Se você trabalha muito com o Microsoft Word^{(Microsoft Word)} e faz as mesmas coisas repetidamente, crie uma macro . Macro é uma abreviação da palavra macroinstrução, que significa uma série de instruções para realizar uma tarefa. 

O melhor de criar macros no Word é que você não precisa saber programar^{(know how to program)} . Se você pode pressionar gravar e parar, você pode fazer isso.

As macros não são perigosas?^{(Aren’t Macros Dangerous?)}

Você já ouviu falar que as macros são ruins porque podem conter vírus ? Embora você tenha que ter cuidado ao abrir documentos do Office de pessoas desconhecidas porque eles podem ter macros maliciosas, isso não é um problema aqui. Você cria sua própria macro, então sabe que não é um vírus.

Como gravar uma macro no Word^{(How To Record A Macro in Word)}

Para este exemplo, você criará uma macro no Word para inserir sua assinatura^{(insert your signature)} no final de um documento.

1. Com o Word aberto, vá para a guia Exibir .^{(View )}
2. Selecione a seta para baixo no botão Macros .
3. Selecione Gravar Macro…^{(Record Macro… )} uma nova janela será aberta.

1. No campo Nome da macro:,^{(Macro name: )} insira um nome significativo para a macro. Espaços não são permitidos. Use um sublinhado ou traço.
2. Na lista suspensa Armazenar macro em^{(Store macro in:)} :, você pode selecionar quais documentos deseja que essa macro seja usada. Se você escolher Todos os Documentos^(Documents) ( Normal.dotm ), a macro estará disponível para você em cada novo documento do Word que você criar a partir de agora. Se você escolher um único documento, ele se aplicará apenas a esse único documento. Geralmente é melhor escolher Todos os Documentos^{(All Documents)} .

1. No campo Descrição^{(Description: )}  :, escreva o que a macro faz. Esta é uma macro simples com um nome descritivo, mas à medida que você se sentir confiante com as macros, fará coisas mais complexas, portanto, uma descrição é sempre uma boa ideia.
2. Você pode escolher Atribuir macro a^{(Assign macro to)} um botão que você criará com o botão^{(Button )} ou teclas de atalho que você pode escolher usando o botão Teclado^{(Keyboard )} . Já existem muitas teclas de atalho para o Word , então um botão pode ser melhor. Selecione o botão^(Button) . Uma nova janela será aberta chamada Opções do Word^{(Word Options)} .

1. Aqui você atribuirá à macro um botão na Faixa de Opções do Word^{(Word Ribbon)} . Selecione Personalizar Faixa^{(Customize Ribbon)} de Opções .
2. Na lista suspensa Escolher comandos de^{(Choose commands from:)} :, selecione Macros . Isso nos mostrará nossas macros na área abaixo dela.

1. Você precisa de algum lugar na faixa de opções para colocar a macro. Para este exemplo, selecione Home na área Main Tabs . Em seguida, selecione Novo Grupo^{(New Group)} .
2. Selecione Renomear^(Rename) para que você possa dar um nome significativo.
3. Na janela Renomear^(Rename) , selecione um dos ícones para representar o grupo e insira Minhas Macros^{(My Macros )} no campo Nome de exibição^{(Display name )} .
4. Selecione OK para aplicá-lo. Você verá a alteração na área de guias principais^{(Main Tabs )} .

1. Com o novo My Macros selecionado na área Main Tabs , selecione a macro Normal.NewMacros.Insert_Signature .
2. Selecione Adicionar^(Add) para inseri-lo no grupo Minhas Macros^{(My Macros)} .

1. Claro, você vai querer renomeá-lo. Com a macro selecionada na área de guias principais^{(Main Tabs)} , selecione Renomear…^(Rename…)
2. Na janela Renomear^(Rename) , selecione um ícone e insira um nome simples no campo Nome de exibição:.^{(Display name: )}
3. Selecione OK para confirmar a alteração. Você verá a alteração na área de guias principais^{(Main Tabs)} .
4. Selecione OK abaixo da área de guias principais^{(Main Tabs)} para concluir a criação do botão para a macro.

1. Vá em frente e crie o bloco de assinatura que você quiser. Adicione^(Add) uma digitalização de sua assinatura ou outras imagens. O que você quiser. Feito isso, selecione a seta para baixo no botão Macros .
2. Selecione Parar Gravação^{(Stop Recording)} . É isso. Sua macro Inserir assinatura está feita.^(Signature)

1. Teste-o encontrando o botão Inserir assinatura^{(Insert Signature)} que você criou na guia Início^(Home) e selecione-o. Seu bloco de assinatura deve aparecer magicamente exatamente como você o projetou.

Como escrever uma macro^{(How To Write a Macro)}

Para a maioria das macros, o método de gravação é a maneira mais eficiente de criá-las. Eventualmente, você vai querer fazer algo mais complexo. Isso requer escrever a macro na linguagem Visual Basic^{(Visual Basic)} for Applications ( VBA ). Temos o melhor guia VBA para iniciantes^{(best VBA guide for beginners)} , então marque-o como favorito. Vamos criar uma macro para nos dar a média de palavras por frase para nos ajudar a dizer quando estamos sendo prolixos.

1. Você precisa acessar a guia Desenvolvedor , que está oculta por padrão no ^{(Developer )}Word . No canto superior esquerdo do Word , selecione Arquivo^(File) .

1. Próximo ao canto inferior esquerdo, selecione Opções^(Options) .

1. Na janela que se abre, selecione Personalizar Faixa^{(Customize Ribbon)} de Opções .
2. No lado direito, procure por Desenvolvedor^{(Developer )} e coloque uma marca de seleção ao lado.
3. Selecione OK para fechar a janela. A guia Desenvolvedor agora será exibida.^{(Developer )}

1. Selecione a guia Desenvolvedor .^{(Developer )}
2. Selecione o botão Macros .

1. Digite um nome significativo em Nome da macro:^{(Macro name:)} Deixe as macros em:^{(Macros in: )} como Normal.dotm para que se apliquem a todos os documentos do Word . Sempre^(Always) insira uma descrição na área Descrição :.^{(Description: )}
2. Selecione Criar^(Create) . A ferramenta de desenvolvimento Microsoft Visual Basic for Applications será aberta.

1. O código mostrado nos retângulos verdes abaixo já deve estar lá com algum espaço em branco entre eles. Copie e cole o seguinte código nesse espaço:

Dim s As Range
Dim numWords As Integer
Dim numSentences As Integer
numSentences = 0
numWords = 0

For Each s In ActiveDocument.Sentences
numSentences = numSentences + 1
numWords = numWords + s.Words.Count
Next

MsgBox “Média de palavras por frase” + Str ( Int (numWords / numSentences)) + “. Menos de 15 é o melhor.”

1. Selecione o botão Executar^{(Run )} para testar o código. Se ele não for executado conforme o esperado, edite o código até que ele seja executado da maneira desejada.

1. Selecione o botão Salvar^{(Save )} e feche a janela de desenvolvimento.

1. Crie um botão na faixa do Word^{(Create a button in the Word ribbon)} usando o mesmo método mostrado nas instruções “Como gravar uma macro” acima.
2. Encontre o botão que você acabou de criar e teste-o.

Minha macro não funciona quando salvo meu documento do Word^{(My Macro Doesn’t Work When I Save My Word Document)}

O padrão do Word^(Word) é salvar com a extensão de arquivo .docx , que não permite que macros sejam executadas automaticamente. Se quiser que a macro seja executada, você precisará alterar o tipo de arquivo para Documento habilitado para macro do Word^{(Word Macro-Enabled Document)} (*.docm).

Esse tipo de arquivo existe parcialmente para combater problemas de segurança de macro. Se você vir essa extensão de arquivo em um documento que não esperava receber, desconfie.

O que mais posso fazer com macros?^{(What Else Can I Do With Macros?)}

Você pode criar macros no Excel^{(create macros in Excel)} , Outlook e até no PowerPoint . Qualquer coisa que você esteja fazendo manualmente no momento, você poderá gravar ou escrever uma macro para fazer isso. Usar macros no Word junto com ótimas teclas de atalho do Windows^{(great Windows shortcut keys)} aumentará sua produtividade em dez vezes. 

How to Create and Run a Macro in Word

If you work with Microsoft Word a lot and find yourself doing the same things repeatedly, create a macro. Macro is a shortening of the word macroinstruction, which means a series of instructions to accomplish a task. 

The great thing about creating macros in Word is that you don’t need to know how to program. If you can press record and stop, you can do this.

Aren’t Macros Dangerous?

Have you heard about macros being bad because they can contain viruses? Although you do have to be careful about opening Office documents from unknown people because they might have malicious macros, that’s not an issue here. You make your own macro, so you know it’s not a virus.

How To Record A Macro in Word

For this example, you’re going to create a macro in Word to insert your signature at the end of a document.

1. With Word open, go to the View tab.
2. Select the down arrow under the Macros button.
3. Select Record Macro… a new window will open.

1. In the Macro name: field, enter a meaningful name for the macro. Spaces are not allowed. Use an underscore or dash.
2. In the Store macro in: dropdown, you can select what documents you want this macro to be used. If you choose All Documents (Normal.dotm), the macro will be available to you in every new Word document you make from now on. If you choose a single document, it will only apply to that single document. It’s usually best to choose All Documents.

1. In the Description:  field, write what the macro does. This is a simple macro with a descriptive name, but as you get confident with macros you’ll do more complex things, so a description is always a good idea.
2. You can choose Assign macro to either a button you’ll create with the Button or hotkeys you can choose using the Keyboard button. There’s already a lot of shortcut keys for Word, so a button may be best. Select Button. A new window will open called Word Options.

1. Here you’ll assign the macro a button on the Word Ribbon. Select Customize Ribbon.
2. In the Choose commands from: dropdown, select Macros. This will show us our macros in the area beneath it.

1. You need somewhere on the ribbon to put the macro. For this example, select Home in the Main Tabs area.  Then select New Group.
2. Select Rename so you can give it a meaningful name.
3. In the Rename window, select one of the icons to represent the group then enter My Macros in the Display name field.
4. Select OK to apply it. You’ll see the change in the Main Tabs area.

1. With the new My Macros selected in the Main Tabs area, select the Normal.NewMacros.Insert_Signature macro.
2. Select Add to insert it into the My Macros group.

1. Of course, you’ll want to rename it. With the macro selected in the Main Tabs area, select Rename…
2. In the Rename window, select an icon and enter a simple name in the Display name: field.
3. Select OK to commit the change. You’ll see the change in the Main Tabs area.
4. Select OK below the Main Tabs area to finish creating the button for the macro.

1. Go ahead and create whatever signature block you’d like. Add in a scan of your signature or other images. Whatever you’d like. When done that, select the down arrow under the Macros button.
2. Select Stop Recording. That’s it. Your Insert Signature macro is made.

1. Test it out by finding the Insert Signature button you created in the Home tab and select it. Your signature block should magically appear exactly as you designed it.

How To Write a Macro

For most macros, the recording method is the most efficient way to create them. Eventually, you’ll want to do something more complex. This requires writing the macro in the Visual Basic for Applications (VBA) language. We’ve got the best VBA guide for beginners, so bookmark that. Let’s create a macro to give us the average words per sentence to help us tell when we’re being wordy.

1. You need access to the Developer tab which is hidden by default in Word. In the top-left corner of Word, select File.

1. Near the bottom-left, select Options.

1. In the window that opens, select Customize Ribbon.
2. On the right side, look for Developer and put a checkmark next to it.
3. Select OK to close the window. The Developer tab will now show.

1. Select the Developer tab.
2. Select the Macros button.

1. Enter a meaningful name in Macro name: Leave the Macros in: as Normal.dotm so it will apply to all Word documents. Always enter a description in the Description: area.
2. Select Create. The Microsoft Visual Basic for Applications development tool will open.

1. The code that’s shown in the green rectangles below should already be there with some blank space between them. Copy and paste the following code into that space:

Dim s As Range
Dim numWords As Integer
Dim numSentences As Integer
numSentences = 0
numWords = 0

For Each s In ActiveDocument.Sentences
numSentences = numSentences + 1
numWords = numWords + s.Words.Count
Next

MsgBox “Average words per sentence” + Str(Int(numWords / numSentences)) + “. Less than 15 is best.”

1. Select the Run button to test the code. If it doesn’t run as expected, edit the code until it runs the way you want.

1. Select the Save button and close the development window.

1. Create a button in the Word ribbon using the same method as shown in the “How to Record a Macro” instructions above.
2. Find the button you just created and test it.

My Macro Doesn’t Work When I Save My Word Document

Word defaults to save with the file extension .docx, which doesn’t allow macros to automatically run. If you want the macro to run, you’ll need to change the file type to Word Macro-Enabled Document (*.docm).

This filetype exists partly to combat macro security issues. If you see this file extension on a document you weren’t expecting to receive, be suspicious.

What Else Can I Do With Macros?

You can create macros in Excel, Outlook, even PowerPoint. Anything that you’re currently doing manually, you should be able to record or write a macro to do it. Using macros in Word along with great Windows shortcut keys will amplify your productivity tenfold. 

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