists. However, you can create a drop-down list of your own just like in Google Sheets. This is handy for you, your readers, or your collaborators to enter the details you need easily.

Place your cursor where you want the list, open the Insert menu, and choose Dropdown.

To use a premade drop-down list, choose one from the bottom section.

To create your own, choose New dropdown. Then, enter the name and list of options. You can choose a color next to each list item, add more items, and rearrange the order using drag-and-drop. When you finish, select Save.

You’ll then see your new drop-down list, which you can reuse repeatedly. Simply select it from the Insert > Dropdown menu.

To make changes later, open the drop-down list and choose Add / Edit Options.

9. Pop In Information With Smart Chips

To list and view contacts, events, files, locations, and dates clearly, you can insert Smart Chips in your documents. These nifty tools stay condensed but expand to show the details and allow you to perform actions with a click.

You can insert a Smart Chip by typing the @ symbol followed by the item’s name or by going to Insert > Smart chips and picking one from the pop-out menu.

Once you insert the chip, hover your cursor over it or select it to view a preview. Each chip contains different details and actions depending on the chip type. For example, with a File Smart Chip, you can preview the file, copy a link to it, or open it.

If you have a supported Google Workspace account, you have access to additional Smart Chips, including a stopwatch, timer, and reusable variables.

Take advantage of these Smart Chips to include the information you need while keeping your content short and sweet.

10. Insert Equations With Ease

One more good tool Google Docs offers is for equations. Whether a student or professor, you can stop searching for the correct symbols and then format them to fit your document. Just use the equation editor.

To open the editor, go to View > Show equation toolbar. You can also select Insert > Equation. You’ll see the editing toolbar appear at the top of your document.

Use the drop-down boxes within the toolbar to add your symbols. You can use Greek letters, math operators, relation symbols, and arrows.

You’ll then see your equation appear in a nice and neat text box within your document.

From a summary to a tracking table to a drop-down list to a detailed chip, you can organize your Google documents in a variety of ways to meet your needs. Which of these features will become your fast favorite?

For related tutorials on other Google apps, look at how to set an expiration date on your Google Drive files.

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