Como usuário, ao criar um documento extenso no Microsoft Word , um índice é uma ferramenta conveniente para seus leitores em potencial. Normalmente, vemos índices nas costas dos livros. Eles permitem que os leitores procurem uma palavra ou frase para encontrar a página que faz referência a esse tópico.

Da mesma forma, em um índice no Microsoft Word , os usuários podem inserir um índice e depois atualizá-lo automaticamente. Isso elimina muito do trabalho manual de criar essas ótimas fontes de referência. Aqui, os usuários serão mostrados como criar o índice e também atualizá-lo no Word .

Como criar um índice no Word

Abaixo estão listados os passos para criar um índice no Word.

1. Marque suas entradas.
2. Editar ou remover entradas de índice.
3. Atualize o Índice.
4. Criar^(Create) um índice automaticamente^{(Index Automatically)} no Microsoft Word

Agora vamos dar uma olhada em cada etapa à medida que avançamos abaixo-

1] Marque suas entradas de índice

O Word^(Word) pode criar seu índice automaticamente, mas é inteligente o suficiente para saber quais itens você deseja nele. Portanto, para que os usuários criem um índice, eles precisarão marcar as entradas. Essa é a maior parte do trabalho que você fará para o índice. Mas assim que você começar a marcar as entradas, poderá percorrê-las rapidamente.

Abra o documento do Microsoft Word e vá para a guia Referências . ^(References)Selecione sua primeira entrada de índice arrastando o cursor por ela.

Na faixa de opções, você verá a seção Índice^(Index) no lado direito. Selecione o botão Marcar entrada^{(Mark Entry)}  .

Uma janela pop-up aparecerá para você descrever sua entrada. Esta janela pode permanecer aberta enquanto você seleciona suas entradas restantes. Insira a  entrada Principal^{(Main entry)}  na parte superior e, opcionalmente, uma  Subentrada^(Subentry) .

Em seguida, escolha Opções^(Options)  para uma referência cruzada, a página atual ou um intervalo de páginas.

Ou você pode formatar o número da página exibido em negrito e/ou itálico.

Clique em Marcar^(Mark)  para uma única entrada ou  Marcar tudo^{(Mark All)}  para marcar o mesmo texto em todo o documento.

Quando você terminar com a janela Mark Index Entry , clique em Close .

No documento, as entradas de índice são rotuladas com XE . Se você adicionar uma subentrada ou referência cruzada, você notará isso também na tag XE .

Se você não vir suas tags XE , mas quiser, vá para a  guia  Home e clique no botão ^(Home)Show/Hide Paragraph  .

2] Editar ou remover entradas de índice

Se os usuários precisarem fazer uma alteração em uma entrada, por exemplo, remover uma referência cruzada, eles farão isso dentro desse campo XE. Faça as alterações dentro das aspas. Outra opção é remover a entrada marcada e marcá-la novamente.

Além disso, para remover uma entrada de índice, selecione todo o texto dentro e incluindo as chaves {  } e pressione Delete . Você pode seguir as etapas acima para marcar a entrada novamente com as alterações desejadas.

3] Crie o Índice no Word

Quando estiver prestes a inserir seu índice, mova o cursor para o local desejado no documento. Em seguida, selecione a  guia  Referências e clique em ^(References)Inserir Índice^{(Insert Index)} .

Antes de criar o índice, você tem algumas configurações que podem ser ajustadas, se desejar. Estes são Pré-visualização de Impressão, ^{(Print Preview,)} Líder de Tabulação, ^{(Tab Leader,)} Tipo de ^(Type)Formatos^(Formats)   e Colunas.^(Columns.)

Depois de fazer os ajustes de índice, clique em  OK . Seu índice aparecerá em seu documento com suas entradas. Você verá tudo bonito e arrumado e em ordem alfabética.

4] Atualizar o Índice

Os usuários podem continuar a marcar entradas adicionais após criar o índice e simplesmente atualizá-lo. E se você editar ou remover entradas, também precisará atualizar o índice.

Clique^(Click) dentro da área de índice em seu documento, o botão Atualizar Índice^{(Update Index)}  na faixa de opções na  guia Referências^(References) ficará ativo. Se o botão ainda estiver acinzentado, conforme mostrado na imagem acima, verifique se o cursor está dentro do índice.

Se você deseja remover o índice completamente, selecione todo o seu texto e toque na tecla Delete . Você provavelmente desejará excluir as entradas de índice (como visto acima) se não planeja usar um índice.

5] Crie^(Create) um índice automaticamente^{(Index Automatically)} no Word

Pode levar algum tempo para marcar todas as entradas desejadas no índice do Word . Mas um índice pode ser uma ferramenta valiosa para seus leitores. Portanto, considere adicionar um se seu público puder se beneficiar dele para seu próximo documento do Word , livro ou outro material extenso.

Se isso foi útil, você também pode gostar – Como usar texto vinculado no Microsoft Word^{(How to use linked text in Microsoft Word)} .

How to create an Index in Word

As a user, when creating a lengthy document in Microsoft Word, an index is a convenient tool for your potential readers. Normally, we get to see indexes in the backs of books. They allow readers to look up a word or phrase to find the page referencing that topic.

In the same way, in a table of contents in Microsoft Word, users can insert an index and then update it automatically. This takes much of the manual work out of creating these great reference sources. Here, users will be shown how to create the index and also update it in Word.

How to create an Index in Word

Listed below are steps to create an index in word.

1. Mark Your Entries.
2. Edit or Remove Index Entries.
3. Update the Index.
4. Create an Index Automatically in Microsoft Word

Now we will have a look at each step as we proceed below-

1] Mark Your Index Entries

Word can build your index automatically, but it’s smart enough to know which items you want in it. So for users to create an index, they will need to mark the entries. This is the bulk of the work you will do for the index. But once you start marking entries, you will be able to zip through them quickly.

Open Microsoft Word document and go to the References tab. Select your first index entry by dragging your cursor through it.

In the ribbon, you will see the Index section toward the right side. Select the Mark Entry button.

A pop-up window will appear for you to describe your entry. This window can remain open while you select your remaining entries. Enter the Main entry at the top and optionally a Subentry.

Then choose from Options for a cross-reference, the current page, or a page range.

Or you can format the page number that displays in bold and/or italic.

Click on Mark for a single entry or Mark All to mark that same text everywhere in your document.

When you are done with the Mark Index Entry window, click on Close.

On the document, index entries are labeled with XE. If you add a Subentry or cross-reference, you will notice that within the XE tag as well.

If you do not see your XE tags but would like to, go to the Home tab and click the Show/Hide Paragraph button.

2] Edit or Remove Index Entries

If users need to make a change to an entry, for instance, remove a cross-reference, they will do so within that XE field. Make the changes inside the quotation marks. Another option is to remove the marked entry and then mark it again.

Also, to remove an index entry, select all text within and including the braces { } and hit Delete. You can then follow the steps above to mark the entry again with the changes you want.

3] Create the Index in Word

When about to insert your index, move the cursor to the spot you want it in the document. Then, select the References tab and click Insert Index.

Before the index is created, you have a few settings you can adjust if you like. These are Print Preview, Tab Leader, Formats Type and Columns.

After you make your index adjustments, click OK. Your index will pop into your document with your entries. You’ll see everything nice and neat and in alphabetical order.

4] Update the Index

Users can continue to mark additional entries after creating the index and simply updating it. And if you edit or remove entries, you will need to update the index as well.

Click inside the index area in your document, the Update Index button in the ribbon on the References tab will come alive. If the button is still grayed out as shown in the image above, make sure your cursor is within the index.

If you want to remove the index completely, select all of its text and tap the Delete key. You will then likely want to delete the index entries (as seen above) if you don’t plan to use an index at all.

5] Create an Index Automatically in Word

It may take some time to mark all the entries you want in your Word index. But an index can be a valuable tool for your readers. So consider adding one if your audience can benefit from it for your next Word document, book, or other lengthy material.

If this was helpful, you might also like – How to use linked text in Microsoft Word.

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