Apesar de termos várias ferramentas de planilhas e outros aplicativos semelhantes, ainda preferimos trabalhar junto com o próprio Microsoft Excel . Isso ocorre porque este programa de planilha torna seu trabalho bastante útil se você souber como usá-lo. Seja você um pequeno empresário ou trabalhando em um escritório corporativo, a planilha do Excel^(Excel) agora se tornou um recurso bastante útil e essencial para os usuários diários.

Este aplicativo é usado principalmente para gravar e manipular os dados numéricos para diversos fins. Por causa de suas funções diretas e recursos fáceis de usar, sempre foi o principal meio de todos os usuários corporativos. Neste guia, existem as 10 principais dicas e truques úteis do Excel que você precisa conhecer.

Dicas e truques do Microsoft Excel

Neste post, abordaremos as seguintes dicas^{(Excel Tips)} e truques^(Tricks) do Excel , que achamos serem os mais úteis:

1. Selecione todas as células de uma vez
2. Largura da coluna de ajuste automático
3. Transpor colunas e linhas
4. Use o comando de filtro^{(Use Filter Command)} para ocultar dados indesejados^{(Hide Unwanted Data)}
5. Remover entrada duplicada
6. Remova os registros em branco
7. Inserir linhas em branco no registro
8. Copiar dados^{(Copy Data)} para outra planilha automaticamente^{(Sheet Automatically)}
9. Fazer captura de tela usando a câmera do Excel
10. Vincule as células ao seu endereço de e-mail

Vamos começar e conhecer cada um em detalhes.

1] Selecione todas as células de uma vez

Às vezes, você pode precisar fazer algumas alterações maciças em sua planilha do Excel^(Excel) . Nesse caso, você pode selecionar todas as células da planilha usando a caixa quadrada que está disponível no canto superior esquerdo da planilha.

Quando você seleciona a caixa quadrada, ela destaca todas as células da planilha, mesmo as células vazias. Como alternativa, você também pode usar o atalho de teclado Ctrl+A

2] Largura da coluna de ajuste automático

Ao trabalhar no MS Excel com uma grande quantidade de registro de dados, muitas vezes torna-se complicado redimensionar as células de cada coluna de acordo com seu texto. Para redimensionar as colunas de maneira fácil, você pode usar o recurso de largura de coluna AutoFit que é um recurso embutido no Excel .

Tudo o que você precisa para mover o ponteiro do mouse para o limite da coluna que deseja ajustar automaticamente e clicar duas vezes nela. E se você precisar ajustar as colunas inteiras, selecione todas elas e clique duas vezes no limite de qualquer coluna.

Como alternativa, você também pode redimensionar a largura da coluna usando a opção Autoajustar largura da coluna^{(Autofit Column width)} . Para fazer isso, selecione a coluna que deseja ajustar e navegue até a barra de menus^(Menu) > guia Início . ^(Home)Na seção Células^(Cells) , clique na opção Formatar^(Format) e selecione Autoajustar Largura^{(Autofit Columns Width)} das Colunas no menu suspenso.

3] Transpor colunas e linhas

Algumas pessoas criam planilhas do Excel onde os campos principais passam horizontalmente em uma linha. Outros colocam os dados verticalmente. Às vezes, essas preferências levam a um cenário em que você deseja transpor dados do Excel^(Excel) . Transpose é uma função do Excel^(Excel) que permite alternar colunas do Excel para linhas sem redigitar os dados.^(Excel)

A função de transposição^(Transpose) é um ótimo recurso que você obterá nas planilhas do MS Excel . Torna-se muito útil quando você precisa alternar as colunas de dados de horizontal para vertical sem redigitar os dados.

Na figura acima, os dados estão dispostos em forma de tabela onde as figuras dos sujeitos estão sendo mostradas verticalmente. Se precisarmos reorganizar os dados horizontalmente de maneira manual, seria bastante difícil. Mas com a ajuda da função de transposição, você pode fazer isso em alguns segundos.

Então, primeiro você precisa selecionar os dados da tabela e copiá-los. Agora, coloque o ponteiro do mouse onde você tem que transpor os dados, clique com o botão direito do mouse e selecione a opção Colar Especial^{(Paste Special)} no menu de contexto. Quando a janela Paste Special abrir, verifique a função ^{(Paste Special)}Transpose e clique no botão OK.

4] Use o comando de filtro^{(Use Filter Command)} para ocultar dados indesejados^{(Hide Unwanted Data)}

A função de filtro do Excel^(Excel) permite ocultar os dados indesejados e exibir apenas alguns dados importantes na planilha. Usando esse recurso, você pode filtrar facilmente os nomes, datas e números do enorme conjunto de dados ou tabela. No entanto, ele não remove ou modifica os dados originais. Torna-se muito útil quando você precisa se concentrar apenas em algum tipo especial de informação.

No conjunto de dados acima, você pode ver que há uma lista de alunos cujas notas são diferentes, seu endereço é diferente. Pode ser grande ainda mais. Portanto, se você precisar filtrar quaisquer dados especificados, pode ser bastante difícil.

Para fazer isso de maneira fácil, você pode usar o comando filter. Então, tudo que você precisa para selecionar o cabeçalho da tabela e navegar até a seção de edição^(Editing) . Na seção correspondente, selecione Classificar e Filtrar^{(Sort & Filter)} e, em seguida, escolha a ferramenta Filtro .^(Filter)

Clique^(Click) na opção de seta para baixo que aparece perto do cabeçalho de cada coluna. Ele permite que você classifique seus dados em ordem alfabética ou organize os números do menor para o maior. Além disso, você pode usar o filtro de texto para filtrar os dados conforme sua necessidade.

5] Remover entrada duplicada

É muito fácil localizar e remover entradas duplicadas para uma planilha com um pequeno conjunto de dados. Mas se tiver que ser feito com um grande conjunto de dados onde as colunas e linhas estão em centenas, seria realmente uma tarefa desafiadora.

Na tabela acima, há dez registros em que duas entradas são totalmente semelhantes e um nome comum foi usado em três linhas. Portanto, para descobrir as entradas duplicadas, você precisa selecionar a tabela. Depois disso, navegue até o menu Dados^(Data) , selecione a categoria Ferramentas^{(Data Tools)} de dados e clique em Remover duplicados^{(Remove Duplicates)} .

Na caixa de diálogo, marque a caixa de seleção próxima a Meus dados têm cabeçalhos. E, na seção de colunas, remova a marca do número de série, pois é diferente para cada entrada. Por fim, clique no botão OK e você verá que a entrada duplicada é removida da tabela.

6] Remova os registros em branco

Às vezes, você deve ter notado as células ou linhas em branco em sua planilha que são, na maioria das vezes, indesejáveis. Os usuários geralmente clicam com o botão direito do mouse na linha especificada e as excluem uma a uma. Mas o que você fará se seus números estiverem em centenas? Nessa situação, excluí-los um por um seria realmente um trabalho tedioso.

Portanto, para excluí-los de uma só vez, pressione a tecla de atalho Ctrl+G e quando a caixa de diálogo Ir para aparecer, selecione o botão ^{(Go To)}Especial^(Special) . Na página seguinte, marque o botão de opção Blanks^(Blanks) e clique no botão OK. Você notará que todas as células em branco são selecionadas.

Agora, pressione o botão Ctrl+minus . Quando um menu pop-up aparecer, selecione Shift cells up e clique no botão OK. Você verá que todas as células em branco são removidas e o conjunto de dados também é organizado adequadamente.

7] Inserir linhas em branco no registro

Como mencionei, as linhas em branco são principalmente indesejáveis, mas às vezes também funciona. Então, se você precisar inseri-los, você pode clicar com o botão direito do mouse na linha especificada e adicioná-los um por um como eu disse ao remover as linhas em branco.

Assim, para inserir as linhas em branco em cada registro separado, faça uma série do número de série mencionado. Depois disso, selecione todo o conjunto de dados e clique na ferramenta Classificar^(Sort) disponível na guia Dados .^(Data)

Na caixa de diálogo a seguir, clique no menu suspenso Classificar por e organize-os por número de série.

Clicando no botão OK, ele irá inserir uma linha em branco entre cada linha separada.

8] Copiar dados^{(Copy Data)} para outra planilha automaticamente^{(Sheet Automatically)}

Às vezes acontece que você precisa usar os dados em outra planilha que você insere na primeira planilha. Para fazer isso, você geralmente usa o método tradicional de copiar e colar. Mas, quando você precisa alterar alguns dados em uma planilha, ele também precisa alterá-los na outra planilha. Torna-se um pouco complicado quando você precisa alterar os mesmos dados em ambas as planilhas, um por um.

No excel, existe uma opção que copia automaticamente os dados da primeira planilha para outras planilhas em um processo em tempo real. No entanto, para copiar os dados automaticamente para outras planilhas, você precisa primeiro fazer uma conexão entre elas.
Para fazer isso, vá para a barra de status da primeira planilha. Depois disso, continue pressionando a tecla Ctrl e clique nas planilhas nas quais você deve copiar os dados automaticamente. É isso.
Agora, quaisquer que sejam os dados inseridos na primeira planilha, eles serão copiados automaticamente nas outras planilhas.

9] Faça uma captura^(Screenshot) de tela usando a câmera do Excel^(Excel)

Sempre foi dito que “uma imagem vale mais que mil palavras”. Da mesma forma , às vezes você pode precisar adicionar uma captura de tela em sua planilha do Excel^(Excel) para que você possa explicar as coisas de uma maneira melhor.

No entanto, você não precisa usar nenhum aplicativo de terceiros para capturar uma captura de tela. O Excel^(Excel) possui um comando de câmera embutido que ajuda você a fazer a captura de tela com um único clique.

Para usar esse recurso, primeiro você precisa habilitar o comando da câmera. Então, tudo que você precisa para navegar até a barra de ferramentas de acesso rápido e clicar em Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rápido^{(Customize Quick Access Toolbar)} . Depois disso, clique no menu suspenso de Escolher comandos de^{(Choose commands from)} > All commands > Camera. Agora, selecione o botão Adicionar^(Add) e clique em OK.

Após seguir o procedimento acima, você notará que um ícone de câmera^(Camera) foi adicionado à barra de ferramentas de acesso rápido. Agora, selecione as células ou dados para os quais você precisa de uma imagem. Depois disso, clique no ícone da câmera^(Camera) e clique em qualquer lugar na planilha. Você também pode arrastar e redimensionar a imagem para ajustar de acordo com suas necessidades.

10] Vincule^(Link) as células ao seu endereço de e-mail

Na planilha do Excel, você pode criar facilmente um hiperlink para seu endereço do Gmail .

Para isso, primeiro você precisa selecionar a célula onde deseja inserir o link. Depois disso, pressione o atalho Ctrl+KQuando a caixa de diálogo aparecer na tela, selecione o endereço de e-mail^{(E-mail Address)} no painel esquerdo. Adicione seu endereço de e-mail e clique no botão OK.

É isso. Espero que essas dicas e truques possam ser úteis ao usar planilhas do Excel em seu computador.

Microsoft Excel Tips and Tricks for beginners

In spite of having several spreadsheet tools and other similar applicаtions, we still prefer to work alоng with the Microsoft Excel itself. This is because this spreadsheet program makes your job pretty handy if you know the way to use it. Whether you are a small businessman or working in a corporate office, Excel worksheet has now become a quite helpful and essential resource for daily users.

This application is mainly used for recording and manipulating the numerical data for various purposes. Because of its straightforward functions and easy-to-use features, it has been always the primary means of every corporate user. In this guide, there are the 10 major helpful excel tips and tricks that one must need to know.

Microsoft Excel Tips and Tricks

In this post we will cover the following Excel Tips and Tricks, which we think are the most useful ones:

1. Select all cells at once
2. Autofit Column width
3. Transpose columns and rows
4. Use Filter Command to Hide Unwanted Data
5. Remove Duplicate Entry
6. Remove the Blank Records
7. Insert Blank Rows into Record
8. Copy Data to Another Sheet Automatically
9. Take Screenshot using Excel Camera
10. Link the cells to your email address

Let us start and know each one in detail.

1] Select all cells at once

Sometimes you might need to make some massive changes to your Excel worksheet. In such a case, you can select all the cells in your worksheet using the square box that is available in the extreme top-left corner of the spreadsheet.

When you select the square box, it highlights all the cells in the worksheet even the empty cells as well. As an alternative, you can also use the Ctrl+A keyboard shortcut to select all the cells on the worksheet.

2] Autofit Column width

While working on the MS Excel with a large amount of data record, often it becomes complicated to resize each column cells according to its text. In order to resize the columns in an easy way, you can use the AutoFit column width feature that is an inbuilt feature in Excel.

All you need to move your mouse pointer to the boundary of the column you want to autofit and then double click on it. And if you have to adjust the entire columns then select them all and double click on the boundary of any column.

Alternatively, you can also resize the column width by using the Autofit Column width option. To do this, select the column you want to adjust and then navigate to the Menu bar > Home tab. In the Cells section, click on the Format option and then select Autofit Columns Width from the drop-down menu.

3] Transpose columns and rows

Some people create Excel spreadsheets where the main fields go across horizontally in a row. Others put the data vertically. Sometimes these preferences lead to a scenario where you want to transpose Excel data. Transpose is an Excel function that allows you to switch Excel columns to rows without retyping the data.

Transpose function is a great feature you will get in the MS Excel spreadsheets. It becomes very helpful when you need to switch the data columns from horizontal to vertical without retyping the data.

In the above picture, the data are arranged in a tabular form where the figures of the subjects are showing vertically. If we need to rearrange the data horizontally in a manual way then it would be quite difficult. But with the help of transpose function, you can do it in a couple of seconds.

So, you first need to select the data from the table and copy them. Now, place your mouse pointer where you have to transpose the data, do a right-click and select Paste Special option from the context menu. When the Paste Special window opens, check the Transpose function and click on the OK button.

4] Use Filter Command to Hide Unwanted Data

Excel filter function allows you to hide the unwanted data and to display only certain important data in the spreadsheet. Using this feature, you can easily filter the names, dates, and numbers from the huge dataset or table. However, it doesn’t remove or modify the original data. It becomes very useful when you need to focus only on some special kind of information.

In the above dataset, you can see there is a list of students whose marks are different, their address is different. It can be large even more. So, if you need to filter any specified data then it can be quite difficult.

To make it in an easy way, you can use the filter command. So, all you need to select the header of the table and then navigate to the Editing section. In the corresponding section, select the Sort & Filter and then choose the Filter tool.

Click on the down-arrow option that comes to appear near the header of each column. It allows you to sort your data in alphabetical order or to arrange the numbers by smallest to largest. Furthermore, you can use the text filter to filter the data as per your requirement.

5] Remove Duplicate Entry

It is quite an easy job to locate and remove duplicates entries for a spreadsheet having a small set of data. But if it has to be done with a large dataset where the columns and rows are in hundreds then it would be indeed a challenging task.

In the above table, there are ten records in which two entries are totally similar and a common name has been used in three rows. So, in order to find out the duplicate entries, you need to select the table. After that, navigate to the Data menu, select the Data Tools category, and then click Remove Duplicates.

In the dialog box, mark the checkbox near the My data has headers. And, under the columns section, remove the mark of the serial number as it is different for each entry. Finally, click on the OK button and you will see the duplicate entry gets removed from the table.

6] Remove the Blank Records

Sometimes you might have noticed the blank cells or rows in your spreadsheet that are mostly undesirable. Users commonly do a right-click on the specified row and delete them one by one. But what will you do if their numbers are in hundreds? In that situation, deleting them one by one would really be a tedious job.

Therefore, in order to delete them in one go, press Ctrl+G shortcut key and when the Go To dialog box comes to appear, select the Special button. On the following page, mark the Blanks radio button and click on the OK button. You will notice that all the blank cells get selected.

Now, press the Ctrl+minus button. When a pop-up menu appears, select Shift cells up and click on the OK button. You will see, all the blanks cells get removed and the dataset also arranged suitably.

7] Insert Blank Rows into Record

As I aforementioned that blank rows are mostly undesirable but sometimes it works as well. So, if you need to insert them, you can do a right-click on the specified row and add them one by one as I stated while removing blank rows.

So, to insert the blank rows in each separate record, make a series of the mentioned serial number. After that, select all the data set and then click on the Sort tool available on the Data tab.

In the following dialog box, click on the Sort by drop-down menu, and arrange them by serial number.

Clicking on the OK button, it will insert a blank row between each separate row.

8] Copy Data to Another Sheet Automatically

Sometimes it happens that you need to use the data in another sheet which you enter in the first sheet. To do so, you commonly use the traditional copy and paste method. But, when you need to change some data in one sheet then it again has to change it on the other sheet as well. It becomes a bit complicated when you have to change the same data on both sheets one by one.

In excel, there is an option that automatically copies the data of the first sheet into other sheets in a real-time process. However, for copying the data automatically to other sheets, you need to first make a connection between them.
To do so, go to the status bar of the first sheet. After that, keep pressing the Ctrl key and click those sheets on which you have to copy the data automatically. That’s it.
Now whatever data you enter on the first sheet, it automatically gets copied on the other sheets.

9] Take Screenshot using Excel Camera

It has always been said that “A picture is worth a thousand words”. Accordingly, sometimes you may need to add a screenshot within your Excel worksheet so that you could explain the things in a better way.

However, you don’t need to use any third-party application to capture a screenshot. Excel has an inbuilt camera command that helps you to take the screenshot in a single click.

To use this feature, you first have to enable the camera command. So, all you need to navigate to the quick access toolbar and click on the Customize Quick Access Toolbar. After that, click on the drop-down menu of Choose commands from > All commands > Camera. Now, select the Add button and hit OK.

After following the above procedure, you will notice a Camera icon is now added to the quick access toolbar. Now, select the cells or data for which you need an image. After that, click on the Camera icon and then click anywhere on the worksheet. You can also drag and resize the image to adjust according to your requirements.

10] Link the cells to your email address

In the excel worksheet, you can easily create a hyperlink to your Gmail address.

To do so, you first need to select the cell where you want to insert the link. After that, press Ctrl+K shortcut. When the dialog box prompts on the screen, select the E-mail Address from the left pane. Add your email address and then hit the OK button.

That’s it. I hope these tips and tricks may be helpful while using Excel worksheets on your computer.

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