Se você tiver e-mails que não precisa mais, mas que não deseja necessariamente excluir, poderá arquivá-los. No Microsoft Outlook , você tem algumas maneiras de arquivar e-mails manual ou automaticamente para eliminá-los.

Mostraremos como arquivar e-mails^{(archive emails)} no Outlook em seu desktop, na web e em seu dispositivo móvel. Não importa onde você mais usa o Outlook , você pode abrir espaço para novas mensagens.^(Outlook)

Sobre o arquivamento de e-mails no Outlook

Para Microsoft 365 , contas do Exchange e Outlook na Web, você tem uma pasta Arquivo morto padrão. ^(Archive)Com contas de servidor Exchange, podem ser aplicadas políticas de retenção. Para contas POP e IMAP , você pode criar uma pasta Arquivo^(Archive) .

Ao usar uma pasta Arquivo, você pode recuperar todos os e-mails que mover para lá posteriormente, se necessário.

Quando você move itens para a pasta Arquivo^(Archive) usando o botão descrito abaixo, isso não diminui o tamanho da sua caixa de entrada^{(decrease your inbox size)} . Se estiver preocupado com espaço, você pode criar um arquivo de dados do Outlook^{(Outlook Data File)} ( .pst ) separado ao usar o Windows^(Windows) , que explicaremos a seguir.

Arquivar e-mails do Outlook no Windows

Você pode arquivar e-mails manualmente no Outlook no Windows ou usar um dos recursos de AutoArquivar^{(AutoArchive)} disponíveis. Esses recursos de arquivamento automático podem variar dependendo da sua versão do Outlook .

Arquivar e-mails manualmente no Windows

Você pode arquivar manualmente um ou mais e-mails de várias maneiras diferentes no Windows .

Comece selecionando o(s) e-mail(s) de uma destas maneiras:

• Para um único e-mail, basta selecioná-lo.
• Para um grupo de e-mails adjacentes, escolha o primeiro, segure Shift e escolha o último do intervalo.
• Para um grupo de e-mails não adjacentes, escolha um, segure Ctrl e escolha cada um adicional.

Depois de selecionar os e-mails que deseja arquivar, siga um destes procedimentos:

• Arraste^(Drag) o(s) e-mail(s) para a pasta Arquivo^(Archive) .
• Escolha Arquivar^{(Choose Archive)} na faixa de opções da guia Página inicial^(Home) ou Mensagem^(Message) .
• Clique com o botão direito e escolha Arquivar.
• Use a tecla Backspace.

Arquivar e-mails^{(Archive Emails)} automaticamente no Windows

No Windows , você pode arquivar automaticamente e-mails antigos realizando uma limpeza na caixa de correio ou configurando o AutoArquivar^{(AutoArchive)} para ser executado de vez em quando.

Execute uma limpeza da caixa de entrada

Você pode mover e-mails para um arquivo de dados do Outlook^{(move emails to an Outlook Data File)} para economizar espaço e limpar sua caixa de correio de uma só vez.

1. Select File > Info . Em seguida, abra o menu Ferramentas^(Tools) e escolha Limpar itens antigos^{(Clean Up Old Items)} .

1. Escolha a caixa de entrada, pasta e subpastas da conta de e-mail nas quais deseja realizar a manutenção e escolha uma data na caixa suspensa abaixo. Opcionalmente, marque a caixa para incluir e-mails “Não arquivar automaticamente”.

1. Você pode ver o caminho do arquivo para a localização do arquivo compactado para que possa acessá-lo facilmente mais tarde, se necessário. Dê uma olhada nessas maneiras de acessar o arquivo PST^{(access the PST file)} se tiver problemas.
2. Escolha OK para realizar a limpeza.

Configurar o arquivamento automático

Para arquivar itens automaticamente de acordo com uma programação, você pode configurar a opção AutoArquivar .^{(AutoArchive)}

1. Select File > Options . Escolha Avançado^{(Choose Advanced)} à esquerda e Configurações de AutoArquivar^{(AutoArchive Settings)} à direita.

1. Marque a caixa na parte superior para saber com que frequência você deseja executar o AutoArquivar^{(AutoArchive)} e insira o tempo na caixa. Opcionalmente, você pode marcar a caixa de seleção para ser avisada antes da execução.

1. Na seção Durante o arquivamento^(Archive) automático , marque a caixa Arquivar^(Archive) ou excluir itens antigos e escolha a idade dos e-mails.

1. Você pode então optar por mover os itens para o arquivo de dados do Outlook^{(Outlook Data File)} ou excluí-los permanentemente.

1. Opcionalmente, selecione o botão para aplicar as configurações a todas as suas pastas e depois OK para concluir a configuração. Escolha OK^{(Choose OK)} na janela Opções ^(Options)do Outlook^(Outlook) para salvar suas alterações.

Arquive e-mails do Outlook no Mac

Você pode arquivar e-mails manual e automaticamente no Outlook no Mac , embora de maneira um pouco diferente do Windows .

Arquivar e-mails manualmente no Mac

Você pode arquivar manualmente um ou mais e-mails de várias maneiras diferentes no seu Mac .

Comece selecionando o(s) e-mail(s) de uma destas maneiras:

• Para um único e-mail, basta selecioná-lo.
• Para um grupo de e-mails adjacentes, escolha o primeiro, segure Shift e escolha o último do intervalo.
• Para um grupo de e-mails não adjacentes, escolha um, segure Command e escolha cada um adicional.

Depois de selecionar os e-mails que deseja arquivar, siga um destes procedimentos:

• Selecione Message > Archive na barra de menu.
• Escolha Arquivar^{(Choose Archive)} na faixa de opções da guia Início^(Home) .
• Clique com o botão direito e escolha Arquivar.
• Selecione o botão Arquivar^(Archive) (caixa) à direita da caixa de entrada.
• Use o atalho de teclado Control + E .

Arquivar e-mails^{(Archive Emails)} automaticamente no Mac

Embora não haja uma opção de arquivamento automático no Outlook no Mac , há uma solução alternativa que pode ser adequada para você. Você pode configurar uma regra para arquivar e-mails específicos com base na data.

1. Abra o Outlook^(Outlook) e selecione Outlook > Settings na barra de menu.
2. Escolha Regras^{(Choose Rules)} na janela que aparece.

1. À esquerda da próxima tela, escolha uma conta se tiver mais de uma.
2. À direita, selecione o botão de sinal de mais na parte inferior para adicionar uma nova regra.

1. Insira um nome de regra na parte superior.
2. Para a condição, use a caixa suspensa à esquerda para escolher o tipo de condição. Você pode selecionar Data de recebimento^{(Date Received)} para basear sua regra na data. À direita, insira um intervalo de datas ou simplesmente use o campo Antes^(Before) da data para inserir uma data no passado.

Observação: lembre-se de que, com o passar do tempo, você pode querer atualizar esta regra para incluir uma nova data.

1. Para a ação, escolha Mover^(Move) para pasta^(Folder) na primeira caixa suspensa e escolha Arquivar^(Archive) na lista à direita.

1. Opcionalmente, use o sinal de mais ao lado de Exceto se a regra deve ser evitada para e-mails ou marque a caixa abaixo para ignorar outras regras que atendam às mesmas condições.
2. Confirme se a caixa Ativado^(Enabled) está marcada e selecione OK para salvar sua regra.

Arquive e-mails do Outlook na Web

O arquivamento de e-mails no Outlook na Web^{(Outlook on the web)} é semelhante às versões para desktop.

Arquivar e-mails manualmente na Web

• Para um único e-mail, selecione-o ou marque a caixa à esquerda.
• Para um grupo de e-mails adjacentes, escolha o primeiro, segure Shift e escolha o último do intervalo.
• Para um grupo de e-mails não adjacentes, escolha um, segure Ctrl ( Windows ) ou Command ( Mac ) e escolha cada um adicional.

Depois de selecionar os e-mails que deseja arquivar, siga um destes procedimentos:

• Escolha Arquivar^{(Choose Archive)} na barra de ferramentas da guia Início^(Home) .
• Clique com o botão direito e escolha Arquivar.
• Selecione o botão Arquivar^(Archive) (caixa) à direita da caixa de entrada.

Arquivar e-mails^{(Archive Emails)} automaticamente na Web

Como no Mac , atualmente não há um recurso AutoArquivar no Outlook na Web. Em vez disso, você pode configurar uma regra baseada em data.

1. Selecione o ícone de engrenagem no canto superior direito e escolha Ver^(View) todas as configurações do Outlook^(Outlook) na barra lateral que aparece.

1. Na extrema esquerda, escolha Mail e à direita, escolha Rules . Em seguida, escolha Adicionar^(Add) nova regra.

1. Dê um nome à sua regra na parte superior.
2. Abaixo de Adicionar^(Add) uma condição, use a lista suspensa para escolher Antes^(Before) . Em seguida, adicione a data à direita.

Observação: como no Mac , talvez você queira atualizar esta regra posteriormente para incluir uma nova data.

1. Abaixo de Adicionar^(Add) uma ação, use a lista suspensa para escolher Mover^(Move) para. Em seguida, selecione Arquivar^(Archive) à direita.

1. Opcionalmente, selecione Adicionar^(Add) uma exceção para e-mails que a regra deve evitar e marque a caixa para interromper o processamento de mais regras.
2. Para executar a regra imediatamente em sua caixa de entrada, marque a caixa de seleção Executar^(Run) regra agora. Em seguida, selecione Salvar^(Save) .

Arquive e-mails do Outlook^{(Outlook Emails)} no Android e iPhone

Se você usa o Outlook em seu dispositivo Android ou iPhone^{(Outlook on your Android device or iPhone)} , também pode arquivar e-mails lá. No momento, não há um recurso AutoArquivar, mas você tem algumas maneiras de arquivar e-mails manualmente.

Para arquivar um único e-mail, você pode usar a ação de deslizar. Deslize o e-mail da esquerda para a direita ou vice-versa de acordo com sua configuração e selecione o ícone Arquivar . ^(Archive)Alternativamente, abra o e-mail e toque no ícone Arquivar^(Archive) na parte superior.

Para arquivar vários e-mails em sua caixa de entrada, toque e segure um e-mail e você verá a tela de seleção. Escolha os e-mails restantes e toque no ícone Arquivar na parte superior ( Android ) ou inferior (iPhone).

Cuidar desses e-mails antigos desnecessários é fácil no Outlook no Windows , Mac , na Web e no seu dispositivo móvel. Agora que você sabe como arquivar e-mails no Outlook , confira maneiras de consertar o Outlook que não abre^{(ways to fix Outlook not opening)} .

How to Archive Emails in Microsoft Outlook

If you have emails that you no longer need, but don’t necessarily want to delete, уou can archive them. In Microsoft Outlook, you have a few ways to manually or automatically arсhive emails to get them out of the wаy.

We’ll show you how to archive emails in Outlook on your desktop, the web, and your mobile device. No matter where you use Outlook the most, you can make room for new messages.

About Archiving Emails in Outlook

For Microsoft 365, exchange accounts, and Outlook on the web, you have a default Archive folder. With exchange server accounts, retention policies may apply. For POP and IMAP accounts, you can create an Archive folder.

By using an Archive folder, you can retrieve any emails you move there later if needed.

When you move items to the Archive folder using the button as described below, this doesn’t decrease your inbox size. If you’re concerned about space, you can create a separate Outlook Data File (.pst) when using Windows which we’ll explain below.

Archive Outlook Emails on Windows

You can manually archive emails in Outlook on Windows or use one of the AutoArchive features available. These automatic archive features may differ depending on your version of Outlook.

Manually Archive Emails on Windows

You can manually archive one or more emails a few different ways on Windows.

Start by selecting the email(s) one of these ways:

• For a single email, simply select it.
• For a group of adjacent emails, choose the first one, hold Shift, and choose the last one in the range.
• For a group of non-adjacent emails, choose one, hold Ctrl, and choose each additional one.

Once you have the email(s) selected that you want to archive, do one of the following:

• Drag the email(s) to the Archive folder.
• Choose Archive in the ribbon on the Home or Message tab.
• Right-click and pick Archive.
• Use your Backspace key.

Automatically Archive Emails on Windows

On Windows, you can automatically archive older emails by performing a mailbox cleanup or setting up the AutoArchive to run every so often.

Perform an Inbox Cleanup

You can move emails to an Outlook Data File to save space and clean up your mailbox in one fell swoop.

1. Select File > Info. Then, open the Tools menu and choose Clean Up Old Items.

1. Choose the email account inbox, folder, and subfolders you want to perform the maintenance on and pick a date in the drop-down box beneath. Optionally, check the box to include “Do not AutoArchive” emails.

1. You can see the file path for the location of the archive file so that you can easily access it later if needed. Take a look at these ways to access the PST file if you run into trouble.
2. Choose OK to perform the cleanup.

Set Up AutoArchive

To automatically archive items on a schedule, you can set up the AutoArchive option.

1. Select File > Options. Choose Advanced on the left and AutoArchive Settings on the right.

1. Check the box at the top for how often you want to run AutoArchive and enter the timing in the box. Optionally, you can mark the checkbox to be prompted before it runs.

1. In the During AutoArchive section, check the box for Archive or delete old items and then pick the age of the emails.

1. You can then choose to move the items to the Outlook Data File or permanently delete the items.

1. Optionally, select the button to apply the settings to all of your folders and then OK to complete the setup. Choose OK in the Outlook Options window to save your change.

Archive Outlook Emails on Mac

You can manually and automatically archive emails in Outlook on Mac, although a bit differently than on Windows.

Manually Archive Emails on Mac

You can manually archive one or more emails a few different ways on your Mac.

Start by selecting the email(s) one of these ways:

• For a single email, simply select it.
• For a group of adjacent emails, choose the first one, hold Shift, and choose the last one in the range.
• For a group of non-adjacent emails, choose one, hold Command, and choose each additional one.

Once you have the email(s) selected that you want to archive, do one of the following:

• Select Message > Archive in the menu bar.
• Choose Archive in the ribbon on the Home tab.
• Right-click and pick Archive.
• Select the Archive button (box) to the right in the inbox.
• Use the keyboard shortcut Control + E.

Automatically Archive Emails on Mac

While there isn’t an automatic archive option in Outlook on Mac, there is a workaround that may suit you. You can set up a rule to archive specific emails based on date.

1. Open Outlook and select Outlook > Settings from the menu bar.
2. Choose Rules in the window that appears.

1. On the left of the next screen, pick an account if you have more than one.
2. On the right, select the plus sign button at the bottom to add a new rule.

1. Enter a Rule name at the top.
2. For the condition, use the drop-down box on the left to pick the type of condition. You can select Date Received to base your rule on date. To the right, enter a date range or simply use the Before date field to enter a date in the past.

Note: Keep in mind that as time passes, you may want to update this rule to include a new date.

1. For the action, choose Move to Folder in the first drop-down box and pick Archive in the list to the right.

1. Optionally, use the plus sign next to Except if for emails the rule should avoid or check the box below to ignore other rules that meet the same conditions.
2. Confirm that the Enabled box is checked and select OK to save your rule.

Archive Outlook Emails on the Web

Archiving emails in Outlook on the web is similar to the desktop versions.

Manually Archive Emails on the Web

• For a single email, select it or check the box on the left.
• For a group of adjacent emails, choose the first one, hold Shift, and choose the last one in the range.
• For a group of non-adjacent emails, choose one, hold Ctrl (Windows) or Command (Mac), and choose each additional one.

Once you have the email(s) selected that you want to archive, do one of the following:

• Choose Archive in the toolbar on the Home tab.
• Right-click and pick Archive.
• Select the Archive button (box) to the right in the inbox.

Automatically Archive Emails on the Web

Like on Mac, there isn’t currently an AutoArchive feature in Outlook on the web. Instead, you can set up a date-based rule.

1. Select the gear icon on the top right and choose View all Outlook settings in the sidebar that appears.

1. On the far left, choose Mail and to the right, choose Rules. Then, pick Add new rule.

1. Give your rule a name at the top.
2. Below Add a condition, use the drop-down list to pick Before. Then, add the date to the right.

Note: Like on Mac, you may want to update this rule later to include a new date.

1. Below Add an action, use the drop-down list to pick Move to. Then, select Archive to the right.

1. Optionally, select Add an exception for emails the rule should avoid and check the box to stop processing more rules.
2. To run the rule immediately in your inbox, mark the checkbox for Run rule now. Then, select Save.

Archive Outlook Emails on Android and iPhone

If you use Outlook on your Android device or iPhone, you can archive emails there as well. At this time, there isn’t an AutoArchive feature, but you have a few ways to archive emails manually.

To archive a single email, you can use the swipe action. Slide the email from left to right or vice versa per your setup and select the Archive icon. Alternatively, open the email and tap the Archive icon at the top.

To archive several emails in your inbox, tap and hold one email and you’ll see the selection screen. Choose the remaining emails and then tap the Archive icon at the top (Android) or bottom (iPhone).

Taking care of those unneeded old emails is easy in Outlook on Windows, Mac, the web, and your mobile device. Now that you know how to archive emails in Outlook, check out ways to fix Outlook not opening.

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