O Planilhas Google^{(Google Sheets)} é um dos produtos mais poderosos do Google e uma das soluções para planilhas e gerenciamento de dados na Web. No entanto, fora da caixa, ele tem seus pontos fracos – um que discutiremos neste artigo.

Felizmente, o Planilhas é compatível com funções e fórmulas personalizadas que ajudam a compensar algumas dessas deficiências. Se os usuários são experientes com fórmulas ou podem fazer um pouco de script^(scripting) , o Planilhas pode ser tão poderoso quanto eles.

Uma funcionalidade específica que o Planilhas não oferece suporte nativo é a capacidade de encontrar duplicatas no Planilhas Google^{(Google Sheets)} , sejam dados duplicados em células ou linhas. Embora haja uma maneira de remover rapidamente entradas duplicadas, usando a opção Remover duplicatas^{(Remove duplicates)} no menu Dados^(Data) , não há como isolar apenas essas duplicatas. A boa notícia é que existe uma maneira de fazer isso.

Neste artigo, vamos ver como encontrar duplicatas no Planilhas Google^{(Google Sheets)} aproveitando a formatação condicional.

O que é formatação condicional no Planilhas Google?^{(What Is Conditional Formatting In Google Sheets?)}

A formatação condicional é um recurso presente em muitos editores de planilhas que permite ao usuário aplicar formatação baseada em texto e outra formatação visual a uma célula com base em determinadas condições.

Por exemplo, um usuário pode estar registrando seu orçamento mensal usando uma planilha, querendo saber rapidamente se ultrapassa o limite de gastos de US$ 500. Na coluna da planilha em que o total do mês é calculado, uma regra de formatação condicional pode ser definida para linhas em negrito com um valor superior a US$ 500, facilitando a visualização de onde isso ocorreu.

No Planilhas Google^{(Google Sheets)} , a formatação condicional permite que os usuários apliquem formatação com base em uma longa lista de regras predefinidas ou inserindo uma fórmula personalizada. As alterações de estilo de formatação disponíveis incluem negrito, itálico, sublinhado, tachado, cor do texto e cor da célula.

Além disso, os usuários podem usar uma escala de cores, em vez de uma única cor, e definir um valor mínimo e máximo, e suas respectivas cores, para a escala de cores automática.

Como usar a formatação condicional para encontrar linhas duplicadas no Planilhas Google^{(How To Use Conditional Formatting to Find Duplicate Rows In Google Sheets)}

Para quem trabalha em uma longa folha de dados, entradas duplicadas podem se tornar um problema que às vezes interrompe o fluxo das coisas. Os usuários podem não querer simplesmente excluir esses dados, aos quais o Planilhas oferece suporte nativo, e sim analisá-los e trabalhar com eles.

Usando uma fórmula personalizada com formatação condicional, isso é possível. O primeiro passo para conseguir isso é destacar a coluna inteira que precisa ser pesquisada por duplicatas clicando no rótulo da coluna acima dela.

Depois de realçado, clique com o botão direito do mouse e selecione Formatação condicional^{(Conditional formatting)} . Isso abrirá um painel no lado direito da janela que mostra as regras de formatação condicional. O intervalo de colunas selecionado será pré-preenchido no campo Aplicar ao intervalo^{(Apply to range)} , para que não precise ser tocado.

Em seguida, você deseja clicar no menu suspenso abaixo de Regras de formato^{(Format rules)} para alterar essa condição para A fórmula personalizada é^{(Custom formula is)} . Um campo de texto aparecerá abaixo do menu suspenso depois que isso for feito, e a seguinte fórmula deve ser inserida:

=countif(A:A,A1)>1

No entanto, ele precisará ser modificado para substituir todas as instâncias de "A" pela letra da coluna que está sendo pesquisada por duplicatas no Planilhas Google^{(Google Sheets)} , que será mostrada no campo Aplicar ao intervalo^{(Apply to range)} .

A etapa final é definir a formatação a ser aplicada a todas as células nesta linha que contêm dados encontrados mais de uma vez. Se estiver trabalhando com um grande conjunto de dados, a melhor formatação a ser definida pode ser uma cor de preenchimento. Ao usá-lo, uma cor brilhante e perceptível, como amarelo, rosa choque ou verde limão, realmente se destacará e permitirá a observação de duplicatas rapidamente durante a rolagem.

Agora, todas as linhas que contêm dados encontrados em pelo menos uma outra linha serão destacadas ou formatadas da maneira escolhida. Se as linhas duplicadas forem excluídas, a única linha restante terá sua formatação condicional removida automaticamente.

Alguém pode perguntar: “Por que passar por esse problema quando o Google^(Google) suporta a remoção de duplicatas em dois cliques simples?” Bem, este sistema é inflexível e imperfeito. Por exemplo, não há como alterar qual duplicata é excluída. Alguns usuários podem querer que a primeira instância seja excluída e outros a última — o Google não oferece nenhuma opção e remove todas as duplicatas, exceto a primeira.

Usando esta regra de formatação condicional simples, o usuário tem controle total do gerenciamento de duplicatas de uma forma que não corre o risco de quebrar sua planilha. O melhor de tudo é que a formatação condicional é totalmente dinâmica, portanto, você nunca precisará remover a formatação se optar por remover todas as duplicatas de alguma forma.

No entanto, se a regra de formatação condicional precisar ser excluída, basta clicar no menu Formatar e depois em ^(Format)Formatação condicional^{(Conditional formatting)} , que mostrará o mesmo menu do lado direito de antes. Os usuários podem passar o cursor sobre a linha que mostra a fórmula personalizada que acabamos de criar e clicar no ícone de lixeira que aparece para removê-la.

Quando a opção nativa do Planilhas Google de encontrar duplicatas para removê-las simplesmente não é poderosa o suficiente ou embaralha os dados de uma maneira que não pode ser oferecida, a fórmula personalizada simples destacada neste artigo permite que os usuários resolvam o problema por conta própria.

Você tem dúvidas ou comentários sobre como usar esta regra de formatação condicional? Se sim, deixe-nos um comentário abaixo.

How to Find Duplicates In Rows And Cells In Google Sheets

Google Sheets is one of Google’s most powerful products and one of the go-to solutions for spreadsheet and data management on the web. However, out of the box, it has its weak points—one that we’ll discuss in this article.

Luckily, Sheets supports custom functions and formulas that help make up for some of these shortcomings. If users are savvy with formulas or can do a little bit of scripting, Sheets can be as powerful as they make it.

One particular functionality that Sheets doesn’t natively support is the ability to find duplicates in Google Sheets – whether it’s duplicate data in cells or rows. While there is a way to quickly remove duplicate entries, using the Remove duplicates option under the Data menu, there’s no way to only isolate those duplicates. The good news is that there is a way to accomplish this.

In this article, let’s go over how to find duplicates in Google Sheets by taking advantage of conditional formatting.

What Is Conditional Formatting In Google Sheets?

Conditional formatting is a feature present in many spreadsheet editors which allows the user to apply text-based and other visual formatting to a cell based on certain conditions.

For example, a user may be recording their monthly budgeting using a spreadsheet, wanting to know at a glance if they go over a $500 spending limit. In the spreadsheet column where the total for the month is tallied, a conditional formatting rule can be set to bold rows with a value over $500, making it easy to see where this occurred.

In Google Sheets, conditional formatting allows users to apply formatting based on a long list of preset rules or by entering a custom formula. The formatting style changes available include bold, italics, underline, strikethrough, text color, and cell color.

Additionally, users can use a color scale, instead of a single color, and define a minimum and maximum value, and their respective colors, for automatic color scaling.

How To Use Conditional Formatting to Find Duplicate Rows In Google Sheets

For anyone working on a lengthy sheet of data, duplicate entries can become a problem that will sometimes break the flow of things. Users may not simply want to delete this data, which Sheets natively supports, and instead analyze and work with it.

Using a custom formula with conditional formatting, this is possible. The first step to achieve this is to highlight the entire column that needs to be searched for duplicates by clicking on the column label above it.

Once highlighted, right-click and select Conditional formatting. This will bring up a panel on the right side of the window that shows conditional formatting rules. The column range selected will be prefilled in the Apply to range field, so that won’t need to be touched.

Next, you want to click on the dropdown menu beneath Format rules to change this condition to Custom formula is. A text field will appear beneath the dropdown menu after this is done, and the following formula should be entered:

=countif(A:A,A1)>1

However, it will need to be modified to replace all instances of “A” with the column letter that is being searched for duplicates in Google Sheets, which will be shown in the Apply to range field.

The final step is to set the formatting to apply to all cells in this row that contain data found more than once. If working with a large set of data, the best formatting to set might be a fill color. Using it, a bright and noticeable color such as yellow, hot pink, or lime green will really stand out and allow for noticing duplicates at a glance while scrolling.

Now, all rows that contain data that is found in at least one other row will be highlighted or formatted in whatever way was chosen. If duplicate rows are deleted, the single row remaining will have its conditional formatting removed automatically.

One might ask, “Why go through this trouble when Google supports duplicate removal in two simple clicks?” Well, this system is inflexible and imperfect. For example, there is no way to change which duplicate is deleted. Some users may want the first instance deleted, and others the last—Google gives no option and removes all duplicates but the very first.

Using this simple conditional formatting rule, the user is in complete control of managing duplicates in a way that won’t risk breaking their sheet. Best of all is that conditional formatting is entirely dynamic, so you’ll never need to remove formatting if you choose to remove all duplicates in some way.

However, should the conditional formatting rule ever need to be deleted, it’s as simple as clicking on the Format menu and then Conditional formatting, which will show the same right-side menu as before. Users can hover their cursor over the row that shows the custom formula we’ve just created and click on the trash can icon that appears to remove it.

When Google Sheets’ native option to find duplicates to remove them just isn’t powerful enough or scrambles data in a way that can’t be afforded, the simple custom formula highlighted in this article allows users to take matters into their own hands.

Do you have any questions or comments about using this conditional formatting rule? If so, please leave us a comment below.

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