Reunir-se com seus colegas usando um aplicativo como o Zoom é o novo normal, mas a maioria das pessoas ainda está se acostumando. 

Embora o bate-papo por vídeo em grupo já exista há algum tempo, há uma boa chance de que até agora você nunca teve um motivo para usá-lo. O que significa aprender uma nova lista de verificação de regras de etiqueta e preparação técnica.

A boa notícia é que você não precisa mais se preocupar com o mau hálito, mas deve tentar fazer os seguintes testes de Zoom antes de sua próxima reunião importante. 

Prepare seu ambiente

Embora você não esteja no mesmo espaço físico que seus colegas, o Zoom conecta todos os seus espaços individuais. O que^(Which) também significa que quaisquer problemas no seu ambiente podem se tornar um problema em sua reunião. Que tipo de problemas? Bem, isso dependerá das circunstâncias individuais, mas aqui estão algumas dicas importantes:

• Certifique^(Make) -se de que seu ambiente esteja adequadamente iluminado.
• Se possível, escolha um local com controle de acesso, como uma porta que possa ser trancada.
• Tente escolher uma sala que não seja muito propensa a ecos. Um lugar^(Somewhere) com carpete, cortinas grossas e móveis macios geralmente é bom.
• Verifique a sala quanto a fontes de ruído. Um dispositivo de bipe, ventilador estridente ou outro problema semelhante irritará os nervos de todos os outros participantes da reunião.
• Verifique o enquadramento do seu fluxo de vídeo com cuidado. Há algo inapropriado ou perturbador em vista? Considere mover-se para onde você está sentado ou mover esses objetos para fora do caminho.

Esta não é uma lista abrangente, então olhe ao redor do ambiente que você usará durante sua reunião do Zoom e tente pensar se algo causaria problemas.

Considere usar um plano de fundo virtual

O Zoom^(Zoom) oferece a capacidade de substituir seu plano de fundo por um virtual. Isso funciona da mesma forma que qualquer configuração de “tela verde”, mas você não precisa especificamente de uma tela verde. Contanto que o fundo tenha uma cor uniforme e uma iluminação uniforme, você deve obter bons resultados. Seu plano de fundo virtual não precisa ser perfeito, mas você pode testá-lo nas configurações de Zoom para garantir que funcione para você.

Se você não estiver obtendo ótimos resultados, tente iluminar o fundo de forma mais uniforme ou investir em uma tela verde pop-up. Existem até ideias legais, como a tela verde montada na cadeira Webaround,^{(Webaround chair-mounted green screen)} que facilita muito a cobertura de todo o quadro da câmera.

Tenha uma solução de anotações

Esta é uma dica de preparação que também se aplica a reuniões da vida real, mas você deve ter algum tipo de solução para anotações. Pode ser uma caneta e papel, um tablet com caneta ou um telefone com teclado na tela. 

Algumas reuniões do Zoom são gravadas. ^(Zoom)Nesse caso, você não precisa fazer anotações para referência após o término da reunião. Em vez disso, as notas são úteis para organizar suas perguntas e comentários. É da natureza das reuniões do Zoom que você provavelmente não terá muito tempo para falar quando for sua vez. Fazer anotações ajuda você a aproveitar ao máximo o tempo que tem. 

Verifique se sua tela é apropriada^{(Appropriate)} para compartilhar

Se você planeja compartilhar a tela do seu computador com outras pessoas durante a reunião ou não, esteja sempre preparado para fazê-lo a qualquer momento. O que isto significa? Verifique^(Make) se o papel de parede é apropriado para o trabalho, provavelmente é melhor alterá-lo para uma das seleções internas do Windows . Feche todos os aplicativos que estiverem abertos e possam exibir conteúdo privado ou confidencial. 

Se for provável que você use um navegador da Web, desative a conclusão de pesquisa automática ou use um navegador portátil sem nenhum histórico de pesquisa. A última coisa que você quer é que sites ou termos de pesquisa que você visitou em seu próprio tempo apareçam na tela para todo o grupo ver.

Execute um teste de velocidade da Internet

Depois de encontrar um bom local para sua reunião e preparar o ambiente, verifique se a velocidade da sua internet está adequada. Execute um teste de velocidade da Internet^{(internet speed test)} e verifique se você tem largura de banda suficiente para participar de uma reunião do Zoom .

O requisito mínimo para uma chamada de vídeo em grupo Zoom é de cerca de 1 ^(Zoom)Mbps de largura de banda. Isso é em ambas as direções. A largura de banda upstream^(Upstream) é muito importante para chamadas de vídeo. Se sua internet estiver lenta no envio de informações, isso afetará a experiência de outros participantes. Idealmente, você deseja 3 Mbps em ambas as direções para garantir streaming de vídeo HD de alta qualidade. 

Se o teste de velocidade mostrar que sua conexão não é tão rápida quanto seu pacote de internet deveria ser, você terá que solucionar o problema de desempenho da internet^{(troubleshoot your internet performance)} . Isso significa garantir que haja força de sinal WiFi suficiente e garantir que você não esteja em um ponto morto. Confira nosso guia sobre como acelerar a^{(speeding up WiFi)} internet Wi-Fi ou considere usar um cabo Ethernet , se possível.^(Ethernet)

Certifique-se de que sua webcam^{(Make Sure Your Webcam)} e microfone estão^{(Microphone Are)} funcionando

Agora chegamos ao teste mais crítico a ser feito antes da reunião do Zoom: garantir que o microfone e a webcam funcionem. Aqui está o que você precisa fazer:

• Conecte seu microfone e webcam
• Se solicitado, talvez seja necessário instalar software ou drivers para eles. Normalmente, esta é uma experiência plug-and-play
• Abrir Zoom
• Selecione a engrenagem de configurações^{(settings cog)}
• Selecionar vídeo^(Video)
• Escolha a webcam correta na lista suspensa, se aplicável
• Verifique a visualização para ver se parece bom (ou se aparece)
• Ajuste^(Adjust) outras configurações, como qualidade HD, para atender às suas necessidades
• Selecionar áudio^(Audio)
• Verifique^(Make) se o dispositivo de áudio correto está selecionado para alto- falante^(Speaker) e microfone^(Microphone)
• Selecione Testar alto-falante^{(Test Speaker)} e Testar microfone^{(Test Microphone)} , cada um para garantir que estejam funcionando

Também sugerimos que você marque a caixa “Silenciar meu microfone ao entrar em uma reunião”, porque isso é apenas boas maneiras. Além disso, evita que você diga acidentalmente algo que não deseja que o restante das pessoas na reunião ouça, porque você esqueceu de silenciar seu microfone.

Para obter instruções detalhadas de configuração do Zoom , confira Como configurar e usar o zoom – é melhor que o Skype? ^{(How To Set Up & Use Zoom – Is It Better Than Skype?)}para aconselhamento especializado.

Se a sua webcam não estiver funcionando, acesse Correções rápidas quando sua câmera de reunião com zoom não estiver funcionando^{(Quick Fixes When Your Zoom Meeting Camera Isn’t Working)} para resolver isso rapidamente.

Participar de uma reunião de teste

A última etapa do processo antes de ingressar em sua reunião do Zoom é ligar para o serviço de reunião de teste do Zoom . Basta^(Just) acessar https://zoom.us/test e seguir as instruções. Você poderá confirmar que todo o seu equipamento está funcionando e se você soa bem para os outros participantes da reunião. Se você encontrar algum problema com seu microfone, câmera ou conectividade com a Internet aqui, basta percorrer a lista de verificações acima novamente para encontrar o problema.

Reserve algum tempo para aprender a gravar uma reunião do Zoom^{(how to record a Zoom meeting)} . Você também pode aprender a organizar uma reunião do Zoom^{(how to host a Zoom meeting)} .

Problemas^{(Problems Happen)} técnicos acontecem , então a vida acontece^{(Life Happens)}

Esperamos que sua reunião no Zoom tenha corrido bem e sem problemas, mas a última coisa que você precisa saber é que algumas coisas estão fora de seu controle. Não há quantidade de preparação ou backups que você possa colocar em prática para garantir que sua reunião ocorra sem problemas. Problemas técnicos sempre podem acontecer e você deve apenas rolar com eles.

O mesmo vale para coisas que não são estritamente técnicas. Se o seu gato pular na mesa e bloquear a câmera, isso é apenas vida. Não vale a pena se estressar. Somos todos seres humanos e estamos todos vivendo em circunstâncias anormais agora. Portanto, relaxe, aproveite sua reunião e tenha certeza de que fez tudo o que podia para executar os testes de Zoom corretos antes da reunião. ^(Zoom)Agora tudo o que você precisa fazer é aprender a fingir prestar atenção em uma chamada de Zoom^{(fake paying attention in a Zoom call)} .

7 Zoom Tests to Perform Before Your Next Meeting

Meeting with your colleagueѕ using an app like Zoom is the new normal, but most people are still only getting used to it. 

While group video chat has been around for some time, there’s a good chance that until now you’ve never really had a reason to use it. Which means learning a whole new checklist of etiquette rules and technical preparation.

The good news is you don’t have to worry about bad breath anymore, but you should try to do the following Zoom tests before your next important meeting. 

Prepare Your Environment

While you may not be in the same physical space as your colleagues, Zoom connects all your individual spaces together. Which also means any problems your environment has can become an issue in your meeting. What sorts of problems? Well, it will depend on individual circumstances, but here are a few key tips:

• Make sure that your environment is adequately lit.
• If possible, pick a place with access control, like a door that can be locked.
• Try to choose a room that’s not too prone to echoes. Somewhere with a carpet, thick drapes and soft furniture is generally good.
• Check the room for sources of noise. A beeping device, squeaky fan or other similar issue will grate on the nerves of all the other meeting participants.
• Check the framing of your video stream carefully. Is there something inappropriate or distracting in view? Consider moving where you sit or moving those objects out of the way.

This isn’t a comprehensive list, so look around the environment you’ll be using during your Zoom meeting and try to think if anything would cause problems.

Consider Using a Virtual Background

Zoom offers the ability to replace your background with a virtual one. This works the same as any “green screen” setup, but you don’t specifically need a green screen. As long as your background is a uniform color and evenly lit, you should get good results. Your virtual background doesn’t have to be perfect, but you can test it in the Zoom settings to make sure it works for you.

If you’re not getting great results, you can try lighting the background more evenly or invest in a pop-up green screen. There are even cool ideas like the Webaround chair-mounted green screen which makes it pretty easy to get coverage of the entire camera frame.

Have A Note-Taking Solution

This is a preparation tip that applies to real-life meetings as well, but you should have some sort of note-taking solution. It can be a pen and paper, a tablet with a pen, or a phone with an on-screen keyboard. 

Some Zoom meetings are recorded. In which case you don’t need to take notes intended for reference after the meeting has ended. Instead, notes are useful for organizing your questions and feedback. It’s the nature of Zoom meetings that you probably won’t have much time to speak when it’s your turn. Keeping notes helps you make the best of the time you have. 

Check That Your Screen Is Appropriate To Share

Whether you plan to share your computer screen with others during the meeting or not, always be prepared to do so at a moment’s notice. What does this mean? Make sure your wallpaper is appropriate for work, it’s probably best to change it to one of the Windows built-in selections. Close any applications that are open and might display private or sensitive content. 

If you’re likely to use a web browser, you may want to turn off automated search completion or use a portable browser with none of your search history. The last thing you want is for websites or search terms you’ve visited on your own personal time to show up on screen for the whole group to see.

Run an Internet Speed Test

Once you’ve found a good spot for your meeting and have prepped the environment, you should check whether your internet speed is adequate. Run an internet speed test and check whether you have enough bandwidth to take part in a Zoom meeting.

The minimum requirement for a Zoom group video call is about 1 Mbps of bandwidth. That’s in both directions. Upstream bandwidth is very important for video calls. If your internet is slow in sending information, that’s going to affect the experience for other participants. Ideally you want 3 Mbps in both directions to ensure high-quality HD video streaming. 

If the speed test shows that your connection isn’t as fast as your internet package should be, then you’ll have to troubleshoot your internet performance. That means making sure there’s enough WiFi signal strength and ensuring you’re not in a dead spot. Check out our guide on speeding up WiFi internet or consider using an Ethernet cable, if possible.

Make Sure Your Webcam and Microphone Are Working

Now we come to perhaps the most critical test to do before your Zoom meeting: making sure your microphone and webcam work. Here’s what you need to do:

• Plug in your microphone and webcam
• If prompted, you might have to install software or drivers for them. Usually this is a plug-and-play experience
• Open Zoom
• Select the settings cog
• Select Video
• Choose the correct webcam from the dropdown list, if applicable
• Check the preview to see if it looks good (or if it appears at all)
• Adjust other settings, such as HD quality, to suit your needs
• Select Audio
• Make sure the correct audio device is selected for both Speaker and Microphone
• Select Test Speaker and Test Microphone each in turn to ensure they’re working

We also suggest that you tick the box “Mute my microphone when joining a meeting”, because that’s just good manners. Also, it prevents you from accidentally saying something you don’t want the rest of the people in the meeting to hear, because you forgot to mute your mic.

For detailed Zoom setup instructions, check out How To Set Up & Use Zoom – Is It Better Than Skype? for expert advice.

If your webcam isn’t working, head over to Quick Fixes When Your Zoom Meeting Camera Isn’t Working to get that sorted in no time.

Join a Test Meeting

The last step in the process before joining your Zoom meeting is to call the Zoom test meeting service. Just head over to https://zoom.us/test and follow the instructions. You’ll be able to confirm that all your gear is working and whether you sound good to the other participants in the meeting. If you encounter any issues with your mic, camera or internet connectivity here then you can simply go through the list of checks above again to find the issue.

Take some time to learn how to record a Zoom meeting. You can also learn how to host a Zoom meeting.

Technical Problems Happen, Then Life Happens

We hope your Zoom meeting went well and without any hitches, but the last thing you have to know is that some things are just out of your control. There is no amount of preparation or backups you can put in place to make sure that your meeting will go off without a hitch. Technical problems can always happen and you should just roll with them.

The same goes for things that aren’t strictly technical. If your cat jumps up on the desk and blocks the camera, that’s just life. It’s not worth getting worked up over. We’re all human beings and we’re all living under abnormal circumstances right now. So chill out, enjoy your meeting and rest assured you’ve done everything you reasonably could to run the right Zoom tests before your meeting. Now all you need to do is learn how to fake paying attention in a Zoom call.

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