Ao criar o Planilhas Google que outras pessoas precisam preencher, uma lista suspensa pode simplificar o processo de entrada de dados.

Você pode extrair os itens da sua lista suspensa de outro intervalo de células ou inseri-los diretamente. Saiba como fazer as duas coisas, bem como modificar uma lista suspensa existente.

Criar listas suspensas manuais^{(Create Manual Dropdown Lists)} no Planilhas Google

A maneira mais rápida de criar uma lista suspensa do Planilhas Google^{(Google Sheets)} é listar os itens dentro das configurações de validação de dados.

Para fazer isso:

1. Selecione a célula onde deseja criar uma lista suspensa. Selecione Dados^(Data) no menu e, em seguida, selecione Validação de dados^{(Data validation)} .

2. Ao lado de Critérios, selecione Lista de itens^{(List of items)} . 

3. No campo próximo a essa seleção, digite os itens que deseja incluir na lista suspensa, separados por vírgulas.

4. Selecione o botão Salvar^(Save) e você verá que a célula selecionada agora tem uma lista suspensa.

Opções de validação de dados

Há algumas configurações importantes na janela de validação de dados a serem observadas.^(Data)

Se você desmarcar Mostrar lista suspensa na célula^{(Show dropdown list in cell)} , a seta suspensa não aparecerá. No entanto, quando o usuário começar a digitar, os itens da lista aparecerão.

Na seção Em dados inválidos^{(On invalid data)} , se você selecionar Mostrar aviso^{(Show warning)} , um indicador de aviso vermelho aparecerá. Isso exibe uma mensagem avisando ao usuário que o item digitado não corresponde a nada na lista.

Se você selecionar Rejeitar entrada^{(Reject input)} , o Planilhas Google^{(Google Sheets)} rejeitará a entrada e a substituirá pelo primeiro item da lista suspensa.

Na seção Aparência^(Appearance) , se você selecionar Mostrar texto de ajuda de validação^{(Show validation help text)} e digitar texto no campo abaixo dele, esse texto aparecerá quando o usuário selecionar a célula suspensa.

Criar^{(Create Dropdown)} listas suspensas de um intervalo do Planilhas Google^{(Google Sheets Range)}

Uma maneira mais dinâmica^{(dynamic way)} de criar listas suspensas do Planilhas Google^{(Google Sheets)} é usar o conteúdo de um intervalo de células^{(range of cells)} para preencher a lista.

Para fazer isso:

1. Primeiro^(First) , crie suas listas de validação em qualquer intervalo de células. Eles não precisam estar na mesma planilha. Você também pode criar e selecionar essas listas em outras guias da planilha.

2. Em seguida, selecione a célula onde deseja criar uma lista suspensa. Selecione Dados^(Data) no menu e, em seguida, selecione Validação de dados^{(Data validation)} .

3. Desta vez, selecione Listar de um intervalo^{(List from a range)} na lista suspensa Critérios . ^(Criteria)Em seguida, selecione o pequeno ícone de seleção de grade para abrir a janela de seleção de intervalo.

4. Selecione o intervalo que deseja usar como sua lista e você verá o texto do intervalo no campo Selecionar um intervalo de dados^{(Select a data range)} .

5. Selecione OK para fechar a janela de seleção e retornar à janela de validação. Configure o restante das opções suspensas que você deseja e, em seguida, selecione o botão Salvar^(Save) para finalizar.

6. Agora, você verá os dados do intervalo aparecerem como os itens da lista suspensa na célula selecionada.

7. Continue este mesmo processo para quaisquer outras colunas que você gostaria de adicionar como uma lista suspensa dinâmica.

Usar intervalos como fonte de seus dados é uma ótima maneira de manter suas planilhas atualizadas sem ter que passar manualmente e atualizar todas as listas suspensas que você criou.

Fatos interessantes sobre as listas suspensas do Planilhas Google^{(Google Sheets Dropdown)}

As listas suspensas do Planilhas Google^{(Google Sheets)} conectadas a intervalos são as mais úteis porque reduzem drasticamente a manutenção geral de sua planilha.

Atualizar várias células com uma alteração de intervalo^{(Update Multiple Cells with One Range Change)}

Isso é especialmente verdadeiro se você tiver muitas células desenhando dados de um único intervalo de itens. Se você quiser atualizar ou alterar esses itens da lista, só precisará fazer a alteração em um único intervalo.

Mesmo que haja centenas de células com esses itens da lista, atualizar o intervalo uma vez atualizará todas essas células suspensas instantaneamente.

Copiando células validadas para economizar tempo^{(Copying Validated Cells to Save Time)}

Você também pode economizar tempo copiando células suspensas validadas^{(copying validated dropdown cells)} para qualquer outra célula. Isso economiza o tempo de ter que percorrer o processo de percorrer as telas de validação novamente.

Copiar células validadas é especialmente útil para listas de seleção como dias, meses, hora e outros conjuntos de dados padrão.

Remova rapidamente a validação da célula^{(Quickly Remove Cell Validation)}

Suponha^(Suppose) que você não queira que os itens da lista sejam incluídos em nenhuma célula. Você pode removê-los rapidamente clicando com o botão direito do mouse na célula, selecionando Validação^(Validation) e, em seguida, selecionando Remover validação^{(Remove validation)} na janela Validação de dados.

Você verá a seta suspensa desaparecer da célula e todos os itens suspensos desaparecerão. A célula se tornará apenas mais uma célula de planilha normal.

Usando listas suspensas duplas^{(Double Dropdown Lists)} no Planilhas Google

Mais uma maneira útil de usar as listas suspensas do Planilhas Google é ^{(Google Sheets)}passar informações entre as planilhas^{(pass information between sheets)} . Você também pode usar essa técnica para transmitir informações entre as pessoas.

Por exemplo, se você tiver uma planilha original que contenha uma lista de tarefas concluídas por uma equipe, poderá basear uma segunda planilha nessas tarefas concluídas.

Você pode ou não querer criar essa primeira lista com base nas mesmas listas suspensas dinâmicas descritas na última seção.

De qualquer forma, selecione a célula na planilha para a qual você deseja enviar as tarefas concluídas como outra lista suspensa e abra a janela de validação conforme descrito na última seção. Ao selecionar o intervalo de dados, alterne para esta planilha de tarefas de origem e selecione a coluna inteira de tarefas (incluindo células em branco).

Agora, na planilha de destino, você verá que os dados da coluna de tarefas são puxados. Isso significa que sua segunda equipe pode executar suas próprias tarefas de projeto com base nas tarefas concluídas da primeira equipe.

A primeira equipe pode continuar adicionando tarefas recém-concluídas à planilha de origem original.

Como você incluiu as células em branco no intervalo de origem, essas novas tarefas exclusivas aparecerão na lista suspensa da segunda equipe. 

Lembre-se de que apenas tarefas exclusivas aparecerão na segunda lista suspensa. Não é a melhor maneira de passar itens de linha específicos da origem, mas é uma ótima maneira de uma segunda equipe ver todos os itens exclusivos adicionados a uma planilha por outras pessoas.

Como você usará as listas suspensas do ^(Dropdown)Planilhas^(Will) Google ?

Como você pode ver, o Planilhas Google^{(Google Sheets)} oferece muitas maneiras de extrair informações de outras células para preencher listas suspensas. Ou, se suas necessidades de entrada de dados forem bastante simples, você pode inserir manualmente os itens da lista suspensa separados por vírgulas. 

De qualquer forma, você deve ser capaz de tornar a entrada de dados para qualquer uma de suas planilhas o mais fácil e simples possível.

How to Use Google Sheets Drop Down Lists

Whеn creating Google Sheets that other people need to fill oυt, a dropdown list can sіmplify the data-entry process.

You can pull the items for your dropdown list from another range of cells, or you can enter them directly. Learn how to do both, as well as how to modify an existing dropdown list.

Create Manual Dropdown Lists in Google Sheets

The fastest way to create a Google Sheets dropdown list is by listing the items inside the data validation settings.

To do this:

1. Select the cell where you want to create a dropdown list. Select Data from the menu, and then select Data validation.

2. Next to Criteria, select List of items. 

3. In the field next to this selection, type out the items you want to include in the dropdown list, separated by commas.

4. Select the Save button, and you’ll see that the cell you selected now has a dropdown list.

Data Validation Options

There are a few important settings in the Data validation window to note.

If you deselect Show dropdown list in cell, the dropdown arrow will not appear. However, when the user starts typing, the list items will appear.

In the On invalid data section, if you select Show warning, a red warning indicator will appear. This displays a message warning the user that the typed item doesn’t match anything in the list.

If you select Reject input instead, Google Sheets will reject the entry and replace it with the first item of the dropdown list instead.

In the Appearance section, if you select Show validation help text and type text into the field below it, that text will appear when the user selects the dropdown cell.

Create Dropdown Lists from a Google Sheets Range

A more dynamic way to create Google Sheets dropdown lists is to use the contents of a range of cells to fill the list.

To do this:

1. First, create your validation lists in any range of cells. These don’t have to be in the same spreadsheet. You can create and select these lists in other spreadsheet tabs as well.

2. Next, select the cell where you want to create a dropdown list. Select Data from the menu, and then select Data validation.

3. This time, select List from a range from the Criteria dropdown list. Then, select the small grid selection icon to open the range selection window.

4. Select the range you want to use as your list, and you’ll see the range text appear in the Select a data range field.

5. Select OK to close out the selection window and return to the validation window. Configure the rest of the dropdown options you’d like and then select the Save button to finish.

6. Now, you’ll see the range data appear as the dropdown list items in the cell you selected.

7. Continue this same process for any other columns you’d like to add as a dynamic dropdown list.

Using ranges as the source of your data is a great way to keep your spreadsheets updated without having to manually go through and update every dropdown list you’ve created.

Interesting Facts About Google Sheets Dropdown Lists

Google Sheets dropdown lists connected to ranges are the most useful because they dramatically reduce the overall maintenance of your spreadsheet.

Update Multiple Cells with One Range Change

This is especially true if you have many cells drawing data from a single range of items. If you want to update or change those list items, you’ll only have to make the change in a single range.

Even if there are hundreds of cells with those list items, updating the range once will update all of those dropdown cells instantly.

Copying Validated Cells to Save Time

You can also save time by copying validated dropdown cells to any other cells. This saves the time of having to step through the process of stepping through the validation screens again.

Copying validated cells is especially useful for selection lists like days, months, time, and other standard datasets.

Quickly Remove Cell Validation

Suppose you don’t want the list items included with any cell. You can quickly remove them by right-clicking the cell, selecting Validation, and then selecting Remove validation in the Data validation window.

You’ll see the dropdown arrow disappear from the cell, and all of the dropdown items disappear. The cell will become just another normal spreadsheet cell.

Using Double Dropdown Lists in Google Sheets

One more useful way to use Google Sheets dropdown lists is to pass information between sheets. You can also use this technique to relay information between people.

For example, if you have an original sheet that contains a list of tasks completed by one team, you can base a second spreadsheet on those completed tasks.

You may or may not want to create that first list based on the same dynamic dropdown lists as described in the last section.

Either way, select the cell on the sheet you want to send the completed tasks to as another dropdown list, and open the validation window as described in the last section. When you select the data range, switch to this source task spreadsheet and select the entire column of tasks (including blank cells).

Now, on the destination spreadsheet, you’ll see that the data from the tasks column is pulled in. This means your second team can perform their own project tasks based on completed tasks from the first team.

The first team can continue adding newly completed tasks to the original source spreadsheet.

Since you included the blank cells in the source range, those new unique tasks will appear in the second team’s dropdown list. 

Keep in mind that only unique tasks will appear in the second dropdown list. It isn’t the best way to pass specific row items from the source, but it is a great way for a second team to see all unique items added to a spreadsheet by other people.

How Will You Use Google Sheets Dropdown Lists?

As you can see, Google Sheets offers many ways you can pull information from other cells to fill out dropdown lists. Or, if your data entry needs are fairly simple, you can stick to manually entering in dropdown list items separated by commas. 

Either way, you should be able to make data entry for any of your spreadsheets as easy and simple as possible.

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