Se você usa o Planilhas Google regularmente, provavelmente está familiarizado com as ferramentas que usa com frequência. No entanto, existem muitos recursos deste aplicativo de planilha que passam despercebidos e são subutilizados.

Aqui, veremos vários recursos interessantes do Planilhas Google^{(Google Sheets)} que podem se tornar seus favoritos rapidamente. Acesse o Planilhas Google^{(Google Sheets)} , faça login com sua conta do Google^(Google) e experimente algumas dessas joias escondidas.

1. Extraia dados de um chip inteligente

Se você aproveitou as vantagens dos Smart Chips nos aplicativos do Google^{(Smart Chips in Google’s apps)} , ficará feliz em saber que pode fazer ainda mais com eles. Depois de inserir um Smart Chip , você pode extrair dados dele e colocá-los em sua planilha, tornando os chips ainda mais úteis.

Atualmente, você pode extrair dados de chips inteligentes de pessoas, arquivos^(File) e eventos de calendário^{(Calendar Event Smart Chips)} . Isso inclui nome e e-mail, proprietário e nome do arquivo, além de resumo e localização.

1. Depois de inserir um Smart Chip , passe o cursor sobre ele, selecione-o ou clique com o botão direito. Em seguida, escolha Extrações de dados^(Data) .

1. Quando a barra lateral abrir, use a guia Extrair^(Extract) para marcar as caixas de seleção dos itens que deseja extrair.

1. Use o campo Extrair^(Extract) para para inserir ou selecionar o local da planilha onde deseja os dados.

1. Escolha Extrair^{(Pick Extract)} e você verá seus dados exibidos no local selecionado.

Se precisar atualizar os dados extraídos, você pode usar a guia Atualizar^(Refresh) e gerenciar na barra lateral.

2. Crie um código QR

Os códigos QR são formas populares de compartilhar informações, direcionar as pessoas ao seu site e até mesmo oferecer descontos. Ao criar seu próprio código QR^{(creating your own QR code)} no Planilhas Google^{(Google Sheets)} sem complementos ou ferramentas de terceiros, você ou seus colaboradores podem agir rapidamente.

Para criar o código QR, você usará a função IMAGEM do Planilhas Google^{(Google Sheets IMAGE)} e um link para o URL^(URL) raiz do Google : https://chart.googleapis.com/chart?.

Aqui, criaremos um link para o site na célula A1 usando a fórmula abaixo. Coloque a fórmula na célula onde deseja o código QR.

=IMAGEM(“https://chart.googleapis.com/chart?chs=500×500&cht=qr&chl=”& ENCODEURL (A1))

Use os seguintes argumentos para construir sua fórmula:

• Argumento CHS^(CHS) : Defina as dimensões do código QR em pixels (chs=500×500).
• Argumento CHT^(CHT) : Especifique um código QR (cht=qr).
• Argumento CHL^(CHL) : Escolha os dados da URL^(URL) (chl=”& ENCODEURL (A1)).

Em seguida, use o operador E comercial (&) para conectar os argumentos.

Depois de ver o código, pode ser necessário redimensionar a linha e/ou coluna para ver seu tamanho completo. Em seguida, digitalize o código QR^{(scan the QR code)} para ter certeza de que funciona conforme o esperado.

Você também pode usar argumentos opcionais para codificar os dados de uma maneira específica ou atribuir um nível de correção. Para obter mais informações sobre esses argumentos, verifique a página de referência dos infográficos do Google Charts^{(Google Charts Infographics reference page)} para códigos QR.

3. Insira uma lista suspensa

As listas suspensas são ferramentas excelentes para entrada de dados. Ao selecionar um item de uma lista, você pode garantir que está inserindo os dados desejados e, ao mesmo tempo, reduzir erros.

Desde a introdução das listas suspensas no Planilhas^{(drop-down lists in Sheets)} , o recurso foi aprimorado para oferecer uma maneira mais simples de criar e gerenciar essas listas úteis.

1. Insira uma lista suspensa seguindo um destes procedimentos:
2. Select Insert > Dropdown no menu.
3. Clique com o botão direito e escolha Menu suspenso.
4. Digite o símbolo @ (At) e escolha Menus suspensos^(Dropdowns) na seção Componentes^(Components) .

1. Você verá então a barra lateral Regras de validação de dados^{(Data Validation Rules)} aberta. Insira o local da lista na caixa Aplicar^(Apply) ao intervalo e confirme se a Lista suspensa^(Dropdown) está selecionada no menu suspenso Critérios .^(Criteria)

1. Em seguida, adicione os itens da lista nas caixas de opções^(Option) e, opcionalmente, selecione as cores para eles à esquerda.

1. Para exibir o texto de ajuda, escolha a ação para dados inválidos ou escolha o estilo de exibição, expanda a seção Opções ^(Options)Avançadas .^(Advanced)

1. Quando terminar, selecione Concluído^(Done) . Em seguida, use sua nova lista suspensa para inserir dados em sua planilha.

4. Valide um endereço de e-mail

Quando você tem uma planilha que contém endereços de e-mail, seja Gmail , Outlook ou qualquer outro, verifique se eles são válidos. Embora o Planilhas não mostre se um endereço é legítimo, ele mostra se está formatado corretamente com o símbolo @ (At) e um domínio.

1. Selecione a(s) célula(s) que deseja verificar e vá em Data > Data Validação de dados no menu.

1. Quando a barra lateral Regras de validação de dados^{(Data Validation Rules)} abrir, selecione Adicionar^(Add) regra, confirme ou ajuste as células no campo Aplicar^(Apply) ao intervalo e escolha Texto^(Text) é e-mail válido na caixa suspensa Critérios .^(Criteria)

1. Opcionalmente, selecione as Opções ^(Options)Avançadas^(Advanced) , como mostrar texto de ajuda, exibir um aviso ou rejeitar a entrada. Escolha Concluído^{(Pick Done)} para salvar e aplicar a regra de validação.

Você pode então testar a validação e as opções inserindo um endereço de e-mail inválido.

5. Faça uma função personalizada

Você adora^(Are) usar funções e fórmulas no Planilhas Google^{(formulas in Google Sheets)} ? Se sim, por que não criar o seu próprio? Usando o recurso Função Personalizada^{(Custom Function)} , você pode configurar sua própria função e reutilizá-la sempre que desejar.

1. Select Data > Named Funções nomeadas no menu.

1. Na barra lateral Funções nomeadas^{(Named Functions)} que é aberta, use Adicionar^(Add) nova função na parte inferior para criar sua função personalizada. Você também pode ver um exemplo, assistir à demonstração ou saber mais sobre o recurso.

1. Insira^(Enter) o nome da função, a descrição e, opcionalmente, espaços reservados para argumentos. Insira^(Enter) a fórmula que deseja usar para definir a função e selecione Próximo^(Next) .

1. Confira a visualização da função^(Function) e selecione Voltar^(Back) para fazer alterações ou Criar^(Create) para salvar a nova função. Observe que^(Notice) você também pode adicionar argumentos opcionais, se necessário.

1. Você verá então a função na lista da barra lateral. Insira-o em uma célula da sua planilha para testá-lo.

Se precisar fazer edições, reabra a barra lateral Funções nomeadas^{(Named Functions)} , selecione os três pontos à direita da função e escolha Editar^(Edit) .

6. Use um Slicer para filtrar um gráfico

Os gráficos oferecem maneiras práticas e eficazes de exibir seus dados. Usando uma segmentação de dados, você pode filtrar os dados exibidos no gráfico. Isto é conveniente para revisar partes específicas dos dados do gráfico quando necessário.

Insira um fatiador

Depois de inserir seu gráfico^{(insert your chart)} , selecione-o e vá em Data > Add uma segmentação de dados no menu.

Quando a barra lateral abrir, abra a guia Dados^(Data) , confirme o Intervalo de Dados^{(Data Range)} na parte superior e escolha a Coluna^(Column) a ser usada para o filtro.

Você verá a segmentação de dados aparecer como um retângulo preto arredondado que pode ser movido ou redimensionado como desejar.

Use um fatiador

Depois de ter seu fatiador, selecione o botão Filtro^(Filter) à esquerda ou a seta suspensa à direita. Em seguida, selecione os dados que deseja ver no gráfico, colocando marcas de seleção ao lado desses itens.

Selecione OK^{(Select OK)} e você verá a atualização do seu gráfico imediatamente.

Para retornar seu gráfico à visualização original mostrando todos os dados, abra o filtro e escolha Selecionar^(Select) tudo > OK.

7. Calcule dados rapidamente

Às vezes você deseja ver um cálculo rápido^{(see a quick calculation)} sem adicionar uma fórmula à sua planilha. No Planilhas Google^{(Google Sheets)} , você pode simplesmente selecionar os valores e escolher um cálculo para visualizar sem nenhum trabalho extra.

1. Selecione os dados que deseja calcular e observe no canto inferior direito da linha da guia. Você verá o menu de cálculo em verde que contém a soma^(Sum) dos seus dados.

1. Abra esse menu e escolha o cálculo que deseja realizar. Você verá o novo resultado nesse menu.

1. Você também pode simplesmente abrir o menu para ver todos os cálculos disponíveis em tempo real.

Se você decidir incluir o cálculo em sua planilha, mantenha a célula selecionada e escolha Explorar^(Explore) à direita das guias da planilha.

Quando a barra lateral abrir, arraste o cálculo que deseja usar para uma célula da sua planilha.

8. Explore maneiras^(Ways) de apresentar seus dados^{(Your Data)}

Talvez você tenha dados em sua planilha, mas não tenha certeza da melhor maneira de exibi-los ou analisá-los. Com o recurso Explorar^(Explore) , você pode ver várias maneiras rápidas de apresentar seus dados, revisar detalhes sobre eles e fazer perguntas.

Selecione seus dados e escolha Explorar^(Explore) no canto inferior direito.

Quando a barra lateral Explorar^(Explore) abrir, você verá opções para seus dados. Digite uma pergunta na seção Respostas^(Answers) , aplique cores usando a seção Formatação^(Formatting) ou insira um gráfico da seção Análise^(Analysis) .

Depois de terminar, basta usar o X no canto superior direito da barra lateral para fechá-la.

9. Solicitar aprovações de planilhas

Se você usa uma conta do Google Workspace^{(Google Workspace)} para negócios ou educação, confira o recurso Aprovações. Com ele, você pode solicitar aprovações de outras pessoas e acompanhar o que foi aprovado e o que não foi.

Vá para Arquivo e selecione Aprovações.

Quando a barra lateral Aprovações^(Approvals) for aberta, escolha Fazer uma solicitação.

Na janela pop-up, adicione aqueles que deseja aprovar sua solicitação e, opcionalmente, uma mensagem. Você também pode incluir uma data de vencimento, permitir que os aprovadores editem a planilha ou bloquear o arquivo antes de enviar sua solicitação de aprovação. Escolha Enviar^{(Choose Send)} solicitação quando terminar.

Se ainda não compartilhou o documento com os aprovadores, você será solicitado a fazê-lo e atribuir as permissões.

Você pode então visualizar o status retornando à barra lateral Aprovações^(Approvals) .

10. Configure um formato personalizado de data^{(Custom Date)} e hora^{(Time Format)}

Embora o Planilhas Google^{(Google Sheets)} ofereça muitas maneiras diferentes de formatar datas e horários, talvez você queira algo em particular. Você pode criar seu próprio formato de data e hora com a estrutura, cores e estilo desejado.

1. Selecione as células que contêm a data ou hora e vá para Format > Number > Custom Data e hora personalizadas. Alternativamente, você pode selecionar a opção Mais formatos na barra de ferramentas e escolher Data e hora personalizadas^(Custom) .

1. Quando a janela abrir, você verá o formato atual de sua data e/ou hora. Selecione um elemento existente na parte superior para alterar o formato ou excluí-lo.

1. Para adicionar um elemento diferente, selecione a seta do lado direito e escolha um da lista. Você pode então formatar esse elemento usando sua seta.

1. Quando terminar, selecione Aplicar^(Apply) para usar o formato personalizado de data e hora e você deverá ver sua planilha atualizada.

Com esses recursos do Planilhas Google^{(Google Sheets)} , você pode fazer ainda mais com seus dados. Certifique-se de experimentar um ou mais e ver qual é útil para você.

Para tutoriais relacionados, veja como encontrar duplicatas no Planilhas Google^{(how to find duplicates in Google Sheets)} usando as opções de formatação condicional.

10 Hidden Google Sheets Features You Didn’t Know Existed

If you uѕe Google Sheets regularly, you’re probably familiar with those tools you use often. However, there are many features of thіs spreadsheet аpplication that go unnoticed and υnderused.

Here, we’ll walk through several cool Google Sheets features that might just become your fast favorites. Head to Google Sheets, sign in with your Google account, and try out some of these hidden gems.

1. Extract Data From a Smart Chip

If you’ve taken advantage of the Smart Chips in Google’s apps, then you’ll be happy to know you can do even more with them. After you insert a Smart Chip, you can extract data from it and place it in your sheet, making chips even more useful.

You can currently extract data from People, File, and Calendar Event Smart Chips. This includes name and email, owner and filename, and summary and location.

1. After you insert a Smart Chip, hover your cursor over it, select it, or right-click. Then, choose Data extractions.

1. When the sidebar opens, use the Extract tab to mark the checkboxes for those items you want to extract.

1. Use the Extract to field to enter or select the sheet location where you want the data.

1. Pick Extract and you’ll see your data display in your selected location.

If you need to refresh the extracted data, you can use the Refresh & manage tab in the sidebar.

2. Create a QR Code

QR codes are popular ways to share information, direct people to your website, and even provide discounts. By creating your own QR code in Google Sheets without add-ons or third-party tools, you or your collaborators can quickly take action.

To make the QR code, you’ll use the Google Sheets IMAGE function and a link to Google’s root URL: https://chart.googleapis.com/chart?.

Here, we’ll link to the website in cell A1 using the formula below. Place the formula in the cell where you want the QR code.

=IMAGE(“https://chart.googleapis.com/chart?chs=500×500&cht=qr&chl=”&ENCODEURL(A1))

Use the following arguments to build your formula:

• CHS argument: Define the dimensions of the QR code in pixels (chs=500×500).
• CHT argument: Specify a QR code (cht=qr).
• CHL argument: Choose the URL data (chl=”&ENCODEURL(A1)).

Then, use the ampersand operator (&) to connect the arguments.

Once you see the code, you may need to resize the row and/or column to view its full size. Then, scan the QR code to make sure it works as you expect.

You can also use optional arguments for encoding the data in a particular way or assigning a correction level. For more on these arguments, check out the Google Charts Infographics reference page for QR codes.

3. Insert a Drop-Down List

Drop-down lists are terrific tools for data entry. By selecting an item from a list, you can make sure you’re entering the data you want and can reduce errors at the same time.

Since the introduction of drop-down lists in Sheets, the feature has been enhanced to give you a simpler way to create and manage these helpful lists.

1. Insert a drop-down list by doing one of the following:
2. Select Insert > Dropdown from the menu.
3. Right-click and choose Dropdown.
4. Type the @ (At) symbol and choose Dropdowns in the Components section.

1. You’ll then see the Data Validation Rules sidebar open. Enter the location for the list in the Apply to range box and confirm that Dropdown is selected in the Criteria drop-down menu.

1. Then, add your list items in the Option boxes and optionally select colors for them to the left.

1. To display help text, pick the action for invalid data, or choose the display style, expand the Advanced Options section.

1. When you finish, select Done. Then, use your new drop-down list to enter data in your sheet.

4. Validate an Email Address

When you have a spreadsheet that contains email addresses, whether Gmail, Outlook, or something else, you may want to make sure they’re valid. While Sheets doesn’t show you if an address is legitimate, it does show you if it’s formatted correctly with the @ (At) symbol and a domain.

1. Select the cell(s) you want to check and go to Data > Data validation in the menu.

1. When the Data Validation Rules sidebar opens, select Add rule, confirm or adjust the cells in the Apply to range field, and choose Text is valid email in the Criteria drop-down box.

1. Optionally select the Advanced Options such as showing help text, displaying a warning, or rejecting the input. Pick Done to save and apply the validation rule.

You can then test the validation and options by entering an invalid email address.

5. Make a Custom Function

Are you a fan of using functions and formulas in Google Sheets? If so, why not create your own? Using the Custom Function feature, you can set up your own function and reuse it whenever you like.

1. Select Data > Named functions from the menu.

1. In the Named Functions sidebar that opens, use Add new function at the bottom to create your custom function. You can also look at an example, watch the demonstration, or find out more about the feature.

1. Enter the function name, description, and optionally argument placeholders. Enter the formula you want to use to define the function and select Next.

1. Check out the Function preview and either select Back to make changes or Create to save the new function. Notice you can also add optional arguments if necessary.

1. You’ll then see the function in the sidebar list. Enter it into a cell in your sheet to test it out.

If you need to make edits, reopen the Named Functions sidebar, select the three dots to the right of the function, and pick Edit.

6. Use a Slicer to Filter a Chart

Charts give you handy and effective ways to display your data. Using a slicer, you can filter the data that displays in the chart. This is convenient for reviewing specific portions of the chart data when needed.

Insert a Slicer

After you insert your chart, select it and go to Data > Add a slicer in the menu.

When the sidebar opens, open the Data tab, confirm the Data Range at the top, and then pick the Column to use for the filter.

You’ll see the slicer appear as a black rounded rectangle which you can move or resize as you please.

Use a Slicer

Once you have your slicer, select the Filter button on the left or drop-down arrow on the right. Then, select the data you want to see in the chart which places checkmarks next to those items.

Select OK and you’ll see your chart update immediately.

To return your chart to the original view showing all data, open the filter and pick Select all > OK.

7. Quickly Calculate Data

Sometimes you want to see a quick calculation without adding a formula to your sheet. In Google Sheets, you can simply select the values and then choose a calculation to view without any extra work.

1. Select the data you want to calculate and then look on the bottom right of the tab row. You’ll see the calculation menu in green which contains the Sum of your data.

1. Open that menu and choose the calculation you want to perform. You’ll see the new result in that menu.

1. You can also simply open the menu to see all available calculations in real-time.

If you decide to include the calculation in your sheet, keep the cell selected and choose Explore to the right of the sheet tabs.

When the sidebar opens, drag the calculation you want to use to a cell in your sheet.

8. Explore Ways to Present Your Data

Maybe you have data in your spreadsheet but aren’t sure of the best way to display or analyze it. With the Explore feature, you can see various quick ways to present your data, review details about it, and ask questions.

Select your data and pick Explore on the bottom right.

When the Explore sidebar opens, you’ll see options for your data. Type a question in the Answers section, apply color using the Formatting section, or insert a chart from the Analysis section.

After you finish, simply use the X on the top right of the sidebar to close it.

9. Request Sheet Approvals

If you use a Google Workspace account for business or education, check out the Approvals feature. With it, you can request approvals from others and keep track of what’s approved and what isn’t.

Go to File and select Approvals.

When the Approvals sidebar opens, choose Make a request.

In the pop-up window, add those you want to approve your request and optionally a message. You can also include a due date, allow the approvers to edit the sheet, or lock the file before sending your request for approval. Choose Send request when you finish.

If you haven’t shared the document with the approvers already, you’ll be asked to do so and assign the permissions.

You can then view the status by returning to the Approvals sidebar.

10. Set Up a Custom Date and Time Format

While Google Sheets provides many different ways to format your dates and times, maybe you want something in particular. You can create your own date and time format with the structure, colors, and style you want.

1. Select the cell(s) containing the date or time and go to Format > Number > Custom date and time. Alternatively, you can select the More Formats option in the toolbar and pick Custom date and time.

1. When the window opens, you’ll see the current format for your date and/or time. Select an existing element at the top to change the format or delete it.

1. To add a different element, select the arrow on the right side and choose one from the list. You can then format that element using its arrow.

1. When you finish, select Apply to use the custom date and time format and you should see your sheet update.

With these Google Sheets features, you can do even more with your data. Be sure to try one or more and see which come in handy for you.

For related tutorials, look at how to find duplicates in Google Sheets using the conditional formatting options.

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