O bate-papo do Google Docs^{(Google Docs)} é uma ferramenta muito eficaz para colaborar em documentos com equipes. Ele oferece aos editores a capacidade de marcar e comentar as edições, permite que as equipes discutam as

 redação adequada dos documentos e permite que os funcionários que preenchem formulários^{(filling out forms)} façam perguntas que seus gerentes possam responder.

Todos esses ótimos usos para o bate-papo do Google Docs só funcionam bem se as pessoas que usam o documento entenderem como o sistema de comentários funciona.

Neste artigo, você conhecerá todos os recursos de comentários e colaboração disponíveis no Google Docs .

Como funcionam os comentários do Documentos Google

No Google Docs , você não está apenas colaborando cegamente em documentos. Você pode ver vários usuários acessando o documento em tempo real.

A maneira como isso funciona é que sempre que outras pessoas acessarem o documento, você verá o ícone da conta do Google delas aparecer na parte superior da janela do Google Docs .

À medida que esses outros usuários colocam o cursor do mouse dentro do documento, você verá o nome da Conta do Google^{(Google Account)} deles aparecer momentaneamente acima do cursor. 

Isso é útil para ver em quais áreas de um documento outros membros de sua equipe estão trabalhando. Isso pode ajudar a evitar edições conflitantes no mesmo documento.

Se você vir alguém editando uma seção de um documento incorretamente ou fazendo alterações com as quais você não concorda, você pode adicionar um comentário diretamente a essa pessoa.

À direita dos ícones de usuário na parte superior do documento, você verá um ícone de uma pessoa falando dentro de um círculo branco. Quando você seleciona isso, abre uma área de comentários gerais.

Basta digitar seu comentário e pressionar Enter . Todos que estiverem visualizando o documento poderão ver todos os comentários na área geral de comentários.

Você sabe quando alguém atualizou um novo comentário na área de comentários pelo ponto vermelho que aparece na parte superior deste ícone.

À medida que cada pessoa responde, o novo comentário aparece abaixo do anterior no tópico de comentários.

Pressione o X à direita dos nomes na caixa de comentários ou selecione o ícone de comentários para que a janela de comentários desapareça novamente.

Criando um novo bate-papo do Google Docs

Para criar um novo bate-papo do Google Docs , basta destacar qualquer texto em um documento do Google Docs . Ao fazer isso, você verá um pequeno ícone de comentário aparecer à direita do texto destacado. 

Ao passar o mouse sobre esse ícone, você verá o texto “Adicionar um comentário”.

Ao selecionar este ícone, ele abrirá uma janela de comentários onde você poderá compartilhar suas ideias sobre o texto no documento que você destacou.

Quando terminar de escrever seu comentário, basta selecionar o botão Comentário^(Comment) e você verá a caixa de comentário mudar para um comentário permanente.

Existem algumas opções que acompanham comentários como este.

Gerenciando comentários

Ao selecionar os três pontos à direita de um comentário, você verá três opções.

• Editar^(Edit) : atualize seu comentário ou adicione uma resposta a ele, se preferir.
• Excluir^(Delete) : Remova o comentário e seu destaque do documento.
• Link para este comentário^{(Link to this comment)} : obtenha um link de URL que você pode compartilhar com as pessoas se quiser que elas vejam esse comentário específico.

Os links de comentários são muito eficazes para ajudar as pessoas a encontrar o comentário exato, especialmente dentro de documentos que contêm um grande número de comentários.

Você pode colar o link em um bate-papo por mensagem instantânea, um SMS móvel ou um e-mail. 

Quando o destinatário selecionar o link, ele o levará diretamente ao documento em que o comentário foi inserido. Eles podem responder ao comentário ou selecionar Resolver^(Resolve) .

Resolver um comentário faz com que ele desapareça do tópico de comentários. Parece que o comentário foi excluído, mas na verdade está oculto apenas na margem direita.

Se você quiser ver todos os comentários que foram postados no documento, basta selecionar o ícone de comentário preto no canto superior direito do documento.

Isso mostra todos os comentários que foram postados no documento junto com todas as informações a seguir sobre o comentário.

• Data^(Date) e hora em que o comentário foi publicado
• Todas as respostas ao comentário
• Qualquer texto de documento selecionado quando o comentário foi feito
• Um link para reabrir comentários resolvidos
• Um link para responder aos comentários

Selecione Comentário^(Comment) para adicionar novos comentários ao tópico de comentários. Selecione Notificações^{(Notifications)} para alterar as configurações de e-mail para que você só receba notificações quando alguém responder aos seus comentários ou nenhuma notificação.

Editando e Resolvendo Edições

O bate-papo do Google Docs^{(Google Docs)} é especialmente útil para fazer sugestões de edição em um documento sem realmente fazê-las. 

Por padrão, o Google Docs^{(Google Docs)} permite fazer edições em um documento e as edições entram em vigor imediatamente. Para alternar o modo de edição apenas para alterações sugeridas, selecione a seta suspensa à direita da palavra Edição^(Editing) no canto superior direito do documento.

Selecione Sugerindo^(Suggesting) na lista suspensa.

Conforme você faz edições no documento, o texto no documento é riscado com o texto de substituição exibido ao lado dele. Cada edição abre um novo comentário à direita com uma descrição da edição que foi feita.

O objetivo desse recurso é que um editor final ou o escritor original possa passar pelas edições e aceitar as alterações individualmente marcando a marca de seleção para esse comentário de edição.

No entanto, se você não quiser resolver os comentários individualmente, há um truque útil para resolvê-los todos de uma vez.

Para fazer isso, selecione o menu Ferramentas^(Tools) e selecione Revisar edições sugeridas^{(Review suggested edits)} .

Isso abrirá uma pequena janela no canto superior direito do documento. Você pode selecionar a seta para cima ou para baixo para percorrer cada um dos comentários de edição no documento. Você pode selecionar Aceitar^(Accept) ou Rejeitar^(Reject) as edições individuais.

Se você quiser apenas aceitar ou rejeitar todos eles, selecione a seta suspensa no lado direito do botão Aceitar^(Accept) ou Rejeitar^(Reject) .  

Você pode selecionar Aceitar tudo^{(Accept All)} para aprovar todas as edições. Isso atualizará todo o documento usando as edições sugeridas e resolverá todos os comentários associados.

Saiba mais sobre como resolver comentários no Google Docs^{(resolving comments in Google Docs)} .

Comentar ajuda na colaboração

Usar um processador de texto baseado em nuvem, como o Google Docs^{(Google Docs)} , facilita muito a colaboração em documentos^{(collaborating on documents)} . 

O sistema de comentários é configurado de forma que a discussão de alterações de documentos entre uma equipe seja conveniente e fácil. Quando todos se acostumarem com o funcionamento do sistema de bate-papo do Google Docs , você descobrirá que sua equipe é muito mais eficiente ao trabalhar em documentos em conjunto. 

How Google Docs Chat Helps You Collaborate on Documents

Google Docs chat is a very effective tool to collaborate on documents with teams. It provides the ability for editors to mark up and comment on edіts, it lets teams discuss the

 proper wording of documents, and it lets employees filling out forms ask questions that their managers can answer.

All of these great uses for Google Docs chat only work well if the people using the document understand how the commenting system works.

In this article, you’ll learn about all of the commenting and collaboration features that are available inside of Google Docs.

How Google Docs Commenting Works

Inside Google Docs, you aren’t just blindly collaborating on documents. You can actually see multiple users accessing the document in real-time.

The way this works is that whenever other people access the document, you’ll see their Google account icon appear at the top of the Google Docs window.

As those other users place their mouse cursor inside the document, you’ll see their Google Account name momentarily appear above the cursor. 

This is useful for seeing what areas of a document other members of your team are working on. This can help with avoiding making conflicting edits in the same document.

If you do see someone editing a section of a document incorrectly, or making changes that you disagree with, you can add a comment directly to that person.

To the right of the user icons at the top of the document, you’ll see an icon of a person talking inside of a white circle. When you select this, it opens a general comments area.

Just type your comment and press Enter. Everyone who is currently viewing the document will be able to see all comments in the general commenting area.

You know when someone has updated a new comment to the comment area by the red dot that appears on top of this icon.

As each person responds, the new comment appears below the previous one in the comment thread.

Either press the X on the right of the names in the commenting box, or select the commenting icon to make the commenting window disappear again.

Creating a New Google Docs Chat

To create a new Google Docs chat, just highlight any text in a Google Docs document. When you do this, you’ll see a small comment icon appear to the right of that highlighted text. 

When you hover your mouse over that icon, you’ll see the text “Add a comment”.

When you select this icon, it’ll open up a comment window where you can share your thoughts about the text in the document that you’ve highlighted.

When you’re finished writing your comment, just select the Comment button and you’ll see the comment box change to a permanent comment.

There are some options that go along with comments like this.

Managing Comments

When you select the three dots to the right of a comment, you’ll see three options.

• Edit: Make any updates to your comment, or add a reply to it if you prefer.
• Delete: Remove the comment and its highlight from the document.
• Link to this comment: Get a URL link that you can share with people if you want them to see this specific comment.

Comment links are very effective for helping people find the exact comment, especially inside documents that have a large number of comments in it.

You can paste the link in an IM chat, a mobile SMS, or an email. 

When the recipient selects the link, it’ll take them directly to the document where the comment was inserted. They can either reply to the comment, or select Resolve.

Resolving a comment makes it disappear from the comment thread. It appears as though the comment is deleted, but it’s actually only hidden from the right margin.

If you want to see all of the comments that have been posted to the document, just select the black comment icon at the upper right of the document.

This shows you all comments that were posted to the document along with all of the following information about the comment.

• Date and time the comment was posted
• All replies to the comment
• Any document text that was selected when the comment was made
• A link to reopen resolved comments
• A link to reply to the comments

Select Comment to add new comments to the comment thread. Select Notifications to change email settings so that you only receive notifications when someone replies to your comments, or no notifications at all.

Editing and Resolving Edits

Google Docs chat is especially useful for making editing suggestions to a document without actually making them. 

By default, Google Docs lets you make edits to a document and the edits take effect immediately. To switch the editing mode to suggested changes only, select the dropdown arrow to the right of the Editing word at the top right of the document.

Select Suggesting from the dropdown list.

As you make edits to the document, text in the document is crossed out with the replacement text displayed next to it. Each edit opens a new comment to the right with a description of the edit that was made.

The purpose of this feature is so that a final editor or the original writer can go through the edits and accept the changes individually by selecting the checkmark for that editing comment.

However, if you don’t want to resolve comments individually, there’s a useful trick to resolve them all at once.

To do this, select the Tools menu and select Review suggested edits.

This will open a small window at the upper right of the document. You can select the up or down arrow to scroll through each of the edit comments in the document. You can select Accept or Reject the individual edits.

If you want to just accept or reject them all, select the dropdown arrow on the right side of the Accept or Reject button.  

You can select Accept All to approve all edits. This will update the entire document using the suggested edits, and resolve all associated comments.

Learn more about resolving comments in Google Docs.

Commenting Helps With Collaboration

Using a cloud based word processor like Google Docs makes collaborating on documents very easy. 

The commenting system is set up in a way that makes discussing document changes among a team convenient and easy. Once everyone gets used to how the Google Docs chat system works, you’ll find your team is much more efficient when working on documents together. 

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