Se você tiver uma assinatura do Office 365 , um dos aplicativos que você pode acessar é o Access^(Access) . É uma ferramenta para criar vários tipos de bancos de dados e relatórios em seu computador. Se você está procurando um método sobre como construir um banco de dados, o MS Access é a melhor maneira de fazer isso, quer você queira construir um banco de dados simples ou complexo.

Você pode usar a ferramenta para construir um banco de dados, criar formulários para entradas de dados, filtrar seus dados usando consultas personalizadas e gerar relatórios a partir de seus dados. Existem assistentes passo a passo para ajudá-lo a criar esses itens para que não seja muito difícil de usar.

Como construir um banco de dados em branco com o MS Access^{(How To Build a Blank Database With MS Access)}

A primeira coisa que você precisa fazer é construir um banco de dados. Para fazer isso, inicie um novo banco de dados no Access . Suas tabelas de dados, formulários, consultas e relatórios serão salvos nele. Para fazer isso, você pode usar um dos muitos modelos que o Access fornece ou criar um do zero.

Aqui vamos construir um banco de dados que armazena as informações dos alunos e usaremos um modelo de banco de dados em branco.

1. Inicie o aplicativo Access^{(Launch the Access app)} em seu computador.
2. Clique em Novo^(New) na barra lateral esquerda para criar um novo banco de dados.
3. Selecione a opção Banco de dados em branco^{(Blank database)} no painel do lado direito para criar um novo banco de dados em branco.

1. Clique^(Click) no pequeno ícone de pasta e escolha um caminho para salvar seu banco de dados. Em seguida, clique no botão que diz Criar^(Create) .

1. É assim que você cria um banco de dados com o Access^(Access) . Seu banco de dados deve estar disponível no caminho especificado.

Crie uma tabela em seu banco de dados^{(Create a Table In Your Database)}

A base de qualquer banco de dados são as tabelas. São nessas tabelas onde seus dados são salvos em várias colunas, e é nelas que você pode executar consultas e gerar relatórios.

Quando você cria um novo banco de dados no Access , ele abre a tela de criação de nova tabela no modo de folha de dados. Essa visualização não é a mais fácil de trabalhar e, portanto, você precisa alterá-la para a visualização de design e, em seguida, criar as colunas da tabela.

1. Clique com o botão direito do mouse^{(Right-click)} na tabela recém-criada e selecione Design View .

1. Ele solicitará que você salve sua tabela primeiro. Digite um nome para a tabela e clique em OK .

1. A tela a seguir permite adicionar colunas e seus tipos de dados à tabela. Mantenha a primeira coluna como está porque ela gera um ID exclusivo para cada um de seus itens.
2. Como estamos construindo um banco de dados de alunos, coloque o cursor no segundo campo e digite Nome do Aluno^{(Student Name)} . Escolha Texto Curto^{(Short Text)} no campo Tipo de Dados^{(Data Type)} .

1. Insira Idade^(Age) como o próximo nome de campo e escolha Número^(Number) no menu suspenso Tipo de dados .^{(Data Type)}

1. Adicione a última coluna com o nome Country e Short Text como o tipo de dados.

1. Pressione Ctrl + S para salvar a tabela.

Crie um formulário para entrada de dados em seu banco de dados^{(Create a Form For Data Entry In Your Database)}

Embora você possa abrir a tabela no modo de folha de dados e adicionar os dados necessários a ela, um formulário fornecerá uma maneira mais fácil de inserir seus dados. Você também não terá que se intrometer em nenhum outro dado na tabela, pois um formulário só permite editar uma entrada por vez.

Você pode usar o assistente de formulário do Access para criar um formulário para entrada de dados^{(create a form for data entry)} com os campos escolhidos.

1. Enquanto o Access^(Access) ainda estiver aberto com seu banco de dados, clique na guia Criar na parte superior e escolha a opção que diz ^(Create)Form Wizard .

1. Ele solicitará que você selecione os campos que deseja usar em seu formulário. Selecione tudo o que você precisa para inserir um valor e clique no ícone de seta para a direita para adicioná-los à lista. Em seguida, clique em Avançar^(Next) na parte inferior.

1. A tela a seguir oferece quatro layouts de formulário para você escolher. Clique^(Click) em qualquer layout e uma visualização aparecerá no lado esquerdo. Depois de fazer uma seleção, clique em Avançar^(Next) na parte inferior.

1. Digite um nome para o seu formulário e clique em Concluir^(Finish) .

1. O formulário deve abrir permitindo que você adicione dados à sua tabela.

Crie uma consulta para filtrar dados em seu banco de dados^{(Create a Query To Filter Data In Your Database)}

Uma consulta permite filtrar os dados salvos em suas tabelas usando vários critérios personalizados. Por exemplo, se você deseja recuperar os dados de alunos com 20 anos ou mais e que moram nos EUA, você pode criar uma consulta e gerar uma tabela que contenha apenas os alunos que correspondem aos seus critérios.

1. Clique na guia Criar na parte superior e selecione ^(Create)Assistente de consulta^{(Query Wizard)} .

1. Escolha a primeira opção que diz Simple Query Wizard e clique em OK .

1. Selecione a tabela e os campos que deseja incluir na consulta e clique em Avançar^(Next) .

1. Escolha a opção Detalhe^(Detail) na tela a seguir e clique em Avançar^(Next) na parte inferior.

1. Digite um nome para sua consulta e clique em Concluir^(Finish) na parte inferior.

1. Clique com o botão direito do mouse em sua consulta recém-criada e escolha Design View . Você usará essa visualização para inserir os critérios para sua consulta.

1. A tela a seguir permite especificar os filtros para sua consulta. Vamos criar uma regra que mostre apenas alunos com 20 anos ou mais e que sejam dos EUA.
   
   Digite >=20 na caixa Critérios^(Criteria) para o campo Idade^(Age) .
   
   Insira US na linha Critérios^(Criteria) para o campo País^(Country) .

1. Pressione Ctrl + S para salvar as alterações.
2. Clique duas vezes^{(Double-click)} em sua consulta na barra lateral esquerda e você verá a versão filtrada de seus dados.

Como construir um relatório de banco de dados no Access^{(How To Build a Database Report In Access)}

Os relatórios geralmente são usados ​​para retirar dados do Access e visualizá-los como arquivos independentes. O Access^(Access) permite gerar relatórios para as tabelas e campos escolhidos e usa o mesmo estilo de assistente dos formulários e consultas para criar relatórios.

1. Clique na guia Criar na parte superior e selecione ^(Create)Assistente de relatório^{(Report Wizard)} .

1. Adicione os campos que você gostaria de ter em seu relatório e clique em Avançar^(Next) .

1. Se você deseja especificar quaisquer ordens de agrupamento, você pode fazer isso nesta tela. Em seguida, clique em Avançar^(Next) .

1. Se você quiser ordenar seus registros por um campo, você pode fazer isso nesta tela. Em seguida, clique em Avançar^(Next) .

1. Selecione um layout de relatório e clique em Avançar^(Next) .

1. Digite um nome para o relatório e clique em Concluir^(Finish) .

1. Clique com o botão direito do mouse^{(Right-click)} no relatório e escolha Visualizar impressão^{(Print Preview)} .

1. Clique em PDF ou XPS^{(PDF or XPS )} na parte superior para salvá-lo em qualquer um desses formatos.

Seu banco de dados completo com tabelas, formulários, consultas e relatórios está pronto.

Como você constrói seus bancos de dados^{(build your databases)} ? Se você usa o Access , você usa os recursos mencionados acima? Deixe-nos saber nos comentários abaixo.

How To Build a Database With Microsoft Access

If you have an Office 365 subscriptiоn, one of the aрps you can access is Access. It’s a toоl to create various tyрes of databases and reports on your computer. If you’re looking for a method on how to build a database, MS Acceѕs is the best way to do іt whether you want tо buіld а simple or a complex database.

You can use the tool to build a database, create forms for data entries, filter your data using custom queries, and generate reports out of your data. There are step-by-step wizards to help you create these items so it’s not too difficult to use.

How To Build a Blank Database With MS Access

The first thing you need to do is build a database. To do this, start a new database in Access. Your data tables, forms, queries, and reports will be saved in it. To do it, you can either use one of the many templates that Access provides or build one from scratch.

Here we’ll build a database that stores student information and we’ll be using a blank database template.

1. Launch the Access app on your computer.
2. Click on New in the left sidebar to create a new database.
3. Select the Blank database option on the right-hand side pane to create a new blank database.

1. Click on the little folder icon and choose a path to save your database. Then, click on the button that says Create.

1. That’s how you build a database with Access. Your database should be available at the specified path.

Create a Table In Your Database

The base of any database is tables. It’s these tables where your data is saved in various columns, and this is what you can run queries on and generate reports from.

When you build a new database in Access, it opens the new table creation screen in the datasheet view. This view isn’t the easiest to work with and so you need to change it to the design view and then create your table columns.

1. Right-click on the newly created table and select Design View.

1. It’ll prompt you to save your table first. Enter a name for the table and click on OK.

1. The following screen lets you add columns and their data-types to the table. Keep the first column as-is because it generates a unique ID for each of your items.
2. As we’re building a student database, put your cursor in the second field and type Student Name. Choose Short Text from the Data Type field.

1. Enter Age as the next field name and choose Number from the Data Type dropdown menu.

1. Add the last column with the name Country and Short Text as the data type.

1. Press Ctrl + S to save the table.

Create a Form For Data Entry In Your Database

While you can open the table in datasheet view and add the required data to it, a form will provide you with an easier way to input your data. You’ll also not have to meddle with any other data in the table as a form only lets you edit one entry at a time.

You can use the Access’ form wizard to create a form for data entry with your chosen fields.

1. While Access is still open with your database, click on the Create tab at the top and choose the option that says Form Wizard.

1. It’ll ask you to select the fields you want to use in your form. Select all that you’ll need to enter a value for and click on the right arrow icon to add them to the list. Then click on Next at the bottom.

1. The following screen offers four form layouts to choose from. Click on any layout and a preview will appear on the left side. Once you’ve made a selection, click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your form and hit Finish.

1. The form should open letting you add data to your table.

Create a Query To Filter Data In Your Database

A query lets you filter the data saved in your tables using various custom criteria. For example, if you’re looking to retrieve the data of students who’re 20 years or older and live in the US, you can create a query and generate a table that only has the students in it that match your criteria.

1. Click on the Create tab at the top and select Query Wizard.

1. Choose the first option that says Simple Query Wizard and hit OK.

1. Select the table and the fields you want to include in the query and click on Next.

1. Choose the Detail option on the following screen and click on Next at the bottom.

1. Enter a name for your query and hit Finish at the bottom.

1. Right-click on your newly created query and choose Design View. You’ll use this view to enter the criteria for your query.

1. The following screen lets you specify the filters for your query. Let’s create a rule that only shows students who are 20 years or older and are from the US.
   
   Type >=20 in the Criteria box for the Age field.
   
   Enter US in the Criteria row for the Country field.

1. Press Ctrl + S to save the changes.
2. Double-click on your query in the left sidebar and you’ll see the filtered version of your data.

How To Build a Database Report In Access

Reports are usually used to bring data out of Access and to view them as standalone files. Access lets you generate reports for your chosen tables and fields and it uses the same wizard style as forms and queries to make reports.

1. Click on the Create tab at the top and select Report Wizard.

1. Add the fields you’d like to have in your report and click on Next.

1. If you want to specify any grouping orders, you can do that on this screen. Then hit Next.

1. If you want to sort your records by a field, you can do that on this screen. Then click on Next.

1. Select a report layout and hit Next.

1. Enter a name for the report and click on Finish.

1. Right-click on the report and choose Print Preview.

1. Click on PDF or XPS at the top to save it in either of these formats.

Your full database with tables, forms, queries, and reports is ready.

How do you build your databases? If you use Access, do you use the features mentioned above? Let us know in the comments below.

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