Os processadores^(Word) de texto percorreram um longo caminho desde o início dos anos 80, quando a Microsoft lançou o Microsoft Word^{(Microsoft Word)} para MS-DOS . Seu recurso inovador foi que ele foi projetado para ser usado com um mouse. As versões atuais do Microsoft Word incluem recursos que os usuários nem imaginavam na época, incluindo o uso do recurso AutoTexto^(AutoText) do Microsoft Word para criar conteúdo mais rapidamente e com menos erros. 

Se você usa muito o Word, é provável que haja frases, blocos de texto ou gráficos que você usa com frequência. Os recursos de AutoCorreção^{(AutoCorrect)} e AutoTexto^(AutoText) do Word são feitos para ajudá-lo a inserir essas entradas repetitivas rapidamente, economizando seu tempo. Exemplos podem ser adicionar sua assinatura no final de uma carta ou inserir linguagem clichê em documentos como contratos ou solicitações de propostas. 

A diferença entre AutoCorreção^{(Difference Between AutoCorrect)} e AutoTexto^(AutoText)

No Microsoft Word , a AutoCorreção^{(AutoCorrect)} permite que você crie trechos de texto reutilizáveis—até 255 caracteres. Esses trechos estão disponíveis para você não apenas no Word , mas também em todos os seus aplicativos do Office , como ^(Office)Outlook e PowerPoint .

O AutoText^(AutoText) , por outro lado, é muito mais robusto. Ele é feito para controlar blocos de texto muito maiores. As entradas de AutoTexto que você cria são salvas com seu modelo do ^(AutoText)Word e não^(not) estão disponíveis nos outros aplicativos do Office que você usa. ^(Office)Tanto a AutoCorreção^{(AutoCorrect)} quanto o AutoTexto^(AutoText) estão disponíveis nas versões desktop e online do Microsoft Word .

Como criar e usar a AutoCorreção

Para configurar e usar uma entrada de AutoCorreção^{(AutoCorrect)} , abra um documento com o texto que deseja converter em um trecho reutilizável. No exemplo abaixo, estamos configurando a AutoCorreção^{(AutoCorrect)} para inserir um pequeno bloco de texto quando digitamos -123^(-123) .

1. Selecione até 255 caracteres de texto que você deseja reutilizar digitando uma pequena série de caracteres.

1. Vá para Arquivo^{(File )} > Opções^{(Options )} > Revisão^{(Proofing )} e selecione o botão Opções de AutoCorreção .^{(AutoCorrect Options)}

1. Certifique-se de que a caixa de seleção Substituir texto ao digitar^{(Replace text as you type)} esteja marcada.

1. Em seguida, na seção Substituir^(Replace) , digite os caracteres que deseja substituir pelo bloco de texto selecionado na Etapa 1^{(Step 1)} . Nesse caso, estamos usando os caracteres -123 . O texto que você selecionou na Etapa 1^{(Step 1)} aparecerá em Com^(With) .

1. Por fim, selecione Adicionar^(Add) , OK e OK novamente. 

Usando uma entrada de AutoCorreção

Agora, para usar a entrada de AutoCorreção^{(AutoCorrect)} que você criou seguindo as etapas acima, basta digitar -123 em seu documento do Word e esses caracteres serão substituídos pelo bloco de texto selecionado na Etapa 1^{(Step 1)} . 

Como criar e usar AutoTexto

Se você quiser inserir automaticamente blocos de texto com mais de 255 caracteres ou que incluam imagens, use AutoTexto em vez de AutoCorreção^{(AutoCorrect)} .

Criando uma nova entrada de AutoTexto

Novamente^(Again) , comece abrindo um documento que contém o texto que você deseja transformar em um trecho reutilizável.

1. Selecione o bloco de texto, incluindo imagens, que você deseja converter em uma entrada de AutoTexto.

1. Pressione Alt + F3 . Isso iniciará uma caixa de diálogo Criar novo bloco^{(Create New Building Block )} de construção , onde você terá algumas opções.
2. Preencha^(Fill) as informações, certificando-se de incluir um nome e uma descrição exclusivos. 

1. Selecione OK . 

Usando uma entrada de AutoTexto do Microsoft Word^{(Microsoft Word AutoText Entry)} 

Agora, para usar a entrada de AutoTexto^(AutoText) que você acabou de criar, siga estas etapas.

1. Selecione a guia Inserir na barra de ferramentas.^(Insert)
2. Selecione Partes Rápidas^{(Quick Parts )} e, em seguida, AutoTexto^{( AutoText)} .
3. Selecione a entrada de AutoTexto^(AutoText) desejada e ela será inserida em seu documento do Word .

Usando uma entrada de AutoTexto via AutoCorreção^{(AutoCorrect)}

Como alternativa, você pode inserir a entrada de AutoTexto^(AutoText) criada digitando o nome da entrada. Esse método está basicamente usando a funcionalidade de AutoCorreção^{(AutoCorrect)} . Por exemplo, usando a entrada de AutoTexto^(AutoText) acima, você pode começar a digitar " Alavancar^(Leverage) estruturas ágeis" e verá uma dica de ferramenta que diz "( Pressione ENTER^{(Press ENTER)} para inserir)".

Ao pressionar Enter , o bloco de ^(Enter)AutoTexto^(AutoText) completo será inserido em seu documento.

Se você não vir a dica de ferramenta “( Pressione ENTER^{(Press ENTER)} para inserir)”, você precisará habilitar Mostrar Sugestões de AutoCompletar^{(Show AutoComplete Suggestions)} . Você pode fazer isso acessando Arquivo^{(File )} > Opções^{(Options )} > Avançado^{(Advanced )} e marque a caixa ao lado de Mostrar sugestões de preenchimento automático^{(Show AutoComplete Suggestions)} .

Adicionando uma entrada de AutoTexto à barra de ferramentas de acesso rápido^{(Quick Access Toolbar)}

Se você quiser reduzir o número de ações que você deve executar para inserir o AutoTexto do Microsoft Word^{(Microsoft Word AutoText)} , você pode adicionar a entrada à barra de ferramentas Acesso^{(Quick Access)} rápido. 

1. Selecione a seta suspensa da barra de ferramentas Acesso rápido e selecione ^{(Quick Access toolbar)}Mais comandos^{(More Commands)} .

1. Na caixa suspensa Escolher comandos de , selecione ^{(Choose commands from )}Todos os comandos^{(All Commands)} . 

1. Encontre AutoTexto^(AutoText) na lista à esquerda e selecione o botão Adicionar^{(Add )} para adicioná-lo à lista à direita.

1. Selecione OK .
2. Agora você verá que um botão de AutoTexto^(AutoText) foi adicionado à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido^{(Quick Access Toolbar)} . 

1. Para inserir uma entrada de AutoTexto^(AutoText) , selecione o botão AutoTexto^(AutoText) e, em seguida, selecione a entrada de AutoTexto^(AutoText) que deseja inserir no documento.

Usando uma entrada de AutoTexto por^(Via) meio de um atalho^(Shortcut)

Outra maneira de inserir uma entrada de AutoTexto^(AutoText) é criando um atalho de teclado.

1. Clique com o botão direito do mouse^{(Right-click)} em qualquer lugar na faixa de opções da barra de ferramentas e selecione Personalizar a faixa de opções…^{(Customize the Ribbon…)}

1. Selecione o botão Personalizar^{(Customize )} na parte inferior da caixa de diálogo.
2. Na lista Categorias^(Categories) à esquerda, selecione Blocos^{(Building Blocks)} de construção .
3. Na lista Building Blocks à direita, selecione o bloco de construção para o qual deseja criar um atalho de teclado.
4. Coloque o cursor no campo Pressione nova tecla de atalho^{(Press new shortcut key)} e digite o atalho de teclado que deseja usar. No exemplo abaixo, estamos usando Alt + Ctrl + Shift + L como atalho de teclado. 

1. Selecione o botão Atribuir^(Assign) .
2. Selecione Fechar^{(Close )} e, em seguida, OK . 
3.  Agora, quando você estiver de volta ao seu documento do Word , poderá usar o atalho de teclado que acabou de criar para inserir a entrada de AutoTexto^(AutoText) .

Seja mais inteligente^{(Be Smarter)} e rápido^(Faster) com os truques^(Tricks) que você aprendeu

Mesmo que você não seja realmente uma pessoa detalhista, as dicas acima farão com que pareça que você é! Você economizará tempo e cometerá menos erros ao redigir um documento do Word se aproveitar esses recursos. Se quiser, dê um passo adiante e crie algumas macros no Word^{(create some macros in Word)} para qualquer série de ações que você executa repetidamente.

How to Create and Use AutoText in Microsoft Word

Word processors have come a long way since the early 1980s when Mіcrosoft first releаsed Microsoft Word fоr MS-DOS. Its groundbreaking feature was that it wаs designed to be used with a mouse. Today’s versions of Microsoft Word include features users couldn’t even imagine back then, including using Microsoft Word’s AutoText capability in order to create content faster and with fewer mistakes. 

If you use Word a lot, chances are there are phrases, blocks of text, or graphics that you use frequently. Word’s AutoCorrect and AutoText features are made to help you insert those repetitive entries quickly, saving you time. Examples might be adding your signature at the end of a letter or inserting boilerplate language into documents like contracts or requests for proposals. 

The Difference Between AutoCorrect and AutoText

In Microsoft Word, AutoCorrect allows you to create reusable text snippets—up to 255 characters. Those snippets are then available to you not only in Word but in all your Office apps like Outlook and PowerPoint, too.

AutoText, on the other hand, is much more robust. It’s made to control much larger blocks of text. AutoText entries that you create are saved with your Word template and are not available in the other Office apps you use. Both AutoCorrect and AutoText are available in the desktop and online versions of Microsoft Word.

How to Create and Use AutoCorrect

To configure and use an AutoCorrect entry, open a document with text you want to convert into a reusable snippet. In the example below, we’re configuring AutoCorrect to insert a short block of text when we type -123.

1. Select up to 255 characters of text that you want to reuse by typing a short series of characters.

1. Go to File > Options > Proofing and select the AutoCorrect Options button.

1. Make sure the Replace text as you type checkbox is checked.

1. Next, in the Replace section, type the characters you want to be replaced with the block of text you selected in Step 1. In this case, we’re using the characters -123. The text you selected in Step 1 will appear under With.

1. Finally, select Add, then OK, and then OK again. 

Using an AutoCorrect Entry

Now, to use the AutoCorrect entry you created by following the steps above, just type -123 into your Word document, and those characters will be replaced with the block of text you selected in Step 1. 

How to Create and Use AutoText

If you want to automatically insert blocks of text that are longer than 255 characters or that include images, use AutoText instead of AutoCorrect.

Creating a New AutoText Entry

Again, begin by opening a document that has the text you want to make into a reusable snippet.

1. Select the block of text, including images, you want to convert into an AutoText entry.

1. Press Alt+F3. That will launch a Create New Building Block dialog box where you’ll have a few options.
2. Fill out the information, making sure to include a unique name and description. 

1. Select OK. 

Using a Microsoft Word AutoText Entry 

Now, to use the AutoText entry you just created, follow these steps.

1. Select the Insert tab on the toolbar.
2. Select Quick Parts and then AutoText.
3. Select the AutoText entry you want, and it will be inserted into your Word document.

Using an AutoText Entry via AutoCorrect

Alternatively, you can insert the AutoText entry you created by typing the name of the entry. This method is essentially using the AutoCorrect functionality. For example, using the AutoText entry above, you could begin to type “Leverage agile frameworks,” and you’ll see a tooltip appear that says, “(Press ENTER to insert).”

When you press Enter, the full AutoText block will be inserted into your document.

If you don’t see the “(Press ENTER to insert)” tooltip, you’ll need to enable Show AutoComplete Suggestions. You can do that by going to File > Options > Advanced and check the box next to Show AutoComplete Suggestions.

Adding an AutoText Entry to the Quick Access Toolbar

If you want to cut down on the number of actions you must take to insert the Microsoft Word AutoText, you can add the entry to the Quick Access toolbar. 

1. Select the Quick Access toolbar dropdown arrow and select More Commands.

1. In the Choose commands from dropdown box, select All Commands. 

1. Find AutoText in the list on the left, and select the Add button to add it to the list on the right.

1. Select OK.
2. Now you’ll see that an AutoText button has been added to the Quick Access Toolbar. 

1. To insert an AutoText entry, select the AutoText button, and then select the AutoText entry you want to insert into your document.

Using an AutoText Entry Via a Shortcut

Another way to insert an AutoText entry is by creating a keyboard shortcut.

1. Right-click anywhere on the toolbar ribbon and select Customize the Ribbon…

1. Select the Customize button at the bottom of the dialog box.
2. In the Categories list on the left, select Building Blocks.
3. In the Building Blocks list on the right, select the building block for which you want to create a keyboard shortcut.
4. Place your cursor in the Press new shortcut key field and type the keyboard shortcut you want to use. In the example below, we’re using Alt+Ctrl+Shift+L as the keyboard shortcut. 

1. Select the Assign button.
2. Select Close and then OK. 
3.  Now, when you’re back in your Word doc, you can use the keyboard shortcut you just created to insert the AutoText entry.

Be Smarter and Faster with the Tricks You Learned

Even if you’re not truly a detail-oriented person, the tips above will make it seem like you are! You’ll save time and make fewer errors as you compose a Word document if you avail yourself of these features. If you like, take it one step further and create some macros in Word for any series of actions you take repeatedly.

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