A mala direta no Microsoft Word permite enviar cartas e e-mails personalizados sem precisar personalizar cada carta. Você pode preparar seu documento da maneira que desejar e adicionar espaços reservados para os vários campos de dados que deseja preencher dinamicamente a partir de uma fonte de dados.

Por exemplo, você pode preparar uma única carta para todos os seus amigos perguntando como eles estão, mas com a capacidade de alterar os nomes e as cidades dinamicamente na carta. Dessa forma, sua carta genérica para John mencionará seu nome e sua cidade, e a mesma carta para Mike terá o nome de Mike e sua cidade em sua carta.

Crie sua lista de destinatários em uma planilha do Excel^{(Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet)}

Você precisará reunir uma lista de destinatários e seus dados em uma única fonte de dados. Uma maneira fácil de fazer isso é criar uma planilha do Microsoft Excel^{(Microsoft Excel)} e adicionar todos os dados de seus destinatários a ela. Você pode então recuperar esses dados do Excel na carta de mala direta^{(retrieve this Excel data into the mail merge letter)} no Microsoft Word.

1. Use a pesquisa do Menu Iniciar^{(Start Menu)} para pesquisar e abrir o Microsoft Excel^{(Microsoft Excel)} .

1. Clique na guia Início^(Home) na barra lateral esquerda e escolha Pasta de trabalho em branco^{(Blank workbook)} no painel do lado direito. Isso criará uma planilha em branco para você.

1. Comece^(Start) a inserir dados para seus destinatários de mala direta. Certifique^(Make) -se de usar a primeira linha para os cabeçalhos de seus dados. Se você for inserir o nome de alguém, use Nome^(Name) como o cabeçalho na primeira linha e assim por diante.

1. No exemplo a seguir, criamos uma tabela com alguns dados para quatro pessoas. Criaremos uma carta de mala direta personalizada para cada uma dessas pessoas no Microsoft Word .

1. Clique no menu Arquivo na parte superior, escolha ^(File)Salvar^(Save) na barra lateral esquerda e clique no botão Procurar^(Browse) .

1. Navegue^(Navigate) até a área de trabalho, digite um nome para a planilha do Excel^(Excel) e clique no botão Salvar^(Save) para salvar a planilha na área de trabalho. Isso facilitará a localização da planilha ao usá-la no Microsoft Word .

1. Você pode fechar o Microsoft Excel^{(Microsoft Excel)} em seu computador.

Prepare seu documento no Microsoft Word^{(Prepare Your Document In Microsoft Word)}

Você precisará escrever uma carta genérica que deseja enviar a cada um de seus destinatários^{(send to each of your recipients)} . Essa carta deve conter as informações comuns a todos os destinatários. Alguns exemplos incluem escrever a linha de saudação, perguntar como eles estão, compartilhar seus pensamentos e assim por diante.

Mantenha os campos em branco onde você deseja que as informações de seus destinatários apareçam. Você adicionará isso mais tarde quando iniciar a mala direta no Microsoft Word .

1. Inicie o Microsoft Word^{(Microsoft Word)} a partir do menu Iniciar^{(Start Menu)} do seu computador.

1. Clique em Início^(Home) na barra lateral esquerda e escolha Documento em branco^{(Blank document )} no painel do lado direito. Você pode usar um modelo também, se quiser.

1. Um documento em branco será aberto. Escreva a carta que deseja enviar aos seus destinatários.

1. Você pode usar qualquer cor, formatação, estilos de fonte e outros itens que desejar. Criamos a seguinte carta simples para enviar aos nossos destinatários. A carta terá o nome da pessoa na parte superior e sua cidade na parte inferior.

1. Mantenha o documento aberto, pois você fará a mala direta na seção abaixo.

Criar uma mala direta no Microsoft Word^{(Create a Mail Merge In Microsoft Word)}

O Microsoft Word^{(Microsoft Word)} permite criar uma mala direta usando o assistente passo a passo. Isso torna extremamente fácil para você escolher a carta que deseja usar, adicionar os destinatários necessários e alterar dinamicamente o conteúdo da carta.

1. Enquanto sua carta ainda estiver aberta no Word , clique na guia Correspondências na parte superior, selecione a opção ^(Mailings)Iniciar mala direta^{(Start Mail Merge)} e escolha Assistente de mala direta passo a passo^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard)} .

1. Um novo painel aparecerá no lado direito da tela. Na primeira seção que diz Selecionar tipo de documento^{(Select document type)} , escolha Cartas^(Letters) . Você pode escolher mensagens de e-mail^{(E-mail messages)} se quiser enviar sua carta por e-mail.
   
   Em seguida, clique em Avançar: Documento inicial^{(Next: Starting document)} na parte inferior para continuar.

1. Na tela seguinte, o Word perguntará qual documento você deseja usar para mala direta. Clique na opção Usar o documento atual^{(Use the current document)} para usar sua carta atual para a tarefa.
   
   Se sua carta estiver em outro arquivo do Word , clique em Iniciar a partir de um documento existente^{(Start from existing document)} para abrir esse arquivo.
   
   Em seguida, clique em Avançar: selecione destinatários^{(Next: Select recipients)} na parte inferior.

1. Na seção Selecionar destinatários^{(Select recipients)} , selecione Usar uma lista existente^{(Use an existing list)} . Isso ocorre porque você já criou uma planilha do Excel^(Excel) contendo os dados de seus destinatários.
   
   Você pode selecionar a opção Digite uma nova lista^{(Type a new list)} se ainda não tiver os dados de seus destinatários coletados.
   
   Em seguida, clique em Procurar^(Browse) para importar sua planilha do Excel.

1. Navegue^(Navigate) até a área de trabalho e clique duas vezes na planilha do Excel que você criou anteriormente. Isso abrirá a planilha no Microsoft Word .
2. O Word^(Word) perguntará qual planilha você gostaria de usar em sua planilha. Selecione a planilha que contém seus dados, marque a opção Primeira linha de dados contém cabeçalhos de coluna^{(First row of data contains column headers)} e clique em OK .

1. O Word^(Word) permite que você selecione os destinatários que deseja usar para mala direta se não quiser usar todos os que estão na lista. Marque^(Checkmark) as caixas para as pessoas que você deseja incluir em suas cartas.
   
   Você pode usar as opções de refinamento abaixo da lista para classificar e filtrar seus destinatários. A classificação^(Sorting) permite classificar seus registros em ordem crescente e decrescente. A filtragem^(Filtering) permite comparar os campos e filtrar os que você não precisa.
   
   Por fim, clique em OK na parte inferior.

1. Clique em Avançar: Escreva sua carta^{(Next: Write your letter)} na parte inferior.
2. A tela a seguir permite que você use seus campos de dados em sua carta. Para usar isso, coloque o cursor onde deseja adicionar um campo de dados na carta e clique em Mais itens^{(More items )} no painel do lado direito.

1. Escolha o campo de dados que deseja adicionar e clique em Inserir^(Insert) na parte inferior.

1. Você desejará adicionar todos os seus campos de dados à carta para que suas cartas contenham todas as informações necessárias. Em seguida, clique em Avançar: visualize suas cartas^{(Next: Preview your letters)} .

1. Você pode visualizar as cartas que serão geradas como resultado de sua mala direta. Clique nos ícones de seta para a esquerda e para a direita para visualizar as cartas de cada um de seus destinatários.
   
   Em seguida, clique em Avançar: Conclua a mesclagem^{(Next: Complete the merge)} .

1. Agora você pode clicar em Imprimir^(Print) para imprimir essas cartas personalizadas ou selecionar Editar letras individuais^{(Edit individual letters)} para editar essas cartas.

A mala^(Mail) direta é realmente um ótimo recurso de economia de tempo no Microsoft Word^{(feature in Microsoft Word)} .

Você sabia que pode mesclar vários documentos no Word^{(merge multiple documents together in Word)} ? Isso ajudará se você já escreveu suas cartas personalizadas e deseja combiná-las em um único arquivo.

How To Create a Mail Merge In Microsoft Word

Mail merge in Microsoft Word allows you to send personalized letters and emails without having to customize each letter. You can prepare your document the way you want and add placeholders for the various data fields that you want to dynamically fill from a data source.

For example, you can prepare a single letter for all your friends asking how they’re doing but with the ability to change the names and cities dynamically in the letter. This way, your generic letter to John will mention his name and his city, and the same letter to Mike will have Mike’s name and his city on his letter.

Create Your Recipients List In An Excel Spreadsheet

You’ll need to gather a list of recipients and their data into a single data source. An easy way to do this is to create a Microsoft Excel spreadsheet and add all your recipients’ data to it. You can then retrieve this Excel data into the mail merge letter in Microsoft Word.

1. Use the Start Menu search to search for and open Microsoft Excel.

1. Click the Home tab in the left sidebar and choose Blank workbook from the right-hand side pane. This’ll create a blank worksheet for you.

1. Start entering data for your mail merge recipients. Make sure to use the first row for the headers of your data. If you’re going to enter someone’s name, use Name as the header in the first row, and so on.

1. In the following example, we’ve created a table with some data for four people. We’ll create a personalized mail merge letter for each of these people in Microsoft Word.

1. Click the File menu at the top, choose Save from the left sidebar, and click the Browse button.

1. Navigate to your desktop, enter a name for your Excel spreadsheet, and click the Save button to save the spreadsheet to your desktop. This’ll make finding your spreadsheet easier when you use it in Microsoft Word.

1. You can close Microsoft Excel on your computer.

Prepare Your Document In Microsoft Word

You’ll need to write a generic letter that you want to send to each of your recipients. This letter should contain the information that’s common to all recipients. Some examples include writing the greeting line, asking how they’re doing, sharing your thoughts, and so on.

Keep the fields blank where you want your recipients’ information to appear. You’ll add that later when you start the mail merge in Microsoft Word.

1. Launch Microsoft Word from the Start Menu on your computer.

1. Click Home in the left sidebar and choose Blank document from the right-hand side pane. You can use a template as well if you want.

1. A blank document will open. Write the letter you want to send to your recipients.

1. You’re free to use any colors, formatting, font styles, and other items you want. We’ve created the following simple letter to send to our recipients. The letter will have the person’s name at the top and their city at the bottom.

1. Keep the document open as you’ll do the mail merge in the section below.

Create a Mail Merge In Microsoft Word

Microsoft Word lets you create a mail merge using the step-by-step wizard. This makes it extremely easy for you to choose the letter you want to use, add the recipients you need, and dynamically change the content of the letter.

1. While your letter is still open in Word, click the Mailings tab at the top, select the Start Mail Merge option, and choose Step-by-Step Mail Merge Wizard.

1. A new pane will appear on the right-hand side of your screen. Under the first section that says Select document type, choose Letters. You can choose E-mail messages if you want to send your letter via an email.
   
   Then click Next: Starting document at the bottom to continue.

1. On the following screen, Word will ask what document you want to use for mail merge. Click the Use the current document option to use your current letter for the task.
   
   If your letter is in another Word file, click the Start from existing document to open that file.
   
   Then click Next: Select recipients at the bottom.

1. Under the Select recipients section, select Use an existing list. This is because you’ve already created an Excel spreadsheet containing your recipients’ data.
   
   You can select the Type a new list option if you don’t already have your recipients’ data gathered.
   
   Then click Browse to import your Excel spreadsheet.

1. Navigate to your desktop and double-click the Excel spreadsheet you created earlier. This’ll open the spreadsheet in Microsoft Word.
2. Word will ask which sheet you’d like to use from your spreadsheet. Select the sheet that contains your data, checkmark the First row of data contains column headers option, and click OK.

1. Word lets you select the recipients you want to use for mail merge if you don’t want to use everyone that’s on the list. Checkmark boxes for the people that you want to include in your letters.
   
   You can use the refine options beneath the list to sort and filter your recipients. Sorting lets you sort your records in ascending and descending orders. Filtering lets you compare the fields and filter out the ones you don’t need.
   
   Finally, click OK at the bottom.

1. Click Next: Write your letter at the bottom.
2. The following screen lets you use your data fields in your letter. To use this, put your cursor where you want to add a data field in the letter and click More items on the right-hand side pane.

1. Choose the data field you want to add and click Insert at the bottom.

1. You’ll want to add all your data fields to the letter so that your letters have all the required information in them. Then click Next: Preview your letters.

1. You can preview the letters that will be generated as the result of your mail merge. Click the left and right arrow icons to view letters for each of your recipients.
   
   Then click Next: Complete the merge.

1. You can now click Print to print these personalized letters or select Edit individual letters to edit these letters.

Mail merge is indeed a great time-saving feature in Microsoft Word.

Did you know you could merge multiple documents together in Word? That’ll help if you’ve already written your personalized letters and you want to combine them into a single file.

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