Você^(Are) é um aprendiz visual à procura de uma poderosa ferramenta de gerenciamento de projetos^{(project management tool)} ? Não procure mais do que o Trello . O Trello^(Trello) é fácil de usar, intuitivo, colaborativo e visual. Ele se compara a aplicativos semelhantes^{(rates well against similar applications)} e permite priorizar e organizar projetos usando quadros, cartões e listas. Os usuários podem adicionar anexos, comentários, listas de verificação e datas de vencimento em projetos e tarefas. 

As estratégias mais engenhosas para tirar o máximo proveito do Trello incluem:

• Convertendo planilhas em cartões
• Criando um fluxo de trabalho
• Usando rótulos de forma eficaz
• Recursos de classificação de cartões
• Adicionando novos cartões
• Convertendo e-mail em tarefas do Trello
• Atalhos de teclado inteligentes
• Destacando placas populares
• Cartões de conexão
• Truques de arrastar e soltar

Criar cartões a partir de planilhas^{(Create Cards From Spreadsheets)}

Se você já usou planilhas para organizar e acompanhar seus projetos, mudar para o Trello é simples. Não há necessidade de começar do zero.

• Você pode converter uma coluna inteira da planilha^{(spreadsheet column)} em um cartão do Trello^{(Trello card)} com um simples copiar e colar^{(copy and paste)} .

• Ao colar uma lista em um cartão do Trello^{(Trello card)} , você será perguntado se deseja que os itens da lista estejam em um cartão ou em cartões separados.

Conforme você estiver movendo de uma lista em uma planilha, você desejará criar um cartão diferente para cada item. 

Criar um fluxo de trabalho^{(Create a Workflow)}

Um fluxo de trabalho é um processo de conclusão de tarefas para um projeto desde o início até a conclusão.

Você pode não estar ciente de que usa fluxos de trabalho em sua vida cotidiana sempre que há um processo necessário para realizar algo.

Por exemplo, pense em planejar um jantar de Ação^{(Thanksgiving dinner)} de Graças para sua família. Se você dividir tudo o que precisa realizar em tarefas, perceberá que, se errar um passo, algo estará faltando no seu jantar. 

Essas tarefas fazem parte do seu fluxo de trabalho.

Abaixo^(Below) estão alguns exemplos de fluxos de trabalho que você pode usar para ser mais produtivo em seus negócios.

Fazer, Fazer, Feito^{(To-Do, Doing, Done)}

Este é um fluxo de trabalho direto que rastreia o que você precisa fazer, no que está trabalhando no momento e o que foi concluído.

Usar um fluxo de trabalho como esse facilita muito o rastreamento de um projeto que possui várias tarefas. É mais fácil seguir em um quadro visual do que em listas de papel ou em sua cabeça.

Você pode até adicionar uma lista de tarefas que não precisam necessariamente ser concluídas imediatamente para acompanhar e não esquecer nada.

Use fluxos de trabalho para:

• Rastrear progresso
• Listar e atribuir tarefas
• Colabore com os membros da equipe
• Organize projetos muito complexos

Os fluxos^(Workflows) de trabalho mantêm tudo em um só lugar e acessível a todos que são responsáveis ​​por fazer um trabalho corretamente e no prazo. 

Você pode aumentar ainda mais sua produtividade conectando o chat da equipe do Chanty^{(connecting Chanty team chat)} para que, quando uma determinada ação ocorrer no Trello , toda a sua equipe também possa ser notificada. Essas notificações podem incluir instâncias em que:

• um cartão é movido
• há um novo comentário
• uma ação é marcada como concluída e,
• um novo cartão é criado

Use rótulos de forma eficaz ^{(Use Labels Effectively )}

O uso de rótulos no Trello adiciona uma camada de dados visuais e codificados por cores aos cartões em seu quadro. Se você não os estiver usando, você não está aproveitando ao máximo o sistema Trello^{(Trello system)} .

Use rótulos para:

• Organize os cartões por equipe
• Cartões de segmento
• Destaque e priorize tarefas
• Ativar recursos de pesquisa e filtragem^{(search and filtering capabilities)}

Dê um nome a cada etiqueta^{(Give Each Label a Name)}

É útil dar um nome a cada etiqueta para facilitar a identificação. Quando você clica em um cartão, qualquer pessoa com acesso ao quadro^{(board access)} pode ver o que cada cor representa.

No entanto, seria muito mais fácil ver os nomes dos rótulos na visualização do quadro^{(board view)} sem precisar passar o mouse sobre eles. Isso é fácil de consertar.

Clique^(Click) em qualquer rótulo na visualização do quadro^{(board view)} e o nome será exibido para todos os rótulos.

Aplicar ou remover etiquetas de um cartão^{(Apply or Remove Labels for a Card)}

Existem várias maneiras de editar um rótulo em um cartão, incluindo:

• Abra o cartão, selecione o botão de rótulos e faça as alterações.
• Selecione o ícone de edição^(edit) visível ao passar o mouse sobre qualquer cartão do Trello^{(Trello card)} e edite o que deseja alterar.
• Passe o mouse sobre qualquer cartão e clique na tecla L em seu computador para abrir os rótulos.

Outro atalho envolve a ordem em que os rótulos aparecem no menu. A primeira posição é 1 , a segunda é 2 e assim por diante na linha de rótulos.

A maneira mais rápida de adicionar ou remover um rótulo em seu quadro é passar o mouse sobre o cartão e clicar na tecla numérica^{(number key)} da sua palavra-chave que corresponde à posição do rótulo no menu.

Classifique os cartões em uma lista^{(Sort The Cards On a List)}

Se você quiser ver as tarefas que estão vencendo primeiro ou quais podem ter falhado, você pode classificar os cartões em uma lista. Você pode classificar por critérios específicos, como data de vencimento e data de^{(date and date)} criação.

• Localize os três pontos horizontais no canto superior direito^{(right-hand corner)} do menu. Clique^(Click) em Classificar^(Sort) e selecione a opção que deseja usar.

Tenha em mente que as únicas opções disponíveis são os critérios usados ​​nos cartões. Por exemplo, se você não tiver data^{(due date)} de vencimento em nenhum de seus cartões, não poderá usá-la para classificar.

Adicione novos cartões em qualquer lugar da sua lista^{(Add New Cards Anywhere On Your List)}

Não há necessidade de se preocupar se você deseja adicionar um cartão ao topo de uma longa lista. Você não precisa arrastá-lo da posição inferior para a superior.  

Em vez disso, você pode clicar duas vezes entre dois cartões em qualquer lista para adicionar um novo. Ou você pode adicionar um cartão na parte inferior e usar a opção Mover^(Move) para alterar sua posição. 

Transforme e-mails em cartões Trello^{(Turn Emails Into Trello Cards)}

Um dos muitos benefícios de usar o Trello para gerenciamento de projetos e colaboração^{(project management and collaboration)} é evitar os inúmeros e-mails diários de membros da equipe ou clientes.

Por exemplo, em vez de copiar do Gmail para as tarefas do Trello , você pode transformar e-mails em cartões diretamente do seu e-mail ou da caixa de entrada do Gmail^{(email or Gmail inbox)} .

• Todos os quadros do Trello têm um endereço de e-mail^{(email address)} exclusivo . Para encontrá-lo, clique em Mostrar Menu^{(Show Menu)} no canto superior direito^{(right-hand corner)} do seu quadro.
• Em seguida, selecione mais^(more) e clique em Configuração de email para placa^{( Email-to-board Setting)} .

Assim que souber o endereço de e-mail^{(email address)} exclusivo de um quadro , você poderá encaminhar qualquer e-mail para ele. O Trello^(Trello) criará automaticamente um cartão a partir do conteúdo do e-mail.

Outra dica que talvez você não saiba é que os cartões também têm seu próprio endereço de e-mail^{(email address)} exclusivo . Você pode encaminhar qualquer e-mail para esse endereço, onde ele será automaticamente transformado em um comentário no cartão.

Isso é especialmente útil se os membros da sua equipe enviarem muitos comentários por e-mail.

Atalhos do teclado^{(Keyboard Shortcuts)}

Como mostramos acima com os rótulos, usar atalhos de teclado pode reduzir o tempo gasto e aumentar sua eficiência ao usar o Trello .

• Para encontrar os atalhos, clique na sua foto de perfil no canto superior direito^{(right-hand corner)} do seu quadro. Clique^(Click) em Atalhos^(Shortcuts) .

Existem muitos atalhos disponíveis para economizar seu tempo, como:

• Data de vencimento
• Cartões de navegação
• Caixa de pesquisa de foco
• Cartão aberto
• Editar título
• Limpar todos os filtros

Veja Atalhos de teclado do Trello: uma folha^{( Trello Keyboard Shortcuts: An Infographic Cheat Sheet)} de dicas de infográfico para uma lista completa.

Destaque os quadros que você acessa com mais frequência^{(Highlight The Boards You Access Most Often)}

Se você trabalha com muitas equipes e tem vários quadros, pode ser complicado encontrar aqueles que você usa com mais frequência.

Isso é fácil de consertar. Basta^(Simply) ir ao quadro e clicar^{(board and click)} no botão Estrela^{(Star button)} . Isso adicionará o quadro à seção Quadros com estrela em ^{(Starred Boards)}Quadros^(Boards) (canto superior esquerdo).  

Os quadros que você selecionou para serem incluídos como estrelas aparecerão no topo do que poderia ser uma longa lista de quadros.

Cartões de conexão^{(Connect Cards)}

Haverá momentos ao trabalhar com o Trello que você desejará fazer uma conexão entre um ou mais cartões no mesmo quadro ou até mesmo um cartão de outro quadro.

• Clique^(Click) no cartão que deseja conectar, depois clique em Anexo^(Attachment) e veja a opção Trello .
• Você verá então que pode procurar o Cartão ou Placa^{(Card or Board)} ao qual deseja se conectar. 

Ao escolher uma placa ou cartão^{(board or card)} na área de anexos, você verá um instantâneo do cartão anexado, incluindo:

• O título
• Data de Vencimento
• Quaisquer outros ícones que estejam na frente do cartão anexado
• Em qual quadro^{(Which board)} e lista o cartão estava

Se você clicar na imagem, o Trello o levará diretamente para o outro cartão.

Faça uma conexão entre os cartões^{(Make a Connection Between the Cards)}

• Se você deseja criar um link real entre os dois cartões, selecione a opção Conectar cartões^{(Connect cards)} . O Trello^(Trello) perguntará se você deseja relacionar os dois cartões.
• Ao clicar em Relacionar as duas opções^{(Relate Both Options)} , você criará uma ligação entre os dois cartões. Você pode então alternar entre os cartões conectados.
• Um novo ícone aparecerá na frente de ambos os cartões, indicando que há um anexo do Trello^{(Trello attachment)} . Outros anexos são identificados por um ícone de clipe de papel^{(paper clip icon)} .
• Você também pode anexar um quadro inteiro a um cartão em um quadro diferente. O número total de anexos de cada cartão será identificado na frente do cartão pelo número de cartões ou quadros do Trello que você anexou.

Arraste e solte^{(Drag & Drop)}

A função de arrastar e soltar^{(drag and drop function)} do Trello torna super fácil mover itens pelo seu quadro. Mova um cartão clicando nele e arrastando-o para cima ou para baixo na mesma lista ou para uma lista diferente.

As listas podem ser movidas para uma posição diferente em um quadro da mesma maneira clicando e arrastando.

• Por exemplo, vamos dar uma olhada no quadro de exemplo^{(sample board)} acima de "To-Do, Doing , Done". Quando você começar a “ Fazer^(Doing) ” uma “Tarefa”, arraste-o para “ Fazendo^(Doing) ”.
• Ao concluir a tarefa, arraste-a para “ Concluído^(Done) ”.

Se você ainda não experimentou o Trello , não tem ideia do que está perdendo. É uma ferramenta muito poderosa e intuitiva para gerenciamento de projetos e tarefas^{(project and task management)} .

Top 10 Trello Tips to Power Up Your Productivity

Are you a visual learner looking for a powerful proјеct management tool? Look no further than Trello. Trello is easy-to-uѕe, intuitive, collaborative, and visual. It rates well against similar applications and enables you to prioritize and organize projects by using boards, cards, and lists. Users can add attachments, comments, checklists, and due dates on projects and tasks. 

The most ingenious strategies for getting the most out of Trello include:

• Converting spreadsheets into cards
• Creating a workflow
• Using labels effectively
• Card sorting features
• Adding new cards
• Converting email into Trello tasks
• Clever keyboard shortcuts
• Highlighting popular boards
• Connecting cards
• Drag-n-drop tricks

Create Cards From Spreadsheets

If you have previously used spreadsheets to organize and track your projects, moving over to Trello is simple. There is no need to start from scratch.

• You can convert an entire spreadsheet column into a Trello card with a simple copy and paste.

• When you paste a list onto a Trello card, you will be asked if you want the items on the list to be on one card or separate cards.

As you are moving from a list on a spreadsheet, you will want to create a different card for each item. 

Create a Workflow

A workflow is a process of completing tasks for a project from initiation to completion.

You might not be aware that you use workflows in your everyday life whenever there is a process required to get something done.

For example, think about planning a Thanksgiving dinner for your extended family. If you break down everything you need to accomplish into tasks, you will realize that if you miss a step, something will be missing from your dinner. 

Those tasks are part of your workflow.

Below are some examples of workflows you can use to be more productive in your business.

To-Do, Doing, Done

This is a straightforward workflow that tracks what you need to do, what you are currently working on, and what has been completed.

Using a workflow like this makes it much easier to track a project that has multiple tasks. It is easier to follow in a visual board than on lists of paper or in your head.

You can even add a list for tasks that don’t necessarily need to be completed immediately in order to keep track of and not forget anything.

Use workflows to:

• Track progress
• List and assign tasks
• Collaborate with team members
• Organize very complex projects

Workflows keep everything in one place and accessible to all who are ultimately responsible for getting a job done correctly and on time. 

You can increase your productivity further by connecting Chanty team chat so that when a certain action takes place in Trello your entire team can also be notified. These notifications can include instances where:

• a card gets moved
• there is a new comment
• an action is marked as complete and,
• a new card is created

Use Labels Effectively 

Using labels in Trello adds a layer of color-coded and visual data to the cards on your board. If you aren’t using them, you are not making the most of the Trello system.

Use labels to:

• Organize cards by team
• Segment cards
• Highlight and prioritize tasks
• Enable search and filtering capabilities

Give Each Label a Name

It is helpful to give each label a name for easy identification. When you click on a card, anyone with board access can see what each color represents.

However, it would be much easier to be able to see the label names from the board view without having to hover over it. That’s easy to fix.

Click on any label from the board view and the name will show for all labels.

Apply or Remove Labels for a Card

There are several ways to edit a label on a card including:

• Open the card, select the labels button, and make your changes.
• Select the edit icon visible when hovering over any Trello card, and edit what you want to change.
• Hover over any card and click the L key on your computer to open the labels.

Another shortcut involves the order the labels appear in the menu. The first position is 1, the second is 2, and so on down the line of labels.

The fastest way to add or remove a label on your board is to hover over the card and click the number key on your keyword that corresponds to the position of the label in the menu.

Sort The Cards On a List

If you want to be able to view the tasks that are due first or which ones might have fallen through the cracks, you can sort the cards on a list. You can sort by specific criteria such as due date and date created.

• Locate the three horizontal dots in the top right-hand corner of the menu. Click on Sort and select the option you want to use.

Keep in mind that the only available options are the criteria used on cards. For example, if you don’t have due date on any of your cards, you will not be able to use it for sorting.

Add New Cards Anywhere On Your List

There is no need to be concerned if you want to add a card to the top of a long list. You don’t have to drag it from the bottom position to the top.  

Instead, you can double-click between two cards in any list to add a new one. Or you can add a card at the bottom and use the Move option to change its position. 

Turn Emails Into Trello Cards

One of the many benefits of using Trello for project management and collaboration is to avoid the numerous daily emails back and forth from team members or clients.

For example, rather than copying from Gmail into Trello tasks, you can turn emails into cards directly from your email or Gmail inbox.

• All Trello boards have a unique email address. To find it, click on Show Menu from the top right-hand corner of your board.
• Then select more and click on Email-to-board Setting.

Once you know a board’s unique email address, you can forward any email to it. Trello will automatically create a card from the contents of the email.

Another tip you might not know is that cards also have their own unique email address. You can forward any email to that address where it will automatically be turned into a comment on the card.

This is especially helpful if your team members send a lot of feedback via email.

Keyboard Shortcuts

As we showed you above with labels, using keyboard shortcuts can reduce the time you spend and increase your efficiency when using Trello.

• To find the shortcuts, click on your profile picture in the top right-hand corner of your board. Click on Shortcuts.

There are many available shortcuts to save you time, such as:

• Due Date
• Navigate Cards
• Focus Search Box
• Open Card
• Edit Title
• Clear All Filters

See Trello Keyboard Shortcuts: An Infographic Cheat Sheet for a complete list.

Highlight The Boards You Access Most Often

If you work with many teams and have multiple boards, it could be cumbersome to find those you use most often.

That’s easy to fix. Simply go to the board and click on the Star button. This will add the board to the Starred Boards section under Boards (top left corner).  

The boards you have selected to be included as stars will show up at the top of what could be a very long list of boards.

Connect Cards

There will be times when working with Trello that you will want to make a connection between one or more cards on the same board or even a card from another board.

• Click on the card you want to connect, then click on Attachment and see the Trello option.
• You will then see that you can search for the Card or Board to which you want to connect. 

When you choose a board or card under the attachment area, you will see a snapshot of the card you attached including:

• The title
• Due date
• Any other icons that are on the front of the attached card
• Which board and list the card was in

If you click on the image, Trello will take you directly to the other card.

Make a Connection Between the Cards

• If you want to create an actual link between the two cards, select the Connect cards option. Trello will then ask if you want to relate both cards.
• When you click the Relate Both Options, you will create a linkage between the two cards. You can then toggle back and forth between the connected cards.
• A new icon will appear on the front of both cards, indicating that there is a Trello attachment. Other attachments are identified by a paper clip icon.
• You can also attach an entire board to one card on a different board. The total number of attachments to each card will be identified on the front of the card by the number of Trello cards or boards you attached.

Drag & Drop

Trello’s drag and drop function makes it super easy to move items around your board. Move a card by clicking on it and dragging it up or down on the same list or to a different list.

Lists can be moved to a different position on a board the same way by clicking and dragging.

• For example, let’s look at the sample board above “To-Do, Doing, Done.” When you start “Doing” a “To-Do”, drag it to “Doing.”
• When you complete the task, drag it to “Done.”

If you haven’t tried Trello, you have no idea what you are missing. It is a very powerful and intuitive tool for project and task management.

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