A colaboração é importante em muitos espaços de trabalho. Como a maioria dos projetos exige que os arquivos sejam acessados ​​por muitos usuários, as configurações colaborativas tornaram-se necessárias.

O Microsoft Excel^{(Microsoft Excel)} é apenas um dos muitos programas usados ​​por empresas em todo o mundo. Como tal, a necessidade de pastas de trabalho compartilhadas é crucial.

Nesta postagem, você aprenderá como você e sua equipe podem colaborar usando o Excel 2016 e outras versões do Excel online.

Compartilhe arquivos do Excel offline

Se você tiver uma conexão de área local, todos os usuários da rede poderão ter acesso a qualquer arquivo. Além disso, todas as alterações feitas no arquivo podem ser rastreadas. Você também pode definir quais usuários terão acesso ao arquivo.

Comece salvando o arquivo em um local que possa ser acessado por todos em seu grupo. Você pode então definir seu arquivo para colaboração.

Adicionando Recurso de Pasta de Trabalho Compartilhada de Volta

Os usuários do Office 365 encontrarão o recurso Pasta de Trabalho Compartilhada^{(Shared Workbook)} oculto por padrão. Isso ocorre porque a Microsoft incentiva os usuários a compartilhar pastas de trabalho online.

Veja como você habilita o recurso. Se estiver usando uma versão mais antiga do Excel , você pode pular para a seção seguinte – Compartilhando um documento.^{(Sharing a Document.)}

• Vá para File > Options > Quick Access Toolbar .

• No menu suspenso Escolher comandos de, selecione ^{(Choose Commands From)}Todos os comandos^{(All Commands)} . Percorra^(Scroll) a lista até ver Compartilhar pasta de trabalho (legado)^{(Share Workbook (Legacy))} e selecione esse item.

• Clique no botão Adicionar^(Add) .
• Faça o mesmo para os seguintes comandos:

1. Acompanhar alterações (herdado)
2. Proteger Compartilhamento (Legado)
3. Comparar e mesclar pastas de trabalho

• Clique em OK quando terminar.

Compartilhando um documento

• Na guia Revisão , clique no botão ^(Review)Compartilhar Pasta^{(Share Workbook)} de Trabalho .

Aqueles que seguiram as etapas na seção Adicionando Recurso de Pasta de Trabalho^{(Adding Back Shared Workbook Feature)} Compartilhada encontrarão o botão Compartilhar Pasta^{(Share Workbook)} de Trabalho (junto com os outros comandos que você adicionou) na Barra de Ferramentas de Acesso Rápido^{(Quick Access Toolbar)} .

• Isso fará com que uma caixa de diálogo apareça. Marque a opção que habilita o recurso de pastas de trabalho compartilhadas.

• Vá até a guia Avançado e ative ^(Advanced)Rastrear alterações^{(Track Changes )} e outras configurações que você pode querer ativar.

Proteja seu arquivo

As etapas acima dão a todos acesso ao seu arquivo. Mas também dá a todos acesso administrativo por padrão. Proteger seu arquivo significa que o acesso ao arquivo será limitado e rastreado.

• Vá para a guia Revisão e clique no botão ^(Review)Proteger e compartilhar pasta de trabalho^{(Protect and Share Workbook)} .
• Marque a caixa de seleção Compartilhamento com rastreamento de alterações^{(Sharing With Track Changes)} .

• Você também deve criar uma senha, caso contrário, qualquer pessoa poderá reverter a pasta de trabalho para suas configurações originais.
• Salve suas alterações e saia.

Compartilhe arquivos do Excel on-line

Embora trabalhar offline seja uma ótima solução, você é prejudicado pela necessidade de uma unidade local compartilhada. Trabalhar online é claramente a melhor escolha. Aqui está como você faz isso.

Usando o OneDrive

• Abra o arquivo e vá para File > Share > Save to Cloud .

• Convide pessoas com quem você gostaria de colaborar digitando o endereço de e-mail delas. Você também pode definir as configurações de permissão.
• Clique em Compartilhar^(Share) quando terminar.

Usando o Google Drive

Google Drive is probably the easiest way to work on a project simultaneously. Anyone with a Google account can access files and edit as needed.

• Log into your account and go to Google Drive.
• Once you’re in, you can create a new file or upload an existing one.

• Once your document has been created or uploaded, click the Share button on the upper-right corner of the worksheet.

This will give you the option to share the spreadsheet by entering an email address or by sharing a link to your colleagues.

All changes are automatically tracked and saved. You can work on the document together in real-time which is very convenient.

How To Share An Excel File For Easy Collaboration

Collaboration is important in many work spaces. Since most projects require files to be accessed by a lot of userѕ, collaborative setups have become necessarу.

Microsoft Excel is one is just one of the many programs used by companies worldwide. As such, the need for shared workbooks is crucial.

In this post, you’ll learn how you and your team can collaborate using Excel 2016 and other versions of Excel online.

Share Excel Files Offline

If you have a local area connection, all users in the network can have access to any file. Not only that, any changes made to the file can be tracked. You can also set which users would have access to the file.

Start by saving the file in a location that can be accessed by everyone in your group. You can then set your file for collaboration.

Adding Back Shared Workbook Feature

Office 365 users will find the Shared Workbook feature hidden by default. This is because Microsoft encourages users to share workbooks online.

Here’s how you enable the feature. If you’re using an older version of Excel, you can skip to the succeeding section – Sharing a Document.

• Go to File > Options > Quick Access Toolbar.

• Under the Choose Commands From drop-down menu, select All Commands. Scroll through the list until you see Share Workbook (Legacy) and select that item.

• Click the Add button.
• Do the same for the following commands:

1. Track Changes (Legacy)
2. Protect Sharing (Legacy)
3. Compare and Merge Workbooks

• Click OK when you’re done.

Sharing a Document

• On the Review tab, click the Share Workbook button.

Those who followed the steps in the Adding Back Shared Workbook Feature section will find the Share Workbook button (along with the other commands you added) in the Quick Access Toolbar instead.

• This will prompt a dialog box to appear. Tick the option that enables the shared workbooks feature.

• Head over to the Advanced tab and enable Track Changes and other settings you might want to turn on.

Protect Your File

The steps above give everyone access to your file. But it also gives everyone administrative access by default. Protecting your file means access to the file will be limited and tracked.

• Go to the Review tab and click the Protect and Share Workbook button.
• Tick the Sharing With Track Changes check box.

• You should also create a password otherwise anyone can revert the workbook to its original settings.
• Save your changes and exit.

Share Excel Files Online

While working offline is a great solution, you’re hampered by the necessity for a shared local drive. Working online is clearly the better choice. Here’s how you do it.

Using OneDrive

• Open the file and go to File > Share > Save to Cloud.

• Invite people you’d want to collaborate with by entering their email address. You can also set the permission settings.
• Click Share when you’re finished.

Using Google Drive

Google Drive is probably the easiest way to work on a project simultaneously. Anyone with a Google account can access files and edit as needed.

• Log into your account and go to Google Drive.
• Once you’re in, you can create a new file or upload an existing one.

• Once your document has been created or uploaded, click the Share button on the upper-right corner of the worksheet.

This will give you the option to share the spreadsheet by entering an email address or by sharing a link to your colleagues.

All changes are automatically tracked and saved. You can work on the document together in real-time which is very convenient.

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