Procurando uma maneira de colaborar com outras pessoas em um documento do Word^{(Word doc)} ? Se sim, você pode fazer isso facilmente no próprio Word . O recurso existe há algumas versões do Office e funciona mesmo que a parte receptora não tenha o Word instalado em seu sistema.

Observe que, para começar a compartilhar documentos no Word , você precisa salvar seus documentos na nuvem. Nem todos os seus documentos, mas pelo menos aquele que será compartilhado. Isso significa que você precisa configurar uma conta do OneDrive^{(OneDrive account)} primeiro e, em seguida, fazer login na sua conta da Microsoft^{(Microsoft account)} a partir do Word .

Compartilhar documento do Word

Depois de configurar o OneDrive corretamente no Word , vá em frente e clique no botão Compartilhar^(Share) no canto superior direito da tela.

Isso abrirá um painel no lado direito^{(hand side)} da tela. Se o documento ainda não foi salvo na nuvem, você terá que clicar no botão Salvar na nuvem^{(Save to Cloud)} .

Isso abrirá a caixa de diálogo Salvar como , que já deve estar definida como ^{( Save As)}OneDrive . Dê um nome ao seu arquivo e salve-o.

Depois de salvo e carregado na nuvem, volte para a caixa de diálogo Compartilhar^(Share) e agora você poderá convidar pessoas para participar. Digite^(Type) um endereço^{(email address)} de e-mail , escolha se eles podem editá-lo ou apenas visualizá-lo e incluir uma mensagem opcional.

Do lado receptor, chegará um e-mail que inclui um link para o documento armazenado na conta do OneDrive^{(OneDrive account)} do remetente :

Quando o usuário clicar no link, ele o levará para uma versão do navegador do Word chamada Word Online , onde o documento pode ser editado.

Clique no botão Editar no navegador^{(Edit in Browser)} e você obterá a interface familiar da faixa de opções do ^{(ribbon interface)}programa Word^{(Word program)} da área de trabalho . O usuário pode editar o documento sem precisar do Word instalado ou precisar ter uma conta do OneDrive.

O documento é salvo automaticamente, para que o usuário não^{(user doesn)} precise se preocupar em tentar salvar o documento. Do seu lado, você verá uma mensagem pop^{(message pop)} -up informando que outras pessoas estão editando o documento e perguntando se você deseja compartilhar automaticamente as alterações à medida que elas acontecem. Eu recomendo clicar em Sim^(Yes) aqui.

Observe que você não verá as alterações de outros usuários até salvar o documento. Se você clicar em Arquivo^(File) , verá uma nova mensagem na guia Informações^{(Info tab)} que diz Atualizações de documentos disponíveis^{(Document Updates Available)} .

Vá em frente e salve seu documento e você receberá outra mensagem explicando que as novas alterações feitas por outras pessoas serão mostradas com uma sobreposição verde.

Clique em OK^{(Click OK)} e navegue pelo seu documento. Qualquer coisa em verde é o que foi alterado ou adicionado por outra pessoa. Nos meus testes, se alguém excluía algo do documento, não mostrava nada^{(t show anything)} em verde.

Observe que, depois de salvar o documento, o destaque verde desaparecerá até que novas alterações sejam feitas. Se você quiser acompanhar quais alterações estão sendo feitas, você deve habilitar Rastrear alterações^{( Track Changes)} no documento antes de compartilhá-lo, caso contrário, é meio difícil saber o que está acontecendo, especialmente se várias pessoas estiverem editando o documento.

Acima, habilitei Rastrear alterações^{(Track Changes)}  na guia Revisão^(Review) e agora, além do texto realçado em verde, também tenho as barras verticais vermelhas na coluna^{(hand column)} da esquerda . Como as exclusões não aparecem^{(t show)} em verde, você só pode vê-las rastreando as alterações. Clique^(Click) na linha vermelha e ele mostrará o conteúdo excluído tachado.

No geral, o Word é uma ótima ferramenta para colaborar em tempo real com vários autores ou editores e o aspecto de sincronização funciona muito bem. Um recurso que notei é que, quando outra pessoa está editando um determinado parágrafo, impede que outras pessoas editem essa seção até que a primeira pessoa termine. Isso garante que as pessoas não estejam substituindo as mesmas seções ao mesmo tempo. Se você tiver alguma dúvida, sinta-se à vontade para comentar. Aproveitar!

How to Share or Collaborate On a Word Doc with Others

Looking for a way to collaborate with others on a Word doc? If so, you can do it very easily in Word itself. The feature has been аround for a coυple of versions of Office and it works even if the receiνіng party doеs not have Word installed on their syѕtem.

Note that in order to get started with document sharing in Word, you have to save your documents to the cloud. Not all your documents, but at least the one that is going to be shared. That means you need to setup a OneDrive account first and then log into your Microsoft account from within Word.

Share Word Doc

Once you have OneDrive setup properly in Word, go ahead and click on the Share button at the top right of the screen.

This will bring up a pane on the right hand side of the screen. If the document has not been saved to the cloud yet, you’ll have to click the Save to Cloud button.

This will bring up the Save As dialog, which should already be set to OneDrive. Give your file a name and save it.

Once it has been saved and uploaded to the cloud, go back to the Share dialog and you’ll now be able to invite people to join. Type in an email address, choose whether they can edit it or just view it and then include an optional message.

On the receiving end, an email will arrive that includes a link to the document stored in the sending party’s OneDrive account:

When the user clicks on the link, it will take them to a browser version of Word called Word Online, where the document can be edited.

Click the Edit in Browser button and you’ll get the familiar ribbon interface of the desktop Word program. The user can edit the document without needing Word installed or needing to have a OneDrive account.

The document automatically saves, so the user doesn’t have to worry about trying to save the document themselves. On your end, you’ll see a message pop up saying that other people are editing the document and asking if you want to automatically share changes as they happen. I recommend clicking Yes here.

Note that you won’t see the changes from other users until you save the document. If you click on File, you’ll see a new message on the Info tab that says Document Updates Available.

Go ahead and save your document and you’ll get another message explaining that new changes made by others will be shown with a green overlay.

Click OK and browse through your document. Anything in green is what has been changed or added by someone else. In my testing, if someone deleted something from the document, it didn’t show anything in green.

Note that once you save the document, the green highlight will disappear until new changes are made. If you want to keep track of what changes are being made, you should enable Track Changes on the document before you share it, otherwise it’s kind of hard to tell what’s going on, especially if multiple people are editing the document.

Above, I have enabled Track Changes on the Review tab and now in addition to the green highlighted text, I also have the red vertical bars in the left hand column. Since deletions don’t show in green, you can only see them by tracking changes. Click on the red line and it’ll show you the deleted content in strike-through.

Overall, Word is a great tool to collaborate in real-time with multiple authors or editors and the syncing aspect works very well. One feature I noticed is that when someone else is editing a certain paragraph, it prevents others from editing that section until the first person is finished. This ensures that people aren’t overwriting the same sections at the same time. If you have any questions, feel free to comment. Enjoy!

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