Embora todos os servidores de e-mail agora usem uma conexão segura, se você quiser criptografar e-mails no cliente de desktop do Microsoft Outlook e no ^{(Microsoft Outlook)}Outlook na Web , poderá fazê-lo. O processo é diferente, no entanto. Aqui estamos falando sobre criptografar o email^{(encrypting the email)} e não a conexão. Você pode pensar nisso como uma camada extra de proteção.

Embora seja fácil de usar, lembre-se do usuário final e do cliente que ele está usando. A menos que o remetente e o destinatário suportem o formato de criptografia, será um desafio enviar esses tipos de e-mail.

Existem dois tipos de criptografia^(Encryption) suportados pelo Outlook—

1. criptografia S/MIME e
2. Criptografia de mensagens do Office 365.

O posterior funciona apenas quando uma empresa usa a licença do Office 365 Enterprise E3 . O primeiro, no entanto, é amplamente utilizado e funciona com a maioria dos aplicativos de e-mail além do Outlook .

O Outlook Web^{(Outlook Web)} oferece criptografia^(Encryption) interna , que você pode optar por habilitar para emails individuais. Aqui está a lista de coisas que discutiremos neste tópico

1. Como criptografar e- mails do Office Outlook^{(Office Outlook Emails)}
2. Como criptografar e-mails do Outlook Web
3. Como ler e- mail criptografado^{(Encrypted email)} fora dos clientes do Office^(Office)

Observação:^(Note:) não há como proteger e-mails ou indivíduos com senha no Outlook . Você pode proteger com senha os^{( password protect the PST)} arquivos PST, para que todos os seus e-mails não sejam acessíveis por ninguém, mas é diferente da Criptografia.

Como criptografar emails no Outlook no Windows 10

Antes de começarmos, se você usar a criptografia S/MIME , o remetente e o destinatário devem ter um aplicativo de correio que suporte o padrão S/MIME . O Outlook^(Outlook) oferece suporte ao padrão S/MIME . Você pode optar por criptografar todos os e-mails ou criptografar e-mails individuais. A escolha depende da aplicação da política do departamento de TI. Além disso, você deve ter um certificado S/MIMECertifique^(Make) -se de se conectar com a pessoa certa para fazê-lo. Uma vez instalado, você terá a opção disponível na lista suspensa do certificado digital no Outlook .

Criptografar e-mail individual

• Quando estiver no compositor Novo e-mail^{(New Email)} , alterne para a guia Opções^(Options)
• Em seguida, expanda a seção Mais opções clicando na seta no canto inferior direito.
• Ele abrirá a seção de propriedades. Clique^(Click) no botão Configurações de segurança .^{(Security Settings)}
  • Primeiro, marque a caixa que diz “ Criptografar^(Encrypt) o conteúdo e os anexos da mensagem”.
  • Em seguida, em Segurança^(Security) , clique no menu suspenso em configurações de segurança e selecione o certificado S/MIME
  • Por fim, escolha a etiqueta de segurança, se aplicável.
• Quando você enviar o e-mail, ele será criptografado usando esse padrão.

Observação:^(Note:) se você não tiver um certificado S/MIMEOutlook solicitará que você adicione um. Se você não puder, ele não permitirá que você envie um e-mail criptografado.

Criptografe todos os e-mails

• Abra o Outlook e clique no menu Arquivo^(File)
• Em seguida, clique novamente em Opções e navegue até Trust Center > Trust Center Settings > Email Security
• Marque a caixa que diz “ Criptografar^(Encrypt) o conteúdo e os anexos da mensagem”.
• Em E -mail criptografado , ^(Encrypted)clique^(Click) em Settings > Certificados^{(Certificates)} e Algorithms > selecione o certificado S/MIME .
• Escolha OK

Quando você habilitar isso, todos os seus e-mails serão criptografados. Você terá que garantir que o destinatário também tenha um cliente que suporte o certificado S/MIME para ler o email.

Leia^(Read) : Suplementos Gratuitos de Criptografia de Email para Outlook^{(Free Email Encryption Add-ins for Outlook)} .

Como criptografar emails no Outlook na Web

Esse recurso está disponível apenas para assinatura do Office 365 Home ou Office 365 Personal^{(Office 365 Home or Office 365 Personal subscription)} . É útil quando você não confia que o provedor de e-mail do destinatário seja seguro. No entanto, você deve entender claramente como esses recursos funcionam; caso contrário, o destinatário não poderá ler o e-mail ou acessar qualquer conteúdo.

Faça login^(Log) na conta do Outlook e clique no botão nova mensagem. Ao^(Right) lado de Attach , há um link Encrypt , clique nele. Você terá duas opções:

• Criptografar:^(Encrypt:)

  • A mensagem permanece criptografada e não sai do Office 365.

  • Destinatários com contas Outlook.com e Office 365 podem baixar anexos sem criptografia

  • Eles podem fazer isso ao usar o Outlook.com, o aplicativo móvel do Outlook ou o aplicativo de email no Windows 10.

No entanto, se eles estiverem usando qualquer outro cliente de email, eles terão que usar uma senha temporária para baixar os anexos do portal de criptografia de mensagens do ^{(Message Encryption)}Office 365 .

• Criptografe e impeça o encaminhamento^{(Encrypt and Prevent Forwarding)(Encrypt and Prevent Forwarding)} :
  • Sua mensagem permanece criptografada no Office 365
  • Não pode ser copiado ou encaminhado.
  • Documentos do Office, como Word ou Excel , permanecem criptografados mesmo após o download.
  • Outros anexos, como arquivos PDF ou arquivos de imagem, podem ser baixados sem Criptografia^(Encryption) .

Como ler emails criptografados fora dos clientes do Office^(Office)

Se você precisar enviar um e-mail criptografado e quiser que outras pessoas que usam aplicativos como o Gmail o leiam, precisará compartilhar o método discutido abaixo. Este método solicitará uma senha para acessar o e-mail. No entanto, é uma senha oferecida pela Microsoft para verificar a autenticidade do receptor.

• Compor^(Compose) e enviar e-mail usando criptografia^(Encryption)
• O destinatário receberá um e-mail que revelará informações sobre a pessoa e seu ID de e-mail.
• Em seguida, para ler a mensagem, clique no botão Ler^(Read) a mensagem^(Message)
• Você será levado ao centro do Office 365, onde poderá verificar usando a senha de uso único ou^(Time) entrando no Google .
• Assim que a verificação for concluída, o e-mail será revelado.

Nota:^(Note:) Um OTP é enviado para o e-mail do destinatário.

Como você pode notar, o email nunca sai dos servidores do Office 365 . ^{(Office 365)}O e-mail está hospedado lá e pode ser lido após a verificação. Se você estiver usando um cliente Outlook , não precisará passar pelo processo.

Espero que a postagem tenha sido fácil de seguir e que você tenha conseguido entender os detalhes da Criptografia de e-mail^{(Email Encryption)} .

How to encrypt Emails in Microsoft Outlook app and Outlook.com

While all email servers now use a secure connection, if you want to encrypt emails in the Microsoft Outlook desktop client and Outlook on the Web, then you сan do so. The process is different, however. Here we are talking about encrypting the email and not the connection. You can think of it as an extra layer of protection.

While it is easy to use, keep the end-user in mind, and the client, he is using. Unless both the sender and receiver support the encryption format, it will be challenging to send such types of email.

There are two types of Encryption supported by Outlook—

1. S/MIME encryption, and
2. Office 365 Message Encryption.

The later works only when a business uses the Office 365 Enterprise E3 license. The former, however, is widely used and works with most of the email applications other than Outlook.

Outlook Web offers in-house Encryption, which you can choose to enable for individual emails. Here is the list of things we will discuss in this topic

1. How to encrypt Office Outlook Emails
2. How to Encrypt Outlook Web Emails
3. How to read Encrypted email outside Office Clients

Note: There is no way to password-protect individual or emails in Outlook. You can password protect the PST files, so all your emails are not accessible by anyone, but it’s different from Encryption.

How to encrypt emails in Outlook on Windows 10

Before we start,  if you use the S/MIME encryption, the sender and recipient must have a mail application that supports the S/MIME standard. Outlook supports the S/MIME standard.  You can either choose to encrypt all the emails, or you can encrypt individual emails. The choice depends on the policy enforcement of the IT department. Also, you should have an S/MIME certificate installed. Make sure to connect with the right person to do so. Once installed, you will have the option available in the digital certificate dropdown in the Outlook.

Encrypt Individual Email

• When in the New Email composer, switch to the Options tab
• Then expand the More options section by clicking on the arrow at the bottom right.
• It will open the properties section. Click on the Security Settings button.
  • First, check the box which says “Encrypt message contents and attachments.”
  • Next, under Security, click on the dropdown under security settings, and select the S/MIME certificate.
  • Lastly, choose the security label if applicable.
• When you send the email, it will be encrypted using this standard.

Note: If you do not have an S/MIME certificate, Outlook client will prompt you to add one. If you cannot, it will not allow you to send an encrypted email.

Encrypt all the Emails

• Open Outlook and click the File menu
• Then again click on Options, and navigate to Trust Center > Trust Center Settings > Email Security
• Check the box which says “Encrypt message contents and attachments.”
• Under Encrypted email, Click on Settings > Certificates and Algorithms > select the S/MIME certificate.
• Choose OK

When you enable this, all your emails will be encrypted. You will have to make sure the receiver also has a client that supports the S/MIME certificate to read the email.

Read: Free Email Encryption Add-ins for Outlook.

How to encrypt emails in Outlook on the Web

This feature is available only for Office 365 Home or Office 365 Personal subscription. It is useful when you don’t trust the recipient’s email provider to be secure. However, you should clearly understand how these features work; otherwise, the receiver will not be able to read the email or access any content.

Log in to the Outlook account, and then click on the new message button. Right next to Attach, there is an Encrypt link, click on it. You will have two options:

• Encrypt:

  • The message stays encrypted and doesn’t leave Office 365.

  • Recipients with Outlook.com and Office 365 accounts can download attachments without Encryption

  • They can do so when using Outlook.com, the Outlook mobile app, or the Mail app in Windows 10.

However, if they are using any other email client, they will have to use a temporary passcode to download the attachments from the Office 365 Message Encryption portal.

• Encrypt and Prevent Forwarding:
  • Your message stays encrypted within Office 365
  • It cannot be copied or forwarded.
  • Office documents such as Word or Excel remain encrypted even after download.
  • Other attachments, such as PDF files or image files, can be downloaded without Encryption.

How to read encrypted email outside Office clients

If you need to send encrypted email and want others using apps like Gmail to read it, then you need to share the method discussed below. This method will ask for a password to access the email. However, its a passcode offered by Microsoft to check the authenticity of the receiver.

• Compose and send email using Encryption
• The receiver will get an email that will reveal information about the person and his email id.
• Then to read the message, click on Read the Message button
• It will take you Office 365 center where you can verify using either One Time passcode or by signing into Google.
• Once verification is complete, the email will be revealed.

Note: An OTP is sent to the receiver’s email.

As you can notice, the email never leaves Office 365 servers. The email is hosted there and allowed to read after verification. If you are using an Outlook client, you will not have to go through the process.

I hope the post was easy to follow, and you were able to understand the details of Email Encryption.

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