Se você usa o Outlook para se comunicar com seus colegas, provavelmente deseja enviar e-mails repetidamente para um grupo específico cuja associação muda com frequência. Por exemplo, você pode precisar enviar um e-mail para todos os seus representantes de atendimento ao cliente todos os dias, mas devido à alta rotatividade, a lista pode mudar com frequência.

Você pode digitar o nome ou e-mail de cada pessoa manualmente toda vez que enviar um e-mail, mas rapidamente isso pode se tornar complicado à medida que o grupo aumenta. Não apenas isso, mas você também corre o risco de esquecer inadvertidamente alguém que pode levar ao drama do escritório. É aí que entra uma lista de distribuição ou grupo de contatos!

Na maioria das vezes, os termos “grupo de contato” e “lista de distribuição” são intercambiáveis. A Microsoft^(Microsoft) começou a usar a expressão “grupo de contato”, provavelmente porque é um pouco mais intuitiva do que “lista de distribuição”. 

No entanto, há uma distinção real entre os dois em organizações que usam o Microsoft 365^{(Microsoft 365)} . Os administradores do Microsoft 365 podem converter listas de distribuição existentes do Outlook em “ ^(Outlook)Grupos^(Groups) ”, o que, por sua vez, dá aos membros do grupo acesso a bibliotecas compartilhadas e espaços de colaboração como Microsoft Teams , Yammer e Planner .

Embora seu departamento de TI provavelmente governe as listas de distribuição do Outlook da sua organização — especialmente a temida e muitas vezes mal mantida lista de todos os funcionários, você ainda pode criar seus próprios grupos de contatos no Outlook . 

Abaixo, vamos orientá-lo sobre como criar grupos de contatos no Outlook para a versão do navegador e o aplicativo da área de trabalho. 

Como criar um grupo de contatos^{(Contact Group)} no Outlook Online

Criar um grupo de contatos na versão do navegador do Outlook é fácil.

1. Faça login em sua conta em outlook.com ou selecione Outlook no inicializador de aplicativos se você já estiver conectado ao Microsoft 365 . Se você não vir o Outlook na lista de aplicativos (você verá), selecione Todos os aplicativos^{(All apps)} .

1. No painel esquerdo, em Grupos^(Groups) , selecione Novo grupo^{(New group)} .

1. No pop-up, dê um nome e uma descrição ao seu novo grupo e selecione Criar^(Create) . (Se sua organização o ativou, você pode ser solicitado a criar um endereço de e-mail para o grupo. Nesse caso, para facilitar o uso, tente tornar o endereço de e-mail idêntico ao nome do grupo.)

1. Agora, adicione membros ao grupo. Pesquise^(Search) pessoas por nome ou por endereço de e-mail. Selecione o resultado da pesquisa para a pessoa que você deseja adicionar ao grupo e eles aparecerão em "Esta pessoa será adicionada".

1. Repita^(Repeat) a etapa 4 até adicionar todos que deseja ao grupo. Em seguida, selecione o botão Adicionar^(Add) .
2. Selecione Fechar^(Close) .
3. Envie um email para o grupo que você criou selecionando Nova mensagem^{(New message)} .

1. No campo Para^(To) , comece a digitar o nome do grupo que você criou e selecione-o na lista exibida.

Mole-mole. Mas e se você precisar adicionar ou remover pessoas do grupo? Leia.

Como editar um grupo de contatos^{(Contact Group)} no Outlook Online

A Microsoft^(Microsoft) facilitou a edição de um grupo de contatos sem sair do Outlook Online^{(Outlook Online)} . Algumas etapas podem ser um pouco diferentes dependendo de como sua organização configurou o Microsoft 365^{(Microsoft 365)} , mas as etapas abaixo devem levá-lo até lá.

1. No painel esquerdo, em Grupos^(Groups) , selecione o grupo que deseja editar.
2. Na entrada desse grupo, selecione o ícone Mais^(More) (três pontos/reticências).

1. Selecione Configurações^(Settings) . (Dependendo de como o Outlook está configurado para sua organização, você pode ver uma opção para Adicionar membros^{(Add members)} diretamente do ícone Mais.)

1. No painel Configurações de grupo que aparece à direita, selecione ^{(Group Settings)}Editar grupo^{(Edit group)} .

1. Selecione a guia  Membros .^{(Members )}
2. A partir daí, você pode adicionar membros ou excluí-los do grupo selecionando o ícone X ao lado da entrada da pessoa que deseja remover.

1. Se você adicionou membros ao grupo, selecione o botão Adicionar^(Add) . Caso contrário, escolha Fechar^(Close) .

Outra maneira^(Way) de editar grupos de contatos^{(Edit Contact Groups)} no Outlook Online

Dependendo de como o Outlook está configurado, você também poderá editar grupos de contatos seguindo estas etapas:

1. Vá para a seção Pessoas do ^{(People )}Outlook (à direita do ícone  Calendário ).^(Calendar)

1. No painel esquerdo da seção Grupos^(Groups) , selecione Proprietário^(Owner) para exibir os grupos que você criou.

1. Selecione^(Select) o grupo que deseja editar na lista.
2. Selecione Gerenciar membros do grupo^{(Manage group members)} .

1. A partir daí, você pode adicionar membros ou excluir membros existentes selecionando o X ao lado de uma entrada.

Como criar um grupo de contatos no aplicativo de ^{(Contact Group)}desktop^{(Desktop App)} do Outlook

Criar um grupo de contatos na versão desktop do Outlook é ainda mais simples do que na versão online.

1. Inicie o Outlook e selecione o ícone Pessoas^(People) próximo ao canto inferior esquerdo (onde você alterna entre email, tarefas, pessoas e calendário).

1. Em seguida, na barra de ferramentas, selecione Novo grupo de contatos^{(New Contact Group)} . (Se sua organização estiver usando o Microsoft 365^{(Microsoft 365)} , você também poderá ver um botão Novo Grupo^{(New Group)} . Para nossos propósitos, usaremos Novo Grupo de Contatos^{(New Contact Group)} para facilitar os emails de grupo.)

1. Na janela Grupo de Contatos^{(Contact Group)} exibida, dê um nome ao seu grupo de contatos e selecione Adicionar Membros^{(Add Members)} e escolha de onde deseja obter seus novos membros. As opções podem incluir Dos contatos do Outlook^{(From Outlook Contacts)} , Do catálogo de endereços^{(From Address Book)} ou Novo contato de email^{(New Email Contact)} . 

1. Uma a uma, pesquise as pessoas que deseja adicionar ao grupo de contatos. Certifique^(Make) -se de que sua entrada esteja destacada e selecione o botão Membros^(Members) (ou clique duas vezes na entrada) para adicioná-los. Quando terminar, selecione OK .
2. Feche a janela, certificando-se de responder Sim^(Yes) se solicitado a salvar suas alterações.
3. Agora, ao endereçar um novo e-mail, você pode digitar o nome do grupo de contatos no campo Para^(To) . Seu grupo de contatos será adicionado. Se desejar, você pode expandir a lista de grupos e o Outlook substituirá a lista por seus membros. Esteja avisado, porém, que você não poderá recolher a lista novamente.

Os grupos de contatos^(Contact) aparecem como entradas no catálogo de endereços do Outlook , portanto, você poderá encontrá-los nessa lista em ordem alfabética.

Como editar um grupo de contatos no aplicativo de ^{(Contact Group)}desktop^{(Desktop App)} do Outlook

Agora vamos editar um grupo de contatos existente na versão desktop do Outlook .

1. Inicie o Outlook e selecione o ícone Pessoas^(People) próximo ao canto inferior esquerdo.
2. Encontre^(Find) e selecione o grupo que deseja editar em sua lista de contatos.
3. No painel à direita, selecione Editar^(Edit) . Isso o levará de volta ao local onde você pode gerenciar o grupo adicionando e/ou removendo membros.

Esteja você usando a versão online do Outlook ou o aplicativo de desktop, definitivamente vale a pena dedicar alguns minutos para criar listas de distribuição do Outlook^(Outlook) que você usará repetidamente. Você ficará feliz por ter feito isso.

How to Create a Distribution List in Outlook

If you use Outloоk to communicate with your colleagues, you’ve probably wanted to repeatedly email a specific group whоse membership changes often. Fоr example, you may need to email all of your cuѕtomer serνice reps every day, but due to high turnover, the list may change often.

You could type each person’s name or email manually every time you send an email, but quickly this can become cumbersome as the group gets larger. Not only that, but you also run the risk of inadvertently forgetting someone which could lead to office drama. That’s where a distribution list or contact group comes in!

For the most part, the terms “contact group” and “distribution list” are interchangeable. Microsoft began using the phrase “contact group,” presumably because it’s a little more intuitive than “distribution list.” 

However, there is a real distinction between the two in organizations that are using Microsoft 365. Admins of Microsoft 365 can convert existing Outlook distribution lists to “Groups,” which, in turn, gives group members access to shared libraries and collaboration spaces like Microsoft Teams, Yammer, and Planner.

While your IT department probably rules over your organization’s Outlook distribution lists—especially the dreaded and often poorly-maintained all-staff list, you can still create your own contact groups in Outlook. 

Below, we’ll walk you through how to create contact groups in Outlook for both the browser version and the desktop app. 

How to Create a Contact Group in Outlook Online

Creating a contact group in the browser version of Outlook is easy.

1. Log into your account at outlook.com or select Outlook from the app launcher if you’re already logged into Microsoft 365. If you don’t see Outlook in the app list (you will), select All apps.

1. In the left pane, under Groups, select New group.

1. In the popup, give your new group a name and description and select Create. (If your organization has enabled it, you might be prompted to create an email address for the group. In that instance, for ease of use, try to make the email address identical to the group name.)

1. Now, add members to the group. Search for people by name or by email address. Select the search result for the person you want to add to the group, and they’ll appear under “This person will be added.”

1. Repeat step 4 until you’ve added everyone you want to the group. Then select the Add button.
2. Select Close.
3. Send an email to the group you’ve created by selecting New message.

1. In the To field, begin typing the name of the group you created, and select it from the list that appears.

Easy peasy. But what if you need to add or remove people from the group? Read on.

How to Edit a Contact Group in Outlook Online

Microsoft has made it easy to edit a contact group without ever leaving Outlook Online. Some steps might be slightly different depending on how your organization has configured Microsoft 365, but the steps below should get you there.

1. In the left pane, under Groups, select the group you want to edit.
2. In that group’s entry, select the More (three dots/ellipsis) icon.

1. Select Settings. (Depending on how Outlook is configured for your organization, you might see an option to Add members straight from the More icon.)

1. In the Group Settings panel that appears on the right, select Edit group.

1. Select the Members tab. 
2. From there, you can add members or delete them from the group by selecting the X icon next to the entry for the person you want to remove.

1. If you’ve added members to the group, select the Add button. Otherwise, choose Close.

Another Way to Edit Contact Groups in Outlook Online

Depending on how Outlook is configured, you may also be able to edit contact groups by following these steps:

1. Go to the People section of Outlook (to the right of the Calendar icon). 

1. In the left pane in the Groups section, select Owner to display the groups you have created.

1. Select the group you want to edit from the list.
2. Select Manage group members.

1. From there, you can add members or delete existing members by selecting the X next to an entry.

How to Create a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Creating a contact group in the desktop version of Outlook is even more straightforward than it is in the online version.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner (where you switch between email, tasks, people, and calendar).

1. Next, from the toolbar, select New Contact Group. (If your organization is using Microsoft 365, you may also see a New Group button. For our purposes, we’ll use New Contact Group to facilitate group emails.)

1. In the Contact Group window that appears, give your contact group a name, and then select Add Members and choose where you want to get your new members from. Options might include From Outlook Contacts, From Address Book, or New Email Contact. 

1. One by one, search for the people you want to add to the contact group. Make sure their entry is highlighted, and select the Members button (or double-click their entry) to add them. When you’re finished, select OK.
2. Close out the window, making sure to respond Yes if prompted to save your changes.
3. Now, when you address a new email, you can type the name of the contact group in the To field. Your contact group will be added. If you wish, you can expand the group list, and Outlook will replace the list with its members. Be warned, though, you will not be able to collapse the list again.

Contact groups appear as entries in the Outlook address book, so you’ll be able to find them in that alphabetized list.

How to Edit a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Now let’s edit an existing contact group in the desktop version of Outlook.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner.
2. Find and select the group you want to edit in your contact list.
3. In the pane on the right, select Edit. That will bring you back to where you can manage the group by adding and/or removing members.

Whether you’re using the online version of Outlook or the desktop app, it’s definitely worth it to take a few minutes to create Outlook distribution lists you’ll use repeatedly. You’ll be glad you did.

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