Hoje, há uma constante troca de e-mails entre indivíduos, empresas, etc., o que resultou em um volume crescente de e-mails em nossas caixas de correio. Tornou-se difícil gerenciar e recuperar um grande número de e-mails todas as vezes. Assim, para resolver este problema, surgiu o conceito de Email Archiving . Vamos ver o que é exatamente e como um email pode ser arquivado no Microsoft Outlook 2019/2016 .

O que é arquivamento de e-mail

Email Archiving é um processo de gerenciamento de e-mail que gerencia e arquiva seus e-mails sistematicamente. Ele armazena e protege permanentemente seus dados sem perda de dados. Basicamente^(Basically) , quando você arquiva um e-mail, ele desaparece da sua caixa de entrada sem ser excluído e fica armazenado na pasta Arquivo^{(Archive folder)} . Os e-mails que você não deseja excluir porque pode precisar deles no futuro podem ser arquivados. Todos os e-mails na pasta de arquivo podem ser restaurados, se necessário, para que o conteúdo importante não seja perdido. O arquivamento^(Archiving) moverá os e-mails do servidor de e-mail da rede para o computador local.

Como arquivar e-mails no Outlook

Para abrir o Microsoft Outlook^{(Microsoft Outlook)} , clique no botão Iniciar^(Start) e role para baixo até Outlook para abri-lo.

Vá para sua caixa^(Inbox) de entrada e abra o e-mail que você deseja arquivar. Quando seu e-mail estiver aberto, você verá a opção Arquivar^(Archive) na barra de menu na parte superior da sua caixa de correio.

Clique em Arquivar^(Archive) e você notará que seu e-mail desapareceu da caixa de entrada. Você encontrará todos esses e-mails na pasta Arquivo^(Archive) que você pode ver no painel esquerdo. Clique^(Click) na pasta de arquivo para visualizá-los.

Você pode pesquisar um e-mail específico que está procurando na caixa de pesquisa acima. Você pode filtrar os e-mails e classificá-los do mais novo ou do mais antigo de acordo com suas necessidades. Você também pode organizar os e-mails de acordo com data, tamanho, assunto, importância, categorias e assim por diante.

É tão simples arquivar e-mails no Outlook e, portanto, pode ser feito de maneira eficiente.

Email de arquivo em massa no Outlook

Para arquivar emails em massa no Outlook , abra File > Info > Tools e selecione Limpar itens antigos^{(Clean up old items)} .

Selecione Arquivar esta pasta e todas as subpastas^{(Archive this folder and all subfolders)} e escolha a pasta que deseja arquivar.

Em seguida, em Arquivar itens anteriores a, insira uma data.

Selecione Incluir itens com a opção Não arquivar automaticamente para arquivar^{(Do not AutoArchive to archive checked option)} .

Clique em OK e saia.

Leia^(Read) : Como arquivar automaticamente seus itens antigos no Microsoft Outlook .

Como recuperar e-mails arquivados no Outlook

Para acessar seus e-mails arquivados no Microsoft Outlook :

1. Abrir Outlook
2. Selecione o ID do e-mail
3. Clique na pasta Arquivo
4. Você verá todos os seus e-mails arquivados aqui.

Espero que você ache este post útil.

How to archive Emails & retrieve archived emails in Outlook

Today, there is a constant exchange of еmails betweеn individuals, сomрanies, etc. which has resulted in a growing volume of mаils іn our mailboxes. It has become diffiсult to manage and retrieve a large number of emails eνery time. Thus, tо resolve this problem, the concept of Email Archiving came into existence. Let us see what it is exactly and how can an email be archived in Microsoft Outlook 2019/2016.

What is Email Archiving

Email Archiving is an email management process that manages and files your emails systematically. It permanently stores and secures your data without any data loss. Basically, when you archive an email, it disappears from your inbox without being deleted and is stored in the Archive folder. The emails which you do not want to delete because you may need them in the future can be archived. All the emails in the archive folder can be restored if required so that the important content is not lost. Archiving will move emails off of the network mail server to your local computer.

How to archive Emails in Outlook

To open Microsoft Outlook, click on the Start button and scroll down to Outlook to open it.

Go to your Inbox and open the email you wish to archive. Once your mail is open, you will see the Archive option in the menu bar at the top of your mailbox.

Click on Archive and you will notice that your email has disappeared from the inbox. You will find all such emails in the Archive folder that you can see in the left pane. Click on the archive folder to view them.

You can search for a particular mail that you are looking for in the search box above. You can filter the emails and sort them from the newest or oldest on top as per your requirements. You can also arrange the emails according to date, size, subject, importance, categories, and so on.

It is that simple to archive emails in Outlook and hence can be done in an efficient manner.

Bulk archive email in Outlook

To bulk archive email in Outlook, open File > Info > Tools, and select Clean up old items.

Select Archive this folder and all subfolders, and choose the folder you want to archive.

Next, under Archive items older than, enter a date.

Select Include items with Do not AutoArchive to archive checked option.

Click OK and exit.

Read: How to Auto archive your old items in Microsoft Outlook.

How to retrieve archived emails in Outlook

To access your archived emails in Microsoft Outlook:

1. Open Outlook
2. Select the email ID
3. Click on Archive folder
4. You will see all your archived emails here.

I hope you find this post useful.

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