Classificação básica de dados de uma coluna e várias colunas em planilhas do Excel

Duas das principais funções do Excel são permitir que você manipule e visualize dados de diferentes perspectivas, e uma das ferramentas mais simples, mas poderosas do programa para fazer isso é a função Classificar(Sort ) .

Quer se trate de classificações simples ascendentes/descendentes, classificação em mais de uma variável para exibir dados em grupos ou para manter a integridade da linha ou classificações alfanuméricas simples para manter seus dados tabulares ordenados, classificar dados no Excel é uma habilidade essencial.

Poucos programas são mais adequados para classificar dados tabulares do que o Excel , e suas classificações podem ser executadas do simples e relativamente descomplicado ao altamente sofisticado. Embora a proeza de classificação do Excel - o que você pode fazer com o conjunto de dados correto e um pouco de conhecimento do funcionamento interno do programa - seja realmente robusta e aprofundada, a dica de tecnologia de hoje se concentra em dois tipos básicos de classificação, como segue:

  • Classificando dados em uma única coluna
  • Classificando dados em várias colunas

As planilhas são, obviamente, compostas de colunas e linhas de células, ou dados tabulares, onde cada coluna compreende uma divisão lógica de fatos, números ou quaisquer outros detalhes por categoria, como, digamos, nomes, endereços, moeda, partes números e assim por diante, dependendo do tipo de planilha. As linhas(Rows) , por outro lado, exibem pessoas, objetos ou figuras lado a lado ou na mesma instância ou ocorrência.

Dependendo do tipo de planilha e dos dados que ela contém, como uma lista tabular de nomes, endereços, números de telefone e outros dados pertinentes, as linhas são frequentemente semelhantes aos registros do banco de dados.

Quando você classifica linhas de dados, cada linha deve manter sua integridade, sem mover dados inadvertidamente de uma linha para outra, o que, como você verá mais abaixo, é onde a classificação de dados em várias colunas é útil.

Classificando em um único campo

Você pode classificar os registros em sua planilha por linhas e pode classificar as células nos registros por colunas. Você pode, é claro, especificar ordens de classificação crescentes ou decrescentes. Por padrão, em ordem crescente / alfanumérica, o programa organiza o texto de A a Z e os números do menor para o maior. A classificação com uma ordem de classificação decrescente, é claro, inverte o mais antigo de Z para A , ou para que números maiores comecem no topo.

Tal como acontece com muitas funções no Excel , existem algumas maneiras de realizar uma classificação simples; tudo o que você precisa para esse tipo de classificação, no entanto, reside no menu suspenso do botão direito do mouse, conforme mostrado abaixo.

  1. Clique com o botão direito do mouse em(Right-click) um campo na coluna na qual deseja classificar a planilha para abrir o menu pop-up.
  2. Role(Scroll) para baixo e passe o cursor sobre Classificar(Sort) para abrir o menu suspenso.
  3. Clique em Classificar de A a Z(Sort A to Z) para crescente ou Classificar de Z para A(Sort Z to A ) decrescente ( Observe(Note) que o Excel não inclui os dados nas células da linha 1 na classificação; o programa pressupõe que essa linha contém os rótulos ou cabeçalhos de coluna.).

Essa classificação simples funciona para muitos tipos de dados, exceto quando suas linhas e colunas têm dados idênticos ou duplicados. Nesses casos, você deve classificar em duas ou mais colunas, a seguir.

Classificando registros em vários campos

Dependendo da complexidade de seus dados, pode ser necessário classificar em mais de uma coluna. Talvez o melhor exemplo seja classificar um banco de dados em ordem alfabética de sobrenome. Digamos que seus dados tenham várias pessoas com os mesmos sobrenomes. Nesses casos, você vai querer ter certeza de que Linda Johnson vem antes de Lydia Johnson , e Cherri Anderson aparece depois de Charles Anderson... Você entendeu.

Você pode configurar pesquisas personalizadas com vários critérios na caixa de diálogo Classificar(Sort) , assim.

  1. Clique(Click) em uma célula na primeira coluna de dados que você deseja classificar.
  2. Clique em Dados(Data ) logo abaixo da barra de título para abrir a faixa de dados . (Data)(A faixa de opções é, obviamente, a linha de guias contextuais na parte superior da janela do aplicativo.)
  3. Na seção Classificar e Filtrar(Sort & Filter) , clique no botão Classificar(Sort ) para abrir a caixa de diálogo Classificar.

  • Clique no menu suspenso Classificar por e escolha o nome da primeira coluna para classificar. (Sort by)(Observe que o Excel exibe o conteúdo na linha 1 da coluna, que neste caso contém os rótulos das colunas. Você pode desativar essa opção desmarcando a caixa de seleção Meus dados têm cabeçalhos(My data has headers) .)
  • Clique em Adicionar nível(Add Level ) para adicionar outra coluna à ordem de classificação.
  • Clique no menu suspenso Então por e escolha a próxima coluna para classificar.(Then by)
  • Repita as etapas 6 e 7(Steps 6 and 7) conforme necessário para configurar os parâmetros de sua classificação.

Clicar na caixa de diálogo Classificar(Sort) revela várias opções diferentes para modificar suas classificações, embora algumas delas, a menos que você saiba exatamente como cada uma afeta sua classificação, provavelmente produzirão resultados indesejados.

  • Clique em OK(OK) .
  • Se você receber uma caixa de diálogo Aviso de classificação , selecione (Sort Warning)Expandir a seleção(Expand the selection) e clique em Classificar.(Sort.)

Além disso, quando você escolhe uma coluna, o Excel analisa o conteúdo das células dessa coluna e faz suposições sobre quais valores devem preencher os campos Classificar em(Sort on) e Ordem . (Order)A menos que você tenha um motivo específico (e lógico) para alterá-los, não o faça. (A menos que você esteja experimentando, é claro. Eu sempre encorajo isso - e o recurso Desfazer(Undo) do Excel funciona maravilhosamente.)

Como tenho certeza que você pode imaginar, este é apenas o começo de como você pode classificar dados no Excel . É importante lembrar, porém, que, a menos que você seja cuidadoso, usar os parâmetros errados pode justapor seus dados e mudar completamente sua posição na planilha. O Sort(Sort) é rápido e fácil de configurar. A boa notícia é que o Desfazer(Undo) também é rápido. Não(Don) tenha medo de Desfazer(Undo) e tente novamente. E de novo.



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