A mala^(Mail) direta é um recurso do Microsoft Word que ajuda você a simplificar a criação de cartas, etiquetas, envelopes, emails e um diretório personalizados. Como a mala direta não está entre os recursos mais usados ​​do MS Word , alguns usuários podem não saber como fazer uma mala direta no Word para criar cartas, etiquetas e envelopes. 

Se você estiver tentando economizar o tempo gasto na personalização manual de cada carta, etiqueta ou outros documentos, a mala direta pode ser útil. Mesmo que você nunca tenha tentado criar uma carta de mala direta, o processo é bastante simples e orientamos você em cada etapa abaixo.

Como criar cartas de mala direta

O Microsoft Word^{(Microsoft Word)} tem um assistente que o orienta na criação de cartas de mala direta^{(creating mail merge letters)} . O assistente solicitará a carta que você gostaria de usar e os destinatários da carta ao longo do caminho, portanto, certifique-se de ter uma lista de destinatários pronta para inserir. Se você não fizer isso, não é problema, você sempre pode adicionar uma lista de destinatários manualmente.

1. Abra um documento do Word e digite sua mensagem. Deixe de fora os elementos personalizados (por exemplo, título, nome, cidade, etc.). Por enquanto, você pode apenas deixar um espaço em branco para onde deseja inserir esses elementos, assim:

1. Quando seu modelo estiver pronto, selecione Correspondências^(Mailings) > Iniciar Mala Direta^{(Start Mail Merge )} > Assistente de Mala Direta Passo a Passo^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard )} na faixa de opções superior.

1. Um novo painel aparecerá ao longo da borda direita da janela do MS Word . Este é o assistente que o guiará pelo processo. Como primeiro passo, você precisará selecionar o tipo de documento em que está trabalhando. Selecione Cartas^(Letters) e escolha Avançar: Documento inicial^{(Next: Starting document)} .

1. Você precisará escolher o documento que deseja usar para mala direta no próximo.
   Se você já digitou algum conteúdo para sua carta, selecione Usar o documento atual^{(Use the current document)} .
   Se você quiser usar um modelo pronto para uso, selecione Iniciar de um modelo. ^{(Start from a template. )}Depois de escolher um documento inicial, clique em Selecionar destinatários^{(Select recipients)} . 

1. O próximo passo é selecionar os destinatários. Supondo que você tenha uma planilha do Excel^(Excel) preenchida com os dados do destinatário, você pode importar os dados selecionando a opção Usar um arquivo existente^{(Use an existing file)} e selecionando Procurar^(Browse) na seção subsequente. 

Navegue até a planilha que contém a lista de destinatários usando o explorer, selecione a planilha e selecione Abrir^(Open) . 

Ao selecionar a planilha, você verá a janela Selecionar Tabela . ^{(Select Table)}Selecione a(s) tabela(s) relevante(s). Certifique-se de marcar a caixa ao lado do texto Primeira linha de dados contém cabeçalhos de coluna^{(First row of data contains column headers)} se isso for verdade para seus dados e selecione OK .

Em seguida, você verá a lista de destinatários que o Word usará em sua mesclagem. Se tudo estiver correto, selecione OK . 

Depois de adicionar a planilha do Excel , selecione Avançar: escreva sua carta^{(Next: Write your letter)} .

1. Agora você está pronto para adicionar espaços reservados em sua carta. Traga o cursor para onde você deseja adicionar o espaço reservado e selecione Mais itens^{(More items )} no painel de mala direta.

A caixa de diálogo Inserir campo de mesclagem^{(Insert Merge Field)} será aberta de onde você pode selecionar o espaço reservado relevante e selecionar Inserir^(Insert) para adicioná-lo à sua carta.

1. Depois de inserir todos os campos de mesclagem, selecione Avançar: visualizar suas cartas^{(Next: Preview your letters)} .

Isso mostrará uma visualização de todas as cartas geradas com mala direta. Você pode usar os botões de seta no painel de mala direta para alternar a visualização das cartas.

1. Selecione Avançar: Concluir a mesclagem^{(Next: Complete the merge)} . Na etapa subsequente, selecione Imprimir^(Print) (se desejar imprimir todas as letras) ou Editar letras individuais^{(Edit individual letters )} > Todas^{(All )} (se for mesclar as letras em um único documento).

Como criar etiquetas de mala direta

É sempre uma boa ideia compilar sua lista de e-mails ordenadamente em uma planilha do Excel para que você não se sinta tonto quando precisar dos detalhes de correspondência de alguém. No entanto, se você quiser imprimir as etiquetas, a compilação da planilha do Excel não será suficiente. ^(Excel)Em vez disso, você precisará criar etiquetas de mala direta^{(create mail merge labels)} no MS Word.

1. Se você já tem uma planilha do Excel^(Excel) com detalhes de envio, pode pular para a próxima etapa. Caso contrário, organize sua lista de e-mails em uma planilha do Excel . ^(Excel)Adicione alguns cabeçalhos ( Nome^{(First Name)} , Sobrenome , Endereço^(Address) , etc.) e organize sua lista.
2. Mude para o MS Word . Use o assistente para criar rótulos. Abra um documento em branco e selecione Mailings > Select Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard . 

1. Selecione Rótulos^(Labels) e, em seguida, Avançar: Documento inicial^{(Next: Starting document)} . 

1. Na próxima tela, selecione Alterar layout do documento^{(Change document layout)} . Em seguida, selecione Opções de etiqueta^{(Label options)} para definir o número do produto e a marca da etiqueta.

Depois de selecionar OK , você verá os rótulos destacados em seu documento. Caso contrário, vá para Table Design > Borders e selecione View Gridlines.

1. Volte para a guia Mailings no MS Word e selecione Select Recipients > Use an Existing List. 

Navegue até o arquivo do Excel que contém a lista de e-mails. Selecione o arquivo e selecione Abrir^(Open) .

1. Você verá a janela Selecionar Tabela . ^{(Select Table )}Se você tiver várias planilhas em sua pasta de trabalho, verá mais de um item aqui. Selecione aquele que contém sua lista de discussão. Marque a caixa ao lado do texto A primeira linha de dados contém cabeçalhos de coluna^{(First row of data contains column headers,)} e selecione OK . 

1. O MS Word^{(MS Word)} importa a lista de discussão. Selecione Bloco de Endereço^{(Address Block)} . Veja a pré-visualização à direita. 

Se não estiver como você deseja, selecione Corresponder campos. ^{(Match Fields. )}Certifique^(Make) -se de que todos os detalhes correspondam a um cabeçalho apropriado de sua planilha e selecione OK .

Olhe para a pré-visualização novamente. Se parecer bom, selecione OK .

1. Agora você verá <<AddressBlock>> no rótulo. Vá para Mailings > Update Labels para adicionar <<AddressBlock>> a todas as etiquetas.

1. Os rótulos agora estão prontos para serem mesclados. Vá para Correspondências^(Mailings) > Concluir e Mesclar^{(Finish & Merge )} > Editar Documentos Individuais^{(Edit Individual Documents)} . 

Você verá uma pequena janela aparecer. Selecione Tudo^(All) e, em seguida, OK .

1. Agora você verá todos os seus marcadores mesclados.

Como criar envelopes de mala direta

A criação de envelopes de mala direta é basicamente a mesma que para etiquetas, mas com alguns ajustes. 

Novamente, clique em Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard , mas desta vez, selecione Envelopes e, em seguida, selecione Next: Starting document from the bottom.

1. Você será solicitado a selecionar um documento inicial. Selecione Opções de envelope^{(Envelope options)} para selecionar o tamanho do envelope e a posição do endereço de entrega/devolução (consulte a próxima etapa) e selecione Avançar: Selecionar destinatários^{(Next: Select recipients)} .

1. Ao selecionar Opções de envelope^{(Envelope options)} , você verá uma pequena janela pop-up. Selecione o tamanho de envelope de sua preferência e selecione a fonte e o local para entrega e endereço de retorno.

1. A próxima etapa do assistente é selecionar os destinatários. Selecione Usar uma lista existente^{(Use an existing list)} (supondo que você já tenha uma planilha do Excel contendo os dados do destinatário) e selecione Procurar^(Browse) para procurar o arquivo . Selecione o arquivo relevante e clique em Avançar: Organize seu envelope^{(Next: Arrange your envelope)} . 

1. Na próxima tela, selecione Bloco de endereço^{(Address block)} , observe a visualização para garantir que esteja como você deseja e selecione OK .

Agora você verá <<AddressBlock>> aparecer no envelope. 

1. Selecione Avançar: Visualizar seus envelopes^{(Next: Preview your envelopes)} . Você verá a mesma visualização que viu na etapa anterior, mas em seu documento. Você pode usar os botões de seta no painel do assistente para alternar entre os envelopes.

Seus envelopes agora estão prontos para serem mesclados. Selecione Avançar: Concluir a mesclagem^{(Next: Complete the merge)} .

1. Na tela a seguir, você verá uma opção para Editar envelopes individuais^{(Edit individual envelopes)} . Selecione-o, selecione Todos^(All) para mesclar todos os registros e selecione OK .

Agora você verá todos os envelopes mesclados em um único documento.

Impressão em massa e e-mails facilitados

Usar a mala direta pode economizar muito tempo que você gastaria personalizando suas cartas, etiquetas ou envelopes. Isso não é tudo que você pode fazer com o MS Word , no entanto. Você também pode criar cartões^{(greeting cards)} de felicitações , livretos^(booklets) e fichas^{(index cards)} .

A mala^(Mail) direta já existe há algum tempo, mas se você deseja tornar seus processos eficientes, o Microsoft Office 2019 introduziu alguns recursos^{(Microsoft Office 2019 introduced some neat features)} interessantes que você pode conferir.

How to Use Mail Merge in Word to Create Letters, Labels, and Envelopes

Mail mеrge is a Micrоsoft Word feature that helps you ѕtreamline creating personalized letters, labels, envelopes, emails, and a directory. Since mail merge is not among the most commоnly used MS Wоrd feаtures, some users might not know how to do a mаil merge in Word to create letters, labels, and envelopes. 

If you’re trying to save time spent on manually personalizing each letter, label, or other documents, mail merge can come in handy. Even if you’ve never tried to create a mail merge letter, the process is pretty straightforward, and we walk you through each step below.

How to Create Mail Merge Letters

Microsoft Word has a wizard that walks you through creating mail merge letters. The wizard will ask for the letter you’d like to use and the recipients of the letter along the way, so make sure you have a list of recipients ready to insert. If you don’t, no biggie, you can always add a list of recipients manually.

1. Open a Word document and type out your message. Leave out the personalized elements (for instance, title, name, city, etc.). For now, you could just leave a blank space for where you want to insert these elements, like so:

1. When your template is ready, select Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard from the top ribbon.

1. A new pane will appear along the right border of your MS Word window. This is the wizard that will walk you through the process. As a first step, you’ll need to select the type of document you’re working on. Select Letters and choose Next: Starting document.

1. You’ll need to choose the document you want to use for mail merge in the next.
   If you’ve already typed in some content for your letter, select Use the current document.
   If you want to use a ready-to-use template, select Start from a template. When you’ve chosen a starting document, click on Select recipients. 

1. The next step is to select recipients. Assuming you have an Excel sheet populated with the recipient data, you can import the data by selecting the Use an existing file option and selecting Browse from the subsequent section. 

Navigate to the sheet containing the list of recipients using the explorer, select the sheet and select Open. 

When you select the sheet, you’ll see the Select Table window. Select the relevant table(s). Be sure to check the box beside the text First row of data contains column headers if that’s true for your data, and select OK.

Next, you’ll see the list of recipients that Word will use in your merge. If everything looks good, select OK. 

When you’ve added the Excel sheet, select Next: Write your letter.

1. You’re now ready to add placeholders in your letter. Bring your cursor to where you want to add the placeholder and select More items from the mail merge pane.

The Insert Merge Field dialog box will open from where you can select the relevant placeholder and select Insert to add it to your letter.

1. When you’ve inserted all merge fields, select Next: Preview your letters.

This will show you a preview of all letters generated with mail merge. You can use arrow buttons in the mail merge pane to switch the preview of letters.

1. Select Next: Complete the merge. In the subsequent step, select either Print (if you want to print all letters) or Edit individual letters > All (if you’re going to merge the letters into a single document).

How to Create Mail Merge Labels

It’s always a good idea to compile your mailing list tidily in an Excel sheet so you don’t feel dizzy when you need someone’s mailing details. However, if you want to print the labels, your Excel sheet compilation won’t cut it. Instead, you’ll need to create mail merge labels on MS Word.

1. If you already have an Excel sheet with mailing details, you can skip over to the next step. If not, organize your mailing list on an Excel sheet. Add some headers (First Name, Last Name, Address, etc.) and get your list sorted.
2. Switch over to MS Word. Use the wizard for creating labels. Open a blank document and select Mailings > Select Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard. 

1. Select Labels and then Next: Starting document. 

1. On the next screen, select Change document layout. Next, select Label options to set your product number and label brand.

Once you select OK, you’ll see the labels outlined on your document. If you don’t, go to Table Design > Borders and select View Gridlines.

1. Go back to the Mailings tab in MS Word and select Select Recipients > Use an Existing List. 

Navigate to the Excel file containing the mail list. Select the file and select Open.

1. You’ll see the Select Table window. If you have multiple sheets in your workbook, you’ll see more than one item here. Select the one that contains your mailing list. Check the box besides the text First row of data contains column headers, and select OK. 

1. MS Word imports the mailing list. Select Address Block. Look at the preview on the right. 

If it doesn’t look like how you want it, select Match Fields. Make sure that all details correspond to an appropriate header from your worksheet and select OK.

Look at the preview again. If it looks good, select OK.

1. You’ll now see <<AddressBlock>> in the label. Go to Mailings > Update Labels to add <<AddressBlock>> to all labels.

1. The labels are now ready to be merged. Go to Mailings > Finish & Merge > Edit Individual Documents. 

You’ll see a small window pop up. Select All and then OK.

1. You’ll now see all your labels merged.

How to Create Mail Merge Envelopes

Creating mail merge envelopes is mostly the same as that for labels, but with a few tweaks. 

Again, click on Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard, but this time, select Envelopes and then select Next: Starting document from the bottom.

1. You’ll be asked to select a starting document. Select Envelope options to select envelope size and position of the delivery/return address (refer to next step), and select Next: Select recipients.

1. When you select Envelope options, you’ll see a small window pop up. Select your preferred envelope size and select the font and the placement for delivery and return address.

1. The next step in the wizard is to select recipients. Select Use an existing list (assuming you already have an Excel sheet containing the recipient data), and select Browse to look for the file. Select the relevant file and click on Next: Arrange your envelope. 

1. On your next screen, select Address block, look at the preview to ensure it looks like you want it to, and select OK.

You’ll now see <<AddressBlock>> appear on the envelope. 

1. Select Next: Preview your envelopes. You’ll see the same preview you saw in the previous step but on your document. You can use the arrow buttons in the wizard pane to switch between envelopes.

Your envelopes are now ready to be merged. Select Next: Complete the merge.

1. On the following screen, you’ll see an option to Edit individual envelopes. Select it, select All to merge all records, and select OK.

You’ll now see all envelopes merged into a single document.

Bulk Printing and Emails Made Easy

Using mail merge can save you a ton of time you’d otherwise spend customizing your letters, labels, or envelopes. That’s not all you can do with MS Word, though. You can also create greeting cards, booklets, and index cards.

Mail merge has been around for a while, but if you’re looking to make your processes efficient, Microsoft Office 2019 introduced some neat features you may want to look at.

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