Quando a maioria das pessoas usa o Google Agenda^{(Google Calendar)} , elas o usam da maneira mais simples possível. Eles criam eventos, lembretes e talvez até agendam reuniões usando o Google Meet^{(Google Meet)} .

Mas há muito mais no Google Agenda^{(Google Calendar)} do que aparenta. Existem recursos escondidos dentro de submenus e integrações que poucas pessoas conhecem até você se deparar com eles.

Neste artigo, você conhecerá algumas das melhores dicas profissionais sobre como usar o Google Agenda^{(Google Calendar)} para que seja muito mais útil. Domine^(Master) -os e você será ainda mais produtivo do que já é.

Adicionando calendários

Muitas pessoas usam o Google Agenda^{(use Google Calendar)} com um único calendário em sua Conta do Google^{(Google Account)} . A maioria das pessoas não percebe que você pode realmente criar vários calendários “em camadas” para várias partes de sua vida.

Aqui estão alguns exemplos de coisas para as quais você pode querer criar um calendário distinto.

• Seu calendário de trabalho.
• A agenda compartilhada da sua família.
• Um calendário para o trabalho de renovação da sua casa.
• Um calendário dedicado ao seu negócio paralelo.

Você pode distinguir entre todos os seus vários calendários codificando-os por cores. Vejamos como usar isso no Google Agenda^{(Google Calendar)} .

Adicionar vários calendários

Para criar um novo calendário, selecione o símbolo + à direita de Outros calendários^{(Other calendars)} no painel de navegação esquerdo. Selecione Criar novo calendário^{(Create new calendar)} no menu suspenso.

Na próxima janela, dê um nome e uma descrição ao seu novo calendário (opcional), defina o fuso horário correto para onde você trabalha e selecione Criar calendário^{(Create calendar)} .

Você verá o novo calendário aparecer no painel de navegação esquerdo em Meus calendários^{(My calendars)} . Ative a caixa de seleção à esquerda do seu novo calendário e selecione no calendário para criar um novo evento.

Na janela exibida, digite o título do seu evento, ajuste quaisquer outras configurações e certifique-se de alterar o calendário na parte inferior da janela para o novo calendário.

Ao selecionar Salvar^(Save) , você verá o evento aparecer na visualização da agenda, mas será codificado por cores para que você saiba em qual agenda o evento está armazenado.

Você pode adicionar quantos calendários quiser na mesma conta do Google . Habilite ou desabilite qualquer camada de calendário que você não deseja ver marcando ou desmarcando cada caixa de seleção de calendário.

Assine calendários úteis

Há também calendários públicos gratuitos nos quais você pode se inscrever. Eles aparecem exatamente como os calendários pessoais que você adiciona usando o processo acima.

Para acessá-los, selecione o símbolo +Outros^(Other) calendários como acima, mas desta vez selecione Procurar calendários de interesse^{(Browse calendars of interest)} na lista suspensa.

Você verá uma lista de calendários que você pode selecionar. Isso inclui vários tipos de feriados, uma variedade de esportes e uma seção “Outros” que atualmente inclui apenas as Fases da Lua^{(Phases of the Moon)} .

Depois de adicioná-los e voltar ao seu calendário, você os verá listados e ativados em Outros calendários^{(Other calendars)} . 

Você também verá os eventos dessa agenda aparecerem em seu Google Agenda^{(Google Calendar)} . Os eventos de calendário público^(Public) geralmente aparecem como eventos de dia inteiro listados na parte superior do dia relevante.

Incluir calendários interessantes^{(Include Interesting)} e informativos do URL^{(Informational Calendars From URL)}

Você também pode adicionar calendários públicos por URL . Esses calendários públicos estão espalhados pela internet e nem sempre são fáceis de encontrar.

Alguns exemplos incluem:

• FirstShowing : selecione o link do Google Agenda^{(Google Calendar)} para obter os próximos filmes do ano. Todos os anos o site é atualizado com uma nova aba para o ano atual. 
• JamBase : Selecione para ver o Calendário de Livestreams^{(Livestreams Calendar)} na parte superior da janela para ver os próximos shows.
• iCalShare : navegue ou pesquise nesta enorme lista de calendários de feriados e esportes que você pode adicionar à sua conta do Google Agenda^{(Google Calendar)} .
• Cronograma de Lançamento da NASA^{(NASA Launch Schedule)} : Este calendário é atualizado pela NASA com todos os próximos lançamentos da NASA , bem como lançamentos históricos da NASA^(NASA) .

Para adicionar um desses calendários, copie o URL de qualquer calendário público. Em seguida, na sua própria conta do Google Agenda^{(Google Calendar)} , selecione o ícone + à direita de Outras agendas^{(Other calendars)} . Selecione De URL^{(From URL)} na lista suspensa. 

No próximo Windows , cole o URL do calendário no campo URL do calendário^{(URL of calendar)} e selecione o botão Adicionar calendário^{(Add calendar)} . 

Agora, quando você retornar ao seu próprio calendário, se ativar o calendário que adicionou, verá esses eventos aparecerem com seu próprio código de cores.

Dicas^(Tips) úteis ao usar o Google Agenda^{(Google Calendar)}

Além de simplesmente adicionar eventos ao seu calendário, há várias coisas que você pode fazer para tornar seu calendário mais eficaz.

Codifique seu trabalho com cores

Sempre que você criar eventos para se lembrar de fazer algo ou sobre um compromisso, considere codificar por cores áreas específicas de sua vida.

Por exemplo, você pode tornar todos os eventos relacionados à saúde amarelos, eventos de trabalho azuis e eventos familiares laranja.

Para fazer isso, basta selecionar o calendário para fazer um evento. Depois de dar um título ao evento, selecione Mais opções^{(More options)} na parte inferior da janela. Na próxima página, selecione o código de cor para esse evento ao lado da seleção do calendário. 

Esta opção substitui a configuração padrão do calendário pelo seu código de cor personalizado.

Use fusos horários corretos^{(Use Correct Time Zones)} ao viajar

Se você tiver um evento que começa em um fuso horário e termina em outro, é importante levar em consideração essa diferença de fuso horário.

Se você não tem certeza do motivo disso, considere começar a trabalhar em um trabalho escolar quando embarcar em um voo na Costa Leste^{(East Coast)} dos Estados ^(United) Unidos^(States) . Você sabe que provavelmente terminará seu trabalho quando chegar à Califórnia^(California) . 

O problema é que a Califórnia^(California) está quatro 3 horas atrás no tempo. O Google Agenda^{(Google Calendar)} pode ajudar você a levar em consideração essa mudança de fuso horário.

Para fazer isso no Google Agenda^{(Google Calendar)} , clique no calendário para criar o evento quando ele começar. Logo^(Just) abaixo da data e hora do evento, selecione Fuso horário^{(Time zone)} . 

Ao lado da caixa de seleção^(All) Dia inteiro, selecione Fuso horário^{(Time zone)} novamente. Você verá uma janela que permite definir um fuso horário diferente para quando o evento começa e termina. Marque a caixa de seleção e defina cada fuso horário.

Selecione OK quando terminar.

Tenha cuidado ao definir o horário de término do evento, pois o calendário o traduzirá para o novo fuso horário. Portanto, se você disse que levará das 15h às 16h, horário^(Time) do leste , para escrever seu trabalho e alterar o fuso horário de término para Los Angeles , o calendário mostrará o horário de término às 19h.

Defina^(Set) a hora inicial e final de acordo com a hora correta no fuso horário que você definiu.

Encerrar reuniões automaticamente mais cedo

Outro recurso útil se você quiser que as pessoas gostem de você é encerrar automaticamente as reuniões que você cria 5 minutos antes para reuniões de 30 minutos e 10 minutos antes para reuniões de 60 minutos.

Você pode definir isso abrindo as configurações do Google Agenda^{(Google Calendar)} , selecionando Configurações do evento^{(Event settings)} no menu à esquerda e ativando a caixa de seleção Reuniões^{(Speedy meetings)} rápidas.  

Isso dará aos participantes da reunião tempo para chegar à próxima reunião, se precisarem.

Integre com seu aplicativo ToDo

Você também não precisa gerenciar manualmente seu calendário se usar a maioria dos aplicativos de tarefas populares baseados em nuvem disponíveis hoje.

O ToDoist^(ToDoist) , por exemplo, permite a integração direta com o Google Agenda^{(Google Calendar)} . Basta^(Just) acessar as configurações do ToDoist, selecionar Integrações^{(Integrations)} no menu à esquerda e selecionar Conectar calendário^{(Connect calendar)} no Google Agenda.

Agora, sempre que você criar um novo lembrete de tarefa no ToDoist , ele será adicionado automaticamente ao seu Google Agenda^{(Google Calendar)} . 

A maioria dos outros aplicativos de tarefas tem integração semelhante com o Google Agenda^{(Google Calendar)} ou você pode usar aplicativos como IFTTT ou Zapier para integrá-los aos serviços.

Use o aplicativo Google Agenda

Também não faz sentido ficar preso ao seu desktop ou laptop quando estiver usando seu calendário. Portanto, faz sentido instalar o aplicativo Google Agenda ^{(Google Calendar)}em seu dispositivo iPhone^{(on your iPhone)} ou Android^{(Android device)} .

O aplicativo é sincronizado com todos os outros dispositivos em que você usa o Google Agenda^{(Google Calendar)} , para que você nunca fique longe de sua agenda, seus eventos e seus lembretes.

Criar eventos do Gmail

O Google Agenda^{(Google Calendar)} também é integrado diretamente ao Gmail e você nem precisa fazer nada para ativá-lo.

Para usar essa integração incorporada no Google Agenda^{(Google Calendar)} , sempre que você tiver um e-mail aberto no Gmail , basta selecionar os três pontos à direita do menu do ícone superior. Selecione Criar evento^{(Create event)} no menu suspenso.

Isso criará automaticamente um evento em seu Google Agenda^{(Google Calendar)} , usando os detalhes deste e-mail nos detalhes do evento.

Essa é uma maneira útil de definir imediatamente uma reunião ou um lembrete sempre que você receber um e-mail importante que deseja acompanhar.

Visualize seu calendário no Google Docs

Você pode se surpreender ao saber que até o Google Docs^{(Google Docs)} está integrado ao Google Agenda^{(Google Calendar)} . Acompanhe^(Keep) suas próximas reuniões enquanto trabalha em documentos selecionando o ícone Agenda^(Calendar) no lado direito da janela do Google Docs .

Isso exibe a agenda de hoje em uma janela pequena e estreita à direita. É uma ótima maneira de manter os eventos do dia bem à sua frente, mesmo quando você está ocupado trabalhando.

Há mais no Google Agenda^{(more to Google Calendar)} do que apenas criar eventos e lembretes. Entre as integrações, calendários compartilhados^{(shared calendars)} e todos os outros recursos – o Google Agenda^{(Google Calendar)} é um dos calendários baseados em nuvem mais úteis disponíveis para você hoje. E o melhor de tudo, é grátis.

How To Use Google Calendar: 10 Pro Tips

When most pеople use Google Calеndar, they use it in the ѕimplest way possible. They create evеnts, reminders, and maybe eνen schedule meetіngs that use Google Meet.

But there’s a lot more to Google Calendar than meets the eye. There are features tucked away inside submenus, and integrations few people know about until you stumble upon them.

In this article, you’re going to learn about some of the best pro tips on how to use Google Calendar so it’s far more useful. Master these, and you’ll be even more productive than you already are.

Adding Calendars

Many people use Google Calendar with a single calendar under their Google Account. Most people don’t realize that you can actually create multiple “layered” calendars for various parts of your life.

Here are some examples of things you may want to create a distinct calendar for.

• Your work calendar.
• Your family’s shared calendar.
• A calendar for your home renovation work.
• A calendar dedicated to your side business.

You can distinguish between all of your multiple calendars by color coding them. Let’s look at how to use this in Google Calendar.

Add Multiple Calendars

To create a new calendar, select the + symbol to the right of Other calendars in the left navigation pane. Select Create new calendar from the dropdown menu.

On the next window, give your new calendar a name, a description (optional), set the correct time zone for where you do that work, and select Create calendar.

You’ll see the new calendar appear in the left navigation pane under My calendars. Enable the checkbox to the left of your new calendar, and select in the calendar to create a new event.

In the window that appears, type the title of your event, adjust any other settings, and make sure to change the calendar at the bottom of the window to your new calendar.

When you select Save, you’ll see the event appear in your calendar view, but it’ll be color coded so you know which calendar that event is stored in.

You can add as many calendars as you like under your same Google account. Enable or disable whichever calendar layer you don’t want to see by selecting or deselecting each calendar checkbox.

Subscribe To Useful Calendars

There are also free public calendars you can subscribe to. These appear just like the personal calendars you add yourself using the process above.

To access these, select the + symbol next to Other calendars as above, but this time select Browse calendars of interest from the dropdown list.

You’ll see a list of calendars you can select from. These include various types of holidays, an array of sports, and an “Other” section that currently only includes Phases of the Moon.

Once you add these and head back to your calendar, you’ll see them listed and enabled under Other calendars. 

You’ll also see events from that calendar show up on your Google Calendar. Public calendar events usually show up as all day events listed at the top of the relevant day.

Include Interesting and Informational Calendars From URL

You can also add public calendars by URL. These public calendars are scattered throughout the internet and not always easy to find.

A few examples include:

• FirstShowing: Select the Google Calendar link to get the upcoming films for the year. Every year the site is updated with a new tab for the current year. 
• JamBase: Select to see the Livestreams Calendar at the top of the window to see upcoming concerts.
• iCalShare: Browse or search this massive list of holiday and sports calendars you can add to your Google Calendar account.
• NASA Launch Schedule: This calendar is updated by NASA with all upcoming NASA launches as well as historic NASA launches.

To add one of these calendars, copy the URL from any public calendar. Then in your own Google Calendar account, select the + icon to the right of Other calendars. Select From URL from the dropdown list. 

On the next Windows, paste the URL of the calendar in the URL of calendar field, then select the Add calendar button. 

Now when you return to your own calendar, if you enable the calendar you’ve added you’ll see those events appear with their own color coding.

Useful Tips When Using Google Calendar

Aside from simply adding events to your calendar, there are a bunch of things you can do to make your calendar more effective.

Color Code Your Work

Whenever you create events to remind yourself to do something or about an appointment, consider color-coding specific areas of your life.

For example, you could make all health related events yellow, work events blue, and family events orange.

To do this, just select the calendar to make an event. After giving the event a title, select More options at the bottom of the window. On the next page, select the color code for that event next to the calendar selection. 

This option overrides the default calendar setting with your custom color code.

Use Correct Time Zones When Traveling

If you have an event that starts in one time zone and ends in another, it’s important to take that time zone difference into account.

If you’re not sure why this matters, consider you want to start working on a school paper when you board a flight on the East Coast of the United States. You know you’ll probably finish your paper once you land in California. 

The problem is that California is four 3 hours back in time. Google Calendar can help you take this time zone shift into account.

To do this in Google Calendar, click on the calendar to create the event when it starts. Just under the date and time of the event, select Time zone. 

Next to the All day checkbox, select Time zone again. You’ll see a window appear that lets you define a different time zone for when the event starts and ends. Select the checkbox, and then set each time zone.

Select OK when you’re done.

Be careful when setting the end time of the event, because the calendar will translate it into the new time zone. So if you’ve said it’ll take you from 3pm to 4pm Eastern Time to write your paper and change the end time zone to Los Angeles, the calendar will show the end time at 7pm.

Set the beginning and end time according to the correct time in the time zone that you’ve set.

Automatically End Meetings Early

Another useful feature if you want people to like you is to automatically end meetings you create 5 minutes early for 30 minute meetings, and 10 minutes early for 60 minute meetings.

You can set this by opening Google Calendar settings, select Event settings from the left menu, and enable the Speedy meetings checkbox.  

This will give your meeting attendees time to get to their next meeting, if they need it.

Integrate With Your ToDo App

You also don’t have to manually manage your calendar if you use most of the popular cloud-based to-do apps available today.

ToDoist, for example, lets you integrate directly with Google Calendar. Just go into your ToDoist settings, select Integrations from the left menu, and select Connect calendar under Google Calendar.

Now whenever you create a new task reminder in ToDoist, it’ll get added automatically to your Google Calendar. 

Most other to-do apps have similar integration with Google Calendar, or you can use apps like IFTTT or Zapier to integrate those to services.

Use the Google Calendar App

It also doesn’t make sense to stay stuck to your desktop or laptop when you’re using your calendar. So it makes sense to install the Google Calendar app on your iPhone or Android device.

The app syncs with every other device where you use Google Calendar, so you’ll never be far away from your schedule, your events, and your reminders.

Create Events From Gmail

Google Calendar is also directly integrated with Gmail, and you don’t even have to do anything to enable it.

To use this embedded integration in Google Calendar, whenever you have an email open in Gmail, just select the three dots to the right of the top icon menu. Select Create event from the dropdown menu.

This will automatically create an event in your Google Calendar, using the details from this email in the event details.

This is a useful way to immediately set a meeting or a reminder whenever you receive an important email that you want to follow up on.

View Your Calendar From Google Docs

You might be surprised to learn that even Google Docs is integrated with Google Calendar. Keep track of your upcoming meetings while working on documents by selecting the Calendar icon on the right side of the Google Docs window.

This displays today’s agenda in a small, narrow window on the right. It’s a great way to keep the day’s events right in front of you even when you’re busy working.

There’s more to Google Calendar than just creating events and reminders. Between the integrations, shared calendars, and all the other features – Google Calendar is one of the most useful cloud based calendars available to you today. And best of all, it’s free.

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