Agora que estou de volta à escola depois de muito tempo, também voltei a ter que criar várias apresentações em PowerPoint e escrever relatórios no Word . Há muitos recursos no Word que a maioria das pessoas nunca usa, a menos que estejam na escola.

Um desses recursos é o Índice^(Contents) . O Word^(Word) tem um ótimo recurso que permite que você crie automaticamente um índice de ótima aparência se você souber que tipo de títulos usar. O melhor é que mesmo que você já tenha um documento do Word^{(Word document)} com muito conteúdo, é muito fácil editá-lo para que você possa gerar o índice automaticamente.

Neste artigo, vou orientá-lo no processo de configuração do seu documento do Word^{(Word document)} com os títulos corretos e, em seguida, falar sobre como criar o índice. Também vou falar sobre como você pode personalizar o índice ao seu gosto.

Configurar e visualizar cabeçalhos no Word

A primeira coisa que você deve fazer antes de criar qualquer índice é configurar seus cabeçalhos. Por padrão, os cabeçalhos permitidos que você pode usar são H1 (Título 1)^{( H1 (Heading 1))} , H2 (Título 2)^{(H2 (Heading 2))} e H3 (Título 3)^{(H3 (Heading 3))} .

Você pode encontrar esses títulos na caixa Estilos^(Styles) na guia Página inicial^(Home) principal na faixa de opções. Estes são os únicos três que você pode usar para um sumário^(TOC) padrão . Se você adicionar um sumário^(TOC) personalizado , também poderá usar H4 (Título 4)^{( H4 (Heading 4))} , H5 (Título 5)^{(H5 (Heading 5))} , H6 (Título 6)^{( H6 (Heading 6))} ,  Subtítulo^(Subtitle) , Título^(Title) e Título do sumário^{(TOC Heading)} .

Quando você estiver analisando seu documento para adicionar os diferentes títulos, sinta-se à vontade para escolher qualquer um dos títulos mencionados acima se apenas H1, H2 e H3 parecerem^{(H2 and H3)} muito restritos. Você só terá que inserir um sumário^(TOC) personalizado e alterar algumas configurações, que também mencionarei.

É muito fácil aplicar títulos ao texto no Word . Basta clicar^{(Just click)} na linha com o texto e, em seguida, clicar no estilo de título^{(heading style)} que deseja aplicar.

Percorra o documento e adicione quantos desses títulos desejar. Observe que, ao adicionar cabeçalhos, será difícil ver os cabeçalhos, mesmo se houver marcas de parágrafo visíveis. Para ver rapidamente todos os cabeçalhos em um documento do Word^{(Word document)} , clique na guia Exibir^(View) e marque a caixa em Painel de navegação^{(Navigation Pane)} .

Ao fazer isso, um painel aparecerá no lado esquerdo^{(hand side)} do documento e você poderá ver os vários títulos, subtítulos etc.

Clicar em qualquer um dos itens da lista o levará a esse título no documento do Word^{(Word document)} . Essa é uma ótima maneira de ver rapidamente sua estrutura de títulos antes de criar seu sumário final.

Adicionando um índice no Word

Agora que temos todos os nossos cabeçalhos configurados corretamente, vamos em frente e inserir um índice. Primeiro^(First) , começaremos com a configuração padrão do sumário^{(TOC setup)} no Word . Antes de começar, pode ser uma boa ideia adicionar uma página em branco no início do documento.

Para fazer isso, vá até o topo da sua primeira página atual e clique em Inserir^(Insert) e página em branco^{(Blank Page)} . Agora clique em References , Table of Contents e escolha uma das opções Automáticas na parte superior.^(Automatic)

Uma tabela manual será apenas um texto de preenchimento no formato de um sumário, mas você terá que fazer todas as alterações manualmente. Ao inserir o sumário^(TOC) automático , você deverá ver algo assim:

Impressionante! Agora você tem um sumário^(TOC) bem formatado em seu documento do Word^{(Word document)} ! Depois de inserir o sumário^(TOC) , você ainda poderá fazer alterações nos títulos do documento, mas as alterações não serão refletidas automaticamente no sumário^(TOC) .

Para atualizar o sumário^(TOC) , basta clicar dentro dele e depois clicar em Atualizar Tabela^{(Update Table)} na parte superior.

Ele perguntará se você deseja atualizar apenas os números das páginas ou a tabela inteira. Se você modificou, inseriu ou excluiu títulos, deve escolher a tabela inteira^{(entire table)} . Se você acabou de adicionar mais conteúdo ao documento, mas não adicionou ou removeu nenhum título, pode escolher apenas números de página^{(page numbers only)} .

Personalizar Índice

Se você usou títulos diferentes de H1, H2 e H3, notará que eles não aparecerão no sumário^(TOC) . Para usar esses títulos extras, você deve escolher Custom Table of Contents ao inserir o sumário.

Isso abrirá a caixa de diálogo de opções para o sumário^(TOC) . Você pode alterar algumas configurações básicas, como mostrar os números das páginas e alinhar os números à direita ou não. Em Geral^(General) , você pode escolher entre vários estilos e também pode optar por mostrar mais níveis além de três, que é o título H3^{(H3 heading)} . 

Se você clicar em Opções^(Options) , poderá escolher itens extras para construir o sumário^(TOC) . Se você rolar para baixo, poderá selecionar o título Legenda^(Subtitle) e sumário^{( TOC heading)} .

Para personalizar a aparência^{(look and feel)} do índice, você deve clicar no botão Modificar^(Modify) . Se você simplesmente clicar com o botão direito do mouse no sumário^(TOC) e escolher Font ou Paragraph , ele não formatará o sumário^(TOC) . Ao clicar em Modificar^(Modify) , você verá outra caixa de diálogo onde poderá editar cada nível do sumário^{(TOC level)} . TOC 1 é H1, TOC 2 é H2, etc.

Clique no segundo botão Modificar^(Modify) e você poderá alterar a formatação desse título específico. Então, se quiser, você pode deixar todos os títulos H1 em negrito e um tamanho de fonte^{(font size)} diferente .

Por fim, se você pressionar a tecla CTRL^{(CTRL key)} e clicar em qualquer coisa no sumário^(TOC) , você será levado a essa página. No entanto, se você achar irritante ter que pressionar a tecla CTRL^{(CTRL key)} , você pode alterar isso indo em Arquivo^(File) – Opções^(Options) e clicando em Avançado^(Advanced) .

Vá em frente e desmarque a caixa Use CTRL + Click to follow hyperlink . Agora você pode simplesmente clicar nos itens do sumário^(TOC) como links sem manter pressionada a tecla CTRL^{(CTRL key)} . Infelizmente, isso só funciona em sua cópia local do Word . Quando você enviar por e-mail para alguém e se essa configuração não for alterada, ela precisará CTRL + click . Isso é tudo quando se trata de índice no Word . Aproveitar!

Quickly Add a Table of Contents to a Word Doc

Now that I’m back in school again after a long time, I’m also back to having to create various PowerPoint presentationѕ and write reports up in Word. There are a lot of features in Word that most people never use unless they are in sсhool.

One of those features is the Table of Contents. Word has a great feature that allows you to create a great-looking table of contents automatically if you know what type of headings to use. The great thing is that even if you already have a Word document with a lot of content, it’s very easy to edit it so that you can generate the table of contents automatically.

In this article, I’m going to walk you through the process of setting up your Word document with the correct headings and then talk about how to create the table of contents. I’m also going to talk about how you can customize the table of contents to your liking.

Setup and View Headers in Word

The first thing you’ll want to do before you can create any table of contents is to setup your headers. By default, the allowed headers you can use are H1 (Heading 1), H2 (Heading 2) and H3 (Heading 3).

You can find these headings in the Styles box on the main Home tab in the ribbon. These are the only three you can use for a default TOC. If you add a custom TOC, you can also use H4 (Heading 4), H5 (Heading 5), H6 (Heading 6), Subtitle, Title, and TOC Heading.

When you are going through your document to add the different headings, feel free to pick from any of the above-mentioned headings if only H1, H2 and H3 feel too restricted. You’ll just have to insert a custom TOC and change a few settings, which I will also mention.

It’s very easy to apply headings to text in Word. Just click on the line with the text and then click on the heading style you want to apply.

Go through the document and add as many of these headings as you would like. Note that when you add headers, it will be hard to see the headers, even if you have paragraph marks visible. In order to quickly see all headers in a Word document, click on the View tab and then check the box under Navigation Pane.

When you do this, a pane will appear on the left hand side of the document and you’ll be able to see the various headings, sub-headings, etc.

Clicking on any of the items in the list will take you to that heading in the Word document. This is a great way to quickly see your heading structure before creating your final TOC.

Adding a Table of Contents in Word

Now that we have all of our headers setup properly, let’s go ahead and insert a table of contents. First, we’ll start off with the default TOC setup in Word. Before starting, it might be a good idea to add a blank page at the beginning of your document.

To do that, go the top of your current first page and then click on Insert and Blank Page. Now click on References, Table of Contents and pick from one of the Automatic choices at the top.

A manual table will be just filler text in the format of a table of contents, but you’ll have to manually make all the changes. When you insert the automatic TOC, you should see something like this:

Awesome! Now you have a nicely formatted TOC in your Word document! Once you have inserted the TOC, you can still make changes to the headings in your document, but the changes won’t be automatically reflected in the TOC.

In order to update the TOC, just click inside of it and then click on Update Table at the top.

It will ask you if you want to update just the page numbers or the entire table. If you have modified, inserted or deleted headings, you should choose entire table. If you just added more content to your document, but haven’t added or removed any headings, you can choose page numbers only.

Customize Table of Contents

If you used headings other than H1, H2, and H3, you’ll notice they won’t appear in the TOC. In order to use these extra headings, you have to choose Custom Table of Contents when inserting the TOC.

This will bring up the options dialog for the TOC. You can change some basic settings like whether to show the page numbers and whether to right-align the numbers or not. Under General, you can choose from multiple styles and you can also choose to show more levels beyond three, which is the H3 heading. 

If you click on Options, you can choose extra items to build the TOC with. If you scroll down, you’ll be able to select Subtitle and TOC heading.

In order to customize the look and feel of the table of contents, you have to click on the Modify button. If you simply right-click on the TOC and chose Font or Paragraph, it won’t format the TOC. When you click on Modify, you’ll get another dialog where you can edit each TOC level. TOC 1 is H1, TOC 2 is H2, etc.

Click on the second Modify button and you’ll be able to change the formatting for that particular heading. So if you want, you could make all H1 headings bold and a different font size.

Lastly, if you press the CTRL key and then click on anything in the TOC, you’ll be brought to that page. However, if you find it annoying to have to press the CTRL key, you can change this by going to File – Options and then clicking on Advanced.

Go ahead and uncheck the Use CTRL + Click to follow hyperlink box. Now you can just click on the items in the TOC as links without holding down the CTRL key. Unfortunately, this only works on your local copy of Word. When you email it to someone and if they don’t have that setting changed, they will have to CTRL + click. That’s about it when it comes to table of contents in Word. Enjoy!

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