Calcular valores em uma planilha é um dos motivos mais básicos para usar um programa de planilha como o Excel ou um site de planilhas como o Planilhas Google^{(Google Sheets)} . É útil ao lidar com grandes conjuntos de dados, automatizar o rastreamento de despesas^{(automating expense tracking)} e muito mais.

Uma fórmula que adiciona células automaticamente é muito mais fácil do que usar uma calculadora para fazer as contas manualmente. O mesmo vale para outros cálculos matemáticos. Tudo o que você precisa são os valores com os quais trabalhará, e as fórmulas que veremos abaixo farão todo o trabalho pesado para você.

A maioria dos softwares de planilha funciona^{(spreadsheet software work)} exatamente da mesma forma quando se trata de adicionar, subtrair, multiplicar e dividir, portanto, essas etapas devem funcionar independentemente da ferramenta de planilha que você estiver usando.

Adicionar e subtrair automaticamente em uma planilha^{(Automatically Add & Subtract In a Spreadsheet)}

Considere uma planilha simples que contém despesas, depósitos e o saldo atual. Você começa com um saldo que mostra quanto dinheiro você tem disponível e precisa ter despesas subtraídas e depósitos adicionados para se manter atualizado. As fórmulas são usadas para calcular facilmente o saldo.

Aqui está um exemplo simples de como subtrair uma grande despesa de um saldo:

Queremos que o saldo atual apareça abaixo do existente de US$ 10.000. Para fazer isso, selecionamos a célula onde queremos que o cálculo apareça e, em seguida, colocamos um sinal = seguido do cálculo. 

O sinal = é sempre necessário para iniciar qualquer fórmula em uma planilha. O resto é bem simples: pegue o saldo atual (C2) menos a despesa (A3), assim como faria se estivesse subtraindo esses valores no papel. Pressionar Enter quando terminar com a fórmula calcula automaticamente o valor de $ 9.484,20.

Da mesma forma, se quisermos adicionar um depósito ao saldo, selecionaremos a célula em que queremos que os dados apareçam, coloquemos um sinal = nela e continuemos com a matemática simples para o que precisamos adicionar: C3+B4 . 

O que fizemos até agora é mostrar como fazer somas e subtrações simples em uma planilha, mas existem algumas fórmulas avançadas que podemos usar para calcular esses resultados logo após você inserir a despesa ou depósito^{(expense or deposit)} . Usá-los permitirá que você insira números nessas colunas para que o saldo final apareça^{(balance show)} automaticamente.

Para fazer isso, precisamos criar fórmulas se/então. Pode ser um pouco confuso se esta for sua primeira vez olhando para uma fórmula longa, mas vamos dividir tudo em pequenos pedaços para ver o que todos eles significam.

=ifs(A5>0,C4-A5,B5>0,C4+B5,TRUE,””)

A parte ifs está simplesmente dizendo que queremos combinar mais de um “se” porque não sabemos se a despesa ou o depósito serão preenchidos. Queremos que uma fórmula seja executada se a despesa for preenchida (isso seria subtração como mostrado acima) e uma diferente (adição) se o depósito for inserido.

• A5>0 : Esta é a primeira instrução if que diz se A5 for maior que 0 (ou seja, se houver um valor lá), então faça o seguinte…
• C4-A5 : Isto é o que acontece se houver um valor em A5; vamos pegar o saldo menos o valor em A5.
• B5>0 : Esta é a outra declaração 'if' que pergunta se o campo de depósito^{(deposit field)} está preenchido.
• C4+B5 : Se houver um depósito, adicione-o ao saldo para calcular o novo saldo.
• TRUE,”” : Este é um espaço reservado que marcará a célula com nada, a menos que haja algo para calcular. Se você omitir isso, todas as células que usam a fórmula, mas não têm algo para calcular, mostrarão #N/A , o que não parece muito bom.

Agora que temos uma fórmula que calculará automaticamente esses valores, podemos arrastar a fórmula para baixo na planilha para preparar quaisquer entradas que fizermos na coluna de despesas ou depósitos^{(expense or deposit column)} .

À medida que você preenche esses valores, a coluna saldo^{(balance column)} irá calcular os valores imediatamente.

Os programas de planilha podem lidar com mais de duas células ao mesmo tempo, portanto, se você precisar adicionar ou subtrair várias células simultaneamente, existem algumas maneiras de fazer isso:

• =ADD(B2,B30)
• =MINUS(F18,F19)
• =C2+C3+C4+C5
• =A16-B15-A20

Como dividir, multiplicar e mais^{(How To Divide, Multiply, & More)}

Dividir e multiplicar é tão fácil quanto adicionar e subtrair. Use * para multiplicar e / para dividir. No entanto, o que pode ficar um pouco confuso é quando você precisa mesclar todos esses cálculos diferentes em uma célula.

Por exemplo, quando a divisão e a adição^{(division and addition)} são usadas juntas, podem ser formatadas como =sum(B8:B9)/60 . Isso leva a soma de B8 e B9^{(B8 and B9)} e, em seguida, leva essa^(that) resposta dividida por 60. Como precisamos que a adição seja realizada primeiro, escrevemos primeiro na fórmula.

Aqui está outro exemplo, onde toda a multiplicação é aninhada em suas próprias seções para que sejam feitas juntas e, em seguida, essas respostas individuais são somadas: =(J5*31)+(J6*30)+(J7*50) .

Neste exemplo, =40-(sum(J3:P3)) , estamos determinando quantas horas restam de 40 quando a soma de J3 a P3 é calculada. Como estamos subtraindo a soma de 40, colocamos 40 primeiro como um problema de matemática^{(math problem)} regular e, em seguida, subtraímos a soma total.

Ao aninhar cálculos, lembre-se da ordem das operações para saber como tudo será calculado:

• Os cálculos de parênteses são executados primeiro.
• Os expoentes são os próximos.
• Em seguida, multiplicação e divisão.
• A adição e a subtração são as últimas.

Aqui está um exemplo do uso adequado e impróprio da ordem das operações em um problema de matemática^{(math problem)} simples :

30 dividido por 5 vezes 3^{(30 divided by 5 times 3)}

A maneira correta de calcular isso é pegar 30/5 (que é 6) e multiplicar por 3 (para obter 18). Se você sair da ordem e pegar 5*3 primeiro (para obter 15) e depois pegar 30/15, receberá a resposta errada de 2.

How To Format Spreadsheet Cells To Automatically Calculate Amounts

Сalculating amounts in a spreadsheet is one of the most basic reasons to use a spreadsheet program likе Excel or a spreadѕheet website like Gоogle Sheets. It’s useful when dealing with lаrge sets of data, automating expense tracking, and more.

A formula that automatically adds cells is much easier than pulling out a calculator to do the math manually. The same is true for other math calculations. All you need are the values that you’ll be working with, and the formulas we’ll look at below will do all the heavy lifting for you.

Most spreadsheet software work the exact same when it comes to adding, subtracting, multiplying, and dividing, so these steps should work no matter what spreadsheet tool you’re using.

Automatically Add & Subtract In a Spreadsheet

Consider a simple spreadsheet that holds expenses, deposits, and the current balance. You start with a balance that shows how much money you have available, and it needs to have expenses subtracted and deposits added to stay current. Formulas are used to easily calculate the balance.

Here’s a simple example of how to subtract a large expense from a balance:

We’re wanting the current balance to show up below the existing one of $10,000. To do that, we’ve selected the cell where we want the calculation to show up in, and then put an = sign followed by the calculation. 

The = sign is always necessary to start off any formula in a spreadsheet. The rest is pretty straightforward: Take the current balance (C2) minus the expense (A3), just like you would if you were subtracting these values on paper. Pressing Enter when finished with the formula automatically calculates the value of $9,484.20.

Similarly, if we wanted to add a deposit to the balance, we’d select the cell we want the data to show up in, put an = sign in it, and then continue with simple math for what we need added: C3+B4. 

What we’ve done so far is show how to do simple adding and subtracting in a spreadsheet, but there are some advanced formulas we could use that calculate these results right after you enter the expense or deposit. Using them will let you enter numbers into those columns to have the final balance show up automatically.

To do this, we need to create if/then formulas. It can be a little confusing if this is your first time looking at a long formula, but we’ll break it all down into small chunks to see what they all mean.

=ifs(A5>0,C4-A5,B5>0,C4+B5,TRUE,””)

The ifs part is simply saying that we’re wanting to match more than one “if” because we don’t know if the expense or the deposit will be filled out. We want one formula to run if the expense is filled out (this would be subtraction like shown above) and a different one (addition) if the deposit if entered.

• A5>0: This is the first if statement that says if A5 is greater than 0 (i.e., if there’s a value there at all), then do the following…
• C4-A5: This is what happens if there’s a value in A5; we’ll take the balance minus the value in A5.
• B5>0: This is the other ‘if’ statement that asks whether the deposit field is filled out.
• C4+B5: If there’s a deposit, then add it to the balance to calculate the new balance.
• TRUE,””: This is a placeholder that will mark the cell with nothing unless there’s something to calculate. If you omit this, then every cell that uses the formula but doesn’t have something to calculate, will show #N/A, which doesn’t look very nice.

Now that we have a formula that will automatically calculate these amounts, we can drag the formula down the spreadsheet to prepare for any entries we make in the expense or deposit column.

As you fill out these values, the balance column will calculate the amounts immediately.

Spreadsheet programs can deal with more than two cells at once, so if you need to add or subtract multiple cells simultaneously, there are a couple ways to do it:

• =ADD(B2,B30)
• =MINUS(F18,F19)
• =C2+C3+C4+C5
• =A16-B15-A20

How To Divide, Multiply, & More

Dividing and multiplying is just as easy as adding and subtracting. Use * to multiply and / to divide. However, what can get a little confusing is when you need to merge all these different calculations into one cell.

For example, when division and addition is used together, it might be formatted as =sum(B8:B9)/60. This takes the sum of B8 and B9 and then takes that answer divided by 60. Since we need the addition to be performed first, we write it first in the formula.

Here’s another example, where all the multiplication is nested in their own sections so that they’re done together, and then those individuals answers are added together: =(J5*31)+(J6*30)+(J7*50).

In this example, =40-(sum(J3:P3)), we’re determining how many hours are left out of 40 when the sum of J3 through P3 is calculated. Since we’re subtracting the sum from 40, we put 40 first like a regular math problem, and then subtract from it the total sum.

When nesting calculations, remember the order of operations to know how everything will be calculated:

• Parentheses calculations are performed first.
• Exponents are next.
• Then multiplication and division.
• Adding and subtracting are last.

Here’s an example of the proper and improper use of the order of operations in a simple math problem:

30 divided by 5 times 3

The correct way to calculate this is by taking 30/5 (which is 6) and multiplying it by 3 (to get 18). If you go out of order and take 5*3 first (to get 15) and then take 30/15, you get the wrong answer of 2.

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