Quando se trata de um espaço de trabalho compartilhado para editar documentos, o Google Docs^{(Google Docs)} está no topo da lista sem dúvida. Da edição à segurança – tudo é prova completa no Google Docs . Se você é novo nesta ferramenta de edição e colaboração, veja algumas dicas e truques do Google Docs^{(Google Docs tips and tricks )} que permitirão que você trabalhe melhor em um espaço de trabalho compartilhado.

Dicas e truques do Google Docs

Para usuários novos e existentes, aqui estão algumas das dicas, truques e tutoriais mais úteis do Google Docs , que ajudarão você a editar e escrever melhor seus documentos.

1] Editar imagem

Se você não estiver familiarizado com as diversas ferramentas de edição de imagem^{(image editing tools)} disponíveis, você pode simplesmente optar pelo Google Docs , pois ele permite adicionar vários efeitos e redimensioná-lo. É possível recolorir uma imagem, ajustar transparência, brilho e contraste. Todas essas configurações podem ser encontradas aqui: Format > Image Opções^(Options) de imagem . Se você quiser recortar uma imagem, vá para Format > Crop Image .

2] Baixe^(Download) o documento em diferentes formatos

Você pode baixar um único documento em diferentes formatos, incluindo .docx, .odt , .rtf , .pdf , .txt etc. Para sua informação, se você selecionar o formato TEXT , a imagem e outras formatações serão perdidas após o download. Se você quiser baixar um documento, vá para File > Download como > Select formato. Levará alguns instantes para que o download seja iniciado automaticamente.

Leia:^(Read:)  Como traduzir documentos do Google Docs para qualquer idioma^{(translate Google Docs documents into any language)} .

3] Inserir equação

Se você precisar inserir algumas equações matemáticas, poderá fazê-lo no Google Docs . Você nem precisa copiá-lo de qualquer outro site de terceiros, pois existe uma opção que permite adicionar equações diferentes. O formato será dado pelo Google Docs , e você deve inserir os valores para completá-lo. É possível inserir uma equação algébrica, equação funcional, equação integral e muito mais. Basta ir em Insert > Equation e selecionar um formato para inserir.

4] Inserir comentário

Digamos^(Say) que você escreveu algumas palavras em um idioma diferente e deseja traduzi-las para o benefício daqueles que podem não entender esse termo. Nesse cenário, você pode adicionar um comentário para que outras pessoas possam entender seu significado. Você também pode adicionar um comentário se desejar fazer referência a algo. Para isso, selecione uma palavra ou texto em seu editor e clique no botão Comentar^{(Comment )} . Agora você pode escrever seu comentário.

5] Use o dicionário de sinônimos

O dicionário de sinônimos^(Thesaurus) ajuda os usuários a aprender mais palavras, encontrar sinônimos etc. Em vez de usar sites ou ferramentas de terceiros ao usar o Google Docs^{(Google Docs)} , você pode usar o dicionário de sinônimos integrado ao Google Docs . Para usá-lo, clique com o botão direito do mouse em qualquer palavra e selecione Definir^(Define) “palavra”. Você pode encontrar tudo o que foi mencionado acima no seu lado direito. Você pode então selecionar qualquer palavra diretamente da lista e verificar o uso dessa palavra em particular.

Leia: WordWeb: Dicionário gratuito e software de dicionário de sinônimos para Windows.^{(WordWeb: Free Dictionary & Thesaurus Software for Windows.)}

6] Substitua^(Replace) certos caracteres por símbolos

Existem muitos símbolos que não estão disponíveis no seu teclado. Por exemplo, o sinal de copyright ou o sinal de marca registrada não estão disponíveis. Se você quiser usar esses símbolos, aqui estão algumas dicas. Você pode usar (c) para obter o sinal de direitos autorais, (r) para obter o sinal de marca registrada e assim por diante. Tudo isso é predefinido no Google Docs . Então, se você quiser adicionar mais atalhos para substituições, aqui está um truque simples. Vá para Tools > Preferences . Aqui você pode encontrar uma opção chamada Substituição automática^{(Automatic substitution)} . Certifique-se de que isso esteja marcado. Depois disso, você pode selecionar as substituições ou defini-las de acordo.

Leia^(Read) : Dicas e truques do Planilhas Google .

7] Mostrar histórico de revisões

Se mais de uma pessoa estiver editando um único documento, há uma grande chance de conflitos. Além disso, se você quiser verificar sua linha do tempo de edição, poderá abrir o painel de histórico de revisões. Aqui, você pode encontrar todas as edições feitas por diferentes membros da equipe. Desde adicionar uma imagem ou colocar um texto em negrito – tudo é registrado no Google Docs . Open File > Show histórico de revisões. Como alternativa, você pode pressionar Ctrl + Alt + Shift + H. Por padrão, o painel de revisão mostra as alterações significativas. No entanto, se você quiser verificar as revisões detalhadas, clique na opção chamada Mostrar revisões mais detalhadas^{(Show more detailed revisions)} .

8] Instalar complementos

Os complementos^(Add-ons) sempre ajudam os usuários a obter mais de qualquer serviço ou software, enriquecendo sua funcionalidade. O Google Docs^{(Google Docs)} também oferece suporte a complementos, que podem ser instalados diretamente na guia Complementos^{(Add-ons )} > Obter complementos. Alguns dos melhores complementos do Google Docs são g( Math ), Template Gallery , Table of contents, Speech Recognition , Styles , etc.

9] Colar sem formatar

Vamos supor que você esteja copiando conteúdo de outro recurso. Ao colá^(Whe) -lo, você obterá todos os links, formatação, tags de cabeçalho etc. no Google Docs . Se você não quiser a formatação, clique com o botão direito do mouse no espaço vazio no Google Docs e selecione Colar sem formatação. ^{(Paste without formatting.)}  Clique em OK no pop-up e pressione Ctrl + V para colar. Toda a formatação desaparecerá.

10] Incorporar documento no site

Há momentos em que você pode precisar publicar um documento na web. Você pode convidar alguém por e-mail, adicionar colaboradores, compartilhar o link e incorporar todo o documento em um site. Para fazer isso, vá para File > Publish na web> expanda Publicar conteúdo e configurações^{(Publish content and settings)} > clique em Iniciar publicação^{(Start Publishing)} > selecione a opção afirmativa na janela pop-up> vá para a guia Incorporar^{(Embed )} > copie o código iframe> cole-o na seção HTML de uma página da web. ^(HTML)O documento ficará visível para qualquer pessoa após incorporá-lo à página da web.

11] Traduzir documento

O Google Docs^{(Google Docs)} permite traduzir documentos sem sair da página original. Ele vem com uma opção embutida em  Tools > Translate documento que permite traduzir seu documento de um idioma para outro. Embora possa não traduzir como um profissional, você pode entender a visão geral de um documento em idioma estrangeiro. Para saber mais sobre  a tradução de documentos do Google Docs^{(Google Docs document translation)} , leia este guia detalhado.

12] Digitação por voz

Às vezes, você pode não sentir vontade de escrever um artigo, mas precisa completá-lo de qualquer maneira o mais rápido possível. Nessas situações, a digitação por voz pode ser uma ferramenta útil para você. Como é uma opção integrada, você não precisa  instalar um complemento do Google Docs^{(install a Google Docs add-on)}  para fazer o trabalho. Para começar, certifique-se de que um microfone esteja conectado ao seu computador. Nesse caso, abra o Google Docs e vá para  Tools > Voice Digitação por voz. O mesmo pode ser acionado pressionando  Ctrl+Shift+S .

13] Inserir assinatura manuscrita

Adicionar uma assinatura manuscrita adiciona um toque profissional ao seu documento e também pode ser necessário às vezes. A boa notícia é que você pode usar a opção Scribble no Google Drawing para criar uma assinatura manuscrita. Não é muito demorado, mas complicado para quem não se sente confortável com o movimento do mouse. Para saber mais  sobre como adicionar assinaturas manuscritas no Google Docs^{(about adding handwritten signatures in Google Docs)} , consulte este artigo.

14] Adicionar citações

Muitas vezes você pode ter que inserir uma referência ou creditar o autor original de uma declaração que você incluiu em seu documento. No Google Docs , é muito fácil adicionar citações ou referências com a ajuda de opções embutidas. Você pode acessar  Tools > Citations  e criar uma referência personalizada de acordo com suas necessidades. Para obter mais informações, você pode seguir este guia detalhado para saber como  criar e inserir uma referência no Google Docs^{(create and insert a reference in Google Docs)} .

Há muitas outras coisas que podem ser feitas usando o Google Docs. Deixe-nos saber se perdemos algo importante.^{(There are many other things that can be done using Google Docs. Let us know if we missed something important.)}

Leia a seguir^{(Read next)} : Google Docs vs. Microsoft Word Online .

Google Docs Tips and Tricks everyone should know

When it comes to a shared workspace to edit documents, Google Docs tops the list without any doubt. From editing to security – everything is full proof in Google Docs. If you are new to this editing & collaboration tool, here are some Google Docs tips and tricks that will let you work better in a shared workspace.

Google Docs Tips and Tricks

For new & existing users, here are some of the most useful Google Docs tips, tricks & tutorials, that will help you better edit & write your documents.

1] Edit Image

If you are not familiar with the many different image editing tools available, you can simply opt for Google Docs, as it will let you add various effects and resize it. It is possible to recolor an image, adjust transparency, brightness, and contrast. All these settings can be found at here: Format > Image Options. If you want to crop a picture, go to Format > Crop Image.

2] Download document in different formats

You can download a single document in different formats including .docx, .odt, .rtf, .pdf, .txt etc. For your information, if you select TEXT format, the image, and other formattings will be lost after downloading. If you want to download a document, go to File > Download as > Select format. It will take a few moments for the download to start automatically.

Read: How to translate Google Docs documents into any language.

3] Insert equation

If you need to insert some mathematical equations, you can do so in Google Docs. You do not even have to copy it from any other third party website since there is an option that will let you add different equations. The format will be given by Google Docs, and you have to insert the values to complete it. It is possible to insert an algebraic equation, functional equation, integral equation, and more. Just go to Insert > Equation and select one format to insert.

4] Insert comment

Say you have written some words in a different language and you want to translate them for the benefit of those who may not understand that term. In such a scenario, you can add a comment so that other people can understand its meaning. You can also add a comment if you wish to reference something. To do so, select a word or text in your editor and click on the Comment button. Now you can write down your comment.

5] Use Thesaurus

Thesaurus helps users learn more words, find synonyms, etc. Instead of using any third party websites or tools while using Google Docs, you can use the inbuilt thesaurus of Google Docs. To use it, right-click on any word and select Define “word.” You can find everything mentioned above on your right-hand side. You can then select any word right from the list, and check the usage of that particular word.

Read: WordWeb: Free Dictionary & Thesaurus Software for Windows.

6] Replace certain characters with symbols

There are many symbols that are not available on your keyboard. For example, the copyright sign or the trademark sign are not available at all. If you want to use those symbols, here are few tips. You can use (c) to get the copyright sign, (r) to get the registered trademark sign and so on. All these are predefined in Google Docs. So if you want to add more shortcuts to replacements, here is a simple trick. Go to Tools > Preferences. Here you can find an option called Automatic substitution. Make sure this is checked. After that, you can select the replacements or set them accordingly.

Read: Google Sheets Tips and Tricks.

7] Show revision history

If more than one person is editing a single document, there is a high chance of conflicts. Moreover, if you want to check your editing timeline, you can open the revision history panel. Here, you can find all the edits done by different members of the team. From adding an image or making text bold – everything gets recorded in Google Docs. Open File > Show revision history. Alternatively, you can press Ctrl + Alt + Shift + H. By default, the revision panel shows the significant changes. However, if you want to check the detailed revisions, click on the option called Show more detailed revisions.

8] Install add-ons

Add-ons always help users get more out of any service or software by enriching its functionality. Google Docs also does support add-ons, whcih can be installed right from the Add-ons tab > Get add-ons. Some of the best Google Docs add-ons are g(Math), Template Gallery, Table of contents, Speech Recognition, Styles, etc.

9] Paste without formatting

Let’s assume that you are copying content from another resource. Whe you paste it, you will get all the links, formatting, heading tags, etc.  into Google Docs. If you do not want to want the formatting, right-click on empty space in Google Docs and select Paste without formatting.  Click OK on the popup and then press Ctrl + V to paste. All the formatting will be gone.

10] Embed document into website

There are times you may need to publish a document to the web. You can invite someone using an email, add collaborators, share the link and embed the whole document into a website. To do this go to File > Publish to the web > expand Publish content and settings > click on Start Publishing > select the affirmative option on the popup window > go to Embed tab > copy the iframe code > paste it into a webpage’s HTML section. The document will be visible to anyone after embedding it into the web page.

11] Translate document

Google Docs lets you translate documents without leaving the original page. It comes with an in-built option under Tools > Translate document that lets you translate your document from one language to another. Although it might not translate like a professional, you can understand the overview of a foreign language document. To learn more about Google Docs document translation, read this detailed guide.

12] Voice typing

At times, you might not feel like writing an article, but you have to complete it anyhow as soon as possible. In those situations, voice typing can be a handy tool for you. As it is an in-built option, you do not have to install a Google Docs add-on to get the job done. To get started, make sure that a microphone is plugged into your computer. If so, open the Google Docs and go to Tools > Voice typing. The same can be triggered by pressing Ctrl+Shift+S.

13] Insert handwritten signature

Adding a handwritten signature adds a professional touch to your document and also might be required at times. The good news is that you can take the help of the Scribble option in Google Drawing to create a handwritten signature. It is not much time-consuming but tricky for those who are not comfortable with mouse movement. To learn more about adding handwritten signatures in Google Docs, take a look at this article.

14] Add citations

You may often have to insert a reference or credit the original author of a piece of statement you have included in your document. In Google Docs, it is quite easy to add citations or references with the help of in-built options. You can go to Tools > Citations and create a customized reference according to your requirements. For more information, you can follow this detailed guide to learn how to create and insert a reference in Google Docs.

There are many other things that can be done using Google Docs. Let us know if we missed something important.

Read next: Google Docs vs. Microsoft Word Online.

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