Na sua vida profissional, o e-mail^{(life email)} é provavelmente um dos meios de comunicação mais importantes. Você faz isso diariamente e se você for como eu, você está se afogando nisso.

Claro, você pode dedicar uma ou duas horas por dia especificamente para gerenciar seu e-mail. Mas se você gastar 10 minutos ou mais em cada resposta, o e-mail em breve ocupará todo o seu dia – e desativar as notificações do Gmail não vai salvar você.

É por isso que aprender a escrever e-mails profissionais que obtêm respostas E^(AND) não levam mais do que alguns minutos para serem escritos é essencial. Felizmente, hoje você não precisa ser um grande escritor ou um guru da produtividade^{(productivity guru)} para conseguir isso. É tudo uma questão de encontrar a estratégia certa e um conjunto de ferramentas para acompanhá-la. 

Configurar modelos de e-mail (respostas automáticas)^{(Set Up Email Templates (Canned Responses))}

Criar modelos de e-mail é uma ótima maneira de economizar tempo para aqueles que geralmente recebem as mesmas perguntas ou comentários por e-mail. Reserve um dia para configurar respostas prontas e você não precisará mais escrever as mesmas respostas dez vezes por dia. Tanto o Gmail quanto o Outlook^{(Gmail and Outlook)} têm esse recurso, que ajudará você a economizar tempo e automatizar seu e-mail gratuitamente. 

Veja como configurar modelos de e-mail profissionais no Gmail com apenas alguns cliques:

• Após fazer login na sua conta, clique no ícone de engrenagem e selecione ^{(icon and select)} Configurações^(Settings) .
• Em seguida, vá para Avançado^(Advanced) e clique em Habilitar^(Enable) ao lado da opção Modelos^(Templates) . Role^(Scroll) para baixo até a parte inferior da página para salvar as alterações.

• Agora você pode começar a trabalhar em seus próprios modelos de e-mail. Digite o texto que deseja salvar em um novo e-mail. Em seguida, clique em três pontos verticais no canto inferior direito e escolha Modelos^(Templates) para salvar seu rascunho como modelo. 

Você pode criar modelos para respostas que contenham parágrafos longos, bem como respostas rápidas de 2 a 3 frases. Você ficará surpreso com a quantidade de tempo que isso lhe poupará no futuro. 

E-mails de rede^{(Networking Emails)(Networking Emails)}

Caso seu problema não seja^{(problem isn)} usar os modelos de e-mail, mas criá-los, experimente o Networking Emails . É uma ferramenta da Web com dezenas de modelos de e-mail que podem ajudá-lo a aumentar sua rede profissional. 

Criado por Resume Worded , Networking Emails é um ótimo recurso para otimizar sua comunicação. Alguns exemplos dos modelos que eles oferecem incluem introduções frias / calorosas, acompanhamento de um não respondedor e até mesmo escrever notas de agradecimento. 

Cada modelo também vem com dicas e sugestões úteis que podem melhorar ainda mais sua comunicação com o destinatário. 

Você pode usar o botão de pesquisa ou navegar^{(search button or browse)} pela lista para encontrar o e-mail certo. Em seguida, tudo o que resta a fazer é copiar e colar em sua caixa de mensagem e alterar^{(message box and change)} alguns detalhes. 

Contador de palavras mais^{(Word Counter Plus)(Word Counter Plus)}

Se você é alguém que escreve mais de 10 e-mails por dia, é essencial manter alguns deles curtos e agradáveis. Portanto, se você costuma receber e-mails muito longos, considere usar uma ferramenta de contador de palavras^{(word counter tool)} para parar. Uma extensão do Chrome ^{(Chrome extension)} Word Counter Plus pode fazer o trabalho para você. 

Realce^(Highlight) o texto em seu e-mail e obtenha o número de palavras e caracteres que você usou em um clique. Em seguida, você pode continuar escrevendo seu e-mail ou encerrá^{(email or wrap)} -lo antes que ele se torne um em duas partes. 

Rascunho de mapa^{(DraftMap)(DraftMap)}

Você pode encontrar muitas ferramentas excelentes que podem ajudá-lo a escrever melhor e, assim, reduzir o tempo gasto revisando e reescrevendo seus e-mails. O DraftMap^(DraftMap) é um deles. Pense Grammarly ou Hemingway^{(Grammarly or Hemingway)} , além de verificar se há repetição desnecessária de palavras^{(word repetition)} e ajuda você a manter um estilo de escrita^{(writing style)} . 

Esta extensão do Chrome^{(Chrome extension)} oferece sugestões em tempo real sobre sua escrita, codificadas por cores. Isso ajudará você a evitar o uso de voz passiva, erros de digitação, clichês, bem como conselhos sobre a legibilidade do seu e-mail. Todas as sugestões são baseadas nas regras de escrita de Ernest Hemingway. O DraftMap^(DraftMap) é especialmente útil, pois todos os processos acontecem dentro da caixa de composição^{(composition box)} do seu e-mail .

Não se preocupe se você ainda tiver palavras destacadas depois de terminar de editar seu e-mail. O destinatário não verá as cores, as sugestões são visíveis apenas para você. 

Seu e-mail poderia ser melhor^{(Your Email Could Be Better)(Your Email Could Be Better)}

Your Email Could Be Better é uma ferramenta online projetada para reduzir o tempo que você gasta gerenciando e-mails, educando todos sobre as melhores práticas de e-mail. 

Ao redigir um e-mail profissional, você segue certas regras. Como garantir que sua mensagem tenha uma linha de assunto clara ou deixar de fora anexos desnecessários. Você ficará surpreso com a frequência com que as pessoas quebram essas regras, o que acaba fazendo com que ambas as partes gastem mais tempo e esforço^{(time and effort)} . 

Your Email Could Be Better tem uma lista de 10 falhas comuns. Cada um dos pontos vem com uma explicação e exemplos^{(explanation and examples)} de como melhorar seu e-mail. Isso pode ser útil caso você queira informar seus colegas sobre essas regras, mas não sabe como fazê-lo. Você pode usar suas próprias palavras ou enviar um link para Seu e-mail poderia ser melhor^{(Your Email Could Be Better)} para ilustrar seu ponto. 

Todos nós desejamos que nosso e-mail se torne totalmente automatizado e não exija nenhuma atenção. Embora isso não seja exatamente possível hoje, cada pequena ajuda. Seja reduzindo o tamanho do seu e-mail ou cronometrando-se ao escrever, depois de estabelecer algumas regras, você notará suas primeiras melhorias. 

Se você simplesmente não consegue parar de escrever e-mails demorados, talvez seja hora de desistir completamente do e-mail. Tente usar seu Customer Relationship Manager ( CRM ) ou Slack para trocar mensagens com seus colegas de trabalho. Se nada mais, isso ajudará você a gastar menos tempo no e-mail. 

How To Write Professional Emails In Under 5 Minutes

In your professional life email is prоbably one оf the most important mеans of communication. You do it on a daily basis and if you’re anything like mе, you’re drowning in it.

Sure, you can dedicate a certain hour or two a day specifically to managing your email. But if you spend 10 minutes or longer on every reply, email will soon take over your whole day – and turning Gmail notifications off isn’t going to save you.

That’s why learning to write professional emails that get replies AND don’t take longer than a few minutes to write is essential. Luckily, today you don’t have to be a great writer or a productivity guru to accomplish that. It’s all about finding the right strategy and a set of tools to go with it. 

Set Up Email Templates (Canned Responses)

Creating email templates is a great way to save time for those that often get the same questions or comments via email. Take a day to set up canned responses and you will no longer have to write the same replies ten times a day. Both Gmail and Outlook have this feature, which will help you save time and automate your email for free. 

Here’s how to set up professional email templates in Gmail in just a few clicks:

• After logging in to your account, click the gear icon and select Settings.
• Then go to Advanced and click Enable next to the Templates option. Scroll down to the bottom of the page to save the changes.

• Now you can start working on your own email templates. Type the text you want to save into a new email. Then click three vertical dots at the bottom-right and choose Templates to save your draft as template. 

You can create templates for responses that contain long paragraphs as well as quick 2-3 sentence replies. You’ll be surprised at how much time those will save you in the future. 

Networking Emails

In case your problem isn’t using the email templates but creating them, give Networking Emails a shot. It’s a web tool with dozens of email templates that can help you grow your professional network. 

Created by Resume Worded, Networking Emails is a great resource for optimizing your communication. Some examples of the templates they offer include cold/warm introductions, following up with a non-responder, and even writing thank you notes. 

Each template also comes with useful tips and suggestions that can further improve your communication with the recipient. 

You can use the search button or browse through the list to find the right email. Then all that’s left to do is copy-paste it into your message box and change a few details. 

Word Counter Plus

If you’re someone who writes more than 10 emails a day, it’s essential to keep some of them short and sweet. So if you often end up with emails that are way too long, you might want to consider using a word counter tool to stop yourself. A Chrome extension Word Counter Plus can do the job for you. 

Highlight the text in your email and get the number of words and characters you used in one click. Then you can proceed to either continue writing your email or wrap it up before it becomes a two-parter. 

DraftMap

You can find many great tools that can help you write better and thus cut down the time you spend proofreading and rewriting your emails. DraftMap is one of them. Think Grammarly or Hemingway, plus it also checks for unnecessary word repetition and helps you stick to one writing style. 

This Chrome extension gives you real-time suggestions on your writing that are color-coded. It will help you avoid using passive voice, typos, cliches, as well as advice on your email’s readability. All suggestions are based on Ernest Hemingway’s rules of writing. DraftMap is especially handy as all the processes happen right inside your email composition box.

Don’t worry if you still have highlighted words after you’re finished editing your email. The recipient won’t see the colors, the suggestions are only visible to you. 

Your Email Could Be Better

Your Email Could Be Better is an online tool designed to reduce the time you spend managing emails by educating everyone on the best email practices. 

When composing a professional email you follow certain rules. Like making sure your message has a clear subject line or leaving out unnecessary attachments. You’ll be surprised by how often people break these rules, which ultimately results with both parties spending more time and effort. 

Your Email Could Be Better has a list of 10 common faults. Each of the points comes with an explanation and examples of how to better your email. This can come in handy in case you’d like to tell your colleagues about those rules but don’t know how to do it. You can either use your own words or send them a link to Your Email Could Be Better to illustrate your point. 

We all wish our email became entirely automated and didn’t require any attention at all. While that’s not exactly possible today, every little helps. Whether it’s cutting down your email length or timing yourself when you’re writing, once you establish some rules you’ll notice your first improvements. 

If you just can’t stop writing long time-consuming emails, maybe it’s time to give up email completely. Try using your Customer Relationship Manager (CRM) or Slack to exchange messages with your coworkers instead. If nothing else, it’ll help you spend less time on email. 

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