Um dos muitos novos recursos empresariais do Windows 8.1 é chamado de Pastas de Trabalho^{(Work Folders)} . Pastas? Trabalhar? Parece chato, não é? 🙂 Mas, para algumas pessoas esse recurso será muito útil. Especialmente para pessoas que têm muitos dispositivos e precisam trabalhar também em seus PCs e dispositivos pessoais. Veja como configurar pastas de trabalho^{(Work Folders)} no lado do cliente^{(client side)} e como usá-las para fazer seu trabalho e sincronizá-lo com os servidores da sua empresa.

O que são pastas de trabalho?

As Pastas de Trabalho^{(Work Folders)} permitem que um usuário sincronize uma pasta e seu conteúdo, da rede corporativa para seu dispositivo pessoal. Os arquivos criados localmente serão sincronizados de volta com o servidor de arquivos^{(file server)} no ambiente corporativo. Com as Pastas de Trabalho^{(Work Folders)} , os usuários podem manter cópias locais de seus arquivos de trabalho em seus dispositivos pessoais, com sincronização automática com o data center da empresa.

Parece complicado? Vamos dar um exemplo de como um profissional da informação^{(information worker)} , Julian , pode usar Pastas de trabalho^{(Work Folders)} para separar seus dados de trabalho de seus dados pessoais, enquanto pode trabalhar em qualquer dispositivo:

Quando Julian salva um documento em seu computador^{(work computer)} de trabalho no diretório Pastas^{(Work Folders)} de trabalho , o documento é sincronizado com um servidor de arquivos^{(file server)} controlado pelo departamento de TI^{(IT department)} de sua empresa. Quando Julian voltar para casa, ele poderá pegar seu Surface 2 , onde o documento já está sincronizado, porque ele já havia configurado as Pastas^{(Work Folders)} de Trabalho nesse dispositivo e dirigir-se ao café^{(coffee shop)} . Ele pode trabalhar no documento offline^{(document offline)} e, quando voltar para casa e uma conexão com a Internet^{(Internet connection)} estiver disponível novamente, o documento será sincronizado novamente com o servidor de arquivos^{(file server)}e todas as alterações estão disponíveis para ele no dia seguinte, quando ele retornar ao escritório, em seu computador de trabalho^{(work computer)} . Parece bom não é?

Como configurar pastas de trabalho^{(Work Folders)} no Windows 8.1

Presumo que você tenha uma conta corporativa^{(company account)} criada pelo administrador de TI^{(IT administrator)} . Se você fizer isso e souber seus detalhes, vá para Control Panel -> System and Security -> Work Folders .

Clique ou toque em Configurar pastas de trabalho^{(Set up Work Folders)} . Você é solicitado a fornecer seu endereço^{(email address)} de e-mail e as credenciais para o domínio da empresa^{(company domain)} , caso seu computador não tenha aderido a ele (que é o caso de dispositivos pessoais).

Digite^(Enter) seu endereço de e-mail comercial e clique^{(work email address and click)} ou toque em Avançar^(Next) .

A janela Segurança do Windows^{(Windows Security window)} é exibida. Você será solicitado a inserir o nome de usuário e a senha^{(username and password)} usados ​​na rede da sua empresa. Faça isso e clique ou toque em OK .

Em seguida, você será solicitado a confirmar a localização de suas pastas de trabalho. Se você não estiver satisfeito com a pasta padrão^{(default folder)} e quiser usar outra, clique ou toque em ^{(click or tap)} Alterar^(Change) .

Se você clicar no botão Alterar^(Change) , uma caixa de diálogo^{(dialog box)} será exibida, solicitando que você selecione uma nova pasta. Navegue em seu computador e selecione a nova pasta que deseja usar. Em seguida, clique ou toque no botão Selecionar pasta^{(Select Folder)} .

Quando terminar, clique ou toque em Avançar^(Next) na janela de localização Confirmar Pastas de Trabalho .^{(Confirm Work Folders location)}

Em seguida, você será perguntado se concorda com as políticas de segurança de sua empresa para pastas de trabalho^{(Work Folders)} . Para ajudar a proteger seus arquivos de trabalho, sua empresa pode criptografar suas pastas de trabalho, exigir uma senha para entrar em seu PC e bloquear automaticamente sua tela e apagar todos os arquivos em suas Pastas de Trabalho^{(Work Folders)} , caso o PC seja perdido.

Marque a caixa que diz "Aceito estas políticas no meu PC"^{("I accept these policies on my PC")} e clique ou toque em Configurar pastas de trabalho^{(Set up Work Folders)} .

O Windows 8.1 gasta algum tempo para configurar as coisas. Aguarde^(Wait) o processo terminar.

Quando terminar, você será informado de que as Pastas de Trabalho^{(Work Folders)} começaram a sincronizar com o seu PC. Clique^(Click) ou toque no botão Fechar^(Close) .

As Pastas de Trabalho^{(Work Folders)} agora estão configuradas em seu PC. Depois de clicar ou tocar em Fechar^(Close) , você será levado ao painel de controle das Pastas de trabalho .^{(Work Folders)}

Gerenciando pastas de trabalho no painel de controle^{(Control Panel)}

Depois de configurar as Pastas de Trabalho^{(Work Folders)} ao acessar Control Panel -> System and Security -> Work Folders , você obtém acesso a todos os recursos e opções de gerenciamento.

Você pode ver quanto espaço está disponível no servidor, quando a última sincronização foi realizada e pode iniciar uma sincronização manual.

Para habilitar a sincronização de arquivos em conexões limitadas, marque a caixa de seleção ^{(check box)}"Sincronizar arquivos em conexões limitadas"^{("Sync files over metered connections")} . Se você também deseja sincronizar arquivos quando estiver em roaming, marque a caixa de seleção "Sincronizar mesmo quando estou em roaming"^{("Sync even when I'm roaming")} , como na imagem abaixo.

Se encontrar problemas, você pode pedir ajuda ao administrador de TI^{(IT administrator)} clicando no link "Suporte técnico por e-mail"^{("Email tech support")} . Isso abrirá seu cliente de e-mail padrão e você poderá usá-lo para enviar sua mensagem.

O que fazer se o Windows 8.1^{(Windows 8.1)} disser que "Ocorreu um problema ao encontrar o servidor de pastas de trabalho"^(Folders)

Ao configurar as Pastas de Trabalho^{(Work Folders)} , você pode encontrar o seguinte erro: "Ocorreu um problema ao localizar seu servidor de Pastas de Trabalho".^{("There was a problem finding your Work Folders server".)}

Se for esse o seu caso, clique ou toque em ^{(click or tap)} Inserir um URL de Pastas de Trabalho^{(Enter a Work Folders URL)} na janela Inserir email de trabalho .^{(Enter work email)}

Em seguida, insira a URL das pastas de trabalho^{(Work Folders URL)} fornecida pelo administrador de TI^{(IT administrator)} de sua empresa e clique^{(company and click)} ou toque em Avançar^(Next) .

A partir daqui, você será solicitado a fornecer seu e-mail e senha^{(email and password)} , conforme compartilhado anteriormente neste artigo. Siga as etapas compartilhadas acima para finalizar a configuração de suas pastas de trabalho^{(Work Folders)} .

Como usar pastas de trabalho^{(Work Folders)} no Windows 8.1

Para acessar suas Pastas de Trabalho^{(Work Folders)} , abra o Explorador de Arquivos^{(File Explorer)} e vá para Este PC^{(This PC)} . Lá você verá o atalho para Pastas de Trabalho^{(Work Folders)} .

Depois de configurar as Pastas de trabalho^{(Work Folders)} em vários dispositivos, você pode acessar os documentos de qualquer um desses dispositivos e eles serão mantidos em sincronia pelas Pastas de trabalho^{(Work Folders)} . A partir de agora, você pode trabalhar com arquivos em suas Pastas de trabalho^{(Work Folders)} como faz com arquivos normais.

Sincronizar^(Sync) para pastas de trabalho^{(Work Folders)} - como funciona?

Para testar se suas Pastas de Trabalho^{(Work Folders)} estão sincronizadas corretamente, crie um documento em um de seus computadores e salve o documento no local das Pastas de Trabalho^{(Work Folders)} .

Em seguida, crie outro documento em outro dispositivo e salve-o em suas Pastas de trabalho^{(Work Folders)} . Em alguns instantes, você deverá ver os dois documentos disponíveis em suas Pastas de Trabalho^{(Work Folders)} , em ambos os dispositivos.

Na barra de status,^{(status bar)} você pode visualizar o status da sincronização^{(sync status)} .

Normalmente, os arquivos são sincronizados automaticamente, mas, se você quiser realizar uma sincronização manual, clique com o botão direito do mouse (ou pressione e segure^{(press and hold)} ) dentro da janela Pastas de trabalho^{(Work Folders)} e clique ou toque em Sincronizar agora^{(Sync Now)} .

Seus arquivos serão sincronizados imediatamente.

Você também pode iniciar uma sincronização manual clicando ou tocando no link Sincronizar agora^{(Sync Now)} encontrado no painel de controle das Pastas de trabalho .^{(Work Folders)}

Em seguida, o Painel de Controle^{(Control Panel)} informará que os arquivos estão sendo sincronizados, conforme a imagem abaixo^{(image below)} .

Meus arquivos são exibidos em verde^(Green) . O que significa^(Mean) ?

Muito provavelmente, todos os arquivos em suas pastas de trabalho^{(Work Folders)} são exibidos em verde, uma cor que não é usada para exibir os arquivos em outras pastas.

Não há nada com o que se preocupar. Seu administrador de TI^{(IT administrator)} configurou uma política que criptografa seus arquivos de pasta de trabalho^{(Work Folder)} , para que pessoas não autorizadas não possam acessá-los.

Se o seu PC for roubado, o administrador pode revogar o acesso a esses arquivos e removê-los remotamente, para que dados confidenciais não caiam em mãos erradas.

Como parar de usar pastas de trabalho

Se você quiser parar de usar as Pastas de Trabalho^{(Work Folders)} em um de seus computadores pessoais, isso pode ser feito com facilidade.

Vá para Control Panel -> System and Security -> Work Folders . Em seguida, clique ou toque no link Parar de usar pastas de trabalho .^{(Stop using Work Folders)}

Uma caixa de diálogo^{(dialog box)} é exibida, solicitando que você confirme se deseja parar de usar as Pastas de trabalho^{(Work Folders)} .

Se você quiser parar de usar as Pastas de Trabalho^{(Work Folders)} , clique ou toque em ^{(click or tap)} Sim^(Yes) . Caso contrário, pressione Não^(No) .

O que fazer se o administrador alterar^{(Administrator Changes)} a senha^(Password) da sua conta^(Account)

As redes comerciais têm políticas para que você seja obrigado a alterar a senha da sua conta regularmente. Ou pode acontecer que você tenha esquecido sua senha e o administrador para alterá-la, etc.

Seja qual for o motivo, ao alterar a senha da sua conta comercial^{(business account)} , você deve inserir novamente as novas credenciais para que as Pastas^{(Work Folders)} de Trabalho continuem funcionando bem.

Em algum momento depois que sua senha for alterada, quando as Pastas de Trabalho tentarem^{(Work Folders)} sincronizar seus arquivos, uma notificação será exibida, informando que "Suas informações de entrada nas Pastas de Trabalho não funcionaram"^{("Your Work Folders sign-in info didn't work")} .

Além disso, quando você for para Ir para Control Panel -> System and Security -> Work Folders , você verá que "Sincronização interrompida. Senha necessária"^{("Sync stopped. Password needed")} .

Para atualizar suas credenciais, clique ou toque no link Gerenciar credenciais^{(Manage credentials)} na coluna esquerda.

A janela Segurança do Windows^{(Windows Security)} é exibida, solicitando o novo nome de usuário e senha^{(username and password)} .

Digite-os e clique ou toque em OK . Depois que as Pastas de Trabalho^{(Work Folders)} são autenticadas com sucesso no servidor da sua empresa, ela retoma a sincronização de seus arquivos.

Conclusão

Como você pode ver neste guia, as Pastas de Trabalho^{(Work Folders)} são úteis e não tão difíceis de configurar. Pelo menos não no lado do cliente^{(client side)} . Se sua empresa estiver usando esse novo serviço, você poderá configurá-lo em qualquer computador ou dispositivo com ^{(PC or device)}Windows 8.1 para realizar seu trabalho mesmo quando não estiver no trabalho.

How to Set Up and Use Work Folders in Windows 8.1

One of the many new enterprise-friendly feаtures in Windows 8.1 іs named Work Folders. Folders? Work? Sounds boring, doesn't it? 🙂 But, to some people this feature will be very useful. Especially to people that have many devices and need to work also on their personal PCs and devices. Here's how to set up Work Folders on the client side and how to use them to do your work and have it synchronized with your company's servers.

What are Work Folders?

Work Folders allows a user to sync a folder and its content, from the corporate network to their personal device. Files created locally will sync back to the file server in the corporate environment. With Work Folders, users can keep local copies of their work files on their personal devices, with automatic synchronization to the company data center.

Sounds complicated? Let's take an example of how an information worker, Julian, might use Work Folders to separate his work data from his personal data, while having the ability to work from any device:

When Julian saves a document on his work computer in the Work Folders directory, the document is synced to a file server controlled by the IT department of his company. When Julian returns home, he can pick up his Surface 2, where the document is already synced, because he had previously set up Work Folders on that device, and head to the coffee shop. He can work on the document offline, and when he returns home and an Internet connection is available again, the document is synced back with the file server and all of the changes are available to him the next day when he returns to the office, on his work computer. Sounds good doesn't it?

How to Set up Work Folders in Windows 8.1

I assume that you have a company account created by the IT administrator. If you do and you know its details, then go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders.

Click or tap Set up Work Folders. You are asked to provide your email address and the credentials to the company domain, if your computer has not joined it (which is the case with personal devices).

Enter your work email address and click or tap Next.

The Windows Security window is shown. You are asked to enter the username and password used on your company's network. Do so and click or tap OK.

Then, you are asked to confirm the location of your work folders. If you are not satisfied with the default folder and you want to use another one, click or tap Change.

If you click the Change button, a dialog box is shown, prompting you to select a new folder. Browse your computer and select the new folder you want to use. Then, click or tap the Select Folder button.

When done, click or tap Next in the Confirm Work Folders location window.

Then, you are asked if you agree with your company's security policies for Work Folders. To help protect your work files, your company can encrypt your work folders, require a password to sign in to your PC and automatically lock your screen, and erase all files in your Work Folders, in case the PC is lost.

Check the box that says "I accept these policies on my PC", then click or tap Set up Work Folders.

Windows 8.1 spends some time to set things up. Wait for the process to finish.

When done, you are informed that Work Folders has started syncing with your PC. Click or tap the Close button.

Work Folders is now configured on your PC. After you click or tap Close, you are taken to the Work Folders control panel.

Managing Work Folders from the Control Panel

After you have set up Work Folders when you go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders, you get access to all its management features and options.

You can see how much space is available on the server, when the last sync was performed, and you can start a manual synchronization.

To enable file syncing over metered connections, check the "Sync files over metered connections" check box. If you also want to sync files when you are roaming, check the "Sync even when I'm roaming" check box, as in the image below.

If you encounter problems, you can ask for help from your IT administrator by clicking the "Email tech support" link. This will open your default email client and you can use it to send your message.

What To Do If Windows 8.1 Says That "There was a problem finding your Work Folders server"

When setting up Work Folders, you may encounter the following error: "There was a problem finding your Work Folders server".

If that's the case for you, then click or tap Enter a Work Folders URL in the Enter work email window.

Then, enter the Work Folders URL that is provided by the IT administrator of your company and click or tap Next.

From here onwards you are asked to provide your email and password, as shared earlier in this article. Follow the steps shared above to finalize the configuration of your Work Folders.

How to Use Work Folders in Windows 8.1

To access your Work Folders, open File Explorer and go to This PC. There you will see the shortcut to Work Folders.

Once you have configured Work Folders on multiple devices, you can access documents from any of those devices, and they will be kept in sync by Work Folders. From now on, you can work with files in your Work Folders as you do with normal files.

Sync for Work Folders - How Does It Work?

To test if your Work Folders are synchronized correctly, create a document on one of your computers and save the document in the Work Folders location.

Then, create another document on another device, and save it in your Work Folders. In a few moments, you should see both documents available in your Work Folders, on both devices.

In the status bar you can view the sync status.

Usually, files are synchronized automatically but, if you want to perform a manual sync, you can right-click (or press and hold) inside the Work Folders window and then click or tap Sync Now.

Your files will be synchronized immediately.

You can also start a manual sync by clicking or tapping the Sync Now link found in the Work Folders control panel.

Then, the Control Panel will inform you that the files are syncing, as shown in the image below.

My Files are Displayed in Green. What Does It Mean?

Most probably, all the files in your Work Folders are displayed in green, a color that is not used to display the files in other folders.

There is nothing to worry about. Your IT administrator has set up a policy that encrypts your Work Folder files, so that unauthorized people cannot access them.

If your PC gets stolen, the administrator can revoke access to those files and remove them remotely, so that sensitive data doesn't fall into the wrong hands.

How to Stop Using Work Folders

If you want to stop using Work Folders on one of your personal computers, that can be done with ease.

Go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders. Then, click or tap the Stop using Work Folders link.

A dialog box is shown, asking you to confirm whether you want to stop using Work Folders.

If you want to stop using Work Folders, click or tap Yes. Otherwise, press No.

What To Do If the Administrator Changes your Account's Password

Business networks have policies so that you are forced to change your account's password regularly. Or, it may happen that you have forgot your password and the administrator to change it, etc.

Whatever the reason, when changing your business account's password, you have to re-enter the new credentials so that Work Folders continues to work well.

At some point after your password gets changed, when Work Folders tries to sync your files, a notification is shown, saying that "Your Work Folders sign-in info didn't work".

Also, when you go to Go to Control Panel -> System and Security -> Work Folders, you will see that "Sync stopped. Password needed".

To update your credentials, click or tap the Manage credentials link on the left-column.

The Windows Security window is shown, asking for the new username and password.

Type them and click or tap OK. After Work Folders authenticates successfully with your company's server, it resumes synchronizing your files.

Conclusion

As you can see from this guide, Work Folders is useful and not that hard to set up. At least not on the client side. If your company is using this new service, you can set it up on any Windows 8.1 PC or device to get your work done even when you are not at work.

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