Quando você deseja colocar em ordem alfabética no Excel , seja para classificar uma coluna ou uma linha, o processo geralmente é simples. No entanto, quando se trata de alfabetizar várias linhas ou colunas, ou lidar com letras e números, o processo pode exigir algumas etapas extras.

Neste artigo, você aprenderá tudo o que precisa saber sobre como colocar seus dados em ordem alfabética em uma planilha do Excel^(Excel) .

Alfabetizar no Excel com classificação

O método que você usa para colocar em ordem alfabética no Excel depende de quantas colunas ou linhas contêm os dados que você deseja organizar.

Classificar uma única coluna de dados em ordem alfabética é o mais fácil. Se você tiver várias colunas e quiser garantir que todos os dados estejam alinhados com a coluna em ordem alfabética, há algumas etapas extras.

Por fim, há considerações especiais a serem consideradas se você deseja classificar várias colunas e se os dados têm uma linha de cabeçalho ou não.

Em geral

O método mais simples de alfabetizar no Excel é se você tiver uma coluna de dados. Por exemplo, se você tiver uma coluna com uma lista de nomes. 

1. Selecione a coluna de dados.

2. Selecione o menu inicial e selecione a lista^(Home) suspensa Classificar e filtrar no grupo ^{(Sort & Filter)}Edição^(Editing) na faixa de opções.

3. Selecione Classificar de A a Z^{(Sort A to Z)} ou Classificar de Z a A^{(Sort Z to A)} dependendo de como deseja organizar os dados^{(organize the data)} .

Agora, quando você olhar para a coluna destacada, verá que os dados foram classificados em ordem alfabética usando o método escolhido.

E se seus dados tiverem números? Por exemplo, digamos que você tenha uma segunda coluna com as idades de cada pessoa.

Você deseja classificar essa coluna, portanto, siga o mesmo procedimento acima e selecione a coluna de dados.

Desta vez, ao selecionar Classificar^(Sort) e Filtrar^(Filter) na faixa de opções, você verá que as seleções de como classificar foram alteradas.

Essas opções classificarão os números do menor para o maior ou vice-versa.

Classificação de várias colunas

Há um problema com a classificação de colunas individualmente em uma tabela que contém várias colunas^{(that contains multiple columns)} de dados. 

Se você selecionar apenas uma coluna e classificá-la, as outras colunas permanecerão no lugar. Isso significa que sua planilha ficaria toda confusa e os dados não fariam mais sentido. A resposta para isso é classificar todas as colunas de uma só vez.

Vamos fazer isso novamente com a planilha de exemplo de nome e idade.

1. Desta vez, em vez de selecionar uma única coluna, selecione a tabela inteira.

2. No menu inicial, selecione Classificar ^(Home)e filtrar^{(Sort & Filter)} e, como antes, selecione sua preferência de classificação.

Agora, você verá que não apenas os nomes foram classificados em ordem alfabética em sua planilha do Excel^(Excel) , mas as idades associadas da segunda coluna foram classificadas junto com eles. Essas idades ficaram com o nome correto.

Isso funciona não apenas com uma planilha de duas colunas no Excel , mas funcionará independentemente do tamanho da planilha, desde que você selecione todos os dados na planilha antes de classificar.

Se você quiser, também poderá classificar várias colunas em uma^{(sort multiple columns into one)} e, em seguida, classificar essa única coluna.

Classificação personalizada

Você notará que outra opção no menu suspenso Classificar^(Sort) e filtrar é a ^(Filter)Classificação personalizada^{(Custom Sort)} .

Para ver como isso funciona, vamos usar uma planilha muito maior como exemplo. A planilha neste exemplo é uma lista de notas do SAT para escolas de ensino médio no estado de Nova York^{(New York)} . 

1. Selecione toda a tabela de dados na planilha, selecione o menu inicial^(Home) , selecione Classificar e filtrar^{(Sort & Filter)} e selecione Classificação personalizada^{(Custom Sort)} .

2. Você verá um novo pop-up aparecer onde você pode selecionar como cada coluna é classificada especificamente. Selecione a coluna pela qual deseja classificar, selecione como deseja classificá-la e, em seguida, selecione como deseja classificá-la (A a Z, Z a A ou Personalizado^(Custom) ).

Você notará que existem algumas opções interessantes de Sort On . ^{(Sort On)}Esses são:

• Valores da célula^{(Cell Values)} : Classifique em ordem alfabética ou, no caso de números, de baixo para alto ou de alto para baixo
• Cor da célula^{(Cell Color)} : Organize os dados agrupados por cor da célula
• Cor da fonte^{(Font Color)} : Organize os dados agrupados por cor da fonte
• Ícone de formatação condicional^{(Conditional Formatting Icon)} : Organize os dados pelo ícone na célula a partir de sua lógica de formatação condicional

Isso classificará toda a tabela de dados pela primeira coluna que você selecionou. Mas você também pode fazer uma classificação secundária (uma vez que a primeira coluna selecionada é classificada).

Basta selecionar Adicionar nível^{(Add Level)} . Nos novos campos que aparecem, selecione as listas suspensas Coluna^(Column) , Classificar^(Sort) em e Ordem^(Order) novamente conforme desejado.

Selecione OK e você verá que toda a sua tabela agora está classificada por várias colunas. 

Ele classificará primeiro pela coluna inicial que você selecionou, depois pela segunda, pela terceira e assim por diante.

Nota^(Note) : Você deve ter notado que as opções de classificação de colunas no menu suspenso acima incluíam os nomes dos cabeçalhos em vez de letras. Isso ocorre porque a caixa de seleção ao lado de Meus dados tem cabeçalhos^{(My data has headers)} na janela de classificação está marcada. Se sua planilha tiver cabeçalhos, certifique-se de selecionar isso.

Alfabetizar no Excel com filtro

Ao usar o menu suspenso Classificar^(Sort) e filtrar^(Filter) no menu inicial^(Home) , você deve ter notado que também há uma opção de filtro .^(Filter)

Se você selecionar isso, notará que as setas suspensas aparecem na parte superior de cada coluna. Ao selecionar uma das setas na parte superior de qualquer uma dessas colunas, você verá uma longa lista de opções.

Veja como cada uma dessas opções funciona:

• Classificar de A a Z^{(Sort A to Z)} ou Classificar de Z a A^{(Sort Z to A)} : Classifique a planilha usando esta coluna em ordem alfabética em qualquer direção.
• Classificar por cor^{(Sort by Color)} : Isso exibirá a mesma janela de classificação de várias colunas da última seção acima.

As outras opções de filtragem na parte inferior não o ajudarão a colocar em ordem alfabética no Excel , mas há muitas opções para filtrar dados que você não se importa. Ao selecionar Filtros de texto^{(Text Filters)} , você pode optar por exibir apenas dados na planilha que:

• Igual^(Equals) a um valor específico
• Não é igual^{(Does Not Equal)} a um valor específico
• Começa com^{(Begins With)} uma palavra ou número
• Termina com^{(Ends With)} uma palavra ou número
• Contém^(Contains) uma palavra ou número
• Não contém^{(Does Not Contain)} uma palavra ou número
• Filtro personalizado^{(Custom Filter)} permite combinar qualquer um dos filtros acima para usar vários filtros

Como você pode ver, existem muitas maneiras de colocar em ordem alfabética (ou ordenar números) no Excel . A opção que você escolhe realmente depende de quantos dados você deseja classificar, quão grande é a tabela que deseja classificar e se deseja classificar apenas por uma coluna ou linha ou por várias.

Saiba mais sobre diferentes dicas e truques para o Excel^{(tips and tricks for Excel)} e compartilhe outras técnicas que você conhece para classificar suas linhas e colunas no Excel .

How to Alphabetize In Excel

When you want to alphabetize in Excel, whether it’s to ѕort a сolυmn or a row, thе process is usually straightforward. However, whеn it comes to alphabetizing multiple rows or columns, or dealing with letters and numbers, the process may requirе a fеw extra steps.

In this article you’ll learn everything you need to know about how to alphabetize your data in an Excel spreadsheet.

Alphabetize In Excel With Sort

The method you use to alphabetize in Excel depends on how many columns or rows contain the data that you want to organize.

Sorting a single column of data alphabetically is the easiest. If you have multiple columns and want to make sure all of the data lines up with the alphabetized column, there are a few extra steps.

Finally, there are special considerations to take in mind if you want to sort multiple columns, and whether the data has a header row or not.

General

The simplest method to alphabetize in Excel is if you have one column of data. For example, if you have a column with a list of names. 

1. Select the column of data.

2. Select the Home menu, and select the Sort & Filter dropdown in the Editing group on the ribbon.

3. Select either Sort A to Z or Sort Z to A depending how you’d like to organize the data.

Now, when you look back at the column you highlighted, you’ll see that the data there has been sorted alphabetically using the method you chose.

What if your data has numbers? For example, let’s say you have a second column with the ages of each person.

You want to sort that column, so you follow the same procedure as above and select the column of data.

This time, when you select Sort & Filter on the ribbon, you’ll see that the selections for how to sort have changed.

These options will either sort the numbers from the smallest number to the largest, or the other way around.

Multi-Column Sorting

There is one problem with sorting columns individually in a table that contains multiple columns of data. 

If you only select one column and sort it, the other columns stay in place. This means your spreadsheet would get all mixed up and the data would no longer make sense. The answer to this is to sort all of the columns at once.

Let’s do this again with the name and age example spreadsheet.

1. This time, instead of selecting a single column, select the entire table.

2. In the Home menu, select Sort & Filter, and just as before, select your sort preference.

Now, you’ll see that not only have the names been sorted alphabetically in your Excel spreadsheet, but the associated ages from the second column sorted along with them. Those ages stayed with the correct name.

This works not only with a two column spreadsheet in Excel, but it’ll work regardless how large your spreadsheet is, so long as you select all of the data in the sheet before sorting.

If you wanted to, you could also sort multiple columns into one, and then sort that single column instead.

Custom Sort

You’ll notice another option in the Sort & Filter dropdown menu is the Custom Sort.

To see how this works, let’s take a much larger spreadsheet as an example. The spreadsheet in this example is a list of SAT scores for high schools in the state of New York. 

1. Select the entire table of data in the spreadsheet, select the Home menu, select Sort & Filter, and select Custom Sort.

2. You’ll see a new pop-up appear where you can select how each column is specifically sorted. Select the column you want to sort by, select how you want to sort it, and then select how you want to sort it (A to Z, Z to A, or Custom).

You’ll notice there are some interesting Sort On choices. These are:

• Cell Values: Sort alphabetically, or in the case of numbers, from low to high or high to low
• Cell Color: Organize data grouped by cell color
• Font Color: Organize data grouped by font color
• Conditional Formatting Icon: Organize data by the icon in the cell from its conditional formatting logic

This will sort the entire table of data by the first column you’ve selected. But you can also do a secondary sort (once the first selected column is sorted).

Just select Add Level. From the new fields that appear, select the Column, Sort On, and Order dropdowns again as desired.

Select OK and you’ll see your entire table is now sorted by multiple columns. 

It’ll sort first by the initial column you selected, then the second, the third, and so on.

Note: You might have noticed that the column sort options in the dropdown above included the header names rather than letters. This is because the checkbox next to My data has headers in the sort window is selected. If your spreadsheet does have headers, make sure to select this.

Alphabetize In Excel With Filter

While using the Sort & Filter dropdown in the Home menu, you might have noticed there’s also a Filter option.

If you select this, you’ll notice dropdown arrows appear at the top of each column. When you select one of the arrows at the top of any of those columns, you’ll see a long list of options.

Here is how each of these options works:

• Sort A to Z or Sort Z to A: Sort the sheet using this column alphabetically in either direction.
• Sort by Color: This will bring up the same multi-column sort window as in the last section above.

The other filtering options at the bottom won’t help you to alphabetize in Excel, but there are lots of options to filter out data you don’t care about. When you select Text Filters, you can choose to only display data in the sheet that:

• Equals a specific value
• Does Not Equal a specific value
• Begins With a word or number
• Ends With a word or number
• Contains a word or number
• Does Not Contain a word or number
• Custom Filter lets you combine any of the filters above to use multiple filters

As you can see, there are a lot of ways to alphabetize (or order numbers) in Excel. The option you choose really depends how much data you want to sort, how large the table is that you want to sort, and whether you want to sort by only one column or row, or multiple ones.

Learn more about different tips and tricks for Excel, and share any other techniques you know about to sort your rows and columns in Excel.

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