Recentemente, escrevi um artigo sobre como usar funções de resumo no Excel para resumir facilmente grandes quantidades de dados, mas esse artigo levou em consideração todos os dados da planilha. E se você quiser apenas examinar um subconjunto de dados e resumir o subconjunto de dados?

No Excel , você pode criar filtros em colunas que ocultarão linhas que não correspondem ao seu filtro. Além disso, você também pode usar funções especiais no Excel para resumir dados usando apenas os dados filtrados.

Neste artigo, mostrarei as etapas para criar filtros no Excel e também usar funções internas para resumir esses dados filtrados.

Criar filtros simples no Excel

No Excel , você pode criar filtros simples e filtros complexos. Vamos começar com filtros simples. Ao trabalhar com filtros, você deve sempre ter uma linha na parte superior que é usada para rótulos. Não é um requisito ter essa linha, mas facilita um pouco o trabalho com filtros.

Acima, tenho alguns dados falsos e quero criar um filtro na coluna Cidade . ^(City)No Excel , isso é muito fácil de fazer. Vá em frente e clique na guia Dados na faixa de opções e, em seguida, clique no botão ^(Data)Filtro^(Filter) . Você não precisa selecionar os dados na planilha ou clicar^{(sheet or click)} na primeira linha.

Ao clicar em Filter , cada coluna na primeira linha terá automaticamente um pequeno botão suspenso adicionado à direita.

Agora vá em frente e clique na seta suspensa na coluna Cidade^{(City column)} . Você verá algumas opções diferentes, que explicarei abaixo.

Na parte superior, você pode classificar rapidamente todas as linhas pelos valores na coluna Cidade^{(City column)} . Observe que, ao classificar os dados, ele moverá a linha inteira, não apenas os valores na coluna Cidade^{(City column)} . Isso garantirá que seus dados permaneçam intactos como antes.

Além disso, é uma boa ideia adicionar uma coluna na frente chamada ID e numerá^{(ID and number)} -la de uma a quantas linhas você tiver em sua planilha. Dessa forma, você sempre pode classificar pela coluna ID^{(ID column)} e recuperar seus dados na mesma ordem em que estavam originalmente, se isso for importante para você.

Como você pode ver, todos os dados da planilha agora são classificados com base nos valores da coluna Cidade^{(City column)} . Até agora, nenhuma linha está oculta. Agora vamos dar uma olhada nas caixas de seleção na parte inferior da caixa de diálogo de filtro^{(filter dialog)} . No meu exemplo, tenho apenas três valores exclusivos na coluna Cidade^{(City column)} e esses três aparecem na lista.

Eu fui em frente e desmarquei duas cidades e deixei uma marcada. Agora eu tenho apenas 8 linhas de dados sendo exibidas e o restante está oculto. Você pode facilmente dizer que está olhando para dados filtrados se verificar os números das linhas na extrema esquerda. Dependendo de quantas linhas estão ocultas, você verá algumas linhas horizontais extras e a cor dos números será azul.

Agora, digamos que eu queira filtrar em uma segunda coluna para reduzir ainda mais o número de resultados. Na coluna C, tenho o número total de membros em cada família e quero ver os resultados apenas para famílias com mais de dois membros.

Vá em frente e clique na seta suspensa na Coluna C^{(Column C)} e você verá as mesmas caixas de seleção para cada valor exclusivo na coluna. No entanto, neste caso, queremos clicar em Filtros de número^{(Number Filters)} e depois clicar em Maior que^{( Greater Than)} . Como você pode ver, existem várias outras opções também.

Uma nova caixa de diálogo aparecerá e aqui você poderá digitar o valor do filtro. Você também pode adicionar mais de um critério com uma função AND ou OR^{(AND or OR function)} . Você poderia dizer que deseja linhas em que o valor seja maior que 2 e não igual a 5, por exemplo.

Agora estou com apenas 5 linhas de dados: famílias apenas de Nova Orleans^{(New Orleans)} e com 3 ou mais membros. Fácil^(Easy) o suficiente? Observe que você pode limpar facilmente um filtro em uma coluna clicando no menu suspenso e, em seguida, clicando no link Limpar filtro do “Nome da coluna”^{(Clear Filter From “Column Name”)} .

Então é isso para filtros simples no Excel . Eles são muito fáceis de usar e os resultados são bastante diretos. Agora vamos dar uma olhada em filtros complexos usando a caixa de diálogo Filtros avançados .^(Advanced)

Criar filtros avançados no Excel

Se você deseja criar filtros mais avançados, deve usar a caixa de diálogo Filtro ^{(filter dialog)}avançado^(Advanced) . Por exemplo, digamos que eu queira ver todas as famílias que moram em Nova Orleans^{(New Orleans)} com mais de 2 membros em sua família OU^(OR) todas as famílias em Clarksville com mais de 3 membros em sua família E^(AND) apenas aquelas com um endereço de e-mail final .EDU . Agora você não pode fazer isso com um filtro simples.

Para fazer isso, precisamos configurar a planilha do Excel de^{(Excel sheet)} forma um pouco diferente. Vá em frente e insira algumas linhas acima do seu conjunto de dados e copie os rótulos dos títulos exatamente na primeira linha, como mostrado abaixo.

Agora, aqui está como os filtros avançados funcionam. Você deve primeiro digitar seus critérios nas colunas na parte superior e clicar no botão Avançado^(Advanced) em Classificar e filtrar^{( Sort & Filter)} na guia Dados .^(Data)

Então, o que exatamente podemos digitar nessas células? OK, então vamos começar com o nosso exemplo. Nós só queremos ver dados de Nova Orleans ou Clarksville^{(New Orleans or Clarksville)} , então vamos digitá-los nas células E2 e E3^{(E2 and E3)} .

Quando você digita valores em linhas diferentes, significa OR. Agora queremos famílias de Nova Orleans^{(New Orleans)} com mais de dois membros e famílias Clarksville com mais de 3 membros. Para fazer isso, digite >2 em C2 e >3 em C3.

Como >2 e New Orleans estão na mesma linha, será um operador AND^{(AND operator)} . O mesmo vale para a linha 3^{(row 3)} acima. Finalmente, queremos apenas as famílias com endereço de e-mail final .EDU. Para fazer isso, basta digitar *.edu em D2 e ​​D3^{(D2 and D3)} . O símbolo * significa qualquer número de caracteres.

Depois de fazer isso, clique em qualquer lugar em seu conjunto de dados e, em seguida, clique no botão Avançado^(Advanced) . O campo List Rang e automaticamente descobrirá seu conjunto de dados desde que você clicou nele antes de clicar no botão Avançado^{(Advanced button)} . Agora clique no pequeno botão à direita do botão de intervalo de critérios^{(Criteria range)} .

Selecione tudo^{(Select everything)} de A1 a E3 e clique no mesmo botão novamente para voltar à caixa de diálogo Filtro Avançado^{(Advanced Filter dialog)} . Clique em OK^{(Click OK)} e seus dados agora devem ser filtrados!

Como você pode ver, agora tenho apenas 3 resultados que atendem a todos esses critérios. Observe que os rótulos do intervalo de critérios precisam corresponder exatamente aos rótulos do conjunto de dados para que isso funcione.

Obviamente, você pode criar consultas muito mais complicadas usando esse método, então brinque com ele para obter os resultados desejados. Por fim, vamos falar sobre a aplicação de funções de soma a dados filtrados.

Resumindo Dados Filtrados

Agora, digamos que eu queira resumir o número de membros da família nos meus dados filtrados. Como eu faria isso? Bem, vamos limpar nosso filtro clicando no botão Limpar^(Clear) na faixa de opções. Não se preocupe, é muito fácil aplicar o filtro avançado novamente simplesmente clicando no botão Avançado^{(Advanced button)} e clicando novamente em OK.

Na parte inferior do nosso conjunto de dados, vamos adicionar uma célula chamada Total e, em seguida, adicionar uma função de soma para somar o total de membros da família. No meu exemplo, acabei de digitar =SUM(C7:C31) .

Então, se eu olhar para todas as famílias, tenho 78 membros no total. Agora vamos em frente e reaplicar nosso filtro Avançado^{(Advanced filter)} e ver o que acontece.

Opa! Em vez de mostrar o número correto, 11, ainda vejo que o total é 78! Por que é que? Bem, a função SUM^{(SUM function)} não ignora linhas ocultas, portanto, ainda está fazendo o cálculo usando todas as linhas. Felizmente, existem algumas funções que você pode usar para ignorar linhas ocultas.

O primeiro é SUBTOTAL . Antes de usarmos qualquer uma dessas funções especiais, você deve limpar seu filtro e digitar a função.

Depois que o filtro estiver limpo, vá em frente e digite =SUBTOTAL( e você verá uma caixa suspensa com várias opções. Usando esta função, você primeiro escolhe o tipo de função de soma^{(summation function)} que deseja usar usando um número.

Em nosso exemplo, eu quero usar SUM , então eu digitaria o número 9^{(number 9)} ou apenas clicaria nele na lista suspensa. Em seguida, digite uma vírgula e selecione o intervalo de células.

Ao pressionar enter, você verá que o valor de 78 é o mesmo que anteriormente. No entanto, se você agora aplicar o filtro novamente, veremos 11!

Excelente! É exatamente isso que queremos. Agora você pode ajustar seus filtros e o valor sempre refletirá apenas as linhas que estão sendo exibidas no momento.

A segunda função que funciona exatamente da mesma forma que a função SUBTOTAL^{(SUBTOTAL function)} é AGGREGATE . A única diferença é que há outro parâmetro na função AGGREGATE^{(AGGREGATE function)} onde você deve especificar que deseja ignorar linhas ocultas.

O primeiro parâmetro é a função de soma que^{(summation function)} você deseja usar e, assim como SUBTOTAL , 9 representa a função SUM^{(SUM function)} . A segunda opção é onde você deve digitar 5 para ignorar as linhas ocultas. O último parâmetro é o mesmo e é o intervalo de células.

Você também pode ler meu artigo sobre funções de resumo para aprender a usar a função AGGREGATE^{(AGGREGATE function)}  e outras funções como MODE , MEDIAN , AVERAGE , etc. com mais detalhes.

Espero que este artigo seja um bom ponto de partida^{(starting point)} para criar e usar filtros no Excel . Se você tiver alguma dúvida, sinta-se à vontade para postar um comentário. Aproveitar!

How to Filter Data in Excel

I rеcently wrote an article on how to use summary functions in Excel to easily summarize large amounts of data, but that article took into account all data on the worksheet. What if you only want to look at a subset of data and summarize the subset of data?

In Excel, you can create filters on columns that will hide rows that do not match your filter. In addition, you can also use special functions in Excel to summarize data using only the filtered data.

In this article, I’ll walk you through the steps for creating filters in Excel and also using built-in functions to summarize that filtered data.

Create Simple Filters in Excel

In Excel, you can create simple filters and complex filters. Let’s start off with simple filters. When working with filters, you should always have one row at the top that is used for labels. It’s not a requirement to have this row, but it makes working with filters a bit easier.

Above, I have some fake data and I want to create a filter on the City column. In Excel, this is really easy to do. Go ahead and click on the Data tab in the ribbon and then click on the Filter button. You don’t have to select the data on the sheet or click in the first row either.

When you click on Filter, each column in the first row will automatically have a small dropdown button added at the very right.

Now go ahead and click on the dropdown arrow in the City column. You’ll see a couple of different options, which I will explain below.

At the top, you can quickly sort all the rows by the values in the City column. Note that when you sort the data, it will move the entire row, not just the values in the City column. This will ensure that your data remains intact just as it was before.

Also, it’s a good idea to add a column at the very front called ID and number it from one to however many rows you have in your worksheet. This way, you can always sort by the ID column and get your data back in the same order it was originally, if that is important to you.

As you can see, all the data in the spreadsheet is now sorted based on the values in the City column. So far, no rows are hidden. Now let’s take a look at the checkboxes at the bottom of filter dialog. In my example, I have only three unique values in the City column and those three show up in the list.

I went ahead and unchecked two cities and left one checked. Now I only have 8 rows of data showing and the rest are hidden. You can easily tell you are looking at filtered data if you check the row numbers at the far left. Depending on how many rows are hidden, you’ll see a few extra horizontal lines and the color of the numbers will be blue.

Now let’s say I want to filter on a second column to further reduce the number of results. In column C, I have the total number of members in each family and I want to only see the results for families with more than two members.

Go ahead and click on the dropdown arrow in Column C and you’ll see the same checkboxes for each unique value in the column. However, in this case, we want to click on Number Filters and then click on Greater Than. As you can see, there are a bunch of other options too.

A new dialog will pop up and here you can type in the value for the filter. You can also add more than one criteria with an AND or OR function. You could say you want rows where the value is greater than 2 and not equal to 5, for example.

Now I’m down to just 5 rows of data: families only from New Orleans and with 3 or more members. Easy enough? Note that you can easily clear a filter on a column by clicking on the dropdown and then clicking the Clear Filter From “Column Name” link.

So that’s about it for simple filters in Excel. They are very easy to use and the results are pretty straight-forward. Now let’s take a look at complex filters using the Advanced filters dialog.

Create Advanced Filters in Excel

If you want to create more advanced filters, you have to use the Advanced filter dialog. For example, let’s say I wanted to see all families that live in New Orleans with more than 2 members in their family OR all families in Clarksville with more than 3 members in their family AND only the ones with a .EDU ending email address. Now you can’t do that with a simple filter.

To do this, we need to setup the Excel sheet a little differently. Go ahead and insert a couple of rows above your set of data and copy the heading labels exactly into the first row like shown below.

Now here is how advanced filters work. You have to first type your criteria into the columns at the top and then click the Advanced button under Sort & Filter on the Data tab.

So what exactly can we type into those cells? OK, so let’s start with our example. We only want to see data from New Orleans or Clarksville, so let’s type those into cells E2 and E3.

When you type values on different rows, it means OR. Now we want New Orleans families with more than two members and Clarksville families with more than 3 members. To do this, type in >2 in C2 and >3 in C3.

Since >2 and New Orleans are on the same row, it will be an AND operator. The same is true for row 3 above. Finally, we want only the families with .EDU ending email address. To do this, just type in *.edu into both D2 and D3. The * symbol means any number of characters.

Once you do that, click anywhere in your dataset and then click on the Advanced button. The List Range field will automatically figure out your dataset since you clicked into it before clicking the Advanced button. Now click on the small little button at the right of the Criteria range button.

Select everything from A1 to E3 and then click on the same button again to get back to the Advanced Filter dialog. Click OK and your data should now be filtered!

As you can see, now I have only 3 results that match all of those criteria. Note that the labels for the criteria range have to match exactly with the labels for the dataset in order for this to work.

You can obviously create a lot more complicated queries using this method, so play around with it to get your desired results. Finally, let’s talk about applying summation functions to filtered data.

Summarizing Filtered Data

Now let’s say I want to sum up the number of family members on my filtered data, how would I got about doing that? Well, let’s clear our filter by clicking on the Clear button in the ribbon. Don’t worry, it’s very easy to apply the advanced filter again by simply clicking on the Advanced button and clicking OK again.

At the bottom of our dataset, let’s add a cell called Total and then add a sum function to sum up the total family members. In my example, I just typed =SUM(C7:C31).

So if I look at all families, I have 78 members total. Now let’s go ahead and reapply our Advanced filter and see what happens.

Whoops! Instead of showing the correct number, 11, I still see the total is 78! Why is that? Well, the SUM function does not ignore hidden rows, so it is still doing the calculation using all the rows. Luckily, there are a couple of functions you can use to ignore hidden rows.

The first is SUBTOTAL. Before we use any of these special functions, you will want to clear your filter and then type in the function.

Once the filter is cleared, go ahead and type in =SUBTOTAL( and you should see a dropdown box appear with a bunch of options. Using this function, you first pick the type of summation function you want to use using a number.

In our example, I want to use SUM, so I would type in the number 9 or just click on it from the dropdown. Then type a comma and select the range of cells.

When you press enter, you should see the value of 78 is the same as previously. However, if you now apply the filter again, we will see 11!

Excellent! That’s exactly what we want. Now you can adjust your filters and the value will always reflect only the rows that are currently showing.

The second function that works pretty much exactly the same as the SUBTOTAL function is AGGREGATE. The only difference is that there is another parameter in the AGGREGATE function where you have to specify that you want to ignore hidden rows.

The first parameter is the summation function you want to use and as with SUBTOTAL, 9 represents the SUM function. The second option is where you have to type in 5 to ignore hidden rows. The last parameter is the same and is the range of cells.

You can also read my article on summary functions to learn how to use the AGGREGATE function and other functions like MODE, MEDIAN, AVERAGE, etc. in more detail.

Hopefully, this article gives you a good starting point for creating and using filters in Excel. If you have any questions, feel free to post a comment. Enjoy!

Related posts

• Mapeando seus dados do Excel

• Use a nova função “Inserir dados da imagem” do Excel Mobile

• Use funções de resumo para resumir dados no Excel

• Use o Excel como uma ferramenta para copiar dados da Web

• Adicionar um Regression Trendline Linear a um Excel Scatter Plot

• Como Automatically Backup um Word Document para onedrive

• Use o Excel para descobrir uma taxa de juros efetiva a partir de uma taxa de juros nominal

• Como ocultar planilhas, células, colunas e fórmulas no Excel

• Como calcular Variance em Excel

• Migrar dados do MS Access para o banco de dados SQL Server

• Como rastrear alterações no Excel

• Como criar um Flowchart em Word and Excel

• Um guia para todas as extensões de arquivo do Excel e o que elas significam

• 13 OneNote Tips & Tricks para organizar suas anotações Melhor

• AutoAjustar Larguras de Colunas e Alturas de Linhas no Excel

• Como remover, quebrar ou quebrar uma senha esquecida do Excel XLS

• Como segurar Password Protect um Excel File

• Como usar PROCV no Excel

• Como usar os recursos de AutoRecuperação e Backup Automático do Excel

• Como adicionar e imprimir imagens de plano de fundo do Excel