Sempre desejei que o Windows^(Windows) viesse com recursos para organizar automaticamente meus arquivos: mover ou copiar arquivos automaticamente com base no nome do arquivo^{(file name)} , tamanho, extensão etc. Infelizmente, temos que confiar em programas de terceiros para fazer o trabalho.

Neste artigo, mostrarei um dos meus programas favoritos para organizar arquivos automaticamente. Então, quais são alguns casos de uso para um programa como esse? No meu caso, tenho muitos vídeos caseiros gravados na minha câmera de vídeo HD no ^{(HD video)}formato AVCHD^{(AVCHD format)} . Para reproduzir os filmes no meu computador e smartphone^{(computer and smartphone)} , preciso dele no formato MP4^{(MP4 format)} .

Depois de converter os vídeos, copio-os para o meu NAS e excluo as cópias locais dos vídeos. Usando um programa de organização, uma vez que os arquivos convertidos aparecem em uma pasta especificada, eles são automaticamente copiados para o meu NAS e, em seguida, excluídos do computador local. Facilita minha vida e funciona muito bem. Então vamos falar sobre o programa real.

Largue

O DropIt^(DropIt) é pessoalmente minha ferramenta favorita porque tem muitas opções úteis e realmente permite controlar exatamente quais arquivos/pastas você deseja processar usando seus exemplos ou usando expressões regulares. Se você tem um conjunto bastante complicado de regras para organizar arquivos, este programa é para você. Também é de código aberto e vem em uma versão portátil, então você não precisa instalar nada em seu sistema se não quiser.

Depois de instalá-lo e executar o programa, você notará que apenas um bloco azul com uma seta branca apontando para baixo aparece no topo de todas as outras janelas. Essa é praticamente a interface do programa! Não é exatamente tão intuitivo quanto eu gostaria, mas é muito fácil de aprender. Em primeiro lugar, vamos configurá-lo para que não fique no nosso caminho o tempo todo.

Clique com o botão direito do mouse^{(Right-click)} no ícone e você verá um menu pop -up. Este é o menu que você usará para configurar as regras e opções do programa. Vá em frente e clique em Opções^{(Options )} por enquanto.

Os três principais itens lidam com o layout e o posicionamento^{(layout and positioning)} do ícone pequeno. O que eu faço no meu computador é movê-lo para um local com meus outros ícones da área de trabalho e, em seguida, desmarque Mostrar imagem de destino sempre no topo^{(Show target image always on top)} e marque Bloquear posição da imagem de destino^{(Lock target image position)} .

Agora, o ícone se parece com outro ícone^{(desktop icon)} da área de trabalho, em vez de flutuar por toda a área de trabalho em cima dos meus outros programas. Você pode simplesmente drag and drop files/folders nesse ícone a qualquer momento para processar os arquivos manualmente. Mais tarde, mostrarei como configurar o monitoramento para que você nunca precise iniciar manualmente um trabalho de processamento^{(processing job)} .

A seguir, vamos entender os perfis. Se você clicar com o botão direito do mouse no ícone, verá uma opção chamada Profiles que inclui Archiver , Default , Erasor , Extractor , etc. Se você escolher um perfil diferente de Default , quando soltar arquivos ou pastas no ícone, as regras de perfil atuais serão aplicadas. Por exemplo, se você escolher Archiver , você notará que o ícone muda e se você soltar alguns arquivos no ícone, ele criará um arquivo zip^{(zip file)} compactado em sua área de trabalho!

Você pode ver as regras associadas a qualquer perfil clicando com o botão direito do mouse no ícone e escolhendo ^{(icon and choosing)} Associações^{(Associations)} . A lista de itens em Associações^{(Associations)} varia de acordo com o perfil em que você está trabalhando no momento. Em nosso exemplo, estamos usando o perfil do Archiver^{(Archiver profile)} , então veremos a regra do Archiver.

Clique duas vezes^{(Double-click)} na regra para abri-la. Há quatro partes para cada regra: o nome, o filtro ou regras^{(filter or rules)} , a ação e uma última opção associada que muda dependendo da ação que você escolher. Normalmente, é apenas um destino.

A parte mais importante aqui são as regras. Você pode clicar no pequeno ícone^{(information icon)} azul de informações e ele fornecerá rapidamente alguns exemplos de regras para arquivos e regras para pastas.

O segundo botão à direita do ícone azul é o botão de filtro. Clicar nele exibirá uma lista de filtros adicionais que você pode adicionar em cima de qualquer filtro de arquivo ou pasta^{(file or folder filters)} que possa ter adicionado. Portanto, você poderia ter escolhido todos os arquivos com extensão .JPG e, em seguida, definir a regra para que ela se aplicasse apenas a arquivos maiores que 2 MB.

A outra parte importante é a ação^(Action) para a regra. O Dropit^(Dropit) tem um grande número de ações, e é por isso que o acho tão útil. Você pode mover, copiar, compactar, extrair, renomear, excluir, dividir, juntar, criptografar, descriptografar, abrir com um programa, fazer upload, enviar por correio e muito^{(mail and lots)} mais. É bastante abrangente.

Agora que você sabe como criar regras, vá para o perfil Padrão^{(Default profile)} novamente e depois vá para Associações^{(Associations)} . Você verá que ainda não há regras listadas. É aqui que você deve adicionar suas próprias regras. Depois de criar uma regra, você pode passar seus arquivos pelas regras simplesmente arrastando os arquivos ou pastas do Explorer para o pequeno ícone.

Dependendo das configurações, uma caixa de diálogo aparecerá e permanecerá na tela que listará quais ações serão tomadas para os arquivos. Para começar, você clica no pequeno botão azul de play^{(play button)} . Claro, isso não é muito automatizado se você precisar arrastar/soltar arquivos e iniciar manualmente o processamento. Para corrigir isso, clique com o botão direito do mouse no ícone e vá para Opções^(Options) novamente. Desta vez, certifique-se de desmarcar a caixa Mostrar janela de progresso durante o processo^{( Show progress window during process)} .

Por fim, vá para a guia monitoramento^{(monitoring tab)} e marque a caixa Ativar verificação de pastas monitoradas^{(Enable scan of monitored folders)} . Em seguida, clique no botão Adicionar^{(Add button)} na parte inferior e escolha a pasta que deseja monitorar. Você também pode alterar o intervalo de tempo^{(time interval)} para verificação e o tamanho mínimo dos arquivos.

Agora apenas sente-se, despeje alguns arquivos em sua pasta monitorada e observe como, após alguns segundos, seus arquivos serão processados ​​​​automaticamente sem que você precise fazer nada. O programa é bastante poderoso e eu realmente só toquei na superfície do que você pode fazer com ele, mas espero que isso lhe dê o suficiente para se sentir confiante ao usá-lo. Se você tiver alguma dúvida, poste um comentário. Aproveitar!

How to Automatically Move or Copy Files in Windows

I’ve always wished Windows would come with features to automatically organіze my files: automatically move or copy files bаsed on the file name, size, extensiоn, etc. Unfortunately, we have to rely on third-party programs to get the job done.

In this article, I’ll walk you through a one of my favorite programs for automatically organizing files. So what are some use cases for a program like this? In my case, I have a lot of home videos that are recorded on my HD video camera in AVCHD format. In order to play the movies on my computer and smartphone, I need it in MP4 format.

Once I convert the videos, I copy them to my NAS and then delete the local copies of the videos. Using an organizing program, once the converted files appear in a specified folder, they are automatically copied to my NAS and then deleted from the local computer. It makes my life easier and works great. So let’s talk about the actual program.

DropIt

DropIt is personally my favorite tool because it has a lot of useful options and really lets you control exactly what files/folders you want to process using their examples or by using regular expressions. If you have a fairly complicated set of rules for organizing files, this program is for you. It’s also open source and comes in a portable version, so you don’t have to install anything on your system if you don’t want to.

Once you install it and run the program, you’ll notice that only a blue block with a white down pointing arrow appears on top of all other windows. That’s pretty much the interface for the program! It’s not exactly as intuitive as I would have liked, but it’s really easy to learn. Firstly, let’s configure it so it’s not in our way all the time.

Right-click on the icon and you’ll see a menu pop up. This is the menu you’ll be using to configure the rules and options for the program. Go ahead and click on Options for now.

The top three items deal with the layout and positioning of the small icon. What I do on my computer is move it to a location with my other desktop icons and then uncheck Show target image always on top and check Lock target image position.

Now the icon just looks like another desktop icon rather than floating all over the desktop on top of my other programs. You can then just drag and drop files/folders onto that icon at any time to manually process files. Later on I’ll show you how to set up monitoring so you never have to manually start a processing job.

Next, let’s understand profiles. If you right-click on the icon, you’ll see an option called Profiles that includes Archiver, Default, Erasor, Extractor, etc. If you pick a different profile other than Default, then when you drop files or folders onto the icon, the current profile rules will apply. For example, if you choose Archiver, you’ll notice the icon changes and if you drop a couple of files onto the icon, it will create a compressed zip file on your desktop!

You can see the rules associated with any profile by right-clicking on the icon and choosing Associations. The list of items in Associations will vary depending on which profile you are currently working in. In our example, we are using the Archiver profile, so we’ll see the Archiver rule.

Double-click on the rule to open it. There are four parts to each rule: the name, the filter or rules, the action and an associated last option that changes depending on which action you pick. Normally, it’s just a destination.

The most important part here is the rules. You can click on the little blue information icon and it will quickly give you some examples of rules for files and rules for folders.

The second button to the right of the blue icon is the filter button. Clicking on that will bring up a list of additional filters you can add on top of any file or folder filters you might have added. So you could have picked all files with a .JPG extension and then set the rule so that it only applies to files that are larger than 2 MB.

The other important part is the Action for the rule. Dropit has a large number of actions, which is why I find it so useful. You can move, copy, compress, extract, rename, delete, split, join, encrypt, decrypt, open with a program, upload, send by mail and lots more. It’s quite comprehensive.

Now that you know how to create rules, go ahead to the Default profile again and then go to Associations. You’ll see there are no rules listed there yet. This is where you should add your own rules. Once you create a rule, you can pass your files through the rules by simply dragging the files or folders from Explorer onto the little icon.

Depending on the settings, a dialog will pop up and stay on the screen that will list out what actions will be taken to the files. To start, you click on the little blue play button. Of course, this is not very automated if you have to drag/drop files and manually start the processing. To fix this, right-click on the icon and go to Options again. This time make sure to uncheck the Show progress window during process box.

Lastly, go to the monitoring tab and check the Enable scan of monitored folders box. Then click the Add button at the bottom and choose the folder you want to monitor. You can also change the time interval for scanning and the minimum size of the files.

Now just sit back, dump some files into your monitored folder and watch how after a few seconds your files will automatically be processed without you having to do anything at all. The program is quite powerful and I’ve really only touched the surface of what you can do with it, but hopefully this gives you enough to feel confident using it. If you have any questions, post a comment. Enjoy!

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