Listas suspensas no Excel são ferramentas poderosas. Eles permitem que você forneça aos usuários uma seta suspensa que, quando selecionada, fornece uma lista de opções.

Isso pode reduzir os erros de entrada de dados porque evita que os usuários tenham que digitar as respostas diretamente. O Excel^(Excel) ainda permite que você extraia os itens dessas listas suspensas de um intervalo de células.

No entanto, não para por aí. Usando algumas maneiras criativas de configurar a validação de dados para células suspensas, você pode até criar várias listas suspensas vinculadas, onde os itens disponíveis em uma segunda lista^{(available in a second list)} dependem da seção que o usuário fez na primeira lista.

Para que servem várias listas suspensas ^(Good)vinculadas^(Linked) ?

Considere que a maioria dos formulários online preenche listas suspensas secundárias com base no que você responde na lista suspensa anterior. Isso significa que você pode tornar suas planilhas de entrada de dados do Excel tão avançadas quanto os formulários online. Ele se modificará com base nas respostas do usuário. 

Por exemplo, digamos que você esteja usando uma planilha do Excel^(Excel) para coletar informações do computador de seus usuários que precisam de reparos no computador^{(computer repairs)} . 

As opções de entrada podem ser assim:

• Parte do computador^{(Computer Part)} : monitor, mouse , teclado^(Keyboard) , sistema básico^{(Base System)}
• Tipo de peça:
  • Monitor : Vidro, Caixa^(Housing) , Cabo de Alimentação^{(Power Cord)} , Eletrônicos Internos^{(Internal Electronics)}
  • Mouse : Roda, Luz LED^{(LED Light)} , Cabo^(Cord) , Botões^(Buttons) , Caixa
  • Teclado^(Keyboard) : Teclas, Caixa^(Housing) , Membrana^(Membrane) , Cabo^(Cord) , Eletrônica Interna^{(Internal Electronics)}
  • Sistema Básico^{(Base System)} : Caixa, Botões^(Buttons) , Portas^(Ports) , Energia^(Power) , Eletrônica Interna^{(Internal Electronics)} , Sistema Operacional^{(Operating System)}

Como você pode ver nesta árvore, as informações que devem estar disponíveis para seleção de “Tipo de peça” dependem de qual peça do computador^{(Computer Part)} o usuário seleciona na primeira lista suspensa.

Neste exemplo, sua planilha pode começar com a seguinte aparência:

Se você criar várias listas suspensas vinculadas, poderá usar o item selecionado na lista suspensa em B1 para direcionar o conteúdo da lista suspensa em B2.

Vamos dar uma olhada em como você pode configurar isso. Além disso, sinta-se à vontade para baixar nosso exemplo de planilha do Excel com o exemplo abaixo.

Crie sua planilha de origem da lista suspensa^{(List Source Sheet)}

A maneira mais limpa de configurar algo assim é criar uma nova guia no Excel , onde você pode configurar todos os itens da lista suspensa.

Para configurar essas listas suspensas vinculadas, crie uma tabela em que o cabeçalho na parte superior sejam todas as partes do computador que você deseja incluir na primeira lista suspensa. Em seguida, liste todos os itens (tipos de peças) que devem estar nesse cabeçalho.

Em seguida, você desejará selecionar e nomear cada intervalo para que, quando estiver configurando a validação de dados^{(Data Validation)} posteriormente, possa selecionar o correto.

Para fazer isso, selecione todos os itens em cada coluna e nomeie o intervalo selecionado da mesma forma que o cabeçalho. Para nomear uma tabela, basta digitar o nome no campo sobre a coluna “A”.

Por exemplo, selecione as células A2 a A5 e nomeie esse intervalo como “Monitor”.

Repita esse processo até que você tenha todos os intervalos nomeados adequadamente. 

Uma maneira alternativa de fazer isso é usando o recurso Criar^(Create) a partir da Seleção^(Selection) do Excel . Isso permite que você nomeie todos os intervalos como o processo manual acima, mas com um único clique.

Para fazer isso, basta selecionar todos os intervalos na segunda planilha que você criou. Em seguida, selecione Fórmulas^(Formulas) no menu e selecione Criar da seleção^{(Create from Selection)} na faixa de opções.

Uma janela pop-up aparecerá. Certifique-se de que apenas a linha superior^{(Top row)} esteja selecionada e, em seguida, selecione OK .

Isso usará os valores de cabeçalho na linha superior para nomear cada um dos intervalos abaixo dela. 

Configure sua primeira lista suspensa

Agora é hora de configurar suas múltiplas listas suspensas vinculadas. Para fazer isso:

1. De volta à primeira folha, selecione a célula em branco à direita da primeira etiqueta. Em seguida, selecione Dados^(Data) no menu e selecione Validação de Dados^{(Data Validation)} na faixa de opções.

2. Na janela Validação de Dados que se abre, selecione ^{(Data Validation)}Lista^(List) em Permitir^(Allow) e em Origem^(Source) , selecione o ícone de seta para cima. Isso permitirá que você selecione o intervalo de células que deseja usar como origem para esta lista suspensa.

3. Selecione a segunda planilha na qual você configura os dados de origem da lista suspensa e, em seguida, selecione apenas os campos de cabeçalho. Eles serão usados ​​para preencher a lista suspensa inicial na célula que você selecionou.

4. Selecione a seta para baixo na janela de seleção para expandir a janela Validação de Dados^{(Data Validation)} . Você verá o intervalo selecionado agora exibido no campo Origem^(Source) . Selecione OK para finalizar.

5. Agora, de volta à planilha principal, você notará que a primeira lista suspensa contém cada um dos campos de cabeçalho da segunda planilha.

Agora que sua primeira lista suspensa está concluída, é hora de criar sua próxima lista suspensa vinculada.

Configure sua primeira lista suspensa

Selecione a segunda célula para a qual você deseja carregar itens de lista, dependendo do que está selecionado na primeira célula.

Repita o processo acima para abrir a janela de validação de dados . ^{(Data Validation)}Selecione Lista^(List) na lista suspensa Permitir . ^(Allow)O campo Origem^(Source) é o que puxará os itens da lista dependendo do que estiver selecionado na primeira lista suspensa.

Para fazer isso, digite a seguinte fórmula:

=INDIRECT($B$1)

Como funciona a função INDIRETO^(INDIRECT) ?

Esta função retorna uma referência válida do Excel^(Excel) (neste caso para um intervalo), a partir de uma string de texto. Nesse caso, a string de texto é o nome do intervalo passado pela primeira célula ($B$1). Portanto, INDIRETO pega o nome do intervalo e fornece a validação de dados suspensa com o intervalo correto associado a esse nome.

Observação^(Note) : se você configurar a validação de dados para esta segunda lista suspensa sem selecionar um valor da primeira lista suspensa, verá uma mensagem de erro. Você pode selecionar Sim^(Yes) para ignorar o erro e continuar.

Agora, teste suas novas listas suspensas múltiplas e vinculadas. Use a primeira lista suspensa para selecionar uma das partes do computador. Ao selecionar a segunda lista suspensa, você deverá ver os itens de lista apropriados para essa parte do computador. Esses eram os tipos de peças na coluna da segunda folha^{(on the second sheet)} que você preencheu para aquela peça.

Usando várias^{(Multiple Linked)} listas suspensas vinculadas no Excel

Como você pode ver, essa é uma forma muito legal de deixar suas planilhas muito mais dinâmicas. Ao preencher as listas suspensas subsequentes em resposta ao que os usuários selecionam em outras células^{(select in other cells)} , você pode tornar suas planilhas muito mais responsivas aos usuários e os dados muito mais úteis.

Brinque com as dicas acima e veja que tipo de listas suspensas vinculadas interessantes você pode criar em suas planilhas. Compartilhe^(Share) algumas de suas próprias dicas interessantes na seção de comentários abaixo.

How to Create Multiple Linked Drop Down Lists in Excel

Droр-down lists in Exсel are powerful tools. They let you provide users with a drop-down arrow that, when ѕelected, provides them with a list of choices.

This can reduce data-entry errors because it avoids users from having to type answers directly. Excel even lets you pull the items for those drop-down lists from a range of cells.

However, it doesn’t stop there. Using some creative ways to configure data validation for drop-down cells, you can even create multiple, linked drop-down lists, where the items that are available in a second list depend on the section the user made in the first list.

What Are Multiple Linked Drop-Down Lists Good For?

Consider that most forms online fill out secondary drop-down lists based on what you answer in the drop-down list before it. This means you can make your Excel data-entry sheets just as advanced as online forms. It will modify itself based on the user’s answers. 

For example, let’s say you’re using an Excel spreadsheet to collect computer information from your users who need computer repairs. 

The entry options might look like this:

• Computer Part: Monitor, Mouse, Keyboard, Base System
• Part Type:
  • Monitor: Glass, Housing, Power Cord, Internal Electronics
  • Mouse: Wheel, LED Light, Cord, Buttons, Casing
  • Keyboard: Keys, Housing, Membrane, Cord, Internal Electronics
  • Base System: Casing, Buttons, Ports, Power, Internal Electronics, Operating System

As you can see from this tree, the information that should be available to select for “Part Type” depends on which Computer Part the user selects in the first dropdown list.

In this example, your spreadsheet may start out looking something like this:

If you create multiple, linked drop-down lists, you can use the item selected from the drop-down list in B1 to drive the contents of the drop-down list in B2.

Let’s take a look at how you can set this up. Also, feel free to download our example Excel sheet with the example below.

Create Your Drop-Down List Source Sheet

The cleanest way to set something like this up is to create a new tab in Excel where you can configure all of your drop-down list items.

To set up these linked drop-down lists, create a table where the header at the top are all of the computer parts you want to include in the first dropdown list. Then list all of the items (part types) that should go under that header.

Next, you’ll want to select and name each range so that when you’re setting up Data Validation later, you’ll be able to select the correct one.

To do this, select all of the items under each column and name that selected range the same as the header. To name a table, you simply type the name in the field over the “A” column.

For example, select cells A2 through A5, and name that range “Monitor”.

Repeat this process until you have all of the ranges named appropriately. 

An alternative way to do this is using Excel’s Create from Selection feature. This lets you name all of the ranges like the manual process above, but with a single click.

To do this, just select all of the ranges in the second sheet that you created. Then select Formulas from the menu, and select Create from Selection in the ribbon.

A pop-up window will appear. Make sure only Top row is selected and then select OK.

This will use the header values in the top row to name each of the ranges underneath it. 

Set Up Your First Drop Down List

Now it’s time to set up your multiple, linked drop-down lists. To do this:

1. Back on the first sheet, select the blank cell to the right of the first label. Then select Data from the menu, and select Data Validation in the ribbon.

2. In the Data Validation window that opens, select List under Allow, and under Source, select the up arrow icon. This will let you select the range of cells you want to use as the source for this drop-down list.

3. Select the second sheet where you set up the drop-down list source data, and then select only the header fields. These will be used to fill out the initial drop-down list in the cell you’ve selected.

4. Select the down arrow in the selection window to expand the Data Validation window. You’ll see the range you’ve selected now displayed in the Source field. Select OK to finish.

5. Now, back on the main sheet, you’ll notice that the first drop-down list contains each of the header fields from the second sheet.

Now that your first drop-down list is finished, it’s time to create your next, linked drop-down list.

Set Up Your First Drop Down List

Select the second cell that you want to load list items for depending on what’s selected in the first cell.

Repeat the process above to open the Data Validation window. Select List in the Allow drop-down. The Source field is what will pull in list items depending on what’s selected in the first drop-down list.

To do this, enter the following formula:

=INDIRECT($B$1)

How does the INDIRECT function work?

This function returns a valid Excel reference (in this case to a range), from a text string. In this case, the text string is the name of the range passed by the first cell ($B$1). So INDIRECT takes the name of the range and then provides the drop-down data validation with the correct range associated with that name.

Note: If you configure the data validation for this second drop-down without selecting a value from the first drop-down, you’ll see an error message. You can select Yes to ignore the error and continue.

Now, test your new multiple, linked drop-down lists. Use the first drop-down to select one of the computer parts. When you select the second drop-down, you should see the appropriate list items for that computer part. These were the part types in the column on the second sheet that you filled in for that part.

Using Multiple Linked Drop-Down Lists in Excel

As you can see, this is a very cool way to make your spreadsheets much more dynamic. By filling in subsequent drop-down lists in response to what users select in other cells, you can make your spreadsheets far more responsive to users, and the data far more useful.

Play around with the tips above and see what kind of interesting linked drop-down lists you can create in your spreadsheets. Share some of your own interesting tips in the comments section below.

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