Tudo o que você faz gera dados em algum lugar. Esses dados, quando coletados e analisados, tornam-se informações. Essa informação pode dizer a alguém mais sobre você do que você provavelmente gostaria que eles soubessem.

As informações coletadas ao longo do tempo podem dizer a alguém tudo^{(someone everything)} sobre você e podem ser usadas para ajudá-lo ou prejudicá-lo. Esses dados são conhecidos como metadados.

O que são Metadados?

Metadados^(Metadata) são dados sobre dados. Você não odeia^(Don) quando as pessoas usam uma palavra para definir essa palavra? Dados^(Data) são fatos que são completamente objetivos. Não pode ser razoavelmente contestado. Um é um e zero é zero. A temperatura é o que é. A data de hoje é a data de hoje. Você entendeu.

Metadados^(Metadata) são fatos sobre um único dado. Vamos ilustrar isso com o exemplo de escrever uma carta no Microsoft Word .

Você digita uma carta para enviar às autoridades sobre algo que está acontecendo no trabalho que é antiético, possivelmente até ilegal. Sim, fomos dramáticos imediatamente.

A letra é uma informação feita a partir dos caracteres que você digitou em uma determinada ordem. Os caracteres que você digitou são gerados por um monte de uns e zeros. Os uns e zeros são os dados que compõem a informação na carta.

Quando os uns e zeros são transformados na letra, há outros dados sobre a letra que é criada. Alguns desses metadados incluem quando você digitou a carta, quem digitou a carta, quando foi salva pela última vez, em qual versão do Word foi criada, todos esses são dados sobre os dados ou metadados.

O que os metadados fazem?

No Microsoft Office , a maioria dos metadados está lá apenas para seu benefício. Ele pode ajudá-lo a encontrar a versão mais recente de um documento ou ver quem criou o documento para que você possa fazer perguntas sobre ele. Ele ajuda a acompanhar edições ou comentários em documentos.

Ele também é usado pelo programa Office^{(Office program)} e outros programas para trabalhar com o documento. O Windows Explorer usa as informações para categorizar e classificar documentos, por exemplo.

Por que eu gostaria de remover metadados^(Metadata) ?

Vamos voltar à carta que você está enviando às autoridades sobre algo impreciso acontecendo no trabalho. Você está fazendo isso anonimamente porque teme represálias ou simplesmente não quer se envolver além de levar o caso à atenção^{(’ attention)} das autoridades . Está denunciando.

Você faz tudo e obtém um endereço de e-mail temporário e o envia de um computador público em uma biblioteca para cobrir seus rastros. Por causa dos metadados, o documento pode conter informações que podem ser usadas para vinculá-lo a você. Ele ainda pode ter seu nome ligado a ele.

Pior ainda, as alterações feitas no documento, embora não estejam mais visíveis para você, ainda podem estar no documento. Se você escreveu um parágrafo sobre algo específico para você, mas depois o removeu porque poderia ser usado para identificá-lo, ele ainda poderia fazer parte do arquivo na forma de metadados.

Como posso visualizar os metadados do Office?

A seguir está uma lista de métodos para ver quais metadados estão anexados aos seus arquivos do Word , Excel ou PowerPoint . Os metadados^(Metadata) em torno do email enviado do Outlook são muito mais complexos e estão além do escopo deste artigo.

Exibir metadados^{(View Metadata)} no Word , Excel ou PowerPoint

Com o documento, pasta de trabalho ou apresentação aberta que você deseja verificar:

Clique em Arquivo^{(File )} no canto superior esquerdo.

Na tela Informações^{(Info )} , você verá muitas informações, como Tamanho^(Size) , Páginas^(Pages) , Palavras^(Words) , Tempo total de edição^{(Total Editing Time)} , Última modificação^(Modified) , Criado^(Created) e Pessoas relacionadas entre outros dados.

Sob esses dados, clique em Mostrar todas as propriedades^{(Show All Properties)} para ver mais dados.
NOTA: ^(NOTE:) Preste atenção^{(Pay attention)} aos dados do modelo^(Template) . Se você usou um modelo com seu nome ou o nome de uma empresa no nome^{(company name)} do arquivo, isso pode ser rastreado até você.

Exibir metadados no Windows Explorer

Abra o Windows Explorer^{(Windows Explorer)} e navegue até onde você salvou o arquivo.

Clique com o botão direito do mouse^{(Right-click)} no arquivo e clique^{(file and click)} em Propriedades^(Properties) .

Na janela Propriedades^{(Properties window)} , clique na guia Detalhes . ^(Details)Você verá todos os metadados em uma lista compacta e concisa.

Exibir todos os metadados^{(View All Metadata)} para arquivos do Word , Excel ou PowerPoint

Extensible Markup Language ( XML ) é o documento de fato para o armazenamento de metadados em computação. Acompanha todos os tipos de arquivos e os arquivos do Microsoft Office não são exceção.

A visualização desses documentos XML é surpreendentemente fácil. Vamos fazer isso com um arquivo do Word^{(Word file)} .

1. Abra o Windows Explorer^{(Windows Explorer)} e navegue até onde você salvou o arquivo.
2. Faça uma cópia do arquivo para não danificar acidentalmente o arquivo original.
3. Selecione o arquivo de cópia^{(copy file)} e toque no botão F2 no teclado ou clique com o botão direito do mouse no arquivo e selecione ^{(file and select)} Renomear^(Rename) .

Altere a extensão do arquivo de .docx para .zip . Sim, cada tipo de arquivo do Office^{(Office filetype)} que termina em x é um arquivo compactado contendo documentos XML. Você receberá um aviso sobre fazer isso. Clique em Sim^(Yes) .

Clique com o botão direito do mouse no arquivo e selecione Extrair tudo…^{(Extract All…)}

Na janela que se abre, ele perguntará onde você deseja salvar os arquivos extraídos e se deseja mostrar os arquivos extraídos quando terminar. Os valores padrão são bons. Clique em Extrair^(Extract) .

Após a extração, você verá três pastas e um arquivo XML^{(XML file)} . Explore esses arquivos para ver quais informações estão armazenadas lá. Se você clicar duas vezes em um arquivo XML^{(XML file)} , ele provavelmente será aberto no Internet Explorer .

Vai parecer estranho, mas você deve ser capaz de entender o que a maioria das informações significa. Existem dois arquivos XML que podem conter seu nome: core.xml na pasta docProps e ^(docProps)document.xml e people.xml , ambos na pasta word .

Como excluir metadados^{(Delete Metadata)} do Microsoft Word , Excel ou PowerPoint

Demorou muito para chegar aqui, mas se você vai fazer algo assim, deve saber exatamente o porquê. Vamos continuar com isso.

Excluir metadados^{(Delete Metadata)} no Word , Excel ou PowerPoint

Clique em Arquivo^{(File )} no canto superior esquerdo.

Na página Informações^{(Info )} , clique em Verificar problemas^{(Check for Issues)} à esquerda, próximo ao meio da página.

Clique em Inspecionar Documento^{(Inspect Document)} . A janela do Inspetor de Documentos será aberta.^{(Document Inspector )}

 Certifique^(Make) -se de que todas as caixas de seleção no Inspetor de Documentos^{(Document Inspector)} estejam marcadas e clique no botão Inspecionar^(Inspect) .

Quando o Inspetor de Documentos^{(Document Inspector)} estiver concluído, você verá informações^{(see information)} sobre que tipo de dados ele encontrou. Uma marca de seleção verde em um círculo significa que não encontrou dados desse tipo. Um ponto de exclamação^{(exclamation mark)} vermelho significa que encontrou dados desse tipo. Ao lado da descrição desse tipo de dados, você verá o botão Remover tudo^{(Remove All)} .

Clique^(Click) nele para remover todos os dados desse tipo. Pode haver vários desses botões, então role para baixo para garantir que você obtenha todos eles.

Depois de remover os metadados, você pode clicar no botão Reinspecionar^{(Reinspect )} , apenas para garantir que não faltou nada^{(t miss anything)} .

Salve seu documento agora para garantir que os dados não sejam reinseridos.

Como ter certeza^(Certain) de que os metadados^(Metadata) foram excluídos

Siga as etapas acima para Exibir todos os metadados no Word, Excel ou PowerPoint^{(View All Metadata in Word, Excel, or PowerPoint)} . Ao inspecionar os arquivos core.xml, document.xml e people.xml, você deverá ver que não há mais dados pessoais no documento.

Se você alterar a extensão de .zip para .docx, poderá abrir o arquivo normalmente no Word novamente.

Como excluir metadados^{(Delete Metadata)} no Windows Explorer

Este é um bom método se você deseja remover metadados de vários arquivos rapidamente. Fazer isso para 2 ou mais arquivos pode ser feito em questão de segundos.

Abra o Windows Explorer e navegue^{(Windows Explorer and navigate)} até o arquivo do qual deseja remover os metadados. Clique com o botão direito do mouse^{(Right-click)} no arquivo e clique^{(file and click)} em Propriedades^(Properties) .

Na janela Propriedades^{(Properties window)} , clique na guia Detalhes e clique em ^(Details)Remover Propriedades e Informações Pessoais^{(Remove Properties and Personal Information)} .

Você pode remover informações de duas maneiras. Você pode remover metadados do arquivo original ou fazer uma cópia do arquivo sem metadados.

Remover metadados do arquivo original

Selecione Remover as seguintes propriedades deste arquivo:^{(Remove the following properties from this file:)} em seguida, marque apenas as caixas desejadas ou clique no botão Selecionar tudo^{(Select All )} . Em seguida, clique em OK .

Faça uma cópia sem metadados

Isso fará uma cópia do arquivo e adicionará a palavra Copiar^(Copy) ao final do nome do arquivo. Essa cópia não terá metadados associados a ela.

Na janela Remover Propriedades^{(Remove Properties)} , selecione Criar uma cópia com todas as propriedades possíveis removidas^{(Create a copy with all possible properties removed)} e clique no botão OK .

Compare as propriedades do original e da cópia para ver a diferença.

No Claro?

Isso significa que você está livre? Você não pode ser identificado agora a partir do documento? Isso é difícil de dizer. O que você fizer com o documento a seguir determinará isso.

Qualquer processamento digital adicional do documento, como enviá-lo por e-mail, pode adicionar metadados de volta à cadeia. Uma opção viável é imprimir o documento e enviá^{(document and mail)} -lo pelo correio. É difícil obter metadados do papel.

How to Completely Delete Personal Metadata from Microsoft Office Documents

Everything you do generates data somewhеrе. That data, when collected and analyzed, becоmes information. Τhаt information can tell someone more about you than you probably want them to know.

The information collected over time can tell someone everything about you and can be used to help or harm you. This data is known as metadata.

What is Metadata?

Metadata is data about data. Don’t you hate it when people use a word to define that word? Data is facts that are completely objective. It cannot be reasonably disputed. One is one and zero is zero. The temperature is what it is. Today’s date is today’s date. You get the point.

Metadata is facts about a single piece of data. Let’s illustrate this with the example of writing a letter in Microsoft Word.

You type a letter to send to authorities about something going on at work that is unethical, possibly even illegal. Yes, we got dramatic right away.

The letter is information made from the characters you typed in a certain order. The characters you typed are generated by a bunch of ones and zeroes. The ones and zeroes are the data that makes up the information in the letter.

When the ones and zeroes are turned into the letter, there is other data about the letter that gets created. Some of that metadata includes when you typed the letter, who typed the letter, when it was last saved, what version of Word was it created in, all these are data about the data or metadata.

What Does Metadata Do?

In Microsoft Office, most of the metadata is there just for your benefit. It can help you find the newest version of a document or see who created the document so you could ask them questions about it. It helps to keep track of edits or comments on documents.

It is also used by the Office program and other programs to work with the document. Windows Explorer uses the information to categorize and sort documents, for example.

Why Would I Want to Remove Metadata?

Let’s go back to the letter you’re sending to the authorities about something sketchy going on at work. You’re doing this anonymously because you fear retribution, or you just don’t want to be involved beyond bringing it to the authorities’ attention. It’s whistleblowing.

You go all out and get a temporary e-mail address and send it from a public computer at a library to cover your tracks. Because of metadata, the document may have information that can be used to link it back to you. It even may still have your name attached to it.

Even worse, changes you made to the document, although no longer visible to you, may still be in the document. If you wrote a paragraph about something specific to you but then removed it because it could be used to identify you, it still could be a part of the file in the form of metadata.

How Can I View Office Metadata?

Following is a list of methods to see what metadata is attached to your Word, Excel, or PowerPoint files. Metadata surrounding e-mail sent from Outlook is far more complex and beyond the scope of this article.

View Metadata in Word, Excel, or PowerPoint

With the document, workbook, or presentation open that you want to check:

Click on File in the top-left corner.

On the Info screen, you’ll see plenty of information such as Size, Pages, Words, Total Editing Time, Last Modified, Created, and Related People among other data.

Under that data, click on Show All Properties to see more data.
NOTE: Pay attention to the Template data. If you used a template that has your name, or a company name in its filename, that could be tracked to you.

View Metadata in Windows Explorer

Open Windows Explorer and navigate to where you have saved the file.

Right-click on the file and click on Properties.

In the Properties window, click on the Details tab. You’ll see all the metadata in compact and concise list.

View All Metadata for Word, Excel, or PowerPoint Files

Extensible Markup Language (XML) is the defacto document for the storage of metadata in computing. It accompanies all kinds of files and Microsoft Office files are no exception.

Viewing these XML documents is surprisingly easy. Let’s do this with a Word file.

1. Open Windows Explorer and navigate to where you have saved the file.
2. Make a copy of the file, so you don’t accidentally corrupt the original file.
3. Select the copy file and either tap the F2 button on your keyboard or right-click on the file and select Rename.

Change the extension of the file from .docx to .zip. Yes, each Office filetype that ends in x is a compressed file containing XML documents. You’ll get a warning about doing this. Click Yes.

Right-click on the file and select Extract All…

In the window that opens, it will ask you where you want to save the extracted files and if you want to show the extracted files when finished. The default values are good. Click Extract.

Once the extraction is done, you’ll see three folders and an XML file. Explore in these files to see what information is stored there. If you double-click on an XML file, it will likely open in Internet Explorer.

It will look odd, but you should be able to make out what most of the information means. There are two XML files that may contain your name: core.xml in the docProps folder, and document.xml and people.xml, both in the word folder.

How to Delete Metadata from Microsoft Word, Excel, or PowerPoint

It took a long time to get here, but if you’re going to do something like this you should know exactly why. Let’s get on with it.

Delete Metadata in Word, Excel, or PowerPoint

Click on File in the top-left corner.

On the Info page, click on Check for Issues on the left, near the middle of the page.

Click on Inspect Document. The Document Inspector window will open.

 Make sure all the checkboxes in the Document Inspector are checked, then click the Inspect button.

Once the Document Inspector is done, you’ll see information about what kind of data it found. A green checkmark in a circle means it found no data of that type. A red exclamation mark means it found data of that type. Next to that data type’s description you’ll see the Remove All button.

Click on that to remove all data of that type. There may be several of these buttons, so scroll down to ensure you get all of them.

After you’ve removed the metadata, you may want to click the Reinspect button, just to make sure it didn’t miss anything.

Save your document now to ensure the data doesn’t get re-entered.

How to be Certain the Metadata was Deleted

Go through the steps above for View All Metadata in Word, Excel, or PowerPoint. Upon inspecting the core.xml, document.xml and people.xml files, you should see that there is no personal data in the document anymore.

If you change the extension back from .zip to .docx, you’ll be able to open the file normally in Word again.

How to Delete Metadata in Windows Explorer

This is a good method if you want to strip metadata from several files quickly. Doing this for 2 or more files can be done in a matter of seconds.

Open Windows Explorer and navigate to the file you want to remove metadata from. Right-click on the file and click on Properties.

In the Properties window, click on the Details tab then click on Remove Properties and Personal Information.

You can remove information in two ways. You can remove metadata from the original file or make a copy of the file without any metadata.

Remove Metadata from Original File

Select Remove the following properties from this file: then either check only the boxes you want or click on the Select All button. Then click OK.

Make a Copy with No Metadata

This will make a copy of the file and add the word Copy to the end of the filename. That copy will not have any metadata associated with it.

In the Remove Properties window, select Create a copy with all possible properties removed then click the OK button.

Compare the properties of the original and the copy to see the difference.

In the Clear?

Does this mean you’re in the clear? You cannot be identified now from the document? That’s difficult to say. What you do with the document next will determine that.

Any further digital processing of the document, like emailing it, could add metadata back into the chain. A viable option is to print the document and mail it. It’s difficult to get metadata from paper.

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