Quando uma empresa, organização ou indivíduo deseja criar um documento consistente, como formulários, cartas ou etiquetas de endereçamento, idênticos, exceto por informações específicas, por exemplo, nome, endereço ou número de telefone do Destinatário^(Recipient) . Para fazer isso, você precisa executar o processo de mala direta^{(Mail Merge)} , que permite criar um documento personalizado simples.

Como usar mala direta no Word

As ferramentas de mala direta^{(Mail Merge)} na guia de correspondência do Microsoft Word permitem que você execute a mala^{(Mail Merging)} direta . Essas ferramentas são

• Iniciar Mala Direta^{(Start Mail Merge)} : O Iniciar Mala Direta^{(Start Mail Merge)} cria um documento e o envia para várias pessoas. Você pode inserir campos como Nome e Endereço^(Address) . O Word^(Word) fará uma cópia para cada destinatário^(Recipient) e substituirá esses campos pelas informações da pessoa.
• Selecionar destinatário^{(Select Recipient)} : Selecionar destinatário^(Recipient) permite que você escolha a lista de pessoas para as quais deseja enviar seu documento.
• Editar lista de destinatários^{(Edit Recipient List)} : isso altera sua lista de destinatários ou escolhe pessoas específicas para receber a correspondência. Nesta ferramenta, você pode classificar, filtrar, localizar e remover duplicatas e validar os endereços da lista.

Como configurar uma mala direta^{(Mail Merge)} manual para cartas

• Para configurar uma mala direta^{(Mail Merge)} manual para uma carta, você precisa primeiro criar um documento em branco, vá para a guia Mailing^{(Mailing tab)} .
• Selecione Iniciar mala direta^{(Start Mail Merge)} e, em seguida, selecione Cartas^(Letters) .
• Clique em Selecionar destinatários^{(Select Recipients)} .
• Um menu suspenso aparecerá; você pode optar por selecionar Digitar uma Nova Lista^{(Type a New List)} , Usar uma Lista Existente^{(Use an Existing List)} , escolher entre Contatos do Outlook^{(choose from Outlook Contacts)} .

Vamos usar Type a New List .

Uma caixa de diálogo chamada Nova ^{( New)} Lista de Endereços^{(Address List)} será exibida. Na caixa de diálogo, você pode inserir texto nas linhas e colunas. À esquerda da caixa de diálogo Nova Lista de Endereços^{(New Address List)} , alguns comandos permitem que você modifique sua lista; estes são chamados de Nova Entrada^{(New Entry)} , Excluir Entrada, Localizar^(Find) e Personalizar Colunas^{(Customize Columns)} .

Para adicionar uma nova linha, clique em Nova entrada^{(New Entry)} . Para excluir uma linha, selecione Excluir entrada^{(Delete Entry)} . Para adicionar, excluir, renomear, mover para cima e para baixo Colunas^(Columns) , selecione ^(Select) Personalizar Colunas^{(Customize Columns)} . Insira dados^{(Enter Data)} em sua lista, escolha OK e salve^(Save) seu arquivo. Se você quiser voltar e editar sua lista, clique em Editar lista de destinatários^{(Edit Recipient List)} , agora edite.

Agora você pode escrever ou copiar uma carta no documento.

Posicione o cursor onde deseja inserir os campos e selecione Inserir e Mesclar Campos^{(Insert and Merge Fields)} ; escolha os campos desejados. Você pode ver uma prévia de seus Campos clicando em ABC Preview Results .

Para retornar aos documentos que mostram os campos, clique novamente em ABC Preview Results .

Agora selecione Concluir e Mesclar^{(Finish and Merge)} . Você pode optar por Editar documentos individuais^{(Edit Individual Documents)} , imprimir documentos^{(Print Document)} e enviar mensagens de e-mail^{(Send Email Messages)} . Selecione sua escolha; então você verá o resultado.

Usando o Assistente de mala direta^{(Mail Merge Wizard)} para a carta^(Letter)

Desta vez, criaremos a mala direta usando o Assistente de mala direta passo a passo^{(Step-By-Step Mail Merge Wizard)} , que é o processo mais fácil de criar uma mala direta^{(Mail Merge)} .

1. Vá para Iniciar configuração de email^{(Start Mail Setup)} na parte inferior do menu suspenso^{(Drop-Down Menu)} e selecione Assistente de mala direta passo a passo^{(Step-By-Step Mail Merge Wizard)} .
2. Um painel de mala direta^{(Mail Merge Pane)} aparecerá à direita. Selecione um Tipo de Documento^{(Document Type)} ; vamos Escolher Letra^(Letter) . Agora clique em Avançar^(Next) .
3. Vamos usar o Documento Atual^{(Current Document)} .
4. Selecionar destinatários^(Recipients) : você pode optar por digitar uma nova lista, selecionar entre os contatos do Outlook e escrever uma nova lista. Estamos indo para uma lista existente.
5. Navegue^(Browse) para selecionar o arquivo. Em seguida , clique em ^(Click) Avançar^(Next) e em OK . Os destinatários da mala direta^{(Mail Merge recipients)} aparecerão
6. Você pode optar por habilitar ou desabilitar os Destinatários^(Recipients) marcando e desmarcando a Caixa^(Box) ; clicaremos em OK e em Avançar^(Next) .
7. Escreva sua carta^{(Write Your Letter)} . Esta vitrine Adicione informações do destinatário^{(Add Recipient)} à sua carta. Coloque o cursor onde queremos que a informação vá.
8. Usaremos o Bloco de Endereço^{(Address Block)} ; uma caixa de diálogo ^{(Dialog Box)}Inserir endereço^{(Insert Address)} aparecerá. Você pode escolher o formato em que deseja.
9. Há um botão de navegação^{(Navigation Button)} à direita da janela Inserir bloco de endereço^{(Insert Address Block)} que permite mover-se pelo bloco de endereço.
10. Escolha o endereço e clique em OK . No Painel de Mala Direta^{(Mail Merge Pane)} , você também pode inserir uma saudação clicando na Linha de Saudação,^{(Greeting Line )} escolha sua seleção, OK   e Avançar^(Next) .
11. Visualize Suas Cartas^{(Preview Your Letters)} . Em pré-visualizar o parágrafo da carta, há um botão de navegação que (<< Recipient>>) permite que você navegue pelo bloco de endereços e, em seguida, Avançar^(Next) .
12. Mesclagem completa – Você verá duas opções para Editar Indivíduo^{(Edit Individual)} ou Imprimir^(Prin) . Selecione Editar indivíduo.^{(Edit Individual.)}

Agora temos uma mala direta^{(Mail Merge)} .

Deixe-nos saber nos comentários se você tiver algum problema e entraremos em contato com você.

How to use Mail Merge for Letters in Word

When а business, organization, or individual wants to сreate a conѕistent document such as forms, letterѕ, or mailing labels that are identical except for specific information, for instance, thе namе, address, or telephone number of the Reсipient. To do this, you need to perform the Mail Merge process, which allows you to create a simple customized document.

How to use Mail Merge in Word

The Mail Merge Tools on the Mailing Tab of Microsoft Word allows you to perform Mail Merging.  These tools are

• Start Mail Merge: The Start Mail Merge create one document and send it to multiple people. You can insert fields such as Name and Address. Word will make a copy for each Recipient and replace those fields with the person’s info.
• Select Recipient: Select Recipient allows you to choose the list of people you would like to send your document.
• Edit Recipient List: This changes your recipient list or chooses specific people to receive the mailing. In this tool, you can sort, filter, find and remove duplicates and validate the list’s addresses.

How to set up a Manual Mail Merge for letters

• To set up a Manual Mail Merge for a letter, you need first to create a blank document, go to the Mailing tab.
• Select Start Mail Merge, then select Letters.
• Click Select Recipients.
• A drop-down menu will appear; you can choose to select Type a New List, Use an Existing List, choose from Outlook Contacts.

We are going to use Type a New List.

A dialog box labeled New Address List will pop up. In the dialog box, you can enter text into the rows and columns. On the left of the New Address List dialog box, some commands allow you to modify your list; these are called New Entry, Delete Entry, Find and Customize Columns.

To add a new row, click New Entry. To delete a row, select Delete Entry. To add, delete, rename, move up and down Columns, Select Customize Columns. Enter Data into your list, choose OK and Save your file. If you want to go back and edit your list click Edit Recipient List, now edit.

Now you can write or copy a letter into the document.

Place the cursor where you want to insert fields and select Insert and Merge Fields; choose the fields you want. You can see a preview of your Fields by clicking ABC Preview Results.

To return to the documents showing the fields, click on the ABC Preview Results again.

Now select Finish and Merge. You can choose to Edit Individual Documents, Print Document, and Send Email Messages. Select your choice; then you will see the result.

Using the Mail Merge Wizard for the Letter

This time, we will create the mail merge by using the Step-By-Step Mail Merge Wizard, which is the easiest process in creating a Mail Merge.

1. Go to Start Mail Setup at the bottom of the Drop-Down Menu and select Step-By-Step Mail Merge Wizard.
2. A Mail Merge Pane will appear on the right. Select a Document Type; we will Choose Letter. Now click Next.
3. We are going to use the Current Document.
4. Select Recipients: You can choose to type a new list, select from outlook contacts, and write a new list. We are going to an existing list.
5. Browse to select the file. Then Click Next, then OK. Mail Merge recipients will pop up
6. You can choose to enable or disable the Recipients by ticking and unticking the Box; we will click OK, then Next.
7. Write Your Letter. This showcase Add Recipient information to your letter. Place the cursor where we want the information to go.
8. We will use Address Block; an Insert Address Dialog Box will appear. You can choose the format you want it in.
9. There is a Navigation Button on the right of the Insert Address Block window that allows you to move through the address block.
10. Choose the address, then click OK. On the Mail Merge Pane you can also insert a greeting by clicking the Greeting Line choose your selection, OK  and then Next.
11. Preview Your Letters. Under preview your letter paragraph, there is a navigation button that (<< Recipient>>) allows you to navigate your address block, then Next.
12. Complete merge – You will see two choices either to Edit Individual or Print. Select Edit Individual.

Now we have a Mail Merge.

Let us know in the comments if you have any problems and will get back to you.

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