Se você já criou um documento onde usou espaços reservados para texto, você apreciará esse recurso do Google Docs . ^{(Google Docs)}Usando um chip inteligente^{(Smart Chip)} variável , você pode inserir um espaço reservado, atribuir seu valor e atualizá-lo automaticamente em todo o documento.

Em vez de se preocupar com complementos ou aplicativos de terceiros, você pode melhorar seu fluxo de trabalho ao criar vários tipos de documentos com a funcionalidade Variable Smart Chip^{(Smart Chip functionality)} .

Observação: no momento em que este livro foi escrito, o chip inteligente variável^{(Variable Smart Chip)} estava disponível para clientes do Google Workspace Business Standard^{(Google Workspace Business Standard)} e Plus , Enterprise Standard e Plus , Education Plus e organizações sem fins lucrativos . ^(Nonprofit)Esperançosamente^(Hopefully) , o Google^(Google) trará o recurso para contas pessoais do Google^(Google) em algum momento.

Sobre chips inteligentes variáveis

Conforme mencionado, o Variable Smart Chip é um espaço reservado para texto que você pode inserir em seu documento. Isso é ideal para textos que você deseja que outra pessoa adicione, como nome ou sobrenome, endereço ou número de telefone. Você também pode usar Variáveis^(Variables) ​​para coisas que precisa adicionar, mas está aguardando, como título de produto, data ou endereço de site.

Quer você use variáveis ​​para você mesmo ou para outra pessoa com quem está compartilhando, elas permitem que você crie seu documento e adicione esses itens posteriormente.

Depois de adicionar uma Variável^(Variable) , você pode atribuir seu valor, o texto, a qualquer momento. Então, cada ponto em que você usa a variável^(Variable) no documento é atualizado com esse valor.

Vejamos como inserir e usar variáveis ​​no Google Docs com alguns exemplos.

Como inserir um chip inteligente variável^{(Smart Chip)}

Para adicionar um chip inteligente^{(Smart Chip)} variável ao seu documento, siga estas etapas simples.

1. Coloque o cursor onde desejar e siga um destes procedimentos:
2. Select Insert > Smart Chips inteligentes e escolha Variáveis ​​no menu pop-out.
3. Digite o símbolo @ (At) e escolha Variável no menu suspenso.

1. Na pequena janela que aparece, selecione Inserir^(Insert) nova variável.

1. Dê um nome à sua variável^(Variable) na janela pop-up subsequente. Você também pode usar a convenção de nomenclatura padrão, Variável^(Variable) 1, Variável^(Variable) 2 e assim por diante. Selecione Criar^(Create) .

1. Você verá então a Variável^(Variable) com seu nome em seu documento e na barra lateral Variáveis^(Variables) ​​que abre à direita.

Você pode adicionar mais variáveis^(Variables) ​​para outros itens ao seu documento da mesma maneira. Apenas^(Just) tenha em mente que as variáveis^(Variables) ​​adicionais devem ser usadas para itens diferentes. Por exemplo, você pode criar uma variável^(Variable) para nome e uma segunda variável^(Variable) para endereço.

Reutilize um chip inteligente variável

O objetivo da variável^(Variable) é colocá-la no documento onde você precisar e atualizá-la com seu valor quando estiver pronto.

Para inserir a mesma variável^(Variable) em outro local, siga um destes procedimentos:

• Select Insert > SmartSelecione Inserir > Chips inteligentes , escolha Variáveis^(Variables) ​​e escolha o nome da variável na lista pop-up.
• Digite o símbolo @ (At), escolha Variável e escolha o nome da variável na lista pop-up.
• Abra a barra lateral Variáveis^(Variables) , passe o mouse sobre a variável^(Variable) que deseja usar e selecione Inserir^(Insert) .

Atribuir um valor a uma variável

Depois de adicionar uma variável^(Variable) ao seu documento, você poderá atribuir seu valor a qualquer momento. O valor é o texto que você deseja usar. Você pode fazer isso na própria variável^(Variable) ou na barra lateral.

Adicionar texto usando a variável

Para atribuir um valor à variável^(Variable) local, selecione a variável^(Variable) e insira o texto que deseja usar. Isso salva automaticamente o valor nessa Variable .

Adicione texto usando a barra lateral

Para atribuir um valor na barra lateral Variáveis^(Variables) , selecione a Variável^(Variable) e use o ícone Abrir^(Open) na barra lateral na barra de ferramentas que aparece ou vá em Tools > Variables ​​no menu.

Selecione Nenhum^{(Select No)} valor abaixo do nome da variável^(Variable) . Você verá a variável^(Variable) em seu documento vazia e pronta para inserir o texto. Depois de fazer isso, use Enter ou Return para salvá-lo.

Depois de atribuir um valor à sua Variável^(Variable) , você verá essa atualização em todos os locais em que colocar a Variável^(Variable) no seu documento, que é a intenção do Smart Chip .

Renomear uma variável

Como os nomes padrão das variáveis^(Variables) ​​não são óbvios, você pode querer dar-lhes nomes mais significativos. Isto é especialmente útil se você criar diversas variáveis^(Variables) ​​para o seu documento.

Abra a barra lateral Variáveis^(Variables) , passe o cursor sobre a variável^(Variable) que deseja renomear e selecione o ícone Editar nome (lápis).^(Edit)

Quando o pop-up de renomeação aparecer, dê um novo nome e selecione Salvar^(Save) .

Você verá então o nome atualizado na barra lateral, a lista de variáveis ​​a serem inseridas e dentro da própria variável^(Variable) até atribuir seu valor.

Remover uma variável

Se você decidir que não deseja mais usar uma Variable , poderá excluí-la. Lembre-se de que isso removerá Variable e^(Variable) seu valor, se atribuído, de todos os locais do documento.

Abra a barra lateral Variáveis^(Variables) , passe o cursor sobre a variável^(Variable) que deseja remover e selecione o ícone Excluir^(Delete) definição de variável (lixeira).

No pop-up de confirmação, selecione Excluir^(Delete) para remover a variável^(Variable) .

Exemplo de uso de variáveis^(Variables) ​​no Google Docs

Se você está se perguntando como usar variáveis^(Variables) ​​para seus próprios propósitos, temos alguns exemplos.

Texto de marketing

Aqui, estamos criando um documento para o novo produto do nosso cliente. Ainda não temos o nome do produto ou o endereço do site, então inserimos Variáveis^(Variables) ​​para esses dois itens. Com a barra lateral Variáveis^(Variables) ​​aberta, você pode vê-las com bordas azuis em todo o texto.

Assim que nosso cliente nos fornecer esses detalhes, simplesmente atribuímos os valores às Variáveis^(Variables) ​​e nosso documento é atualizado automaticamente. Essas variáveis ​​exibem o texto e as bordas cinzas.

Ao fechar a barra lateral Variáveis^(Variables) , você notará que essas variáveis^(Variables) ​​se parecem com o resto do texto, sem bordas.

Documentos Compartilhados

Neste próximo exemplo, temos um documento que queremos que outra pessoa preencha com seus dados. Configuramos variáveis ​​para nome, sobrenome, endereço, número de telefone e data.

Quando compartilhamos o documento, o destinatário simplesmente seleciona cada variável^(Variable) e insere suas informações. As variáveis^(Variable) ​​usadas mais de uma vez são atualizadas automaticamente.

Temos então nosso documento preenchido onde as Variáveis^(Variables) ​​aparecem como qualquer outro texto.

Nota: Se você compartilhar um documento usando Variáveis ​​com mais de uma pessoa, os valores atribuídos serão atualizados a cada alteração. Para evitar isso, você pode pedir a cada um dos destinatários que faça uma cópia das alterações.

Economize tempo^{(Save Time)} , minimize erros^{(Minimize Errors)} e organize

O Google^(Google) lançou vários novos Smart Chips no ano passado, desde a introdução do recurso Smart Canvas . Você pode adicionar um evento de calendário usando um chip Data^(Date) , vincular um nome de arquivo com o chip Arquivo^(File) e incluir detalhes de contato com o chip Pessoas .^(People)

Agora, você pode economizar tempo digitando o mesmo texto repetidamente, bem como reduzir o risco de erros de digitação e organizar seu documento^{(organize your document)} usando o Chip Inteligente Variável^{(Variable Smart Chip)} no Google Docs . Lembre-se desse recurso útil em seu próximo documento.

Para conhecer mais maneiras de economizar tempo nos aplicativos do Google^(Google) , veja como usar uma lista suspensa no Planilhas Google^{(use a drop-down list in Google Sheets)} .

How to Insert Variable Smart Chips (Placeholders) in Google Docs

Іf you’ve ever created a document whеre you used text placeholders, you’ll appreciatе this Google Docs feature. Usіng a Variable Smart Chip, yоu can insert a placeholder, assign its value, and automatically υpdate it throughout the document.

Instead of hassling with add-ons or third-party apps, you can improve your workflow when creating various types of documents with the Variable Smart Chip functionality.

Note: As of this writing, the Variable Smart Chip is available to Google Workspace Business Standard and Plus, Enterprise Standard and Plus, Education Plus, and Nonprofit customers. Hopefully, Google will bring the feature to personal Google accounts at some point.

About Variable Smart Chips

As mentioned, the Variable Smart Chip is a text placeholder that you can insert in your document. This is ideal for text you want someone else to add like first or last name, address, or phone number. You can also use Variables for things you need to add but are waiting for like a product title, date, or website address.

Whether you use Variables for yourself or another you’re sharing with, they allow you to create your document and add those items later.

Once you add a Variable, you can assign its value, the text, at any time. Then, every spot you use the Variable in the document updates with that value.

Let’s look at how to insert and use Variables in Google Docs with a couple of examples.

How to Insert a Variable Smart Chip

To add a Variable Smart Chip to your document, follow these simple steps.

1. Place your cursor where you want it and then do one of the following:
2. Select Insert > Smart chips and choose Variables in the pop-out menu.
3. Type the @ (At) symbol and choose Variable from the drop-down menu.

1. In the small window that appears, select Insert new variable.

1. Give your Variable a name in the subsequent pop-up window. You can also use the default naming convention, Variable 1, Variable 2, and so on. Select Create.

1. You’ll then see the Variable with its name in your document and in the Variables sidebar that opens on the right.

You can add more Variables for other items to your document the same way. Just keep in mind that the additional Variables should be used for different items. For example, you can create one Variable for name and a second Variable for address.

Reuse a Variable Smart Chip

The purpose of the Variable is to place it in your document where you need it and then update it with its value when you’re ready.

To insert the same Variable in another location, do one of the following:

• Select Insert > Smart chips, choose Variables, and pick the Variable name from the pop-up list.
• Type the @ (At) symbol, choose Variable, and pick the Variable name from the pop-up list.
• Open the Variables sidebar, hover over the Variable you want to use, and select Insert.

Assign a Value to a Variable

Once you add a Variable to your document, you can assign its value at any time. The value is the text you want to use. You can do this in the Variable itself or in the sidebar.

Add Text Using the Variable

To assign a value to the Variable in-place, select the Variable and enter the text you want to use. This automatically saves the value to that Variable.

Add Text Using the Sidebar

To assign a value in the Variables sidebar, either select the Variable and use the Open in sidebar icon in the toolbar that appears or go to Tools > Variables in the menu.

Select No value below the Variable name. You’ll see the Variable in your document empty and ready for you to enter the text. Once you do, use Enter or Return to save it.

After you assign a value to your Variable, you’ll see this update in every location you place the Variable in your document, which is the intent of the Smart Chip.

Rename a Variable

Because the default names for Variables are not obvious, you may want to give them more meaningful names. This is especially helpful if you create several Variables for your document.

Open the Variables sidebar, hover your cursor over the Variable you want to rename, and select the Edit name icon (pencil).

When the rename pop-up appears, give it a new name and select Save.

You’ll then see the updated name in the sidebar, list of variables to insert, and inside the Variable itself until you assign its value.

Remove a Variable

If you decide you no longer want to use a Variable, you can delete it. Keep in mind that this will remove the Variable, and its value if assigned, from every location in your document.

Open the Variables sidebar, hover your cursor over the Variable you want to remove, and select the Delete variable definition icon (trash can).

In the confirmation pop-up, select Delete to remove the Variable.

Example Uses for Variables in Google Docs

If you’re wondering how to use Variables for your own purposes, we have a couple of examples.

Marketing Copy

Here, we’re creating a document for our client’s new product. We don’t have the product name or the website address yet, so we insert Variables for those two items instead. With the Variables sidebar open, you can see them with blue borders throughout the text.

Once our client provides us these details, we simply assign the values to the Variables and our document automatically updates. Those variables then display the text and gray borders.

When you close the Variables sidebar, you’ll notice those Variables look just like the rest of the text without any borders.

Shared Documents

In this next example, we have a document we want someone else to complete with their details. We set up Variables for first name, last name, address, phone number, and date.

When we share the document, the recipient simply selects each Variable and enters their information. The Variables that are used more than once update automatically.

We then have our completed document where the Variables appear like any other text.

Note: If you share a document using Variables with more than one person, the assigned values will update with each change. To avoid this, you may ask each of your recipients to make a copy for their changes.

Save Time, Minimize Errors, and Organize

Google has introduced several new Smart Chips in the last year since the introduction of the Smart Canvas feature. You can add a calendar event using a Date chip, link to a file name with the File chip, and include contact details with the People chip.

Now, you can save time from typing the same text over and over as well as reduce the risk of typos and organize your document using the Variable Smart Chip in Google Docs. Keep this handy feature in mind for your next document.

For more ways to save time in Google apps, look at how to use a drop-down list in Google Sheets.

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