Se você estiver saindo de férias e não estiver disponível para responder aos seus e-mails, é uma boa ideia definir uma resposta 'fora do escritório' no Outlook em seu computador. Desta forma, quem lhe enviar um e-mail receberá uma resposta automática avisando da sua ausência no escritório.

O Outlook^(Outlook) permite que você crie respostas personalizadas para serem enviadas automaticamente para qualquer pessoa que enviar um e-mail para você. Você também pode especificar um período de data personalizado^{(custom date period)} durante o qual o aplicativo deve lidar com seus e-mails para você.

Definir respostas fora do Office Outlook para contas do Exchange^{(Set Out Of Office Outlook Replies For Exchange Accounts)}

Se você estiver em um ambiente de negócios^{(business environment)} e sua empresa ou organização usar o Microsoft Exchange^{(company or organization uses Microsoft Exchange)} , você terá uma maneira muito fácil de definir respostas de ausência temporária no Outlook para sua conta de email^{(email account)} .

• Inicie o aplicativo Outlook em seu computador.^(Outlook)
• Clique na guia que diz Arquivo^(File) na parte superior e você verá várias opções. Clique^(Click) na opção que diz Respostas Automáticas (Fora do Escritório)^{(Automatic Replies (Out of Office))} . Se você não vir essa opção, pule para a próxima seção para saber como fazer a tarefa.

• Uma caixa aparecerá na tela permitindo que você insira informações em vários campos. Para enviar respostas personalizadas automáticas, você precisará preencher os campos conforme a seguir.
  
  Ative a caixa que diz Enviar respostas automáticas^{(Send automatic replies)} na parte superior.
  
  Marque a caixa Enviar somente durante este intervalo^{(Only send during this time range)} de tempo. Em seguida, selecione as datas de e para quando você não estará disponível para responder aos seus e-mails.
  
  Se você deseja que sua resposta seja enviada apenas para quem está em sua organização, clique na guia Inside My Organization . Caso contrário, clique na outra guia que diz Fora da minha organização^{(Outside My Organization)} .
  
  Digite a resposta que deseja enviar automaticamente na caixa exibida na tela. Você também pode usar as ferramentas de formatação para formatar e alterar o estilo do seu texto.
  
  Quando terminar, clique em OK para salvar as alterações.

O Outlook^(Outlook) agora enviará automaticamente sua mensagem personalizada predefinida para qualquer pessoa que lhe enviar um email durante o ^{(custom message)}período de data^{(date period)} especificado .

Set Out Of Office Replies in Outlook For IMAP/POP3 Accounts

A maioria dos usuários comuns usa contas IMAP ou POP3^{(IMAP or POP3 accounts)} em seu Outlook. Isso geralmente inclui o uso de seu Hotmail , Gmail e outras contas de e-mail com o aplicativo Outlook^{(Outlook app)} . Se você for um desses usuários, precisará criar uma regra para enviar respostas automáticas, pois o método acima não funcionará para você.

Felizmente, porém, criar uma mensagem personalizada^{(custom message)} e uma regra para automatizar o envio de respostas não é muito difícil no Outlook .

Criar um modelo de resposta automática^{(Create An Automatic Reply Template)}

• Abra o Outlook no seu computador e clique na opção Novo e-mail^{(New Email)} na parte superior.

• A janela de composição de e-mail^{(email compose window)} usual será aberta. Aqui, você precisa digitar o email que deseja que o Outlook envie automaticamente. Basta digitar^{(Just type)} no corpo do e-mail, que geralmente inclui mencionar por quanto tempo você não estará disponível e quando voltará.

• Clique na guia Arquivo na parte superior e selecione ^(File)Salvar como^{(Save As)} .

• Insira um nome para seu modelo de resposta^{(office reply template)} de ausência temporária e escolha Modelo do Outlook^{(Outlook Template)} no menu suspenso Salvar como tipo . ^{(Save as type)}Em seguida, clique em Salvar^(Save) .

• Feche a janela de composição de e-mail e selecione ^{(email compose window and select)} Não^(No) quando perguntar se você deseja salvar as alterações.

Configurar uma regra de resposta automática^{(Set Up An Auto-Reply Rule)}

• Clique na guia Início , selecione ^(Home)Regras^(Rules) e escolha Gerenciar regras e alertas^{(Manage Rules & Alerts)} .

• Na guia Regras de email , clique em ^{(Email Rules)}Nova regra^{(New Rule)} para criar uma nova regra.

• Selecione Aplicar regra nas mensagens que recebo^{(Apply rule on messages I receive)} e clique em Avançar^(Next) .

• Selecione o recebido em uma condição de intervalo de data específica ^{(received in a specific date span)} e clique^{(condition and click)} em seu link na caixa branca grande.
  
  Marque as caixas de seleção Depois^(After) e Antes^(Before) e especifique o intervalo de datas^{(date range)} em que você não poderá responder aos seus e-mails. Em seguida, pressione OK seguido de Avançar^(Next) .

• Marque a resposta usando um modelo específico^{(reply using a specific template)} e clique em seu link.

• Selecione o modelo de e-mail que^{(email template)} você criou anteriormente, clique em Abrir^(Open) e clique em Avançar^(Next) .

• Opcionalmente, aplique as exceções se desejar e clique em Avançar^(Next) .

• Digite um nome para sua regra e clique^{(rule and click)} em Concluir^(Finish) .

Configurando uma resposta de ausência temporária na versão Web do Outlook^{(Setting An Out Of Office Reply On The Outlook Web Version)}

Muitos usuários estão abandonando seus aplicativos de desktop^{(desktop apps)} e substituindo-os por seus equivalentes da web. Se você já fez isso e usa a versão da Web do Outlook^{(use the Outlook web version)} para seus emails, também pode definir uma resposta de ausência temporária^{(office reply)} no Outlook para a Web.

Este é mais fácil de fazer do que qualquer outro método discutido acima.

• Vá para o site do Outlook e faça login na sua conta, se ainda não estiver.
• Depois de ver sua caixa de entrada, clique no ícone de configurações no canto superior direito e escolha Exibir todas as configurações do Outlook^{(View all Outlook settings)} na parte inferior. Ele vai abrir o menu de configurações.

• Você verá várias configurações que podem ser definidas para sua conta do Outlook^{(Outlook account)} . Você deseja encontrar a opção que diz Respostas automáticas^{(Automatic replies)} e clicar nela.

• Várias novas opções aparecerão no painel^{(side pane)} do lado direito .
  
  Antes^(First) de tudo, ative a opção que diz Ativar respostas automáticas^{(Turn on automatic replies)} .
  
  Marque a caixa Enviar respostas somente durante um período^{(Send replies only during a time period)} de tempo. Especifique um intervalo de datas nas caixas Hora de início^{(Start time)} e Hora de término . ^{(End time)}É quando o aplicativo enviará suas respostas automáticas.
  
  Você pode inserir uma resposta personalizada^{(custom reply)} que será enviada automaticamente para as pessoas que enviarem um e-mail para você. Sinta-se à vontade para usar as opções de formatação disponíveis.
  
  Opcionalmente, habilite Enviar respostas apenas para contatos^{(Send replies only to contacts)} se desejar apenas responder automaticamente aos seus contatos.
  
  Por fim, clique em Salvar^(Save)na parte inferior para salvar suas alterações.

• Se você quiser desativar as respostas automáticas, basta desmarcar a opção Respostas automáticas ativadas^{(Automatic replies on )} .

É realmente ótimo poder definir uma resposta de ausência temporária^{(office reply)} no Outlook . Deixe-nos saber se você o usa e qual é a aparência da sua mensagem de resposta automática nos comentários abaixo.

How To Set Out Of Office Replies In Outlook

If yoυ’re heading off to a vacation and you’re not going to be available to reply to your emails, it’s a good idea to set an ‘out of office’ reply in Oυtlook on your computer. This way, anyone who sendѕ you an еmail wіll receіve an automatic response letting them know of your absence in the office.

Outlook lets you create custom replies to be automatically sent to anyone who emails you. You can also specify a custom date period during which the app should handle your emails for you.

Set Out Of Office Outlook Replies For Exchange Accounts

If you’re in a business environment and your company or organization uses Microsoft Exchange, you have a really easy way to set out of office replies in Outlook for your email account.

• Launch the Outlook app on your computer.
• Click on the tab that says File at the top and you’ll see various options. Click on the option that reads Automatic Replies (Out of Office). If you don’t see this option, skip to the next section to learn how to do the task.

• A box will appear on your screen letting you input information in various fields. To send out automatic custom replies, you’re going to need to fill-in the fields as the following.
  
  Enable the box that says Send automatic replies at the top.
  
  Tick-mark the Only send during this time range box. Then select the from and to dates when you won’t be available to respond to your emails.
  
  If you want your reply to be only sent to those who are in your organization, click on the Inside My Organization tab. Otherwise, click on the other tab that says Outside My Organization.
  
  Type in the response you want to automatically send in the box given on your screen. You can use the formatting tools as well to format and change the style of your text.
  
  Once you’re done, click on OK to save the changes.

Outlook will now auto-send your predefined custom message to anyone who sends you an email during your specified date period.

Set Out Of Office Replies in Outlook For IMAP/POP3 Accounts

Most general users out there use IMAP or POP3 accounts in their Outlook. This usually includes using your Hotmail, Gmail, and such other email accounts with the Outlook app. If you’re one of these users, you’ll need to create a rule to send out automatic replies as the above method won’t work for you.

Fortunately, though, creating a custom message and a rule to automate sending the replies isn’t too difficult in Outlook.

Create An Automatic Reply Template

• Open Outlook on your computer and click on the New Email option at the top.

• The usual email compose window will open. Here, you need to type in the email that you want Outlook to automatically send. Just type in the body of the email which usually includes mentioning how long you won’t be available and when you’ll be back.

• Click on the File tab at the top and select Save As.

• Enter a name for your out of office reply template and choose Outlook Template from the Save as type dropdown menu. Then click on Save.

• Close the email compose window and select No when it asks if you want to save the changes.

Set Up An Auto-Reply Rule

• Click on the Home tab, select Rules, and choose Manage Rules & Alerts.

• In the Email Rules tab, click on New Rule to create a new rule.

• Select Apply rule on messages I receive and hit Next.

• Select the received in a specific date span condition and click on its link in the large white box.
  
  Checkmark both After and Before checkboxes and specify the date range in which you won’t be able to respond to your emails. Then hit OK followed by Next.

• Checkmark reply using a specific template and click on its link.

• Select the email template you created earlier, click on Open, and then hit Next.

• Optionally, apply any exceptions if you want and click on Next.

• Enter a name for your rule and click on Finish.

Setting An Out Of Office Reply On The Outlook Web Version

A lot of users are ditching their desktop apps and replacing them with their web counterparts. If you’ve done that already and use the Outlook web version for your emails, you can set an out of office reply in Outlook for web, too.

This one’s easier to do than any other methods discussed above.

• Head over to the Outlook website and log-in to your account if you aren’t already.
• Once you see your inbox, click on the settings icon at the top-right corner and then choose View all Outlook settings at the bottom. It’ll open the settings menu.

• You’ll see several settings you can configure for your Outlook account. You want to find the option that says Automatic replies and click on it.

• Several new options will appear on the right-hand side pane.
  
  First of all, enable the option that says Turn on automatic replies.
  
  Checkmark the Send replies only during a time period box. Specify a date range in both Start time and End time boxes. This is when the app will send out your automatic replies.
  
  You can then enter a custom reply that’ll be automatically sent to the people who email you. Feel free to use the available formatting options.
  
  Optionally, enable Send replies only to contacts if you only want to auto-respond to your contacts.
  
  Finally, click on Save at the bottom to save your changes.

• Should you ever want to turn off automatic replies, just uncheck the Automatic replies on option.

It’s a really great thing to be able to set an out of office reply in Outlook. Let us know if you use it and what your auto-reply message looks like in the comments below.

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