O Microsoft 365^{(Microsoft 365)} anunciou recentemente novos recursos para acompanhar a produtividade. O objetivo era monitorar dados sobre trabalhadores, mas o lançamento do recurso saiu pela culatra depois que as pessoas foram informadas da quantidade de dados de usuários coletados pelo Microsoft Teams .

Quais dados o Microsoft Teams coleta?

O Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)} coleta três tipos de dados, ou seja , dados de censo, uso^{(Census, Usage, )} e relatório de erros^{( Error reporting data)} . Os dados do censo nada mais são do que informações padrão sobre seu dispositivo, sistema operacional e idioma do usuário. Ele também gera um ID de usuário específico que é protegido duas vezes para evitar ligações desnecessárias. Os dados do censo no relatório de atividades do ^(Census)usuário do Teams^{(Teams user)} são dados padrão coletados e não podem ser excluídos pelo usuário.

A Microsoft^(Microsoft) também coleta dados de uso que incluem o número de mensagens enviadas^{(number of messages sent)} , chamadas^(calls) e reuniões ingressadas^{(meetings joined)} junto com o nome da organização^{(name of the organization)} . Também auxilia no rastreamento de erros para que possam ser corrigidos a tempo. É chamado de dados de relatório de erros .^(Error)

Leia: ^(Read:) Como criar uma equipe privada e alterar a privacidade no Microsoft Teams^{(How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams)} .

Relatório de atividades do usuário do Microsoft Teams^{(Microsoft Teams User Activity Report)}

Para exibir e editar um relatório de atividade do usuário do Teams , você deve ser um ^(Teams)administrador de serviço do Teams^{(Teams service admin)} . Para saber mais sobre funções e permissões de administrador, acesse as funções de administrador do Teams para gerenciar uma equipe^{(access Teams administrator roles to manage a team)} .

1. No painel de navegação esquerdo do centro de administração do Microsoft Teams , vá para Analytics & reports > Usage reports .
2. Selecione a atividade do usuário do Teams na guia ^{(Teams user activity )}Exibir relatórios^{(View reports)} , na guia Relatório^{(Report )} .
3. Selecione um intervalo na guia de intervalo de dados^{(data range)}
4. Clique em Executar^(Run) relatório.

Interpretando o relatório de atividades do usuário do Teams^{(Teams User Activity Report)}

O relatório de atividade do usuário do Teams^{(Teams user)} pode ser visualizado nos últimos 7 dias, 30 dias ou 90 dias^{(7 days, 30 days, or 90 days)} . O relatório fornece um detalhamento do uso pelo usuário. Ele fornece detalhes de mensagens de canal, mensagens de resposta e postagem, detalhes de reuniões organizadas e detalhes de participação em reuniões. Também é possível fornecer detalhes da última atividade, tempo de vídeo e atividade de compartilhamento de tela.

Este relatório é útil para os administradores da empresa visualizarem informações sobre a atividade dos funcionários usando o Teams . Os administradores podem visualizar até 19 tipos diferentes de dados de atividade do usuário. Atualmente, não há como os usuários recusarem essa coleta de dados de seus respectivos administradores da empresa. Embora muitas empresas possam não estar cientes da disponibilidade de tais dados.

Onde os dados do usuário do Teams^{(Teams user)} são armazenados?

O Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)} opera em todo o mundo e em várias jurisdições com diferentes padrões para a forma como os dados são tratados. Caso queira ver onde os dados individuais são armazenados fisicamente, você pode acessar o centro de administração do Microsoft 365^{(Microsoft 365 admin center)} . Clique Settings > Organization profile e role até Local de dados^{(Data Location)} .

Gerenciando notificações de equipes

Ao trabalhar no Teams , receber várias notificações com ping constante no canto inferior direito da tela pode ser uma grande distração.

Você pode retomar o controle clicando nos três pontos no canto superior direito das equipes^(Teams) , selecionando Notificações do canal^{(Channel notifications)} e desativando-as completamente. Você também pode configurar novas regras selecionando “Personalizado”^{(“Custom”)} .

Você pode desativar " Todas as novas postagens^{(All new posts)} " e também reduzir as menções do canal^(Channel) , ou seja, quando alguém marca você em um canal usando @ Nome do canal^(Channel) de " Banner e feed^{(Banner and feed)} " para " Mostrar apenas no feed^{(Only show in feed)} ".

Outra distração é quando você foi convidado para uma reunião agendada ou saiu de uma reunião no meio do caminho, mas ainda recebe notificações sempre que uma mensagem é digitada na caixa de bate-papo da reunião em andamento.

Uma solução temporária para esse problema é alterar seu status para “ Não perturbe^{(Do not disturb)} ”. Você pode fazer isso clicando na sua foto de perfil na página principal do Teams , clique em “ Disponível^(Available) ” e altere para “ Não perturbe^{(Do not disturb)} ”.

Você também pode gerenciar a prioridade acessando Settings > Privacy , clique em “ Gerenciar acesso prioritário^{(Manage priority access)} ” e adicione os nomes das pessoas de quem você deseja notificações.

Leia^(Read) : O Microsoft Teams trava ou congela durante as reuniões^{(Microsoft Teams crashes or freezes during meetings)} .

Controle de acesso no Microsoft Teams

O Teams^(Teams) também fornece uma maneira de limitar o acesso ao Microsoft Teams para que você tenha tempo e espaço para pensar e trabalhar.

Você pode fazer isso acessando Settings > Privacy e alternando o botão de opção “ Recibos de leitura^{(Read receipts)} ”.

Você pode solicitar que sua organização ative a autenticação multifator^{(multi-factor authentication)} em sua conta e adicione uma camada extra de proteção. Uma senha forte e exclusiva e um gerenciador de senhas são necessários para a proteção da conta.

Você também pode configurar canais privados^{(private channels)} se for membro de uma equipe específica, permitindo acesso limitado a apenas alguns membros da equipe. Na equipe escolhida, vá para a seção de canais e clique nos três pontos. Vá para Adicionar canal^{(Add channel)} , em Privacidade^(Privacy) , e selecione Privacidade^(Privacy) .

Você pode então selecionar as respectivas pessoas para adicionar à equipe - até 250 pessoas. Apenas um criador de canal pode adicionar ou remover pessoas de um canal privado. Arquivos ou mensagens compartilhados em um canal privado não são acessíveis a ninguém fora dele.

O Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)} ganhou popularidade com a mudança para o trabalho remoto. Os funcionários agora precisam colaborar, garantindo que os dados confidenciais permaneçam completamente seguros e que o relatório de atividades do usuário do Teams não seja mal utilizado. ^{(Teams user)}As sugestões acima mencionadas ajudarão a manter seus dados seguros, mantendo uma comunicação tranquila. Espero que funcionem para você.

Leia a seguir^{(Read next)} : Problema de uso de CPU e memória alta do Microsoft Teams.^{(Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.)}

How Microsoft Teams tracks your activity and how to stop it

Microsoft 365 recently announced new features to track productivity. Іt was аimed at monitoring data about workers but the featυrе launch backfired after people were made awаre of the amount of user data collected by Microsoft Teams.

What data does Microsoft Teams collect?

Microsoft Teams collects three types of data i.e. Census, Usage, and Error reporting data. The census data is nothing but standard information about your device, operating system, and user language. It also generates a specific user ID which, is protected twice to avoid unnecessary linkage. Census data in the Teams user activity report is default data collected and cannot be opted out of by the user.

Microsoft also collects usage data which includes the number of messages sent, calls and meetings joined along with the name of the organization. It also assists in tracking errors so that they can be fixed in time. It is called Error reporting data.

Read: How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams.

Microsoft Teams User Activity Report

To view and edit a Teams user activity report, you must be a Teams service admin. To know more about admin roles and permissions, access Teams administrator roles to manage a team.

1. In the left navigation pane of the Microsoft Teams admin center, go to Analytics & reports > Usage reports.
2. Select Teams user activity from the View reports tab, under the Report tab.
3. Select a range under the data range tab
4. Click on Run report.

Interpreting the Teams User Activity Report

The Teams user activity report can be viewed over the last 7 days, 30 days, or 90 days. The report gives a breakdown of usage by the user. It gives details of channel messages, reply and post messages, organized meeting details, and participated in meeting details. One can also give details of the last activity, video time, and screen sharing activity.

This report is useful for company administrators to view insights into employee activity using Teams. Administrators can view up to 19 different types of user activity data. Presently, there is no way for users to opt-out of this data collection from their respective company administrators. Although many companies may not be aware of the availability of such data.

Where is the Teams user data stored?

Microsoft Teams operates across the world and in several jurisdictions with different standards for the way data is handled. In case you want to see where the individual data is physically stored, you can go to Microsoft 365 admin center. Click Settings > Organization profile, and then scroll to Data Location.

Managing Teams Notifications

While working on Teams, receiving several notifications with constant pinging in the bottom right of the screen can be quite a distraction.

You can take back the control by clicking on the three dots at the top right of the Teams, selecting Channel notifications, and turning them off completely. You can also set up new rules by selecting “Custom”.

You may want to turn off “All new posts” and may also want to reduce Channel mentions i.e. when someone tags you in a channel using @Channel name from “Banner and feed” to “Only show in feed“.

Another distraction is when you have been invited to a scheduled meeting or have left a meeting partway but still receiving notifications every time a message is typed into the chatbox of the ongoing meeting.

A temporary solution for this problem is to change your status to “Do not disturb”. You can do this by clicking on your profile picture on the main page of the Teams, click on “Available” and change it to “Do not disturb”.

You can also manage priority by going to Settings > Privacy, click on “Manage priority access” and add the names of the people from who you want notifications.

Read: Microsoft Teams crashes or freezes during meetings.

Access control in Microsoft Teams

Teams also provide you a way to limit access on Microsoft Teams so that you get time and space to think and work.

You can do this by going to Settings > Privacy and toggling the “Read receipts” radio button.

You can ask your organization to turn on the multi-factor authentication on your account and add an extra layer of protection. A strong, unique password and a password manager is necessary for account protection.

You can also set up private channels if you are a member of a specific team, allowing limited access to only certain members of the team. In the chosen team, go to the channels section, and click on the three dots. Go to Add channel, under Privacy, and select Privacy.

You can then select the respective people to add to the team – up to 250 people. Only a channel creator can add or remove people from a private channel. Files or messages shared within a private channel are not accessible to anyone outside it.

Microsoft Teams has gained popularity, with the shift to remote work. Workers now need to collaborate while ensuring sensitive data stays completely secure and the Teams user activity report is not misused.  The above-mentioned suggestions will help keep your data secure while maintaining smooth communication. Hope they work out for you.

Read next: Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.

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