Quanto mais móvel você for, mais importante será ter acesso aos seus arquivos, não importa onde você esteja ou qual dispositivo esteja usando. Antigamente^(Back) , todos os seus arquivos eletrônicos viviam em seu computador, então se você não estivesse perto de seu computador, você não poderia acessar seus arquivos. Isso tudo mudou com o advento da internet de alta velocidade e serviços de armazenamento em nuvem^(cloud) oferecidos por empresas como Dropbox , Amazon e Google . 

Ironicamente, os pedidos de permanência em casa do ano passado e a migração para o trabalho remoto também aumentaram a necessidade e o desejo de armazenamento em nuvem. Muitas escolas e empregadores recorreram ao Microsoft 365 para manter estudantes e trabalhadores conectados. Para armazenamento de arquivos, isso significou a adoção do OneDrive para escola ou trabalho. 

Se você é um novo usuário do OneDrive , seja na escola ou no trabalho, continue lendo para obter algumas dicas sobre como usar o serviço de armazenamento em nuvem da Microsoft.

1. Entenda seus ícones de status do OneDrive^{(Status Icons)}

Ao salvar arquivos no OneDrive , você pode optar por disponibilizar seu arquivo somente online ou offline. O recurso de arquivos sob demanda do ^{(Files On-Demand)}OneDrive permite que você acesse tudo o que salvou no armazenamento em nuvem sem baixar uma cópia local de cada arquivo. Em vez disso, você verá seus arquivos listados no gerenciador de arquivos junto com ícones de status indicando se cada arquivo está apenas online, disponível localmente ou sempre disponível.

Um ícone de nuvem azul indica que o arquivo é somente online. Uma marca de seleção verde em um círculo aparece nos arquivos que estão disponíveis localmente no dispositivo que você está usando.

Os arquivos que você optou por manter sempre^{(always )} em seu dispositivo exibirão um círculo verde sólido com uma marca de seleção branca. 

Se você abrir um arquivo somente online em seu computador ou outro dispositivo, ele será baixado e ficará disponível localmente. Estar^(Being) disponível localmente significa que você pode abrir o arquivo mesmo se não tiver uma conexão com a Internet. Para liberar espaço no disco rígido, clique com o botão direito do mouse no arquivo e selecione Liberar espaço^{(Free up space)} .

2. Como ativar arquivos sob demanda 

Os usuários de PC podem seguir estas etapas para ativar os Arquivos sob demanda^{(Files On-Demand)} .

1. Selecione o ícone do OneDrive na bandeja do sistema.^(OneDrive)
2. Selecione Ajuda e configurações^{(Help & Settings)} .
3. Selecione Configurações^(Settings) .
4. Na guia Configurações^{(Settings )} , marque a caixa " Economize espaço e baixe os arquivos à medida que os usa^{(Save space and download files as you use them)} ".

Os usuários de Mac^(Mac) podem ativar os Arquivos sob demanda^(On-Demand) seguindo estas etapas:

1. Selecione o ícone do OneDrive na barra de menus.
2. Selecione o botão …Mais .^(…More)
3. Selecione Preferências^{(Preferences)} .
4. Selecione o botão Ativar arquivos sob demanda^{(Turn on Files On-Demand)} .

3. Ative o Sensor de armazenamento para PCs

Os usuários do Windows 10 têm a opção extra de ativar o Storage Sense , que define automaticamente todos os arquivos do OneDrive que você não abriu nos últimos 30 dias para somente online se você estiver com pouco espaço em disco. 

Você também pode definir o Storage Sense para ser executado todos os dias, semanas ou meses, em vez de apenas quando estiver com pouco espaço em disco.

4. O que você deve saber sobre o cofre pessoal do OneDrive^{(OneDrive Personal Vault)}

Embora todos os arquivos que você salva na nuvem do OneDrive estejam protegidos pelas medidas de segurança da Microsoft, o OneDrive Personal Vault oferece uma camada extra de proteção para arquivos confidenciais. 

Ao salvar arquivos em seu cofre pessoal, você deve usar autenticação forte ou uma segunda etapa de verificação de identidade para acessá-los. Dependendo do seu dispositivo, pode ser seu rosto, sua impressão digital, um PIN ou um código enviado a você por mensagem de texto ou e-mail. 

Os arquivos em seu Cofre Pessoal são criptografados o tempo todo, inclusive quando estão em seu cofre e quando estão viajando entre a nuvem e seu dispositivo. Além disso, os arquivos em seu cofre são verificados quanto a vírus e monitorados quanto a atividades suspeitas, incluindo ransomware. 

O Personal Vault aparece como uma pasta no seu OneDrive . Basta^(Simply) salvar no cofre para obter os benefícios de toda essa segurança extra.

Observação^(Note) : os usuários sem uma assinatura do Microsoft 365 estão limitados a três arquivos em seu Cofre Pessoal.

5. Como fazer upload de arquivos para o OneDrive

Se você estiver usando o OneDrive na escola ou no trabalho, há várias maneiras de carregar arquivos na nuvem do OneDrive .

Carregar arquivos usando seu navegador

Você sempre pode acessar o OneDrive em um navegador. As etapas abaixo funcionam para Chrome e Edge e podem ser um pouco diferentes se você estiver usando um navegador diferente.

1. Entre no office.com^(Sign) e selecione o inicializador de aplicativos no canto superior esquerdo da página e selecione OneDrive .

1. Selecione Carregar^{(Upload )} > Arquivos^(Files) ou Pasta^(Folder) .

1. Escolha^(Choose) quais arquivos ou pasta você deseja carregar e selecione-os.
2. Selecione Abrir^(Open) ou Selecionar Pasta^{(Select Folder)} .

Carregar arquivos usando sua área de trabalho

Se você estiver usando um computador com Windows 10 , o OneDrive já está instalado. Basta^(Simply) salvar ou mover seus arquivos e pastas para a pasta OneDrive para torná-los acessíveis em todos os seus dispositivos via OneDrive .

Se você não estiver conectado ao OneDrive , selecione o botão Iniciar^(Start) , pesquise OneDrive e inicie o aplicativo. Siga as instruções para fazer login.

Da mesma forma, os usuários de Mac podem carregar arquivos automaticamente no OneDrive copiando ou movendo-os para a pasta OneDrive usando o Finder ou salvando-os na pasta OneDrive de um aplicativo.

6. Compartilhando arquivos no OneDrive

O compartilhamento de arquivos não poderia ser mais fácil com o OneDrive . No seu computador, clique com o botão direito do mouse no arquivo e selecione Compartilhar^(Share) . 

Escolha com quem você deseja compartilhar seu arquivo, adicione uma mensagem opcional e selecione o botão Enviar^(Send) ou escolha copiar o link ou enviar por meio de outro aplicativo em seu dispositivo.

7. Restaurar um arquivo^(File) ou pasta^(Folder) no OneDrive

O OneDrive^(OneDrive) tem uma lixeira onde você pode restaurar um arquivo ou pasta que você excluiu acidentalmente. 

1. No OneDrive em seu navegador, selecione a Lixeira^{(Recycle Bin)} .
2. Selecione o arquivo que deseja restaurar.

1. Selecione o botão Restaurar^(Restore) .

8. Como colocar datas de expiração^{(Expiration Dates)} e senhas^(Passwords) em seus arquivos do OneDrive^{(Your OneDrive)}

Embora esse recurso ainda não esteja disponível para contas gratuitas, alguns usuários do Microsoft 365 têm a opção de colocar datas de expiração e senhas em seus arquivos no OneDrive . Se esse recurso foi habilitado no OneDrive Admin Center , veja o que fazer. 

Observação^(Note) : isso só funciona ao compartilhar um link anonimamente e não^(not) quando você escolhe compartilhar com pessoas específicas. 

1. Em um navegador da Web, selecione um arquivo ou pasta que deseja compartilhar. 
2. Selecione compartilhar^(share) .
3. Nas configurações do link^{(link settings)} , escolha quando deseja que o acesso ao arquivo expire.

1. Adicione uma senha^(password) , se desejar.
2. Selecione o botão Aplicar^(Apply) .

Obtenha mais do OneDrive for ^(Out)School ^(OneDrive)ou^(School) Work

As dicas acima apenas arranham a superfície do que você pode fazer com o OneDrive para escola ou trabalho. Saiba como resolver problemas de sincronização^{(sync issues)} , use links simbólicos^{(symbolic links)} para sincronizar qualquer pasta em seu computador com o OneDrive ou, se estiver com pressa, desative o OneDrive^{(disable OneDrive)} completamente.

OneDrive for School or Work: 8 Tips for Beginners

The more mobile you are, the more important it is to have access to your files no matter where you are or which device you’re using. Back in the old days, your eleсtronic files all lived on your computer, so if yoυ weren’t near your computеr, you сouldn’t access your fіles. That аll changed with the advent of high-speed internet and cloud storage services offered by companies like Dropbox, Amazon, and Google. 

Ironically, the past year’s stay-at-home orders and pivot to remote working have also increased the need and desire for cloud storage. Many schools and employers have turned to Microsoft 365 to keep students and workers connected. For file storage, that has meant the adoption of OneDrive for school or work. 

If you’re a new OneDrive user, either for school or work, keep reading for a few tips for using Microsoft’s cloud storage service.

1. Understand Your OneDrive Status Icons

When saving files to OneDrive, you can choose to make your file available online-only or offline. The OneDrive Files On-Demand feature allows you to access everything you’ve saved to your cloud storage without downloading a local copy of every file. Instead, you’ll see your files listed in your file manager along with status icons indicating whether each file is online-only, locally available, or always available.

A blue cloud icon indicates that the file is online-only. A green checkmark in a circle appears by files that are locally available on the device you’re using.

Files you have opted to always keep on your device will display a solid green circle with a white checkmark. 

If you open an online-only file on your computer or another device, it will download and become locally available. Being locally available means you can open the file even if you don’t have an internet connection. To free up space on your hard drive, right-click the file and select Free up space.

2. How to Turn on Files On-Demand 

PC users can follow these steps to turn on Files On-Demand.

1. Select the OneDrive icon in the system tray.
2. Select Help & Settings.
3. Select Settings.
4. On the Settings tab, check the box for “Save space and download files as you use them.”

Mac users can turn on Files On-Demand by following these steps:

1. Select the OneDrive icon in the menu bar.
2. Select the …More button.
3. Select Preferences.
4. Select the Turn on Files On-Demand button.

3. Turn on Storage Sense for PCs

Windows 10 users have the extra option of turning on Storage Sense, which automatically sets any OneDrive files you haven’t opened in the last 30 days to online-only if you’re running low on disk space. 

You can also set Storage Sense to run every day, week, or month instead of only when you’re getting low on disk space.

4. What you Should Know About the OneDrive Personal Vault

While all the files you save to the OneDrive cloud are protected by Microsoft’s security measures, the OneDrive Personal Vault offers an extra layer of protection for sensitive files. 

When you save files to your personal vault, you must use strong authentication or a second identity-verification step to access them. Depending on your device, that could be your face, your fingerprint, a PIN, or a code sent to you by text or email. 

The files in your Personal Vault are encrypted at all times, including when they’re in your vault and when they’re traveling between the cloud and your device. Moreover, the files in your vault are scanned for viruses and monitored for suspicious activity, including ransomware. 

The Personal Vault appears as a folder within your OneDrive. Simply save to the vault to get the benefits of all that extra security.

Note: Users without a Microsoft 365 subscription are limited to three files in their Personal Vault.

5. How to Upload Files to OneDrive

If you’re using OneDrive for school or work, there are multiple ways to upload files to your OneDrive cloud.

Upload Files Using Your Browser

You can always access OneDrive in a browser. The steps below work for Chrome and Edge and may slightly differ if you’re using a different browser.

1. Sign into office.com and select the app launcher in the top-left corner of the page and select OneDrive.

1. Select Upload > Files or Folder.

1. Choose which files or folder you want to upload and select them.
2. Select Open or Select Folder.

Upload Files Using Your Desktop

If you’re using a computer with Windows 10, OneDrive is already installed. Simply save or move your files and folders to the OneDrive folder to make them accessible on all your devices via OneDrive.

If you’re not signed into OneDrive, select the Start button, search for OneDrive, and launch the app. Follow the instructions to sign in.

Similarly, Mac users can automatically upload files to OneDrive by copying or moving them to the OneDrive folder using the Finder or by saving them to the OneDrive folder from an app.

6. Sharing Files in OneDrive

Sharing files couldn’t be easier with OneDrive. On your computer, right-click on the file and select Share. 

Choose who you want to share your file with, add an optional message, and then either select the Send button or choose to copy the link or send via another app on your device.

7. Restore a File or Folder in OneDrive

OneDrive has a recycle bin where you may be able to restore a file or folder you accidentally deleted. 

1. From OneDrive in your browser, select the Recycle Bin.
2. Select the file you want to restore.

1. Select the Restore button.

8. How to Put Expiration Dates and Passwords on Your OneDrive Files

While this feature isn’t available for free accounts yet, some Microsoft 365 users have the option to put expiration dates and passwords on their files in OneDrive. If this feature has been enabled in the OneDrive Admin Center, here’s what to do. 

Note: This only works when sharing a link anonymously and not when you choose to share with specific people. 

1. In a web browser, select a file or folder you want to share. 
2. Select share.
3. In link settings, choose when you want access to the file to expire.

1. Add a password if you want.
2. Select the Apply button.

Get More Out of OneDrive for School or Work

The tips above just scratch the surface of what you can do with OneDrive for school or work. Learn how to solve sync issues, use symbolic links to sync any folder on your computer with OneDrive, or, if you’re feeling salty, disable OneDrive completely.

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