Muitas empresas em todo o mundo não se importam em estender a facilidade de trabalhar em casa para seus funcionários que não precisam necessariamente estar no escritório. Nesse sentido, torna-se importante estar ciente de certas etiquetas de videoconferência^{(video conferencing etiquette)} .

Enquanto as empresas estão aproveitando o modo de telepresença e videoconferência para permitir um envolvimento contínuo, aqui estão algumas regras, dicas e regras de videoconferência que você deve adotar para criar uma impressão duradoura.

Leia^(Read) : Como configurar e ingressar em uma reunião do Microsoft Teams^{(How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting)} .

Guia de etiqueta de videoconferência

Em uma videoconferência, você não tem a chance de conhecer todos pessoalmente para criar uma impressão duradoura. Então, siga estas etiquetas desejadas como um guia de referência.

1. Decida as agendas das reuniões com antecedência
2. Configure o plano de fundo
3. Prepare-se para a reunião
4. Seja pontual
5. Mantenha sua mesa limpa
6. Conheça seu público
7. Documente pontos relevantes
8. Atribuir um anotador
9. Seja cortês com os outros participantes
10. Mantenha o microfone mudo quando não estiver em uso

Uma boa etiqueta de videoconferência pode ajudá-lo a reforçar sua confiança e aprimorar suas habilidades de comunicação.

1] Decida^(Decide) as agendas das reuniões com antecedência

Uma prática essencial para uma videoconferência eficaz é organizar a reunião apenas quando você entender perfeitamente o tema das discussões. Como tal, se você é quem está organizando a reunião virtual, certifique-se de que todos os participantes tenham algum conhecimento sobre isso com antecedência. É considerado seguro enviar pelo menos dois lembretes,

• Um dia antes da reunião
• Uma hora antes do início da reunião

Isso ajuda os participantes a se prepararem para a reunião para que não sejam pegos de surpresa e tenham que lidar com a etiqueta.

2] Configure o plano de fundo

É ainda mais importante ter condições adequadas de iluminação no fundo para evitar sombras. Da mesma forma, se você tiver uma janela ensolarada logo atrás de você, desenhe a cortina para diminuir o relâmpago. Além disso, uma parede ou cortina limpa é muito melhor do que um escritório desordenado ou obras de arte estranhas para evitar distrações.

Lembre-se de que a pessoa com quem você está fazendo videoconferência não deve se sentir distraída. Portanto, certifique-se de verificar o que eles veem antes de ligar. Preocupar-se demais com o que está em seu passado e como os outros podem ver isso pode aumentar o estresse que pode atrapalhar o trabalho.

Leia^(Read) : Como desfocar o plano de fundo na reunião do Microsoft Teams^{(How to blur the background in Microsoft Teams meeting)} .

3] Prepare-se para a reunião

Sente^(Sit) -se direito na câmera e use um sorriso no rosto. Use gestos naturais ao falar e tente limitar as conversas paralelas. Evite^(Avoid) bater no microfone ou farfalhar papéis perto do microfone. Além disso, mantenha seus movimentos o mínimo possível.

4] Seja pontual

Muitas pessoas costumam chegar atrasadas, portanto, chegar no horário é importante. Na verdade, esse deve ser um padrão para acompanhar qualquer reunião, vídeo ou outro. Porque, embora você possa se safar de uma reunião física, não há como escapar de uma videoconferência.

5] Mantenha sua mesa limpa

Sua mesa de trabalho não deve parecer bagunçada ou desorganizada. Como tal, é importante não ter nada entre você e a câmera. Perca a pilha de papéis, notas adesivas e outros itens de papelaria da sua mesa. Você também pode querer manter sua área de trabalho do Windows limpa. Use a opção Ocultar ícones^{(Hide desktop icons)} da área de trabalho se achar necessário.

6] Conheça seu público

Você não pode impor um código de vestimenta escolar por meio de videoconferência, ou seja, dependendo do público, seu traje pode variar de formais geralmente sóbrios a casuais. Recomendamos que você use tons pastéis claros e cores suaves que pareçam melhores na tela.

7] Documentar pontos relevantes

A documentação adequada^(Proper) de reuniões remotas permite que os detalhes sejam recuperados com eficiência quando necessário. Além disso, pode ajudar outros membros da equipe que não puderam comparecer à reunião a se manterem atualizados.

8] Atribua um anotador

Manter sempre um bloco de notas para anotar pontos importantes é considerado uma boa prática de reunião geral. Essa prática se torna ainda mais importante quando se torna virtual. Portanto, atribua um anotador para documentar tudo na reunião à medida que ela acontece. Isso adiciona nuances e se alguém quiser revisitar o que foi discutido, ele pode facilmente chegar lá.

9] Seja cortês com os outros participantes

Se você for o organizador ou quem organizou a videoconferência, esteja conectado ao seu computador e pronto para a reunião alguns minutos antes do horário agendado. Esta deve ser a primeira lição.

Em segundo lugar, comece apresentando-se antes de falar, para que todos os participantes o conheçam e possam se dirigir a você pelo seu nome.

Leia^(Read) : Como ter a melhor aparência em uma videoconferência^{(How to look your best on a video conferencing call)} .

10] Mantenha^(Keep) o microfone mudo quando não estiver em uso

Mesmo que você não esteja falando e pense que está em silêncio, a maioria dos microfones pode captar pequenos ruídos de fundo, como tosse, espirro ou digitação. Esses sons podem distrair facilmente outros participantes da videoconferência ou causar incômodo. Portanto, silencie o microfone antes de fazer uma pausa e sair durante uma reunião.

Algo mais que deveríamos ter mencionado?^{(Anything else we should have mentioned?)}

Video conferencing etiquette, tips and rules you need to follow

Many firms worldwidе do not mind extending the facilіty of work-from-home to their workers who don’t have to necessarily be in office. In this connectiоn, it becomеs important to bе awаre of certain video conferencing etiquette.

While the companies are leveraging telepresence and video conferencing mode to enable seamless engagement, here are some video conferencing etiquette, tips & rules you should adopt to create a lasting impression.

Read: How to Set up and Join a Microsoft Teams meeting.

Video conferencing etiquette guide

In a video conference, you don’t get the chance to meet everyone in person to create a lasting impression. So, follow these desired etiquettes as a reference guide.

1. Decide the meeting agendas in advance
2. Setup the background
3. Get prepared for the meeting
4. Be Time punctual
5. Keep your desk clean
6. Know your audience
7. Document relevant points
8. Assign a note-taker
9. Be courteous to other attendees
10. Keep microphone muted when not in use

Good video conference call etiquette can help you reinforce your confidence and enhance your communication skills.

1] Decide the meeting agendas in advance

An essential practice for effective video conferencing is to organize and the meeting only when you perfectly understand the theme of discussions. As such, if you’re the one organizing the virtual meeting, then ensure that all the participants have some knowledge about it in advance. It’s considered safe to send at least two reminders,

• A day before the meeting
• An hour before the start of the meeting

This helps participants get ready for the meeting so that they are not caught off guard and grapple with etiquette.

2] Setup the background

It’s all more important to have proper lightning conditions in the background to avoid shadows. Similarly, if you have a sunny window directly behind you, draw the blind to dim the lightning. In addition, a clean wall or curtain is way better than a cluttered office or weird artwork to avoid distraction.

Keep in mind, the person you are video conferencing with should not feel distracted. So, make sure you check what they see before you call. Worrying too much about what’s there in your background and how others may see it can add stress that may get in the way of the work.

Read: How to blur the background in Microsoft Teams meeting.

3] Get prepared for the meeting

Sit up straight right on the camera and wear a smile on your face. Use natural gestures when you speak and try to limit side conversations. Avoid tapping on the microphone or rustling papers near the microphone. Also, keep your movements as minimal as possible.

4] Be on time

A lot of people are habitually late so, being on time matters. In fact, this should be a standard to keep up with any meeting, video or otherwise. Because, while you might be able to get away with a physical meeting, there’s no escaping route in a video conference.

5] Keep your desk clean

Your working desk shouldn’t look messy or disorganized. As such, it is important to not have anything between you and the camera. Lose the stack of papers, sticky notes and other stationery items from your desk. You may want to also keep your Windows desktop clean. Use the Hide desktop icons option if you feel the need to.

6] Know your audience

You cannot enforce a school dress code via video conference i.e., depending on the audience, your attire may vary from usually sober formals to downright casuals. We would recommend you to go with light pastels and muted colors that look the best on the screen.

7] Document relevant points

Proper documentation of remote meetings allows for details to be recalled efficiently when needed. Moreover, it can help other team members who could not attend the meeting to stay up to speed.

8] Assign a note-taker

Always keeping a notepad to jot down important points is considered as a good general meeting practice. This practice becomes even more important when going virtual. So, assign a note-taker to document everything in the meeting as it happens. That adds nuance and if someone would like to revisit what was discussed, he could easily get there.

9] Be courteous to other attendees

If you are the organizer or the one who has arranged the video conference, be logged into your computer and ready for the meeting a few minutes before the scheduled time. This should be the first lesson.

Second, start off by introducing yourself before speaking so that all the participants get to know you and can proceed to address you by your name.

Read: How to look your best on a video conferencing call.

10] Keep microphone muted when not in use

Even though you may not be speaking and think you’re being quiet, most microphones can pick up minor background noises, like coughs, sneezes, or typing. These sounds can easily distract other video conferencing participants or may cause annoyance. So, mute the microphone before taking a break and moving out during a meeting.

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