Várias pessoas podem ler e editar um calendário de grupo, tornando-o uma boa maneira de promover a produtividade^{(promote productivity)} e a colaboração entre colegas de trabalho de pequenas empresas ou membros da equipe organizacional.

Este tutorial discutirá como criar um calendário de grupo em aplicativos do Microsoft Office 365^{(Microsoft Office 365)} , incluindo Microsoft Outlook , Outlook Web Access ( OWA ) e Microsoft Teams . Analisaremos como compartilhar um calendário para que as pessoas que você escolher possam visualizar e editar eventos no aplicativo de calendário. Também discutiremos como criar grupos de calendário.

Em geral, há duas etapas principais para criar um calendário de grupo:

1. Crie um novo calendário em branco.
2. Compartilhe-o com outras pessoas para que elas possam visualizar e editar o calendário.

Veremos como executar cada etapa no Outlook na Web e nas versões para área de trabalho do Outlook .

Observação: a Microsoft anunciou melhorias na maneira como o compartilhamento de calendário funciona. No entanto, a Microsoft diz: “As melhorias estão planejadas apenas para calendários compartilhados entre pessoas que usam o Exchange^(Exchange) Online”. Em alguns casos, isso significa que compartilhar um calendário de caixa de correio de recurso ou um calendário de caixa de correio compartilhado só funcionará se o destinatário aceitar o convite de compartilhamento usando Outlook na Web, Outlook para iOS ou Outlook para Android , ou seja, não um servidor ^(Android)Exchange hospedado internamente . A Microsoft^(Microsoft) diz que mais melhorias estão em andamento.

Criar^(Create) e compartilhar^(Share) um novo calendário em branco^{(New Blank Calendar)} com o Outlook na Web

Veja como criar e compartilhar um novo calendário em branco usando o Outlook na Web.

1. Faça login^(Log) no Outlook em um navegador da Web e selecione o calendário.

1. Selecione o link Adicionar calendário.

1. No menu à esquerda do pop-up, selecione Criar^(Create) calendário em branco.

1. Digite um nome para o calendário e, se desejar, selecione uma cor ou charme para o calendário.
2. No menu suspenso Adicionar a, selecione em qual grupo de calendário o novo calendário deve aparecer.^(Add)
3. Clique em Salvar.
4. Localize o novo calendário na lista de calendários, clique com o botão direito nele (ou selecione o ícone Mais …) e selecione Compartilhamento^(Sharing) e permissões.

1. Insira^(Enter) o endereço de e-mail ou o nome de contato da pessoa com quem você deseja compartilhar o calendário.
2. Selecione^(Select) as opções de calendário. Escolha o nível de permissão Pode^(Can) editar se quiser que o destinatário possa adicionar, remover e alterar eventos no calendário.

1. Selecione Compartilhar.
2. Repita as etapas 7 a 9 para adicionar membros.

As pessoas com quem você compartilha o calendário receberão um email solicitando que aceitem e visualizem o calendário do Outlook . Observe que os usuários externos não poderão editar o calendário.

Criando e compartilhando um novo calendário em branco no aplicativo de ^{(New Blank Calendar)}desktop^{(Desktop App)} do Outlook

Siga estas etapas no aplicativo da área de trabalho do Outlook para criar e compartilhar um novo calendário em branco.^(Outlook)

1. Selecione o ícone de calendário no canto inferior esquerdo do Outlook .

1. Na guia Página Inicial do grupo ^(Home)Gerenciar Calendários^{(Manage Calendars)} , selecione Abrir^(Open) calendário.

1. Selecione Criar novo calendário em branco.

1. No pop-up Criar nova pasta^{(Create New Folder)} , dê um nome ao calendário e selecione onde colocá-lo (por exemplo, como uma subpasta da pasta principal do calendário).

1. Em seguida, para compartilhar o calendário, clique com o botão direito do mouse no calendário na lista de calendários.

1. Selecione Compartilhar > Compartilhar calendário.

1. Insira^(Enter) nomes de contato ou endereços de e-mail para adicionar pessoas ao convite de compartilhamento, adicione uma mensagem, se desejar, e clique em Enviar^(Send) . Os destinatários receberão um e-mail convidando-os a “ Aceitar^(Accept) e visualizar o calendário”.

Como adicionar um calendário compartilhado^{(Shared Calendar)} ao Microsoft Teams

O Outlook^(Outlook) não é o único lugar onde você pode criar um calendário compartilhado. O Microsoft Teams^{(Microsoft Teams)} também compartilhou a funcionalidade de calendário. Veja como adicionar um calendário compartilhado no Teams .

1. Selecione um canal no Teams.
2. Selecione o ícone + à direita do nome do canal para adicionar uma guia.

1. Procure e selecione Calendário do canal^{(Channel Calendar)} .

1. Selecione Adicionar.

Uma guia de calendário aparecerá na parte superior do canal do Teams . Todos os membros do canal podem ver os detalhes do evento e adicionar eventos ao calendário. Este é um ótimo lugar para agendar uma reunião do Teams .

Calendário do Grupo x Grupo do Calendário

Além de criar calendários de grupo^{(group calendars)} , o Outlook tem várias outras maneiras de organizar calendários e exibir vários calendários simultaneamente. Os grupos de calendários^(Calendar) são uma maneira de ver agendas combinadas, não apenas para pessoas, mas também para calendários do SharePoint , calendários da Internet e recursos como reservas de quartos.

Como criar grupos de calendário^{(Calendar Groups)} no Outlook na Web

Dependendo de como sua organização configurou as coisas, você verá grupos de agendas padrão que podem incluir:

• Meus calendários
• Calendários das pessoas
• Outros calendários

Se essas categorias não funcionarem, você poderá criar grupos de calendários pessoais personalizados no Outlook na Web.

1. O painel à esquerda é o painel do calendário. É aí que todos os calendários que você pode visualizar são listados. Clique com o botão direito do mouse em Meus Calendários^{(My Calendars)} ou Outros Calendários e selecione Novo^(New) grupo de calendários. Como alternativa, selecione o ícone Mais^(More) (três pontos) ao lado de um grupo de calendários existente e escolha Novo^(New) grupo de calendários.

1. Digite^(Enter) um nome para o novo grupo de calendários e pressione Enter .
2. Ao adicionar um novo calendário selecionando o link Adicionar^(Add) calendário no painel de calendário, você pode escolher a qual grupo de calendário o novo calendário será adicionado.

Para renomear ou excluir um grupo de calendários, clique com o botão direito do mouse no nome do grupo.

Como criar grupos de calendário^{(Calendar Groups)} em versões desktop^{(Desktop Versions)} do Outlook

Você pode criar grupos de calendários em versões para desktop do Outlook , incluindo Outlook para Microsoft 365 , Outlook 2021 , Outlook 2019 , Outlook 2016 , Outlook 2013 e Outlook 2010 .

Siga estas etapas para criar um grupo de calendários de um catálogo de endereços ou lista de contatos^(Contact) .

1. Abra o Outlook.
2. Selecione Calendário.
3. Selecione a guia Início.
4. No grupo Gerenciar Calendários^{(Manage Calendars)} , selecione Calendar Groups > Create New Calendar Group .

1. Dê um nome ao novo grupo de calendários e clique em OK.

1. Na lista suspensa em Catálogo de endereços^{(Address Book)} , escolha a lista de contatos da qual deseja selecionar membros do grupo de calendários.
2. Procure^(Browse) ou pesquise nomes, selecione o nome desejado e selecione Membros do grupo^(Group) . Repita esta etapa até adicionar todos que deseja.
3. Selecione OK.

Para criar um grupo de calendários com base nos calendários que você está visualizando no momento, siga estas etapas:

1. No Calendário, selecione a guia Início.
2. No grupo Gerenciar Calendários^{(Manage Calendars)} , selecione Calendar Groups > Save como novo grupo de calendários.

1. Insira um nome para o grupo de calendários e selecione OK.

Se você quiser adicionar agendas a um grupo de agendas existente, siga estas etapas:

1. Na guia Página Inicial do grupo ^(Home)Gerenciar Calendários^{(Manage Calendars)} , selecione Abrir^(Open) calendário.

1. Selecione o tipo de calendário.
2. Procure^(Browse) nomes, selecione o nome desejado e selecione Calendário^(Calendar) . Repita^(Repeat) até adicionar todos os nomes desejados.
3. Selecione OK.
4. Os calendários que você selecionou aparecerão no grupo Calendários Compartilhados^{(Shared Calendars)} . Arraste^(Drag) e solte-os no Grupo de Calendário^{(Calendar Group)} de sua escolha.

Você descobrirá que, ao criar grupos de calendários, ficará mais organizado e poderá encontrar rapidamente o calendário que procura.

How to Create a Group Calendar in Microsoft 365

Multiple people can reаd and edit а group calendar, making it a good way to promote productivity and collaboration among small business co-workers or organizational team members.

This tutorial will discuss how to create a group calendar in Microsoft Office 365 apps, including Microsoft Outlook, Outlook web access (OWA), and Microsoft Teams. We’ll review how to share a calendar so the people you choose can view and edit events in the calendar app. We’ll also discuss how to create calendar groups.

In general, there are two main steps to creating a group calendar:

1. Create a new blank calendar.
2. Share it with others so that they can view and edit the calendar.

We’ll go over how to do each step in Outlook on the web and desktop versions of Outlook.

Note: Microsoft has announced improvements in the way calendar sharing works. However, Microsoft says, “The improvements are planned only for calendars shared between people using Exchange Online.” In some cases, that means sharing a resource mailbox calendar or shared mailbox calendar will only work if the recipient accepts the sharing invitation using Outlook on the web, Outlook for iOS, or Outlook for Android, i.e., not an internally-hosted Exchange server. Microsoft says more improvements are in the pipeline.

Create and Share a New Blank Calendar with Outlook on the Web

Here’s how to create and share a new blank calendar using Outlook on the web.

1. Log into Outlook in a web browser and select the calendar.

1. Select the Add calendar link.

1. In the menu on the left of the popup, select Create blank calendar.

1. Enter a name for the calendar and, if you wish, select a color or charm for the calendar.
2. In the Add to drop-down menu, select under which calendar group the new calendar should appear.
3. Click Save.
4. Locate the new calendar in the calendar list, right-click on it (or select the More … icon) and select Sharing and permissions.

1. Enter the email address or contact name of the person with whom you want to share the calendar.
2. Select calendar options. Choose the Can edit permission level if you want the recipient to be able to add, remove, and change events on the calendar.

1. Select Share.
2. Repeat steps 7-9 to add members.

People with whom you share the calendar will receive an email prompting them to accept and view the Outlook calendar. Note that external users will not be able to edit the calendar.

Creating and Sharing a New Blank Calendar in Outlook’s Desktop App

Follow these steps in the Outlook desktop app to create and share a new blank calendar.

1. Select the calendar icon in the bottom-left corner of Outlook.

1. On the Home tab in the Manage Calendars group, select Open calendar.

1. Select Create New Blank Calendar.

1. In the Create New Folder popup, give the calendar a name and select where to put the calendar (e.g., as a subfolder of the main calendar folder).

1. Next, to share the calendar, right-click on the calendar in the calendar list.

1. Select Share > Share Calendar.

1. Enter contact names or email addresses to add people to the sharing invitation, add a message if you want, and click Send. Recipients will receive an email inviting them to “Accept and view calendar.”

How to Add a Shared Calendar to Microsoft Teams

Outlook isn’t the only place you can create a shared calendar. Microsoft Teams has shared calendar functionality, too. Here’s how to add a shared calendar in Teams.

1. Select a channel in Teams.
2. Select the + icon to the right of the channel name to add a tab.

1. Search for and select Channel Calendar.

1. Select Add.

A calendar tab will appear at the top of the Teams channel. All channel members can view event details and add events to the calendar. This is a great place to schedule a Teams meeting.

Group Calendar vs. Calendar Group

In addition to creating group calendars, Outlook has several other ways of organizing calendars and viewing multiple calendars simultaneously. Calendar groups are a way to see combined schedules—not only for people but also for SharePoint calendars, internet calendars, and resources like room reservations.

How to Create Calendar Groups in Outlook on the Web

Depending on how your organization has things set up, you’ll see default calendar groups that may include:

• My Calendars
• People’s Calendars
• Other Calendars

If those categories don’t work, you can create customized personal calendar groups in Outlook on the web.

1. The pane on the left is the calendar pane. That’s where all the calendars you can view are listed. Right-click on My Calendars or Other Calendars and select New calendar group. Alternatively, select the More (three dots) icon next to an existing calendar group and choose New calendar group.

1. Enter a name for the new calendar group and press Enter.
2. When you add a new calendar by selecting the Add calendar link in the calendar pane, you can choose to which calendar group the new calendar is added.

To rename or delete a calendar group, right-click on the group name.

How to Create Calendar Groups in Desktop Versions of Outlook

You can create calendar groups in desktop versions of Outlook, including Outlook for Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, and Outlook 2010.

Follow these steps to create a calendar group from an address book or Contact list.

1. Open Outlook.
2. Select Calendar.
3. Select the Home tab.
4. In the Manage Calendars group, select Calendar Groups > Create New Calendar Group.

1. Give the new calendar group a name and click OK.

1. In the drop-down list under Address Book, choose the contact list from which you want to select members of the calendar group.
2. Browse or search for names, select the name you want, and select Group members. Repeat this step until you’ve added everyone you want.
3. Select OK.

To create a calendar group based on the calendars you’re currently viewing, follow these steps:

1. In Calendar, select the Home tab.
2. In the Manage Calendars group, select Calendar Groups > Save as new calendar group.

1. Enter a name for the calendar group and select OK.

If you’d like to add calendars to an existing calendar group, follow these steps:

1. On the Home tab in the Manage Calendars group, select Open calendar.

1. Select the type of calendar.
2. Browse for names, select the name you want, and select Calendar. Repeat until you’ve added all the names you want.
3. Select OK.
4. The calendars you selected will appear in the Shared Calendars group. Drag and drop them to the Calendar Group of your choice.

You’ll find that by creating calendar groups, you’ll be better organized and able to find the calendar you’re looking for quickly.

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