Em um artigo anterior, abordamos como a videoconferência funciona no Microsoft Teams^{(how video conferencing works in Microsoft Teams)} . Desde então, a Microsoft atualizou o Teams com novos recursos, incluindo a tão esperada e desejada capacidade de criar salas de reunião. De fato, mais de 20.000 usuários da Microsoft votaram na sugestão^{(20,000 Microsoft users voted for the suggestion)} no Microsoft Teams UserVoice , o fórum de comentários do usuário para o aplicativo Teams .

Qualquer pessoa pode acessar o Teams com uma conta gratuita da Microsoft , e os usuários premium do pacote Office 365 desfrutam de uma versão robusta do Teams com recursos como maior armazenamento de arquivos, gravação de reuniões e capacidade de hospedar eventos online para até 10.000 pessoas. 

Requisitos mínimos para salas^{(Breakout Rooms)} de grupo em equipes^(Teams)

Antes de começarmos, vamos garantir que tudo esteja pronto para que você possa criar salas de sessão de grupo em suas reuniões do Teams . Como você pode imaginar, algumas configurações são necessárias para habilitar salas de sessão de grupo no Teams . Verifique^{(Double-check)} essas configurações antes de começar.

Nova experiência de reunião

Primeiro, você deve usar a “nova experiência de reunião” do Teams. Você pode ativar a nova experiência selecionando sua foto de perfil no canto superior direito do aplicativo para desktop e acessando Configurações^(Settings) . Em seguida, selecione Ativar nova experiência de reunião^{(Turn on new meeting experience)} e reinicie o Teams.

Número mínimo de participantes

Para que a opção de breakouts esteja disponível para o organizador da reunião, deve haver pelo menos cinco participantes na reunião. Embora as pessoas que ligam por telefone não possam participar das reuniões neste momento, elas contam^{(do )} para o mínimo de cinco pessoas.

Você é o organizador da reunião?

Somente o organizador da reunião pode criar e gerenciar breakouts, embora haja alguma indicação da Microsoft de que eles permitirão que o organizador compartilhe essa responsabilidade em futuras atualizações do Teams . 

Além disso, o organizador da reunião deve estar usando o aplicativo de desktop, não a versão do navegador ou o aplicativo móvel. (Não se preocupe, os participantes que ingressaram na reunião por meio do aplicativo Teams para Android^{(Teams Android)} ou iPhone têm a capacidade de ingressar em sessões.)

Dica: Se o convite da reunião precisar vir de outra pessoa que não seja a pessoa que gerenciará as sessões, peça ao gerente da reunião que crie a reunião do Teams e use esse link de reunião no convite da reunião. 

Desde que o link da reunião tenha sido criado pela pessoa que gerenciará as sessões, não importa quem compartilha o link.

Criando salas de sessão de grupo no Teams

No momento em que este artigo foi escrito, as salas de sessão de grupo no Teams não podem ser configuradas antes da reunião, como no Zoom . Quando a reunião do Teams estiver em andamento, você, o organizador da reunião, poderá começar selecionando o ícone Salas^{(Breakout Rooms)} de grupo na barra de ferramentas da reunião.

A seleção do ícone Salas^{(Breakout Rooms)} de sessão de grupo iniciará uma tela onde você pode decidir quantas salas de reunião você deseja criar e se deseja que o Teams atribua automaticamente os participantes às salas de reunião ou se prefere selecionar manualmente qual sala de sessão de grupo para cada participante será enviado.

Depois de criar as salas temáticas, você pode atribuir participantes às salas por meio do painel de salas temáticas. 

Selecione Atribuir participantes^{(Assign participants)} e você verá uma lista de todos os participantes da sua reunião. Marque a caixa ao lado de um participante e escolha para qual sala você deseja atribuí-lo.

Como organizador da reunião, você pode atribuir participantes a salas temáticas a qualquer momento durante a reunião. Quando estiver pronto para o início da sessão de sessão de grupo, selecione Iniciar salas^{(Start rooms)} para abrir todas as salas de sessão de grupo simultaneamente e mover as pessoas para as salas atribuídas.

Observação: atualmente, você não pode definir um cronômetro para fechar automaticamente as salas de sessão de grupo no Teams . Este é mais um recurso que esperamos que o Teams adicione em futuras atualizações.

Opções para o organizador da reunião

Assim como no Zoom , o organizador da reunião pode ingressar em qualquer uma das salas temáticas a qualquer momento. O organizador também pode renomear as salas e, assim que todas as salas temáticas estiverem abertas, ele poderá transmitir um anúncio para todas as salas. Os anúncios aparecerão no painel de bate-papo da sala temática.

Dentro das configurações^{(Room settings)} da sala , o organizador da reunião pode optar por fazer com que o Teams mova automaticamente os participantes para os grupos de discussão em vez de forçar os participantes a ingressar manualmente em sua sala de grupo. Há também uma opção para permitir ou impedir que os participantes retornem à sala de reunião principal durante a sessão de grupo.

Salas de reunião de grupo dentro do Teams

A experiência para os participantes nas salas de sessão de grupo no Teams é semelhante à da reunião principal do Teams . Os participantes têm acesso a todos os controles regulares da reunião. Eles podem ativar e desativar a webcam, ativar e desativar o som, compartilhar a tela, levantar a mão ou ativar e desativar o bate-papo e os painéis de participantes. 

Voltando à Reunião das Equipes Principais

Se o organizador da reunião permitir (veja acima), os participantes das salas temáticas podem retornar à reunião principal a qualquer momento clicando no botão Retornar^(Return) . Aviso: Selecionar o botão Sair^{(Leave )} fará com que você saia totalmente da reunião.

Outros aplicativos de videoconferência

Os usuários do Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)} certamente estão felizes com a recente adição de salas de reunião à experiência do Teams , mas o Teams ainda carece de alguns recursos^{(Teams still lacks some features)} que outros aplicativos de videoconferência oferecem. Se você não está decidido a usar o Teams para reuniões online, pode estar interessado em nossa comparação de quatro aplicativos de videoconferência diferentes^{(four different video conferencing apps)} . Para ler mais, confira nossos artigos sobre Google Meet vs. Zoom e Zoom vs. Skype .

How to Create Breakout Rooms in Microsoft Teams

In a previous article, we covered how video conferencing works in Microsoft Teams. Since then, Microsoft has updated Teams with new features, including the long-awaited and much-desired ability to create breakout rooms. Indeed, over 20,000 Microsoft users voted for the suggestion on Microsoft Teams UserVoice, the user feedback forum for the Teams app.

Anyone can access Teams with a free Microsoft account, and premium users of the Office 365 suite enjoy a robust version of Teams with features like increased file storage, meeting recording, and the ability to host online events for up to 10,000 people. 

Minimum Requirements for Breakout Rooms in Teams

Before we begin, let’s make sure everything is in place for you to be able to create breakout rooms in your Teams meetings. As you might imagine, some setup is required to enable breakout rooms in Teams. Double-check these settings before you start.

New Meeting Experience

First, you must be using Teams’ “new meeting experience.” You can turn on the new experience by selecting your profile pic in the top-right corner of the desktop app and going to Settings. Then select Turn on new meeting experience and restart Teams.

Minimum Number of Participants

For the breakouts option to be available to the meeting organizer, there must be at least five participants in the meeting. While people calling in by phone can’t join breakouts at this time, they do count towards the five-person minimum.

Are You the Meeting Organizer?

Only the meeting organizer can create and manage breakouts, although there is some indication from Microsoft that they will allow the organizer to share this responsibility in future updates to Teams. 

Moreover, the meeting organizer must be using the desktop app, not the browser version or mobile app. (Don’t worry, participants who have joined the meeting via the Teams Android or iPhone app do have the ability to join breakouts.)

Tip: If the meeting invitation needs to come from someone other than the person who will be managing the breakouts, have the breakout manager create the Teams meeting and then use that meeting link in the meeting invitation. 

As long as the meeting link was created by the person who will be managing the breakouts, it doesn’t matter who shares the link.

Creating Breakout Rooms in Teams

As of this writing, breakout rooms in Teams cannot be configured in advance of the meeting like they can in Zoom. Once the Teams meeting is in progress, you, the meeting organizer, can begin by selecting the Breakout Rooms icon on the meeting toolbar.

Selecting the Breakout Rooms icon will launch a screen where you can decide how many breakout rooms you want to create and whether you’d like Teams to automatically assign participants into breakout rooms or if you’d prefer to manually select which breakout room to which each participant will be sent.

Once you’ve created the breakout rooms, you can assign participants to the rooms via the breakout rooms panel. 

Select Assign participants, and you’ll see a list of all the participants in your meeting. Check the box next to a participant and then choose which room you want to assign them to.

As the meeting organizer, you can assign participants to breakout rooms at any point during the meeting. When you’re ready for the breakout session to actually start, select Start rooms to open all the breakout rooms simultaneously and move people into their assigned rooms.

Note: Currently, you can’t set a timer to automatically close breakout rooms in Teams. This is yet another feature that we expect Teams to add in future updates.

Options for the Meeting Organizer

Just like in Zoom, the meeting organizer can join any of the breakout rooms at any time. The organizer can also rename rooms and, once all the breakout rooms are open, they can broadcast an announcement to all rooms. Announcements will appear in the breakout room’s chat panel.

Inside Room settings, the meeting organizer can choose to have Teams automatically move participants into breakouts vs. forcing participants to manually join their breakout room. There’s also an option to allow or prevent participants from returning to the main meeting room during the breakout session.

Inside Teams Breakout Rooms

The experience for participants inside breakout rooms in Teams is similar to being in the main Teams meeting. Participants have access to all the regular meeting controls. They can turn their webcam on and off, mute and unmute themselves, share their screen, raise their hand, or toggle the chat and participant panels on and off. 

Returning to the Main Teams Meeting

If the meeting organizer allows it (see above), participants in breakout rooms can return to the main meeting any time they want by clicking on the Return button. Warning: Selecting the Leave button will cause you to exit the meeting entirely.

Other Video Conferencing Apps

Microsoft Teams users are certainly happy about the recent addition of breakout rooms to the Teams experience, but Teams still lacks some features that other video conferencing apps offer. If you’re not dead set on using Teams for online meetings, you may be interested in our comparison of four different video conferencing apps. For further reading, check out our articles on Google Meet vs. Zoom and Zoom vs. Skype.

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