Duas das principais funções do Excel são permitir que você manipule e visualize dados de diferentes perspectivas, e uma das ferramentas mais simples, mas poderosas do programa para fazer isso é a função Classificar^{(Sort )} .

Quer se trate de classificações simples ascendentes/descendentes, classificação em mais de uma variável para exibir dados em grupos ou para manter a integridade da linha ou classificações alfanuméricas simples para manter seus dados tabulares ordenados, classificar dados no Excel é uma habilidade essencial.

Poucos programas são mais adequados para classificar dados tabulares do que o Excel , e suas classificações podem ser executadas do simples e relativamente descomplicado ao altamente sofisticado. Embora a proeza de classificação do Excel - o que você pode fazer com o conjunto de dados correto e um pouco de conhecimento do funcionamento interno do programa - seja realmente robusta e aprofundada, a dica de tecnologia de hoje se concentra em dois tipos básicos de classificação, como segue:

• Classificando dados em uma única coluna
• Classificando dados em várias colunas

As planilhas são, obviamente, compostas de colunas e linhas de células, ou dados tabulares, onde cada coluna compreende uma divisão lógica de fatos, números ou quaisquer outros detalhes por categoria, como, digamos, nomes, endereços, moeda, partes números e assim por diante, dependendo do tipo de planilha. As linhas^(Rows) , por outro lado, exibem pessoas, objetos ou figuras lado a lado ou na mesma instância ou ocorrência.

Dependendo do tipo de planilha e dos dados que ela contém, como uma lista tabular de nomes, endereços, números de telefone e outros dados pertinentes, as linhas são frequentemente semelhantes aos registros do banco de dados.

Quando você classifica linhas de dados, cada linha deve manter sua integridade, sem mover dados inadvertidamente de uma linha para outra, o que, como você verá mais abaixo, é onde a classificação de dados em várias colunas é útil.

Classificando em um único campo

Você pode classificar os registros em sua planilha por linhas e pode classificar as células nos registros por colunas. Você pode, é claro, especificar ordens de classificação crescentes ou decrescentes. Por padrão, em ordem crescente / alfanumérica, o programa organiza o texto de A a Z e os números do menor para o maior. A classificação com uma ordem de classificação decrescente, é claro, inverte o mais antigo de Z para A , ou para que números maiores comecem no topo.

Tal como acontece com muitas funções no Excel , existem algumas maneiras de realizar uma classificação simples; tudo o que você precisa para esse tipo de classificação, no entanto, reside no menu suspenso do botão direito do mouse, conforme mostrado abaixo.

1. Clique com o botão direito do mouse em^{(Right-click)} um campo na coluna na qual deseja classificar a planilha para abrir o menu pop-up.
2. Role^(Scroll) para baixo e passe o cursor sobre Classificar^(Sort) para abrir o menu suspenso.
3. Clique em Classificar de A a Z^{(Sort A to Z)} para crescente ou Classificar de Z para A^{(Sort Z to A )} decrescente ( Observe^(Note) que o Excel não inclui os dados nas células da linha 1 na classificação; o programa pressupõe que essa linha contém os rótulos ou cabeçalhos de coluna.).

Essa classificação simples funciona para muitos tipos de dados, exceto quando suas linhas e colunas têm dados idênticos ou duplicados. Nesses casos, você deve classificar em duas ou mais colunas, a seguir.

Classificando registros em vários campos

Dependendo da complexidade de seus dados, pode ser necessário classificar em mais de uma coluna. Talvez o melhor exemplo seja classificar um banco de dados em ordem alfabética de sobrenome. Digamos que seus dados tenham várias pessoas com os mesmos sobrenomes. Nesses casos, você vai querer ter certeza de que Linda Johnson vem antes de Lydia Johnson , e Cherri Anderson aparece depois de Charles Anderson... Você entendeu.

Você pode configurar pesquisas personalizadas com vários critérios na caixa de diálogo Classificar^(Sort) , assim.

1. Clique^(Click) em uma célula na primeira coluna de dados que você deseja classificar.
2. Clique em Dados^{(Data )} logo abaixo da barra de título para abrir a faixa de dados . ^(Data)(A faixa de opções é, obviamente, a linha de guias contextuais na parte superior da janela do aplicativo.)
3. Na seção Classificar e Filtrar^{(Sort & Filter)} , clique no botão Classificar^{(Sort )} para abrir a caixa de diálogo Classificar.

• Clique no menu suspenso Classificar por e escolha o nome da primeira coluna para classificar. ^{(Sort by)}(Observe que o Excel exibe o conteúdo na linha 1 da coluna, que neste caso contém os rótulos das colunas. Você pode desativar essa opção desmarcando a caixa de seleção Meus dados têm cabeçalhos^{(My data has headers)} .)
• Clique em Adicionar nível^{(Add Level )} para adicionar outra coluna à ordem de classificação.
• Clique no menu suspenso Então por e escolha a próxima coluna para classificar.^{(Then by)}
• Repita as etapas 6 e 7^{(Steps 6 and 7)} conforme necessário para configurar os parâmetros de sua classificação.

Clicar na caixa de diálogo Classificar^(Sort) revela várias opções diferentes para modificar suas classificações, embora algumas delas, a menos que você saiba exatamente como cada uma afeta sua classificação, provavelmente produzirão resultados indesejados.

• Clique em OK^(OK) .
• Se você receber uma caixa de diálogo Aviso de classificação , selecione ^{(Sort Warning)}Expandir a seleção^{(Expand the selection)} e clique em Classificar.^(Sort.)

Além disso, quando você escolhe uma coluna, o Excel analisa o conteúdo das células dessa coluna e faz suposições sobre quais valores devem preencher os campos Classificar em^{(Sort on)} e Ordem . ^(Order)A menos que você tenha um motivo específico (e lógico) para alterá-los, não o faça. (A menos que você esteja experimentando, é claro. Eu sempre encorajo isso - e o recurso Desfazer^(Undo) do Excel funciona maravilhosamente.)

Como tenho certeza que você pode imaginar, este é apenas o começo de como você pode classificar dados no Excel . É importante lembrar, porém, que, a menos que você seja cuidadoso, usar os parâmetros errados pode justapor seus dados e mudar completamente sua posição na planilha. O Sort^(Sort) é rápido e fácil de configurar. A boa notícia é que o Desfazer^(Undo) também é rápido. Não^(Don) tenha medo de Desfazer^(Undo) e tente novamente. E de novo.

Basic One-Column and Multi-Column Data Sorting in Excel Spreadsheets

Two of Excel’s рrimary functions are to allow уou to manipulate and view data from different perspectives, and one of the prоgram’s more simple but powerfυl tools for doing so is the Sort function.

Whether it’s simple ascending/descending sorts, sorting on more than one variable to display data in groups or to maintain row integrity, or simple alphanumeric sorts to keep your tabular data orderly, sorting data in Excel is an essential skill.

Few programs are better suited for sorting tabular data than Excel, and your sorts can run from the simple and relatively uncomplicated to the highly sophisticated. While Excel’s sorting prowess—what you can do with the right data set and a little knowledge of the inner workings of the program—is indeed robust and in-depth, today’s tech tip focuses on two basic types of sorts, as follows:

• Sorting data on a single column
• Sorting data on multiple columns

Spreadsheets are, of course, made up of columns and rows of cells, or tabular data, where each column comprises a logical division of facts, figures, or any other details by category, such as, say, names, addresses, currency, parts numbers, and so on—depending on the type of spreadsheet. Rows, on the other hand, display people, objects, or figures side-by-side or in the same instance or occurrence.

Depending on the type of spreadsheet and the data it contains, such as a tabular list of names, addresses, phone numbers, and other pertinent data, rows are frequently similar to database records.

When you sort rows of data, each row must maintain its integrity, without inadvertently moving data from one row to another, which, as you’ll see further down, is where sorting data on multiple columns comes in handy.

Sorting on a Single Field

You can sort the records in your spreadsheet by rows, and you can sort the cells within records by columns. You can, of course, specify ascending or descending sort orders. By default, ascending / alphanumerically, the program arranges text from A to Z and numbers from smallest to largest. Sorting with a descending sort order, of course, reverses the older from Z to A, or so that larger numbers start at the top.

As with many functions in Excel, there are a few ways to perform a simple sort; everything you need for this type of sort, though, resides on the right mouse button flyout-menu, as shown below.

1. Right-click a field in the column upon which you want to sort the spreadsheet to open the popup menu.
2. Scroll down and hover the cursor over Sort to open the flyout menu.
3. Click Sort A to Z for ascending or Sort Z to A descending (Note that Excel does not include the data in cells in row 1 in the sort; the program assumes that this row holds your column labels, or headers.).

This simple sort works for many types of data, except when your rows and columns have identical, or duplicate, data. In these instances, you must sort on two or more columns, coming up next.

Sorting Records on Multiple Fields

Depending on the complexity of your data, you may need to sort on more than one column. Perhaps the best example is sorting a database alphabetically in last-name order. Say that your data has several people with the same last names. In these instances, you’ll want to make sure that Linda Johnson comes before Lydia Johnson, and Cherri Anderson displays after Charles Anderson…You get the idea.

You can set up custom searches with multiple criteria from the Sort dialog box, like this.

1. Click a cell in the first column of data you want to sort.
2. Click Data just beneath the title bar to open the Data ribbon. (The ribbon is, of course, the row of contextual tabs across the top of the application window.)
3. In the Sort & Filter section, click the Sort button to open the Sort dialog box.

• Click the Sort by drop-down and choose the first column name to sort on. (Note that Excel displays the content in row 1 of the column, which in this case holds the column labels. You can turn this option off by unchecking the My data has headers checkbox.)
• Click Add Level to add another column to the sort order.
• Click the Then by drop-down and choose the next column to sort on.
• Repeat Steps 6 and 7 as needed to configure the parameters of your sort.

Clicking around in the Sort dialog box reveals several different options for modifying your sorts, though some of them, unless you know exactly how each one affects your sort, will most likely produce unwanted results.

• Click OK.
• If you get a Sort Warning dialog box, select Expand the selection and then click Sort.

Besides, when you choose a column, Excel analyzes the contents of the cells in that column and makes educated guesses as to what values should populate the Sort on and Order fields. Unless you have a specific (and logical) reason for changing these, don’t. (Unless you’re experimenting, of course. I always encourage that—and Excel’s Undo feature works marvelously.)

As I’m sure you can imagine, this is just the beginning of how you can sort data in Excel. It’s important to remember, though, that unless you’re careful, using the wrong parameters can juxtapose your data and completely change its position in the spreadsheet. Sort is fast and easy to setup. The good news is that Undo is fast, too. Don’t be afraid to Undo and try again. And again.

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