O uso de uma lista suspensa no Excel pode reduzir bastante o tempo necessário para inserir dados em uma planilha^{(enter data into a spreadsheet)} . Felizmente, é muito fácil criar uma lista suspensa no Excel . 

Existem alguns métodos para fazer isso, do simples ao avançado. Você aprenderá todas as maneiras de fazer isso neste artigo.

Crie uma lista suspensa^{(Drop Down List)} no Excel : método^(Method) simples

A maneira mais fácil de criar uma lista suspensa no Excel é inserindo a lista manualmente. Isso é ideal para situações em que você só precisa de uma lista suspensa em uma única célula e não precisa atualizá-la com frequência.

Por exemplo, se você estiver enviando às pessoas um arquivo onde deseja que elas preencham alguns campos e um campo tiver uma lista simples de opções, esse método é ideal.

Para criar uma lista suspensa usando o método simples:

1. Selecione a célula ou células onde deseja criar sua lista.

2. Selecione Dados^(Data) no menu e selecione Validação de Dados^{(Data Validation)} na faixa de opções.

3. Isso abrirá uma janela de validação de dados . ^{(Data Validation)}Selecione a lista suspensa em Permitir^(Allow) e selecione Lista^(List) .

4. Isso permite que você digite os itens que deseja em sua lista manualmente. Basta^(Just) digitar cada item no campo Origem^(Source) com cada item separado por vírgulas.

5. Selecione OK . Agora você verá que a célula selecionada tem uma seta suspensa ao lado dela. Ao selecionar esta seta, você verá todos os itens digitados incluídos nesta lista.

Embora esse seja o método mais rápido para criar uma lista suspensa no Excel , também é o mais difícil de manter. Modificar a lista requer voltar às configurações de validação e atualizar o campo Origem^(Source) . 

Se você criar muitas listas suspensas desse tipo no Excel , pode ser muito trabalhoso modificá-las. É por isso que é importante usar esse método apenas para células únicas e para listas que você não espera alterar. 

Criar uma lista suspensa^{(Drop Down List)} no Excel : usando um intervalo

Se desejar uma solução mais flexível, você pode extrair itens para sua lista de várias outras células^{(a range of other cells)} no Excel. 

Para fazer isso:

1. Primeiro^(First) , liste todos os itens que deseja em sua lista em qualquer coluna de células. Você pode inseri-los na planilha atual ou em qualquer outra planilha.

2. Repita o processo acima para selecionar a célula e iniciar a janela Data Validation . Defina o campo Permitir como ^(Allow)Lista^(List) . Desta vez, em vez de digitar qualquer coisa no campo Origem^(Source) , selecione o ícone de seta para cima à direita desse campo. Essa é a opção de seleção de intervalo que permite selecionar o campo de onde você deseja extrair os itens da lista.

3. Você verá a janela de validação de dados^{(Data Validation)} recolhida para que possa ver a planilha inteira. Arraste o ponteiro do mouse para baixo em todo o intervalo de células que inclui todos os itens da lista que você deseja incluir. Quando terminar, selecione o ícone de seta para baixo à direita do campo de seleção. Isso expandirá a janela Validação de Dados novamente.^{(Data Validation)}

4. Você verá que o intervalo selecionado agora aparece no campo Origem^(Source) . Basta^(Just) selecionar OK para aceitar essas configurações. 

5. Agora, ao selecionar a seta suspensa à direita da célula que você configurou como uma lista suspensa, você verá todos os itens incluídos no intervalo que acabou de selecionar.

O bom dessa abordagem é que você pode alterar qualquer um dos itens dessa lista apenas modificando qualquer célula do intervalo. Qualquer alteração que você fizer lá atualizará todas as listas suspensas criadas onde você selecionou esse intervalo como a origem.

Esse método é melhor quando você deseja formatar muitas células^{(format a lot of cells)} em uma lista suspensa usando os mesmos itens de lista. Você pode fazer com que o conteúdo de um único intervalo controle os itens de todas essas listas, e não importa quantos sejam.

Adicionando itens à sua lista

Além de alterar itens em seu intervalo para atualizar suas listas, você também pode adicionar novos itens. Você não poderá adicionar um item ao final do intervalo, porque sua seleção de intervalo é limitada pela primeira e última células selecionadas.

Em vez disso, você precisará inserir uma nova entrada em algum lugar no meio do intervalo. O Excel^(Excel) atualizará dinamicamente sua seleção de intervalo nas configurações de validação de dados para incluir o novo intervalo que você aumentou em uma célula.

Para fazer isso:

1. Clique com o botão direito do mouse em qualquer célula em seu intervalo de origem e selecione Inserir^(Insert) no menu suspenso.

2. Na pequena janela de seleção, selecione Deslocar células para baixo^{(Shift cells down)} e selecione OK . Isso deslocará todas as células do intervalo em uma, inserindo uma célula em branco onde você selecionou.

3. Digite o novo item que deseja adicionar na célula vazia que acabou de criar.

Agora, ao selecionar o ícone de seta^{(down arrow icon)} para baixo à direita da célula da lista suspensa que você criou, você verá o novo item que acabou de adicionar ao intervalo.

Essa é uma maneira fácil de adicionar novos itens à sua lista suspensa, mas requer algumas etapas extras. Certamente não é tão simples quanto adicionar um novo item ao final do seu intervalo. 

Se você quiser fazer isso, basta alterar como configurou a validação de dados^{(data validation)} para seu intervalo. Você pode aprender como fazer isso na próxima seção.

Adicionando itens^(Items) dinamicamente à sua lista

Para uma maneira mais conveniente de adicionar itens à sua lista suspensa apenas digitando o novo item no final do intervalo configurado, você precisará usar a função ^(function)OFFSET .

Com a célula da lista suspensa selecionada, selecione Dados^(Data) no menu e Validação^{(Data Validation)} de Dados na faixa de opções.

Na janela Validação de Dados , altere a Origem para o seguinte:^{(Data Validation)}

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

Altere $E$1 e $E:$E na fórmula^{(the formula)} para usar a letra da coluna onde você inseriu sua lista de itens. Selecione OK^{(Select OK)} para confirmar esta nova configuração de validação de dados .^{(Data Validation)}

Veja como a fórmula funciona:

• Os argumentos 0 na função OFFSET informam para não aplicar nenhum deslocamento a colunas ou linhas.
• A saída da função COUNTA informa à função OFFSET a altura do intervalo.
• A função COUNTA conta o número de células que não estão vazias na coluna que contém seu intervalo.

Agora, sempre que você adiciona um novo valor a essa coluna, o parâmetro height da função OFFSET aumenta em um e a função OFFSET retorna todo o intervalo, atualizado para incluir sua nova entrada.

Para ver isso em ação, basta adicionar uma nova entrada à sua gama de itens. Selecione a seta suspensa à direita da célula suspensa e você verá sua nova entrada aparecer na lista suspensa.

Lembre-se de que pode ser necessário usar a barra de rolagem à direita se sua lista de itens for longa.

Removendo uma lista suspensa no Excel

Por fim, se você quiser remover a opção suspensa de qualquer uma das células em que configurou, basta selecionar essa célula e abrir a janela Validação de dados novamente.^{(Data Validation)}

Altere a lista suspensa Permitir para ^(Allow)Qualquer valor^{(Any value)} e selecione OK . 

Depois de alterar essa configuração, você verá que a célula voltará ao normal.

Criando listas suspensas no Excel

Criar uma lista suspensa no Excel é fácil e você tem muitas opções para escolher. O método escolhido depende apenas de quantas células você planeja habilitar com uma lista de itens e de quão flexível você gostaria que a lista de itens fosse. Se você planeja alterar os itens da lista com frequência, use definitivamente a abordagem dinâmica.

How to Create a Drop Down List in Excel

Using a dropdown list in Excel can greatly reduce the timе it may take to enter data into a spreadsheet. Thankfully, it’s very easy to create a dropdown list in Excel. 

There are a few methods to do this, from simple to advanced. You’ll learn every way to do it in this article.

Create a Drop Down List in Excel: Simple Method

The easiest way to create a dropdown list in Excel is by entering the list manually. This is ideal for situations where you only need a dropdown list in a single cell and you don’t need to update it frequently.

For example, if you’re sending people a file where you want them to fill out some fields, and one field has a simple list of choices, this method is ideal.

To create a drop down list using the simple method:

1. Select the cell or cells where you want to create your list.

2. Select Data from the menu, and select Data Validation on the ribbon.

3. This will open a Data Validation window. Select the dropdown list under Allow and select List.

4. This allows you to type the items you want in your list manually. Just type each item into the Source field with each item separated by commas.

5. Select OK. Now you’ll see that the cell you selected has a dropdown arrow next to it. When you select this arrow, you’ll see all of the items you typed out included in this list.

While this is the fastest method to create a dropdown list in Excel, it’s also the hardest to maintain. Modifying the list requires going back into the validation settings and updating the Source field. 

If you create a lot of this kind of dropdown lists in Excel, it could take a lot of work modifying these. This is why it’s important to only use this method for single cells, and for lists that you don’t expect to change. 

Create a Drop Down List in Excel: Using a Range

If you’d like a more flexible solution, you can pull items for your list from a range of other cells in Excel. 

To do this:

1. First, list all of the items you want in your list into any column of cells. You can enter these on the current spreadsheet, or on any other sheet.

2. Repeat the process above to select the cell and launch the Data Validation window. Set the Allow field to List. This time, instead of typing anything into the Source field, select the up arrow icon to the right of this field. This is the range selection option that lets you select the field where you want to pull your list items from.

3. You’ll see the Data Validation window collapse so you can see the entire sheet. Drag the mouse pointer down the entire range of cells that include all of the list items you want to include. When you’re done doing this, select the down arrow icon to the right of the selection field. This will expand the Data Validation window again.

4. You’ll see the range you selected now appears in the Source field. Just select OK to accept these settings. 

5. Now, when you select the dropdown arrow to the right of the cell you’ve configured as a dropdown list, you’ll see all of the items included from the range you just selected.

The nice thing about this approach is that you can change any of the items in that list just by modifying any cell in the range. Any change you make there will update every dropdown list you created where you selected this range as the source.

This method is best when you want to format a lot of cells into a dropdown using the same list items. You can have the contents of a single range control the items for all of those lists, and it doesn’t matter how many there are.

Adding Items to Your List

In addition to changing items in your range to update your lists, you can also add new items. You won’t be able to add an item to the end of the range, because your range selection is limited by the first and last cells you’ve selected.

Instead, you’ll need to insert a new entry somewhere in the middle of the range. Excel will dynamically update your range selection in the data validation settings to include the new range that you’ve increased by one cell.

To do this:

1. Right-click any cell in your source range, and select Insert from the dropdown menu.

2. In the small selection window, select Shift cells down, and select OK. This will shift all cells in the range down by one, inserting a blank cell where you’ve selected.

3. Type the new item you want to add into the empty cell you’ve just created.

Now, when you select the down arrow icon to the right of the dropdown list cell you created, you’ll see the new item you just added in the range.

This is an easy way to add new items to your dropdown list, but it does require a few extra steps. It certainly isn’t anywhere as simple as just adding a new item to the end of your range. 

If you would like to do that, you’ll just need to change how you’ve configured the data validation to your range. You can learn how to do this in the next section.

Dynamically Adding Items to Your List

For a more convenient way to add items to your dropdown list just by typing the new item at the end of your configured range, you’ll need to use the OFFSET function.

With the dropdown list cell selected, select Data from the menu and Data Validation from the ribbon.

In the Data Validation window, change the Source to the following:

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

Change $E$1 and $E:$E in the formula to use the letter of the column where you’ve entered your list of items. Select OK to confirm this new Data Validation configuration.

Here’s how the formula works:

• The 0 arguments in the OFFSET function tell it not to apply any offset to columns or rows.
• The output of the COUNTA function tells the OFFSET function the height of the range.
• The COUNTA function counts the number of cells that aren’t empty in the column that contains your range.

Now, whenever you add a new value to that column, the height parameter of the OFFSET function increases by one, and the OFFSET function returns the entire range, updated to include your new entry.

To see this in action, just add a new entry to your range of items. Select the dropdown arrow to the right of your dropdown cell, and you’ll see your new entry appear in the dropdown list.

Keep in mind that you may need to use the scroll bar on the right if your list of items is long.

Removing a Drop Down List in Excel

Finally, if you ever want to remove the dropdown option from any of the cells where you’ve set this up, just select that cell and open the Data Validation window again.

Change the Allow dropdown to Any value and select OK. 

Once you change this setting, you’ll see that the cell will turn back to normal.

Creating Drop Down Lists in Excel

Creating a dropdown list in Excel is easy, and you have plenty of options to choose from. The method you choose just depends on how many cells you plan to enable with one list of items, and how flexible you’d like the list of items to be. If you plan to change the list items frequently, then definitely use the dynamic approach.

Related posts

• Como criar um Distribution List em Outlook

• Adicionar um Regression Trendline Linear a um Excel Scatter Plot

• Como fazer um Histogram em Excel

• Como segurar Password Protect um Excel File

• Como criar um Flowchart em Word and Excel

• Como Create Labels em Word de um Excel Spreadsheet

• Como usar a função YEARFRAC no Excel

• Como usar PROCV no Excel

• Como gravar um Macro em Excel

• Como criar Gantt Charts em Microsoft Excel

• Como adicionar e imprimir imagens de plano de fundo do Excel

• Como usar COUNTIFS, SOMIFS, AVERAGEIFS no Excel

• Como adicionar comentários a uma célula de planilha do Excel

• Como criar um Greeting Card com MS Word

• Como encontrar e calcular o intervalo no Excel

• Os 40 melhores atalhos de teclado do Microsoft Excel

• Use a nova função “Inserir dados da imagem” do Excel Mobile

• Como calcular Variance em Excel

• 13 OneNote Tips & Tricks para organizar suas anotações Melhor

• Como separar nomes e sobrenomes no Excel