O aplicativo Automator é uma joia escondida no macOS que muitos usuários de Mac não conhecem. A ferramenta permite criar atalhos personalizados ( Ações ^(Actions)Rápidas^(Quick) , Fluxos^(Workflows) de Trabalho e Aplicativos^(Apps) ) que ajudam a automatizar tarefas repetitivas e tediosas^{(automate repetitive and tedious tasks)} .

Exploraremos brevemente algumas funcionalidades do aplicativo Automator e mostraremos como criar automações para tarefas simples do dia a dia.

1. Capturar capturas de tela

O macOS tem uma variedade de atalhos de teclado para capturar capturas de tela e gravações. No entanto, criar um aplicativo de captura de tela^(Screenshot) autônomo usando o aplicativo Automator é outra maneira interessante de capturar a tela do seu Mac.

1. Vá para Finder > Aplicativos^{(Applications)} e selecione Automator .

1. Clique duas vezes em Aplicativo^{(Application)} quando solicitado a escolher um tipo de documento. Você também pode selecionar Aplicativos^{(Applications)} e selecionar Escolher^(Choose) . 

1. Na guia Ações , selecione ^(Actions)Biblioteca^(Library) , role até a parte inferior da lista de ações e clique duas vezes em Fazer captura^{(Take Screenshot)} de tela .

Melhor^(Better) ainda, digite screenshot na caixa de pesquisa e clique duas vezes em Take Screenshot .

Você também pode arrastar e soltar a ação Fazer captura^{(Take Screenshot)} de tela na seção em branco da janela do Automator .

1. Na janela “Take Screenshot”, selecione Full Screen se quiser capturar a tela inteira ou Interactive para capturar uma determinada parte.

1. Marque a caixa de seleção Temporizada^(Timed) se quiser que a captura de tela seja capturada alguns segundos após a execução da automação. Especifique a duração do atraso na caixa de diálogo “segundo atraso”.

Desmarque a opção Main Monitor Only se você tiver outro monitor conectado ao seu Mac e quiser capturar todos os monitores conectados. Deixar a opção marcada apenas capturará seu monitor principal/principal quando você executar o fluxo de trabalho do Automator .

1. Em seguida, selecione onde você deseja que a captura de tela seja salva. Por padrão, o Automator salva as capturas de tela na área de transferência. Para salvá-lo em outro lugar no Mac , expanda a opção suspensa Salvar em e escolha o destino de armazenamento.^{(Save To)}

1. Selecione Executar^(Run) no canto superior direito para experimentar a automação.

1. Depois, pressione Command + S para salvar a automação. Como alternativa, selecione Arquivo^(File) na barra de menus e selecione Salvar^(Save) .

Certifique-se de salvar o fluxo de trabalho com um nome descritivo que permita lembrar sua função, especialmente se você tiver vários fluxos de trabalho do Automator .

1. Vá para a pasta em que você salvou o fluxo de trabalho do Automator e clique duas vezes no aplicativo para iniciar o fluxo de trabalho de captura de tela.

Isso capturará imediatamente sua tela inteira e a salvará no local definido. Se você escolher uma captura de tela interativa, será solicitado a selecionar uma janela/aplicativo ou uma parte da tela que deseja capturar.

Recomendamos fixar o aplicativo Automator no ^(Automator)Dock para facilitar o acesso. Agora você pode continuar a capturar capturas de tela com um único trackpad ou clique do mouse.

2. Saia de todos os aplicativos

Você também pode criar um atalho de aplicativo do Automator que fecha todos os aplicativos (ou aplicativos selecionados) com o clique de um botão. Isso é muito melhor e mais rápido do que fechar manualmente vários aplicativos quando você precisa desligar o Mac ou liberar memória.

1. Abra o aplicativo Automator e selecione Ação Rápida^{(Quick Action)} como o tipo de documento.

1. Na guia "Ações", expanda a pasta Biblioteca , selecione ^(Library)Utilitários^(Utilities) e clique duas vezes em Sair de todos os aplicativos^{(Quit All Applications)} na subcategoria.

1. Mova^(Move) a janela Quit All Applications para configurar o fluxo de trabalho. Certifique-se de deixar a caixa Pedir para salvar alterações^{(Ask to save changes)} marcada, para não perder dados não salvos.

Isso fará com que o Automator exiba um pop-up de confirmação solicitando que você salve todas as alterações ao executar a ação rápida.

1.  Se houver um aplicativo que você deseja manter aberto ao executar a ação rápida, selecione o botão Adicionar^(Add) para adicionar o aplicativo à isenção "Não sair".

Você pode selecionar o botão Adicionar aplicativos atuais^{(Add current applications)} para adicionar todos os aplicativos atualmente ativos à lista de isenção.

1. Pressione Command + S para salvar a ação rápida. Ou selecione Arquivo^(File) na barra de menus e selecione Salvar^(Save) .

1. Dê um nome descritivo à ação rápida, selecione um local/pasta de armazenamento, escolha Aplicativo^{(Application)} como o “Formato de arquivo” e selecione Salvar^(Save) .

Seu Mac fechará automaticamente todos os aplicativos ativos quando você abrir o atalho. Para aplicativos com trabalho ou dados não salvos, você receberá uma notificação para salvar seus arquivos antes de fechar o aplicativo.

3. Defina^(Set) e aplique^(Apply) um volume fixo do computador^{(Fixed Computer)}

( Quase^(Almost) ) todo mundo tem um “nível de volume perfeito” onde a saída de som (ou entrada) não é nem muito baixa nem muito alta. Dependendo da hora do dia, o meu fica entre 50-60%. Se você compartilha seu Mac com outras pessoas e elas sempre mexem com suas configurações de som, você pode redefinir a saída de volume e a entrada de acordo com sua preferência com o clique de um botão.

Essa é uma alternativa melhor do que ir para as Preferências do ^{(Preferences)}Sistema^(System) toda vez que você precisar alterar as configurações de volume.

1. Abra o Automator e selecione Aplicativo^{(Application)} como o tipo de documento.

1. Na guia "Ações", selecione Utilitários^(Utilities) na pasta "Biblioteca" e selecione Definir volume do computador^{(Set Computer Volume)} .

1. As ferramentas irão capturar e exibir suas configurações de volume atuais na janela inferior. Ajuste os controles deslizantes de acordo com sua preferência e pressione Command + S para salvar as alterações.

1. Inicie o aplicativo que você criou sempre que precisar redefinir as configurações de volume do seu Mac para seus níveis preferidos.

4. Defina o volume da música

Você também pode criar um aplicativo Automator que defina um volume especificamente para o aplicativo Música . ^(Music)Portanto, se você tiver um volume preferido para ouvir música pela manhã, veja como criar um atalho que reverta o volume de reprodução de música no aplicativo Música .^(Music)

1. Inicie o Automator , selecione Aplicativos^{(Applications)} como o tipo de documento, selecione a guia Ações , digite ^(Actions)o volume da música^{(music volume)} na barra de pesquisa e selecione Definir volume da música^{(Set Music Volume)} .

1. Ajuste o controle deslizante para seu nível de volume preferido. Ou selecione Volume atual do iTunes^{(Current iTunes Volume)} para adotar o nível de saída de volume atual no aplicativo Música .^(Music)

1. Pressione Command + S para salvar o atalho do aplicativo Automator . Certifique-se de dar um nome descritivo ao aplicativo e salvá-lo em um local que você possa acessar ou lembrar facilmente. Selecione Salvar^(Save) para continuar.

É isso; O macOS ajustará o volume do aplicativo Música^(Music) sempre que você iniciar o aplicativo “ Definir^{(Set Music)} volume da música”. Ao abrir o aplicativo pela primeira vez, você receberá uma solicitação para conceder ao atalho do Automator acesso a “ ^(Automator)Música^(Music) ”. Selecione OK para continuar.

5. Combine arquivos PDF

O macOS tem várias ferramentas integradas para mesclar documentos PDF em um único arquivo^{(merging PDF documents into a single file)} . No entanto, o aplicativo Automator é bastante rápido e oferece mais opções e estilos para mesclar documentos PDF .

1. Abra o Automator e selecione Ações Rápidas^{(Quick Actions)} como o tipo de documento.

1. Digite pdf na barra de pesquisa e selecione Combinar páginas PDF^{(Combine PDF Pages)} .

1. Selecione como deseja que as páginas do PDF sejam combinadas. Anexar páginas adicionará todas as páginas do documento ^{(Appending pages)}PDF secundário ao final do documento PDF primário sem reorganizar a ordem das páginas. Digamos que o Documento 1^{(Say Document 1)} tenha 5 páginas enquanto o Documento 2^{(Document 2)} tenha 7. O documento PDF resultante terá 12 páginas—as primeiras 5 páginas do Doc 1 e as páginas 6-12 do Doc 2 .

Embaralhar as páginas^{(Shuffling pages)} , por outro lado, criará um novo arquivo com as páginas de cada documento em ordem alternada. Isso é; página 1 do Doc 1 , página 2 do Doc 2 , página 3 do Doc 1 , página 4 do Doc 2 , etc. Você obtém o desvio.

1. Em seguida, expanda a pasta “Biblioteca” na barra lateral, selecione Arquivos e pastas^{(Files & Folders)} e clique duas vezes em Mover itens do Finder^{(Move Finder Items)} .

1. Na seção suspensa "Para", selecione onde deseja que o arquivo PDF resultante seja salvo.

1. Pressione Command + S , insira um nome descritivo na caixa de diálogo e selecione Salvar^(Save) .

Para usar a Ação Rápida^{(Quick Action)} para combinar ou mesclar vários arquivos PDF , selecione e clique nos arquivos com a tecla Control pressionada, selecione Ações Rápidas^{(Quick Actions)} e selecione a ação do Automator que você criou.

O Automator^(Automator) combinará os arquivos com base no método de combinação escolhido (na etapa 3) e salvará o documento PDF resultante no local especificado.

Modificar^(Modify) um aplicativo do Automator^{(Automator App)} ou uma ação rápida^{(Quick Action)}

Você sempre pode editar o fluxo de trabalho/instruções atribuídas a uma Ação Rápida ou Aplicativo^{(Application)} criado via Automator .

Editar ações rápidas e aplicativos do Automator^{(Edit Quick Actions and Automator Apps)}

1. Abra o Automator e selecione Abrir um documento existente^{(Existing Document)} .

1. Navegue até a pasta onde o item está localizado e selecione a ação rápida^{(Quick Action)} ou o aplicativo^(App) que você deseja editar. Selecione Abrir^(Open) para continuar.

Faça^(Make) ajustes na Ação Rápida^{(Quick Action)} ou App e pressione Command + S para salvar as alterações.

Se você não conseguir encontrar a localização de uma ação rápida^{(Quick Action)} , vá para Preferências do sistema^{(System Preferences)} > Extensões^(Extensions) e verifique as categorias Finder ou Touch Bar na barra lateral. Clique com a tecla Control pressionada^{(Control-click)} na Ação Rápida^{(Quick Action)} e selecione Mostrar no Finder^{(Show in Finder)} .

Clique duas vezes^{(Double-click)} na ação que deseja editar e altere as configurações no aplicativo Automator .

Facilite as tarefas

O aplicativo Automator tem centenas de opções de personalização, todas as quais não podemos abordar neste post. Você pode usar o Automator para renomear arquivos em massa^{(use Automator to bulk rename files)} , salvar imagens de páginas da Web no Safari e muito mais. Faça um tour pelo aplicativo Automator , explore as opções/tipos de automação e verifique as tarefas diárias que você pode automatizar.

A propósito, criamos e testamos as opções de automação neste tutorial em um MacBook Pro executando o macOS Monterey . Se você não encontrar nenhuma das Ações Rápidas^{(Quick Actions)} ou Aplicativos^(Apps) mencionados acima no aplicativo Automator , atualize seu Mac e verifique novamente.

5 Cool Things You Can Do With Automator App on macOS

The Automator app is one hidden gem in macOS that not too many Mac users are aware of. The tool lets you create custom shortcuts (Quick Aсtions, Workflows, and Apps) that help automate repetitive and tedious tasks.

We’ll briefly explore some functionalities of the Automator app and show you how to create automations for simple everyday tasks.

1. Capture Screenshots

macOS has a variety of keyboard shortcuts for capturing screenshots and recordings. However, creating a standalone Screenshot app using the Automator app is another interesting way to screenshot your Mac’s display.

1. Go to Finder > Applications and select Automator.

1. Double-click Application when asked to choose a document type. You could also select Applications and select Choose. 

1. In the Actions tab, select Library, scroll to the bottom of the actions list, and double-click Take Screenshot.

Better yet, type screenshot in the search box and double-click Take Screenshot.

You can also drag and drop the Take Screenshot action to the blank section of the Automator window.

1. In the “Take Screenshot” window, select Full Screen if you want to capture the entire screen or Interactive to capture a certain portion.

1. Select the Timed checkbox if you want the screenshot captured some seconds after running the automation. Specify the delay duration in the “second delay” dialog box.

Uncheck the Main Monitor Only option if you have another monitor hooked to your Mac and you want to capture all connected displays. Leaving the option checked will only capture your primary/main monitor when you run the Automator workflow.

1. Next up, select where you want the screenshot saved. By default, Automator saves screenshots to the clipboard. To save it elsewhere on your Mac, expand the Save To drop-down option and choose the storage destination.

1. Select Run in the top-right corner to try out the automation.

1. Afterward, press Command + S to save the automation. Alternatively, select File on the menu bar and select Save.

Ensure you save the workflow with a descriptive name that’ll allow you to remember its function, especially if you have multiple Automator workflows.

1. Head to the folder you saved the Automator workflow and double-click the app to launch the screenshot workflow.

That’ll immediately capture your entire screen and save it to the set location. If you choose an interactive screenshot, you’ll be prompted to select a window/app or a portion of the screen you want to capture.

We recommend pinning the Automator app to the Dock for easy access. Now you can proceed to capture screenshots with a single trackpad or mouse click.

2. Quit All Applications

You can also create an Automator app shortcut that closes all applications (or selected apps) at the click of a button. This is a lot better and faster than manually closing multiple apps when you need to shut down your Mac or free up memory.

1. Open the Automator app and select Quick Action as the document type.

1. In the “Actions’ tab, expand the Library folder, select Utilities, and double-click Quit All Applications in the sub-category.

1. Move the Quit All Applications window to configure the workflow. Ensure you leave the Ask to save changes box checked, so you don’t lose unsaved data.

That’ll prompt Automator to display a confirmation pop-up asking you to save all changes when you run the quick action.

1.  If there’s an app you want to keep open when you run the quick action, select the Add button to add the app to the “Do not quit” exemption.

You can select the Add current applications button to add all currently active apps to the exemption list.

1. Press Command + S to save the quick action. Or, select File on the menu bar and select Save.

1. Give the quick action a descriptive name, select a storage location/folder, choose Application as the “File Format,” and select Save.

Your Mac will automatically close all active applications when you open the shortcut. For apps with unsaved work or data, you’ll get a notification to save your files before closing the app.

3. Set and Apply a Fixed Computer Volume

(Almost) everyone has a “perfect volume level” where the sound output (or input) is neither too low nor too high. Depending on the time of the day, mine is between 50-60%. If you share your Mac with other people and they always mess with your sound settings, you can reset volume output and input to your preference at the click of a button.

That’s a better alternative than heading to the System Preferences every time you need to change volume settings.

1. Open Automator and select Application as the Document type.

1. In the “Actions” tab, select Utilities in the “Library” folder, and select the Set Computer Volume.

1. The tools will capture and display your current volume settings in the bottom window. Adjust the sliders to your preference and press Command + S to save the changes.

1. Launch the app you created whenever you need to reset your Mac’s volume settings to your preferred levels.

4. Set Music Volume

You can also create an Automator app that sets a volume specifically for the Music app. So if you have a preferred volume for listening to music in the morning, here’s how to create a shortcut that reverts music playback volume in the Music app.

1. Launch Automator, select Applications as the document type, select the Actions tab, type music volume in the search bar, and select Set Music Volume.

1. Adjust the slider to your preferred volume level. Or, select Current iTunes Volume to adopt the current volume output level in the Music app.

1. Press Command + S to save the Automator app shortcut. Make sure you give the app a descriptive name and save it in a location you can easily access or remember. Select Save to proceed.

That’s it; macOS will adjust the Music app’s volume whenever you launch the “Set Music Volume” app. When you open the app for the first time, you’ll get a prompt to grant the Automator shortcut access to “Music.” Select OK to continue.

5. Combine PDF Files

macOS has several built-in tools for merging PDF documents into a single file. However, the Automator app is quite fast, and it provides more options and styles for merging PDF documents.

1. Open Automator and select Quick Actions as the document type.

1. Type pdf in the search bar and select Combine PDF Pages.

1. Select how you want the PDF pages combined. Appending pages will add all pages of the secondary PDF document to the end of the primary PDF document without rearranging the page order. Say Document 1 has 5 pages while Document 2 has 7. The resulting PDF document will have 12 pages—the first 5 pages from Doc 1 and pages 6-12 from Doc 2.

Shuffling pages, on the other hand, will create a new file with pages from each document in alternating order. That is; page 1 from Doc 1, page 2 from Doc 2, page 3 from Doc 1, page 4 from Doc 2, etc. You get the drift.

1. Next, expand the “Library” folder on the sidebar, select Files & Folders, and double-click Move Finder Items.

1. In the “To” drop-down section, select where you want the resulting PDF file saved.

1. Press Command + S, enter a descriptive name in the dialog box, and select Save.

To use the Quick Action to combine or merge multiple PDF files, select and control-click the files, select Quick Actions, and select the Automator action you created.

Automator will combine the files based on the combination method you chose (in step #3) and save the resulting PDF document in the specified location.

Modify an Automator App or Quick Action

You can always edit the workflow/instructions assigned to a Quick Action or Application created via Automator.

Edit Quick Actions and Automator Apps

1. Open Automator and select Open an Existing Document.

1. Navigate to the folder where the item is located and select the Quick Action or App you want to edit. Select Open to proceed.

Make adjustments to the Quick Action or App and press Command + S to save the changes.

If you can’t find the location of a Quick Action, go to System Preferences > Extensions and check the Finder or Touch Bar categories on the sidebar. Control-click the Quick Action and select Show in Finder.

Double-click the action you want to edit and change the configurations in the Automator app.

Make Tasks Easier

The Automator app has hundreds of customization options, all of which we cannot possibly cover in this post. You can use Automator to bulk rename files, save images from webpages in Safari, and lots more. Take a tour of the Automator app, explore the automation options/types, and check for everyday tasks you can automate.

By the way, we created and tested the automation options in this tutorial on a MacBook Pro running macOS Monterey. If you don’t find any of the Quick Actions or Apps mentioned above in the Automator app, update your Mac and check again.

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