A capacidade de ter reuniões remotas on-line em casa pode ser muito conveniente. Mas também apresenta toda uma lista de oportunidades para momentos muito embaraçosos.

Se você tem filhos, animais de estimação, bebês ou até mesmo uma janela atrás de você exibindo o ar livre, você tem todos os ingredientes de uma receita para o desastre.

Neste artigo, abordaremos alguns dos problemas mais comuns que podem levar a reuniões online embaraçosas e como evitá-las.

Reuniões online: o que pode^(Could) dar errado^{(Go Wrong)} ?

Um dos exemplos mais famosos de um momento tão embaraçoso aconteceu com o professor Robert Kelly quando ele estava sendo entrevistado ao vivo na televisão pela BBC .

Um dos filhos de Kelly entrou em seu escritório, no meio da entrevista, e seu bebê também entrou em um andador. Finalmente, sua esposa frenética entra correndo no quarto para tirar as crianças do quarto.

Este não foi apenas um momento de encontro online^{(online meeting moment)} embaraçoso , mas também ocorreu ao vivo e foi transmitido em todo o mundo para milhões de espectadores.

Evitando momentos embaraçosos de reuniões online^{(Embarrassing Online Meeting)}

Existem maneiras de configurar seu espaço de trabalho, seu computador e a própria reunião para reduzir as chances de eventos infelizes.

Se você seguir todas essas diretrizes, pode ter certeza de que todas as suas reuniões online ocorrerão sem problemas e sem momentos “memoráveis”.

Bloqueie sua câmera quando não estiver em uso

Há muitas razões de segurança para manter sua webcam coberta, a menos que esteja em uso. Mas deixando de lado a segurança, você também não quer mostrar seu vídeo no início de uma reunião online antes de estar pronto.

Houve histórias de pessoas pegas indo ao banheiro^{(stories of people caught going to the bathroom)} durante uma reunião porque sua webcam estava apontada para uma porta de banheiro^{(bathroom door)} aberta . 

Isso pode acontecer por vários motivos.

• A webcam liga automaticamente na hora de início da reunião
• Você esquece que a câmera está ligada durante uma reunião
• Você pensou que a reunião terminou, mas a câmera ainda está ligada enquanto as pessoas estão conectadas

A maneira mais fácil de evitar todos esses cenários é usar a tampa deslizante^{(slider cover)} da webcam, se houver. Se isso não acontecer, mantenha uma fita à mão para manter a câmera quando não estiver em uso.

Use cortinas em janelas de fundo

O Windows pode ser ótimo para deixar a luz entrar em seu escritório, mas quando você está em uma reunião online, eles podem causar muitos problemas.

Existem vários cenários que podem levar ao constrangimento com o Windows, então vamos explorar os três principais.

Você Parece um Vilão

Imagine alguém^{(Imagine someone)} aparecendo em uma reunião e só aparece como uma sombra em uma sala escura. Qual seria sua primeira impressão sobre essa pessoa?

A maioria das pessoas se lembraria de vários filmes em que um vilão está sentado em um covil de masmorras^{(dungeon lair)} , tramando seu próximo plano maligno^{(evil plan)} .

A luz que entra por uma janela faz truques com a maioria das webcams e as força a filtrar automaticamente a luz, fazendo com que toda a sala pareça muito mais escura do que realmente é.

A maneira mais fácil de corrigir esse problema é colocar cortinas nas janelas atrás de você e sempre manter as cortinas ou persianas fechadas durante as reuniões.

Animais de estimação adoram janelas

Animais de estimação também adoram janelas, e animais de estimação e reuniões online raramente combinam muito bem.

Se você notar as pessoas na reunião rindo^{(meeting snickering)} ou rindo enquanto você está falando, você pode querer dar uma olhada atrás de você.

As chances são muito boas de que seu gato não seja bom.

Se você estiver pronto para iniciar uma reunião online, tire todos os seus animais de estimação da sala para que eles não fiquem escondidos no parapeito da janela^{(window sill)} prontos para constrangê-lo durante a videoconferência^{(video conference)} .

Observação: Fechar a porta do escritório^{(office door)} (e trancá-la) pode impedir a entrada de animais de estimação indesejados e outros convidados indesejados.

O ar livre nem sempre é adorável

O outro problema com as janelas são as coisas que acontecem do outro lado dessas janelas.

Você realmente quer que seus colegas de trabalho ou outros participantes da reunião vejam seu vizinho cortando a grama do lado de fora de pijama? 

Você nunca sabe quem ou o que vai passar pela janela, então esta é mais uma razão para garantir que a janela atrás de você tenha cortinas e que você as use.

Aumente a iluminação

Falando em iluminação, um escritório bem iluminado é o melhor vídeo durante uma webconferência. A melhor maneira de obter uma iluminação perfeita é posicionar sua mesa de modo que haja uma janela (com as cortinas abertas) atrás do monitor que você está enfrentando ou ao lado. 

A luz natural das janelas laterais faz o oposto de uma janela atrás de você. Em vez de forçar a webcam a filtrar a luz, ela lança luz natural em você para a câmera captar.

Se você não tiver uma janela localizada da maneira certa em seu escritório, a próxima melhor solução é acender quantas luzes de teto você tiver.

Melhor^(Better) ainda, use as luzes Philips Hue e defina-as para a configuração mais brilhante.

Arrume antes das reuniões

De acordo com um estudo de 2018 da Universidade de Michigan^{(2018 study by the University of Michigan)} , psicólogos descobriram que as pessoas desenvolviam opiniões negativas sobre as pessoas apenas pelo estado de seu escritório.

Esta descoberta não^{(finding isn)} é surpreendente^{(t surprising)} . No entanto, é lamentável se você trabalhou duro a semana toda e simplesmente não teve tempo de limpar o espaço ao seu redor antes da videoconferência^{(video meeting)} online .

A solução mais fácil é agendar pelo menos 15 minutos em sua agenda antes do início da videoconferência^{(video meeting)} . Passe esse tempo pegando toda a desordem atrás de você. Pelo menos limpe tudo o que a câmera pode ver.

Isso pode não significar que toda a sala está limpa ou que sua área de trabalho não^{(desktop isn)} está bagunçada, mas se as pessoas presentes na reunião não puderem ver a bagunça, elas não saberão melhor.

Oh os sons que fazemos

O som pode ser seu pior inimigo durante uma videoconferência^{(video conference)} . Existem todos os tipos de maneiras que seu microfone pode constrangê-lo. 

Apenas considere esquecer que seu microfone está ligado e fazer o seguinte:

• Comer batatas fritas ou outra coisa crocante e barulhenta^{(crunchy and loud)}
• Murmurar algo negativo sobre um colega de trabalho baixinho que todos possam ouvir
• Ter uma conversa paralela^{(side conversation)} pessoal com seu cônjuge ou outro membro da família^{(family member)}
• Fazendo sons corporais embaraçosos

Todos esses cenários podem variar de levemente humorísticos a dolorosamente embaraçosos. 

Qual é a solução? Sempre^(Always) verifique se você está sem som no início da reunião, a menos que precise falar, e fique de olho no status do seu microfone^{(microphone status)} durante a reunião. 

Melhor ainda, defina as configurações do software de videoconferência^{(video conference software)} para que o microfone fique automaticamente sem som quando a reunião começar.

No Skype , você pode encontrar essa configuração no menu Configurações , em ^(Settings)Áudio e vídeo^{(Audio & Video)} . Apenas certifique-se de que a opção Ativar som para chamadas recebidas^{(Unmute for incoming calls)} esteja desativada.

A maioria dos principais aplicativos de videoconferência tem uma configuração semelhante para o microfone.

Outras dicas úteis

Manter todos os conselhos acima em mente garantirá que suas videoconferências ocorram sem problemas e sem problemas. 

Existem algumas outras dicas que podem ajudar com suas videochamadas:

• Compartilhamento de telas^{(Sharing screens)} : ao compartilhar sua tela, não selecione o botão de compartilhamento^{(share button)} antes de ver a tela correta destacada. Todos os principais aplicativos de conferência online destacam a tela que você selecionou para que você sempre saiba qual tela vai compartilhar. Compartilhar a tela errada pode fazer com que as pessoas vejam coisas que você não quer.
• Notificações embaraçosas^{(Embarrassing notifications)} : não há nada^{(s nothing)} pior do que um colega de trabalho enviar uma mensagem pessoal enquanto você compartilha sua tela durante uma reunião. Desative as notificações do Windows antes de cada videoconferência^{(video conference)} .
• Posicionamento da janela^{(Window placement)} : um erro comum que as pessoas cometem é colocar a janela de bate^{(chat window)} -papo com os rostos de todos em uma tela longe da webcam. Em vez disso, coloque-o na mesma tela para que pareça que você está olhando diretamente para as pessoas.
• Planos de fundo virtuais^{(Virtual backgrounds)} – A maioria dos aplicativos como Zoom e Skype^{(Zoom and Skype)} agora permite que você escolha um plano de fundo virtual. Você pode escolher algo das predefinições ou baixar sua própria imagem e usá-la como plano de fundo. Alguns aplicativos também permitem desfocar o plano de fundo, portanto, se você estiver com um pano de fundo ruim para sua chamada, obtenha um virtual.

Você já teve algum momento embaraçoso durante suas videoconferências? Adoraríamos ouvir sua história na seção de comentários abaixo.

How to Prevent Embarrassing Online Meeting Moments

The ability to have remote, online meetings at home can be very convenient. Βut it also introduces а whole list of opportunities for very embarraѕsing moments.

If you have kids, pets, babies or even a window behind you displaying the outdoors, you have all of the ingredients of a recipe for disaster.

In this article we’ll cover some of the most common issues that could lead to embarrassing online meetings, and how to prevent them.

Online Meetings: What Could Possibly Go Wrong?

One of the most famous examples of just such an embarrassing moment happened to Professor Robert Kelly when he was being interviewed live on television by the BBC.

One of Kelly’s toddler-aged children walked into his office, mid-interview, and so did his baby in a walker. Finally, his frantic wife races into the room to extract the children from the room.

Not only was this an embarrassing online meeting moment, but it was one that took place live and was broadcast around the world to millions of viewers.

Preventing Embarrassing Online Meeting Moments

There are ways you can set up your workspace, your computer, and the meeting itself to reduce the odds of any unfortunate events.

If you follow all of these guidelines, you can rest assured that all your online meetings will go smoothly and without any “memorable” moments.

Block Your Camera When Not In Use

There are a lot of security reasons why you should keep your webcam covered unless it’s in use. But security aside, you also don’t want to show your video at the start of an online meeting before you’re ready.

There have been stories of people caught going to the bathroom during a meeting because their webcam was pointed toward an open bathroom door. 

This can happen for multiple reasons.

• The webcam turns on automatically at meeting start time
• You forget that the camera is turned on during a meeting
• You thought the meeting ended but the camera is still on while people are connected

The easiest way to prevent all of these scenarios is to use the slider cover on your webcam if it has one. If it doesn’t, then keep some tape handy to keep over the camera when it’s not in use.

Use Curtains On Background Windows

Windows might be great to let light into your office, but when you’re in an online meeting they can cause a lot of problems.

There are multiple scenarios that can lead to embarrassment with windows, so let’s explore the three main ones.

You Look Like a Villain

Imagine someone showing up in a meeting and they only appear like a shadow in a darkened room. What would your first impression be about that person?

Most people would be reminded of any number of movies where a villain is sitting in a dungeon lair, plotting their next evil plan.

Light flowing in through a window plays tricks with most webcams and forces them to automatically filter light, making the entire room appear much darker than it actually is.

The easiest way to fix this issue is to dress any windows behind you in curtains, and always keep the curtains or shades closed during meetings.

Pets Love Windows

Pets also love windows, and pets and online meetings rarely combine very well.

If you notice people in the meeting snickering or chuckling while you’re talking, you may want to take a look behind you.

The odds are pretty good your cat is up to no good.

If you’re ready to start an online meeting, get all of your pets out of the room so they aren’t hiding on the window sill ready to embarass you during your video conference.

Note: Shutting the office door (and locking it) can keep out unwanted pets and other uninvited guests.

The Outdoors Aren’t Always Lovely

The other problem with windows is the stuff that happens on the other side of those windows.

Do you really want your coworkers or other meeting attendees seeing your neighbor mowing the lawn outside in their pajamas? 

You never know who or what is going to pass by the window, so this is yet another reason to make sure that window behind you has curtains, and that you use them.

Crank Up The Lighting

Speaking of lighting, a well lit office makes for the best video during a web conference. The best way to accomplish perfect lighting is to position your desk so that there’s a window (with the curtains open) either behind the monitor you’re facing, or off to the side. 

Natural light from windows on the side does the opposite that a window behind you does. Instead of forcing the webcam to filter light, it sheds natural light on you for the camera to pick up.

If you don’t have a window located the right way in your office, the next best solution is to turn on as many overhead lights as you have.

Better yet, use Philips Hue lights and set them to the brightest setting.

Tidy Up Before Meetings

According to a 2018 study by the University of Michigan, psychologists found that people developed negative opinions about people just by the state of their office.

This finding isn’t surprising. However, it’s unfortunate if you’ve been working hard all week and just haven’t had time to clean up the space around you before that online video meeting.

The easy solution is to schedule at least 15 minutes in your calendar before the start of the video meeting. Spend that time picking up all of the clutter behind you. At least clean up everything that the camera can see.

It may not mean the entire room is clean, or that your desktop isn’t still cluttered, but if people attending the meeting can’t see the clutter, they won’t know any better.

Oh The Sounds We Make

Sound can be your worst enemy during a video conference. There are all kinds of ways your microphone can embarrass you. 

Just consider forgetting your microphone is turned on and doing any of the following:

• Eating chips or something else crunchy and loud
• Muttering something negative about a coworker under your breath that everyone can hear
• Having a personal side conversation with your spouse or other family member
• Making embarrassing bodily sounds

All of these scenarios could range from mildly humorous to painfully embarrassing. 

What’s the solution? Always check that you’re muted at the start of the meeting unless you need to speak, and keep a close eye on your microphone status during the meeting. 

Even better, configure your video conference software settings so that the microphone automatically stays muted when the meeting starts.

In Skype, you can find this setting in the Settings menu, under Audio & Video. Just make sure Unmute for incoming calls is turned off.

Most major video conferencing applications have a similar setting for the microphone.

Other Helpful Tips

Keeping all of the above advice in mind will ensure that your video conferences go smoothly and without any hiccups. 

There are a few other tips that may help with your video calls:

• Sharing screens: When sharing your screen, don’t select the share button before you see the correct screen highlighted. Every major online conferencing app highlights the screen you’ve selected so you always know which screen you’re going to share. Sharing the wrong screen could lead to people seeing things you don’t want them to.
• Embarrassing notifications: There’s nothing worse than a coworker sending you a personal message while you’re sharing your screen during a meeting. Disable windows notifications before every video conference.
• Window placement: A common mistake people make is placing the chat window with everyone’s faces on a screen away from the webcam. Instead, place it on the same screen so it looks like you’re looking at people directly.
• Virtual backgrounds – Most apps like Zoom and Skype now let you choose a virtual background. You can either pick something from the presets or you can download your own image and use it as a background. Some apps let you blur the background too, so if you’re stuck with a bad backdrop for your call, get a virtual one.

Have you ever had any embarrassing moments during your videoconferences? We’d love to hear your story in the comments section below.

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