Quando a maioria das pessoas pensa em classificar texto em um aplicativo, pensa em classificar células em uma planilha do Excel^{(Excel spreadsheet)} . No entanto, você pode classificar o texto no Word desde que haja algo que informe ao Word onde as diferentes partes do texto começam e terminam^{(text begin and end)} .

Neste artigo, mostrarei algumas maneiras de classificar texto, listas e tabelas no Word . Observe que, se você já tiver dados no Excel , poderá inserir facilmente uma planilha do Excel^{(Excel spreadsheet)} em seu documento do Word^{(Word document)} .

Classificando listas no Word

Existem três tipos de listas que você pode classificar no Word . O primeiro tipo é simplesmente uma lista de palavras ou frases em que cada uma ocupa uma linha separada. O segundo tipo são listas não ordenadas ou com marcadores. O terceiro é listas ordenadas ou numeradas.

Em cada um desses casos, uma quebra de linha^{(line break)} (também chamada de retorno de carro^{(carriage return)} ) informa ao Word onde uma palavra ou frase termina^{(word or phrase ends)} e a próxima começa. É assim que o Word é capaz de classificar o texto no documento.

Para classificar qualquer um desses tipos de listas, comece selecionando a lista com o mouse. Basta^(Simply) começar no início da lista, manter pressionado o botão esquerdo do mouse^{(left mouse button)} e arrastar o mouse até que toda a lista seja selecionada.

Em seguida, clique na guia Início na ^(Home)Faixa^(Ribbon) de Opções e localize a seção intitulada Parágrafo^(Paragraph) . Procure um botão com as letras A e Z e uma seta apontando para baixo. Este é o comando Classificar . ^(Sort)Clique no botão Classificar^(Sort) e o Word abrirá a janela Classificar texto .^{(Sort Text)}

Na janela Classificar texto^{(Sort Text)} , você notará que há várias opções. Primeiro^(First) , você precisa indicar que deseja classificar o texto selecionado por parágrafo. Mesmo que tenhamos apenas uma palavra por linha, o Word ainda considera cada linha como seu próprio parágrafo porque pressionamos a tecla Enter^{(enter key)} para ir para a próxima linha. A classificação por parágrafo é a opção padrão^{(default option)} .

Em seguida, precisamos dizer ao Word o que estamos classificando. Localize o menu suspenso rotulado Tipo^(Type) e escolha Texto^(Text) . Essa também é a opção padrão.

Por fim, precisamos informar ao Word se queremos classificar o texto em ordem crescente (A a Z) ou decrescente (Z a A). A ordem crescente^(Ascending) é a opção padrão^{(default option)} . Quando terminar, clique no botão OK e o Word^{(button and Word)} classificará seu texto com as opções que você escolheu.

Observe^(Notice) que agora o texto está classificado de A a Z em ordem crescente. Além disso, se você clicar no botão Opções^(Options) , poderá definir configurações avançadas, como o separador de campos^{(field separator)} e se deve diferenciar maiúsculas de minúsculas ou não.

Classificando Texto em Tabelas

Esse tipo de classificação pode parecer um pouco mais familiar para você se você costuma classificar dados no Excel . Assim como uma planilha do Excel^{(Excel worksheet)} , uma tabela contém linhas, colunas e pode conter títulos na primeira linha. Felizmente, o Word oferece a mesma flexibilidade para classificar o texto encontrado no Excel .

Suponha que^(Suppose) você tenha uma tabela no Word que se pareça com a abaixo.

Observe^(Notice) que há cabeçalhos de coluna na primeira linha e que a primeira coluna contém o texto que desejamos classificar. Vamos supor que queremos classificar os dados em ordem decrescente desta vez. Selecione a tabela inteira e clique novamente no botão Classificar^(Sort) na seção Parágrafo^(Paragraph) da Faixa^(Ribbon) de Opções .

Observe no ^(Notice)canto^{(hand corner)} inferior esquerdo da janela Classificar que o ^(Sort)Word já detectou os títulos na primeira linha. Observe^(Notice) também que o primeiro menu suspenso Classificar por já possui o ^{(Sort By)}título da coluna ^{(column heading)} Nome^(Name) na caixa de opções.

As demais opções permanecem as mesmas, exceto lembre-se de alterar a direção de classificação^{(sort direction)} para Descendente^(Descending) . Quando terminar, clique no botão OK e o Word^{(button and Word)} classificará a tabela usando as opções que escolhemos.

A classificação de texto no Word é simples, desde que você tenha uma maneira de informar ao Word o que separa um elemento^{(data element)} de dados do próximo. Se você brincar um pouco com as configurações de classificação, descobrirá que pode classificar usando várias colunas e até mesmo texto delimitado por tabulação e vírgula em um documento do Word^{(Word document)} .

Embora não seja tão útil quanto classificar dados no Excel , você pode economizar algum tempo no Word fazendo com que o aplicativo classifique o parágrafo^{(application sort paragraph)} e o texto da tabela para você usando uma interface semelhante à encontrada em uma planilha do Excel^{(Excel worksheet)} . Aproveitar!

How to Sort Text in Word

When most people think of sorting text in an application, they think of sorting cells in an Excel spreadsheet. However, you can sort text in Word as long as there is something that tells Word where the differеnt parts of text begin and end.

In this article, I’ll show you a couple of ways you can sort text, lists and tables in Word. Note that if you already have data in Excel, you can easily insert an Excel spreadsheet into your Word document.

Sorting Lists in Word

There are three types of lists you can sort in Word. The first kind is simply a list of words or phrases that each occupies a separate line. The second type is unordered or bulleted lists. The third is ordered or numbered lists.

In each of these cases, a line break (also called a carriage return) tells Word where one word or phrase ends and the next one begins. This is how Word is able to sort text in the document.

To sort any of these types of lists, begin by selecting the list with your mouse. Simply start at the beginning of the list, hold down the left mouse button, and drag your mouse until the entire list is selected.

Then, click on the Home tab on the Ribbon and locate the section titled Paragraph. Look for a button with the letters A and Z on it and an arrow pointing down. This is the Sort command. Click on the Sort button and Word will open the Sort Text window.

On the Sort Text window, you’ll notice that there a number of options. First, you need to indicate that you want to sort the text you’ve selected by paragraph. Even though we only have one word per line, Word still considers each line to be its own paragraph because we pressed the enter key to get to the next line. Sorting by paragraph is the default option.

Next we need to tell Word what we are sorting. Locate the drop down menu labeled Type and choose Text. This is also the default option.

Lastly, we need to tell Word whether we want to sort the text in ascending (A to Z) order or descending order (Z to A). Ascending order is the default option. When done, click the OK button and Word will sort your text with the options you chose.

Notice that now the text is sorted from A to Z in ascending order. In addition, if you click on the Options button, you can configure advanced settings like the field separator and whether it should be case sensitive or not.

Sorting Text in Tables

This type of sorting may seem a bit more familiar to you if you often sort data in Excel. Much like an Excel worksheet, a table contains rows, columns, and may contain headings in the first row. Luckily, Word gives you much of the same flexibility to sort text as found in Excel.

Suppose you have a table in Word that looks like the one below.

Notice that there are column headings in the first row and that the first column contains the text we wish to sort. Let’s assume that we want to sort the data in descending order this time. Select the entire table and once again click on the Sort button in the Paragraph section of the Ribbon.

Notice in the bottom left hand corner of the Sort window that Word has already detected the headings in the first row. Notice also that the first Sort By drop down menu already has the column heading Name in the option box.

The rest of the options stay the same except remember to change the sort direction to Descending. When done, click the OK button and Word will sort the table using the options we’ve chosen.

Sorting text in Word is simple as long as you have a way to tell Word what separates one data element from the next. If you play with the sort settings a bit, you will discover that you can sort using multiple columns and even tab and comma delimited text in a Word document.

Although not as useful as sorting data in Excel, you can save yourself some time in Word by having the application sort paragraph and table text for you using a similar interface as found in an Excel worksheet. Enjoy!

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