O Microsoft Office^{(Microsoft Office)} permite imprimir envelopes individualmente ou como uma mala direta em massa. Isso é incrivelmente valioso para empresas que precisam adicionar branding e outros elementos personalizados a uma extensa lista de e-mails.

Veja como você pode imprimir em um envelope no Microsoft Excel . Lembre^(Remember) -se de que você precisa do Microsoft Word e do Excel^(Excel) para fazer isso funcionar. Esse método deve funcionar independentemente de você estar usando o pacote da Microsoft em um PC Windows ou Mac .

Etapa 1: crie sua lista de e-mails

O primeiro passo é criar a lista de destinatários para os quais você enviará e-mails. Você pode pular esta etapa se precisar imprimir apenas um ou dois envelopes. No entanto, esta etapa é essencial para quem trabalha com grandes listas de discussão.

Para criar sua lista de e-mails:

1. Abra o Microsoft Excel.
2. Crie uma nova planilha com as seguintes colunas: Nome^{(First Name)} , Sobrenome^(Surname) , Endereço^(Address) , Estado^(State) , País^(Country) , CEP^{(Postal Code)} . Importe^(Import) seus contatos para a planilha, adicionando essas informações nas colunas correspondentes. Este documento se tornará sua lista de e-mails principal.

1. Verificar seus endereços nesta etapa é importante para evitar perder tempo e dinheiro imprimindo dados antigos ou incorretos.

Etapa 2: projetar seu envelope

Em seguida, você precisa preparar seu modelo de envelope no Microsoft Word . Este é o documento que você configurará para preencher com os endereços do destinatário ao imprimir automaticamente.

Para fazer isso:

1. Abra um documento em branco no Microsoft Word .
2. Selecione a guia Correspondências.

1. Clique em Envelopes.

1. Agora especifique o tamanho de papel que seus envelopes devem ter. Para fazer isso, selecione o ícone Visualizar .^(Preview)

1. Na guia Opções de ^(Options)envelope , selecione o menu suspenso em Tamanho do envelope .

1. Escolha o tamanho que seus envelopes precisam ter. O Word^(Word) contém os tamanhos de envelope mais comuns, mas você pode definir o seu próprio clicando em Tamanho personalizado^{(Custom Size)} .

1. Em seguida, selecione Fonte…^(Font…) ao lado da caixa Endereço de entrega ou Endereço de ^(Delivery)devolução^(Return) para definir a fonte desejada para ambas as opções.

1. Selecione OK.

1. A última etapa é adicionar elementos de marca e personalizados, se desejar. Para fazer isso, clique em Adicionar^(Add) ao documento. Isso abrirá o envelope como um documento normal do Word , então edite-o como faria normalmente.

Observação: você pode usar um endereço de amostra na caixa de texto do endereço de entrega para ver como o envelope ficará quando impresso. Para visualizar seu envelope, clique em Visualizar resultados^{(Preview Results)} na faixa de opções.

Etapa 3: definir a alimentação da impressora

A próxima etapa é informar ao Microsoft Word como funciona a alimentação da impressora^{(how your printer feed works)} . Isso garante que seus envelopes sejam impressos corretamente, com todos os elementos na organização adequada.

Para definir a alimentação da impressora:

1. Clique em Correspondências > Envelopes.

1. Selecione as opções.

1. Clique na guia Opções de impressão.

1. Na janela Método de alimentação^(Feed) , selecione a orientação de como o envelope será alimentado na impressora. Recomendamos selecionar um método em que o envelope marge a borda da bandeja de alimentação, pois facilitará a colocação do envelope na impressora. Observe que os endereços de entrega e devolução ficarão desalinhados se o envelope não estiver posicionado corretamente.

1. Selecione Face para cima ou Face para baixo para definir em que direção você carregará o envelope.

1. Clique em Rotação no sentido horário^{(Click Clockwise)} para girar o design do envelope de acordo com sua preferência.

1. Se sua impressora tiver mais de uma bandeja de alimentação, clique no menu suspenso em Alimentar de para escolher a bandeja correta.

Etapa 4: iniciar a mala direta^{(Mail Merge)} e vincular sua^{(Link Your Mailing)} lista de e-mails

É hora de começar a mala direta. Isso permitirá que o Microsoft Word^{(Microsoft Word)} adicione automaticamente os nomes e endereços da fonte de dados da sua lista de endereços.

Para fazer isso:

1. No Word , clique em Mailings > Start Mail Merge > Envelopes .

1. Clique^(Click) na guia Opções de ^(Options)envelope . Verifique suas configurações na caixa de diálogo Opções de ^(Options)envelope e adicione seu endereço de devolução^(Return) . Quando estiver definido, clique em OK.
2. Click File > Save para salvar seu modelo de envelope.

1. Click Mailings > Select Recipients > Use uma Lista Existente^(Existing) . Se você estiver imprimindo apenas em um único envelope, selecione Digite^(Type) uma nova lista^{(New List)} . Da mesma forma^(Likewise) , se seus contatos já estiverem salvos no Microsoft Outlook como uma lista de distribuição^{(distribution list)} , você poderá selecionar Escolher^(Choose) de Contatos do Outlook^{(Outlook Contacts)} .

1. Selecione sua planilha do Microsoft Excel^{(Microsoft Excel)} e confirme a escolha.

1. Se algum endereço precisar ser editado, você poderá selecionar Editar lista de destinatários^{(Edit Recipient List)} para alterá-lo.

1. Clique em Bloco de Endereço^{(Click Address Block)} na faixa de opções. Esta janela mostrará como seu bloco de endereço ficará com seus dados inseridos. O lado esquerdo contém uma lista de opções de como o nome e o endereço serão impressos.

1. Escolha uma opção e selecione OK.

Etapa 5: imprimir os envelopes

Se tudo estiver correto, é hora de concluir a mala direta e imprimir os endereços nos envelopes. Para fazer isso:

1. Selecione Concluir^{(Select Finish)} e Mesclar^(Merge) e , em seguida, Imprimir Documentos…^{(Print Documents…)}

1. Por fim, certifique-se de que “Todos” esteja marcado e selecione OK.

1. Verifique^(Make) se as configurações da impressora estão corretas e se os envelopes estão alinhados corretamente e selecione OK novamente. Sua impressora deve agora começar a imprimir seus envelopes.

Observação: o Word também permite que você crie e imprima etiquetas^{(create and print labels)} se preferir usar etiquetas de endereçamento em vez de imprimir diretamente nos envelopes. Você pode adicionar detalhes na caixa de diálogo de etiquetas de endereço clicando em Correspondência^(Mailing) > Etiquetas^(Labels) . Você também pode usar a mala direta^{(use mail merge)} para criar vários rótulos.

Não esqueça os selos

Infelizmente, você não pode imprimir envelopes usando apenas o Excel . No entanto, com a combinação de MS Word e Excel , o processo de impressão de envelopes é incrivelmente fácil. Com este tutorial, você deve ter seu próximo lote de e-mails pronto para ser enviado rapidamente. Não^(Don) esqueça de pagar o frete!

How to Print on an Envelope in Microsoft Excel

Microsoft Office lets you print envelopes individually or as a mass mail merge. This is inсredibly valuable for businesses thаt need to add branding and other custom elements to an extensіve mailing list.

Here’s how you can print on an envelope in Microsoft Excel. Remember that you need both Microsoft Word and Excel to make this work. This method should work regardless of whether you’re using the Microsoft suite on a Windows PC or a Mac.

Step 1: Create Your Mailing List

The first step is to create the list of recipients to whom you will send mail. You can skip this step if you only need to print one or two envelopes. However, this step is essential for those working with large mailing lists.

To create your mailing list:

1. Open Microsoft Excel.
2. Create a new spreadsheet with the following columns: First Name, Surname, Address, State, Country, Postal Code. Import your contacts to the spreadsheet, adding this information in the corresponding columns. This document will become your master mailing list.

1. Verifying your addresses at this step is important to avoid wasting time and money printing old or incorrect data.

Step 2: Design Your Envelope

Next, you need to prepare your envelope template in Microsoft Word. This is the document you will set up to populate with your recipient’s addresses when printing automatically.

To do so:

1. Open a blank document in Microsoft Word.
2. Select the Mailings tab.

1. Click Envelopes.

1. Now specify what paper size your envelopes are to be. To do so, select the Preview icon.

1. In the Envelope Options tab, select the drop-down menu under Envelope size.

1. Choose the size your envelopes need to be. Word contains most common envelope sizes, but you can designate your own by clicking Custom Size.

1. Next, select Font… next to the Delivery address box or Return address to set the font you want for both options.

1. Select OK.

1. The last step is to add branding and custom elements if you desire. To do so, click Add to document. This will open the envelope as a regular Word document, so edit it as you would normally.

Note: You can use a sample address in the delivery address text box to see how your envelope will look when printed. To preview your envelope, click Preview Results in the ribbon.

Step 3: Set the Printer Feed

The next step is to tell Microsoft Word how your printer feed works. This ensures that your envelopes will be printed correctly, with all elements in the proper organization.

To set the printer feed:

1. Click Mailings > Envelopes.

1. Select Options.

1. Click the Printing Options tab.

1. In the Feed method window, select the orientation for how your envelope will feed into the printer. We recommend selecting a method where the envelope borders the edge of the feed tray, as it will make it easier to place the envelope in your printer. Note that the delivery and return addresses will be misaligned if your envelope isn’t correctly positioned.

1. Select Face up or Face down to define which way up you will load the envelope.

1. Click Clockwise rotation to rotate the envelope design to your preference.

1. If your printer has more than one feed tray, click the drop-down menu under Feed from to choose the correct tray.

Step 4: Start the Mail Merge and Link Your Mailing List

It’s time to begin the mail merge. This will allow Microsoft Word to automatically add the names and addresses from your address list data source.

To do so:

1. In Word, click Mailings > Start Mail Merge > Envelopes.

1. Click the Envelope Options tab. Double-check your settings in the Envelope Options dialog box and add your Return address. When you’re set, click OK.
2. Click File > Save to save your envelope template.

1. Click Mailings > Select Recipients > Use an Existing List. If you’re only printing to a single envelope, select Type a New List. Likewise, if your contacts are already saved in Microsoft Outlook as a distribution list, you can select Choose from Outlook Contacts.

1. Select your Microsoft Excel spreadsheet and confirm the choice.

1. If any addresses need to be edited, you can select Edit Recipient List to change them.

1. Click Address Block in the ribbon. This window will show you how your address block will look with your data inserted. The left-hand side contains a list of options for how the name and address will be printed.

1. Choose an option, then select OK.

Step 5: Print the Envelopes

If everything looks correct, it’s time to complete the mail merge and print addresses onto your envelopes. To do so:

1. Select Finish & Merge, then Print Documents…

1. Finally, make sure “All” is checked and select OK.

1. Make sure the printer settings are correct, and your envelopes are correctly aligned then select OK again. Your printer should now begin printing your envelopes.

Note: Word also allows you to create and print labels if you’d rather use mailing labels instead of printing directly on the envelopes. You can add details in the address labels dialog box by clicking Mailing > Labels. You can also use mail merge to create several labels.

Don’t Forget Stamps

Unfortunately, you can’t print envelopes using Excel alone. However, with the combination of MS Word and Excel, the envelope printing process is incredibly easy. With this tutorial, you should have your next batch of mail ready to go in no time. Don’t forget to pay for postage!

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