O programa Traga seu próprio dispositivo (BYOD)^{(Bring Your Own Device (BYOD) program)} tem suas próprias vantagens e desvantagens. Este artigo, o primeiro da série de três artigos – fala sobre o bom e o ruim do BYOD . Os outros dois artigos trabalham para criar uma política BYOD adequada e descobrir erros a serem evitados ao implementá-la. Antes de falar sobre os benefícios do BYOD e seus pontos negativos, vejamos como o sistema é implementado.

O que é Traga seu próprio dispositivo^(Device) ou BYOD

O sistema Bring Your Own Device já existe há algum tempo e está ganhando força à medida que mais e mais empresas optam pelo sistema. Na estrutura BYOD , os funcionários usam dispositivos móveis que permitem:

1. Use o mesmo dispositivo para uso pessoal e de escritório
2. Trabalhe de qualquer lugar

Posso classificar o BYOD em duas categorias distintas: (a) a primeira é onde as empresas permitem o uso de dispositivos de propriedade dos funcionários e (b) a segunda onde as empresas compram dispositivos móveis para os funcionários. Em cada caso, a implementação será ligeiramente diferente. Por exemplo, se a empresa estiver fornecendo o dispositivo, provavelmente bloqueará instalações de coisas que distraiam: Angry Birds, por exemplo. Além disso, a empresa pode usar um software secreto para ver o que você está fazendo no dispositivo. Claro, eles permitirão o uso privado dos dispositivos, mas isso será um pouco restrito.

Simplificando, BYOD é um sistema em que os funcionários carregam um dispositivo móvel que podem usar para trabalhar em qualquer lugar (usando a VPN do escritório na maioria dos casos).^{(Simply put, BYOD is a system where employees carry a mobile device that they can use to work from anywhere (using the office VPN in most cases).)}

Vantagens do BYOD

A primeira coisa que vem à mente quando se fala em BYOD é a redução de custos em diferentes formas. Na maioria dos casos, assumimos que você já possui um dispositivo móvel e sua empresa o reconfigura para uso comercial. Se for esse o caso, a empresa economiza na compra dos dispositivos.

A partir de agora, a prática de usar os dispositivos existentes dos funcionários não é muito implementada. Em vez disso^(Rather) , as próprias empresas compram os dispositivos móveis, configuram e os entregam aos funcionários – nesse caso, os funcionários se beneficiam das duas maneiras a seguir:

1. Eles se conectam à Internet usando a VPN do escritório , economizando assim nos custos da Internet ;
2. Eles podem trabalhar de qualquer lugar usando o mesmo dispositivo para uso comercial e pessoal. Isso os livra de carregar mais de um dispositivo móvel para uso pessoal. Surgirão problemas aqui que podem irritar os funcionários. Falaremos sobre essas questões nos pontos negativos do uso do sistema BYOD nas empresas.

Como os funcionários podem trabalhar de qualquer lugar, a produtividade geral aumenta. Os funcionários que podem não chegar ao escritório devido ao mau tempo ou ao trânsito podem trabalhar em casa ou em qualquer outro lugar. Isso economiza a ausência de funcionários que, de outra forma, levaria a atrasos nos projetos. Caso um funcionário precise sair do escritório mais cedo, ele pode cobrir posteriormente o trabalho pendente. Por exemplo, se um funcionário tem um compromisso, ele pode sair mais cedo, encontrar o médico, ir para casa e trabalhar de lá para cumprir as metas do dia.

BYOD também serve como um ponto de venda. As pessoas preferem trabalhar com empresas que permitem um único dispositivo móvel para uso comercial e pessoal. Se for o local de trabalho tradicional, as pessoas podem não ter permissão para levar seus dispositivos pessoais para dentro do escritório. Já vi locais de trabalho onde eles não permitem nem os celulares dos funcionários entrar. Isso, comparado a poder usar um único dispositivo para trabalho pessoal e comercial, é um grande desligamento. Em outras palavras, as empresas com um sólido sistema BYOD tendem a atrair melhores funcionários.

Leia^(Read) : Traga sua própria configuração e configurações de dispositivo no Windows 10 .

Desvantagens do BYOD

Novamente, o primeiro é o fator custo. A menos que a empresa acredite em permitir os dispositivos existentes dos funcionários para os negócios, eles gastarão dinheiro na compra do equipamento. Adicione a isso, o uso da Internet para fins pessoais só aumentará os gastos. Ainda assim, como há outros benefícios associados, como mobilidade e melhor produtividade, a maioria das empresas está migrando para sistemas BYOD .

Para o funcionário, os desligamentos podem ser restrições impostas ao dispositivo. Ainda não encontrei nenhum funcionário que diga que as organizações proíbem instalações pessoais na atmosfera BYOD . Ainda assim, a política da organização pode chegar ao ponto de dizer NÃO a jogos e certos sites.

Outro motivo de preocupação para os funcionários é a sua privacidade. Se eles usarem o Facebook , Twitter ou algo semelhante, a empresa poderá saber as credenciais de login. Pessoalmente, não acredito que as casas corporativas vão tão longe em bisbilhotar, mas as possibilidades existem. Outro aspecto é gravar ou registrar as ações dos funcionários no dispositivo que podem fornecer informações que eles não desejam compartilhar com ninguém. Um exemplo pode ser usar o dispositivo para baixar um filme pirata.

A preocupação mais discutida ou os pontos negativos dos sistemas BYOD é a segurança dos dados da empresa. É claro que os funcionários podem acessar apenas uma parte dela, mas essa parte ainda pode ser suficiente para fornecer informações importantes a outras pessoas – consciente ou inconscientemente. Deve haver uma política adequada sobre o que os funcionários podem compartilhar com os outros, bem como uma boa política de saída: a ser implementada quando o funcionário deixar a empresa. Uma boa opção seria transferir todos os dados da empresa para outro computador e destruir os arquivos de dados dos dispositivos dos funcionários.

Política de Traga Seu Próprio Dispositivo

Para tornar o BYOD bem-sucedido, você deve ter uma boa política de BYOD em vigor. Não existe uma política BYOD perfeita . Você continua fazendo alterações na política – à medida que a tecnologia avança – para manter os dados seguros.

#1 Educate the Employees

Se você está considerando a implementação de BYOD ou já o implementou, reserve um tempo para que os funcionários entendam que o sistema é conveniente tanto para o funcionário quanto para o empregador. Você precisa dizer a eles como manter o dispositivo protegido com as atualizações e patches mais recentes para o sistema operacional e o hardware que estão usando em seus dispositivos móveis. Você precisa informá-los sobre a possibilidade de vazamentos de dados e como isso pode arruinar os esforços da organização. Você precisa deixar claro que a privacidade dos dados de uma organização não pode ser comprometida.

#2 What all Platforms To Allow

Você não pode permitir que os usuários selecionem praticamente qualquer plataforma. Se suas organizações não podem ser executadas em nenhum sistema operacional específico, como iOS, você deve informar a seus funcionários que as pessoas que optam pelo iOS não podem participar do programa BYOD .

Em um método melhor, você pode fornecer a eles uma lista de duas três plataformas que são aceitáveis ​​e boas o suficiente para fornecer tanto para a organização quanto para os funcionários. Isso traria alguma consistência para que você não precise contratar pessoal de TI adicional para solucionar problemas dos dispositivos.

#3 Non-Disclosure Agreement

Faça com que os funcionários assinem um NDA para que não possam compartilhar dados da empresa com terceiros. Conscientize-os da engenharia social e ensine-lhes métodos para manter os dados sob controle.

#4 Logging & Responsibility

Isso é importante mesmo que os funcionários se oponham. Registrar os eventos pode ajudá-lo a identificar se algum funcionário está envolvido em atividades ilegais, como baixar filmes piratas. Nesse caso, você também precisa informar aos funcionários que eles serão responsáveis ​​se alguém reivindicar danos e não a organização. Esta cláusula é importante, pois as pessoas geralmente recorrem a métodos mais baratos para uma coisa ou outra. E como é o funcionário que está usando o dispositivo e porque foi o funcionário que se adiantou para, digamos, baixar um filme pirata, a organização não será acusada de nenhuma ofensa.

#5 Tracking and Remote Deletion of Data

Outro aspecto importante na hora de criar uma boa política de BYOD, rastrear o dispositivo móvel é mais para a segurança dos dados da organização e NÃO^(NOT) para saber o que o funcionário está fazendo. O dispositivo móvel precisa estar equipado com algum tipo de aplicativo que permita a exclusão remota do HDD . Isso é útil quando:

1. Um funcionário perde o dispositivo
2. Um funcionário deixa o emprego e passa para uma organização rival

A possibilidade de um funcionário irritado fornecer informações deliberadamente existe, e o acordo de NDA deve ser capaz de cuidar disso. Mantenha as reivindicações de danos um pouco mais altas para evitar o compartilhamento deliberado de dados.

Entre outras medidas que o ajudam a formular uma política de BYOD adequada , estão

1. Registrando os endereços MAC dos dispositivos – Isso ajuda a bloquear conexões ilegais à rede corporativa
2. Auditoria da rede – Verifique^{(Network – Check)} a rede em busca de possíveis vulnerabilidades e verifique o número de dispositivos conectados a ela. Dessa forma, você poderá saber se algum dispositivo não autorizado tenta uma conexão.
3. Crie uma nuvem da empresa para que os usuários que estão trabalhando remotamente possam armazenar coisas no espaço compartilhado comum, em vez de se conectarem à sua rede repetidamente. Isso reduzirá as chances de uma violação de segurança em uma porcentagem significativa. Pode ser qualquer coisa que permita armazenamento, colaboração e criptografia.

Soluções e erros de BYOD

#1 Employee Education

Procure uma pessoa que conheça os meandros do BYOD : os problemas de segurança, problemas de compatibilidade e o mais importante de todos – a parte de engenharia social. Seria uma boa ideia se você pudesse fornecer a cada funcionário um manual de sua política de BYOD junto com os detalhes da pessoa a ser contatada em caso de problemas. Você pode usar conteúdo multimídia para ilustrar possíveis ameaças (apresentações, vídeos etc.) para que todos os funcionários entendam a política.

Você tem que mantê-los lembrando. Um treinamento único^{(One-Time-Training)} não seria suficiente. Você pode realmente criar sessões de treinamento com o nome de “Feedback & Needs of BYOD Employees”. Você pode enfatizar os pontos importantes e pedir feedback/problemas que os funcionários estão enfrentando no sistema. Isso servirá a dois propósitos – você pode reconectar os pontos básicos, mas importantes, da política e usar o feedback para melhorar e torná-la uma das melhores soluções BYOD.

#2 Restricting BYOD To Certain Device Models

Todos conhecemos o mercado móvel que continua mudando rapidamente. Modelos mais novos^(Newer) são lançados com muita frequência e os funcionários gostariam de comprar um dispositivo melhor. Mas se os aplicativos das organizações não rodarem no novo modelo, os funcionários podem ficar frustrados. Uma opção é criar aplicativos que usem o Azure e o Microsoft 365^{(Microsoft 365)} semelhantes à nuvem que serão executados em quase todos os tipos de modelos. Usar e implementar aplicativos genéricos como Dropbox , OneDrive , etc. para armazenamento remoto e colaboração em tempo real impulsionará sua política de BYOD .

Se você quiser que os funcionários usem aplicativos desenvolvidos pelo departamento de TI da empresa, certifique-se de que os aplicativos sejam compatíveis com todos os principais dispositivos (sistemas operacionais) disponíveis para dispositivos móveis. Assim, você estará oferecendo recursos que podem ser executados em praticamente qualquer modelo de dispositivo, em vez de restringi-los a determinados modelos de dispositivos, mesmo que eles desejem esse novo telefone Windows lançado com muito alarde.

#3 Don’t Forget Migrating Process

Quando o método acima de usar aplicativos genéricos, não é muito difícil migrar do dispositivo mais antigo para o novo. Ainda assim, inclua algo que ajude na transferência de dados para dispositivos mais novos (se armazenados localmente) e, em seguida, apague o dispositivo anterior. Mais do que frequentemente, as pessoas mantêm seus dispositivos antigos casualmente (desprotegidos) e alguns podem tentar vendê-los. Em ambos os casos, você precisa apagar os dados da empresa antes que eles sejam coletados por alguém de fora da organização.

#4 Not Including Erase Clause Is a Huge Mistake

Enquanto o ponto 3 falou sobre dispositivos antigos, este ponto está relacionado a novos dispositivos. Será difícil conseguir que os funcionários concordem com o ponto. Diga-lhes que é para seu próprio benefício. Se eles perderem o dispositivo ou se mudarem para outra empresa, seu departamento de TI poderá apagar remotamente os dados dos dispositivos dos funcionários.

Você não pode simplesmente ir em frente e eliminar os dados, pois o funcionário pode bater nos tribunais. Essa possibilidade torna necessário incluir a cláusula no contrato BYOD para que, mesmo que você apague os dados remotamente, você não seja responsabilizado.

#5 Responsibility For Illegal Usage

Deve haver uma política clara que absolva a organização se o funcionário usar seu dispositivo para downloads ilegais, etc.

#6 Forgetting About Upgrades

É um fato conhecido que a tecnologia continua evoluindo. Assim, seu departamento de TI precisa tornar seus aplicativos e outras coisas compatíveis com a tecnologia mais recente para processos suaves e protegidos. O hardware e o sistema operacional dos dispositivos móveis também podem ficar obsoletos de forma que os aplicativos organizacionais não sejam executados corretamente nos dispositivos existentes.

As melhores soluções BYOD incluem uma cláusula que obriga os funcionários a atualizar seus dispositivos móveis quando a tecnologia exige hardware ou sistema operacional melhor. Se os funcionários não puderem atualizar devido a problemas financeiros, a organização pode oferecer a eles um dispositivo compatível ou, melhor ainda, oferecer um empréstimo para comprar a tecnologia mais recente. Isso fará com que os funcionários felizes e leais. Isso se traduz em melhor produção.

Acima estão alguns erros críticos que pude identificar na implementação de uma boa política de BYOD. Se você acha que faltou alguma coisa, por favor, comente e compartilhe com a gente.^{(The above are some critical mistakes I could identify in implementing a good BYOD policy. If you think I missed anything, please comment and share with us.)}

Agora leia: ^{(Now read:)} O que é Bring Your Own Network ou BYON?^{(What is Bring Your Own Network or BYON?)}

Bring Your Own Device (BYOD) Advantages, Best Practices, etc.

Bring Your Own Device (BYOD) program has its own advantages and disadvantages. This article, the first in the three article series – talks about the good and bad of BYOD. The other two articles work to create a proper BYOD policy and find out mistakes to avoid while implementing it. Before proceeding to talk about the benefits of BYOD and its negatives, let us check out how the system is implemented.

What is Bring Your Own Device or BYOD

Bring Your Own Device system has been around for a while and is gaining momentum as more and more businesses opt for the system. Under the BYOD structure, employees use mobile devices that allow them to:

1. Use the same device for personal and office use
2. Work from anywhere

I can classify BYOD into two distinct categories: (a) the first one is where companies allow usage of employee-owned devices and (b) the second one where companies buy mobile devices for the employees. In each case, the implementation will differ slightly. For example, if the company is providing the device, it probably will block installations of things that are distracting: Angry Birds, for example. Also, the company may use secret software to see what you have been doing on the device. Of course, they will allow private use of the devices but that will be a little restricted.

Simply put, BYOD is a system where employees carry a mobile device that they can use to work from anywhere (using the office VPN in most cases).

BYOD Advantages

The first thing that comes to mind when talking about BYOD, is cost savings in different forms. In most cases, we assume you already own a mobile device and your company reconfigures it for business use. If that is the case, the business saves on buying the devices.

As of now, the practice of using employees’ existing devices is not much implemented. Rather, companies themselves buy the mobile devices, configure it and give them to the employees – in which case, the employees benefit in the following two ways:

1. They connect to the Internet using the office VPN thereby saving on the Internet costs;
2. They can work from anywhere using the same device for both business and personal uses. This relieves them from carrying more than one mobile device for personal use. Issues will arise here that might irk employees. We will talk about these issues in the negatives of using the BYOD system in businesses.

Since the employees can work from anywhere, the overall productivity increases. Employees who might not make it to the office due to bad weather or traffic, can work from home or anywhere else. This saves on employees’ absence that would otherwise lead to delay in projects. In case an employee needs to leave the office early, they can later cover the pending work. For example, if an employee has an appointment, s/he can leave early, meet the doctor, go home and work from there to complete the day’s targets.

BYOD also serves as a selling point. People prefer to work with companies that allow a single mobile device for both business and personal uses. If it is the traditional workplace, people may not be allowed to take their personal devices inside the office. I have seen workplaces where they do not allow even employees’ cellphones inside. That, compared to being able to use a single device for both personal and business work, is a big turn-off. In other words, companies with a solid BYOD system in place tend to attract better employees.

Read: Bring Your Own Device Setup and Settings in Windows 10.

BYOD Disadvantages

Again, the first one is the cost factor. Unless the company believes in allowing employees’ existing devices for business, they will be spending money on buying the equipment. Add to it, the usage of the Internet for personal purposes will only increase the spending. Still, because there are other benefits attached such as mobility and better productivity, most companies are shifting to BYOD systems.

For the employee, the turn-offs could be restrictions placed on the device. I am yet to come across any employee who says organizations prohibit personal installations in the BYOD atmosphere. Still, the organization’s policy might go to the extent of saying NO to games and certain websites.

Another cause of concern for employees is their privacy. If they use Facebook, Twitter, or something similar, the company may be able to know the login credentials. Personally, I do not believe corporate houses will go that far on snooping but the possibilities exist. Another aspect is recording or logging employee actions on the device that may give out information they won’t want to share with anyone. An example could be using the device to download a pirated movie.

The most argued concern or the negatives of BYOD systems is the security of the company’s data. Of course, the employees can access only a part of it but that part might still be enough to give out important information to others – knowingly or unconsciously. There should be a proper policy as to what the employees can share with others as well as a good exit policy: to be implemented when the employee leaves the company. A good option would be to transfer all the business data to another computer and shred the data files from the employees’ devices.

Bring Your Own Device Policy

To make BYOD successful, you should have a good BYOD policy in place. There is no such thing as the perfect BYOD policy. You just keep on making changes to the policy – as technology progresses – to keep the data secure.

#1 Educate the Employees

If you are considering BYOD implementation or have already implemented it, take time to make the employees understand the system is for convenience to both the employee and employer. You need to tell them how to keep the device protected with the latest updates and patches for the operating system and hardware they are using on their mobile devices. You need to tell them about the possibility of data leaks and how it can ruin the organization’s efforts. You need to make it clear that privacy of an organization’s data cannot be compromised.

#2 What all Platforms To Allow

You cannot let users select just about any platform. If your organizations cannot run on any specific operating system such as iOS, you have to tell your employees that people opting for iOS cannot participate in the BYOD program.

In a better method, you can give them a list of two three platforms that are acceptable and are good enough to provide for both the organization and employees. That would bring in some consistency so that you do not have to hire additional IT people to troubleshoot the devices.

#3 Non-Disclosure Agreement

Make the employees sign an NDA to an effect where they cannot share company data with any third party. Make them aware of social engineering and teach them methods to keep the data under lock.

#4 Logging & Responsibility

This is important even if the employees object. Logging the events can help you identify if any employee has been engaging in illegal activities such as downloading pirated movies. In this case, you also need to tell the employees that they will be responsible if anyone claims damages and not the organization. This clause is important as people often revert to cheaper methods for something or the other. And since it is the employee using the device and because it was the employee who went ahead to, say, download a pirated movie, the organization will not be charged with any offense.

#5 Tracking and Remote Deletion of Data

Another important aspect when creating a good BYOD policy, tracking the mobile device is more for the safety of the organization’s data and NOT to know what the employee is up to. The mobile device needs to be equipped with some sort of application that allows remote deletion of HDD. This is helpful when:

1. An employee loses the device
2. An employee leaves the job and moves on to a rival organization

The possibility of an irked employee giving away information deliberately exists, and the NDA agreement should be able to take care of that. Keep the damage claims a little higher to prevent the deliberate sharing of data.

Among other measures that help you to formulate a proper BYOD policy, are

1. Registering the MAC addresses of devices – This helps in blocking illegal connections to the corporate network
2. Auditing the Network – Check the network for any possible vulnerabilities and keep a check on the number of devices connecting to it. This way, you will be able to know if any unauthorized devices attempt a connection.
3. Create a company cloud so that users who are working remotely can store things to the common shared space instead of plugging into your network again and again. That will reduce the chances of a security breach by a significant percentage. It can be anything that allows storage, collaboration, and encryption.

BYOD Solutions & Mistakes

#1 Employee Education

Get a person who knows the ins and outs of BYOD: the security issues, compatibility issues and most important of them all – the social engineering part. It would be a good idea if you can provide each employee with a handbook of your BYOD policy along with details of the person to contact in case of problems. You can use multimedia content to illustrate possible threats (presentations, videos, etc.) so that every employee understands the policy.

You have to keep them reminding. One-Time-Training would not suffice. You can actually create training sessions under the name of “Feedback & Needs of BYOD Employees”. You can stress the important points and ask for feedback/problems the employees are facing in the system. That will serve two purposes – you get to replug the basic but important points of the policy and you can use the feedback to improve and make it one of the best BYOD solutions.

#2 Restricting BYOD To Certain Device Models

We all know the mobile market that keeps on changing fast. Newer models come out too frequently and employees would want to buy a better device. But if the organizations’ applications do not run on the new model, the employees may be frustrated. One option is to create apps that make use of cloud-like Azure and Microsoft 365 that will run on almost all types of models. Using and implementing generic apps like Dropbox, OneDrive, etc. for remote storage and real-time collaboration will give a boost to your BYOD policy.

If you want the employees to use apps designed by the business IT department, make sure the apps are compatible with all major devices (operating systems) available for mobile devices. Thus, you will be offering facilities that can run on almost any device model rather than restrict them to certain device models even though they are craving for that new Windows phone released with much fanfare.

#3 Don’t Forget Migrating Process

When the above method of using generic apps, it is not much difficult to migrate from the older device to the new one. Still, include something that helps in transferring data to newer devices (if stored locally) and then wiping out the previous device. More than often, people keep their old devices casually (unprotected) and some might try to sell them away. In both cases, you have to get the business data erased before they are picked up by someone outside the organization.

#4 Not Including Erase Clause Is a Huge Mistake

While point 3 talked about old devices, this point is related to new devices. It will be hard to get employees to agree on the point. Tell them it is for their own benefit. If they misplace the device or move to another company, your IT department should be able to remotely wipe out the data on employees’ devices.

You can’t simply go ahead and wipe out data as the employee may knock courts. This possibility makes it necessary to include the clause in the BYOD agreement so that even if you erase the data remotely, you are not to be held responsible.

#5 Responsibility For Illegal Usage

There should be a clear policy that absolves the organization if the employee uses his/her device for illegal downloads etc.

#6 Forgetting About Upgrades

It is a known fact that technology keeps on evolving. Accordingly, your IT department needs to make their apps and other things compatible with the newer technology for smooth and protected processes. The mobile devices’ hardware and operating system may too get obsolete in a way that the organizational apps might not run properly on the existing devices.

The best BYOD solutions include a clause that forces employees to upgrade their mobile devices when technology demands better hardware or operating system. If the employees can’t upgrade due to financial problems, the organization can offer them a compatible device or better still, offer them a loan to buy the latest technology. This will make employees happy and loyal. This translates to better production.

The above are some critical mistakes I could identify in implementing a good BYOD policy. If you think I missed anything, please comment and share with us.

Now read: What is Bring Your Own Network or BYON?

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