Você^(Are) está procurando uma maneira de rastrear as alterações feitas em uma planilha do Excel^{(Excel spreadsheet)} ? Há muitos casos em que você precisa distribuir um arquivo para várias pessoas e acompanhar quais alterações foram feitas. Você pode querer rastrear quando a alteração foi feita, quem fez a alteração, em qual célula a alteração ocorreu e quais dados foram alterados.

O Excel^(Excel) possui recursos de rastreamento integrados que podem lidar com todos os casos acima. Você pode revisar facilmente todas as alterações diretamente na planilha e também pode aceitar ou rejeitar cada alteração. Há alguns pontos a serem lembrados sobre os recursos de rastreamento do Excel :

1. Ativar o rastreamento não significa que você pode reverter a planilha no tempo para um estado anterior desfazendo as alterações. É basicamente um arquivo de log^{(log file)} que registra tudo e pronto. Você pode ir manualmente e ver quais dados foram excluídos ou adicionados, mas você mesmo terá que fazer as alterações na planilha.

2. Ativar o rastreamento não significa que todas as alterações feitas serão gravadas. Todos os dados armazenados em uma célula são rastreados, mas outras alterações, como formatação, não são. Outras alterações que não são rastreadas incluem ocultar/exibir linhas e colunas, comentários e valores de células que mudam devido a um recálculo de fórmula.

3. O histórico de alterações^{(Change history)} é mantido apenas por 30 dias por padrão. Se você fizer alterações em uma planilha do Excel^{(Excel worksheet)} e abrir a pasta de trabalho novamente 45 dias depois, poderá ver o histórico de alterações^{(change history)} de todos os 45 dias até fechar a pasta de trabalho. Ao fechá-lo, qualquer histórico de alterações^{(change history)} com mais de 30 dias desaparecerá. Isso significa que da próxima vez que você abri-lo, não poderá ver a alteração que fez 45 dias antes.

4. Sempre que você ativar o rastreamento, a pasta de trabalho se tornará uma pasta de trabalho compartilhada. Isso significa que vários usuários farão alterações no documento.

Agora que você conhece algumas noções básicas de como o rastreamento funciona no Excel , vamos falar sobre como habilitá-lo, alterar configurações e acompanhar as alterações!

Ativando o rastreamento

Vamos em frente e ativar o rastreamento primeiro. Abra o Excel e clique^{(Excel and click)} na  guia Revisão na faixa de opções. ^(Review)Na extrema direita, você deve ver uma opção chamada Track Changes  na seção Changes .

Clique no botão e escolha  Realçar alterações^{(Highlight Changes)} . Você verá uma caixa de diálogo^{(dialog box)} onde agora você precisa marcar a opção “Rastrear alterações durante a edição. Isso também compartilha sua pasta de trabalho”^{(“Track changes while editing. This also shares your workbook”)} .

Você tem várias opções aqui, incluindo  Quando^(When) , Quem^(Who) e Onde^(Where) . Para When , All significa que todas as alterações serão destacadas. Você também tem a opção de destacar as alterações desde a última vez que salvou o documento, desde uma data específica ou alterações que ainda não foram revisadas.

Se você marcar  Quem^(Who) , poderá optar por acompanhar as alterações feitas por qualquer pessoa ou as alterações^{(anyone or changes)} feitas por todos, exceto você. A opção Onde^(Where)  permite rastrear alterações apenas para uma parte específica da planilha. Basta^(Just) clicar no botão à direita e selecionar o intervalo de células que você deseja acompanhar.

Por fim, você pode desmarcar a opção Realçar alterações na tela^{(Highlight changes on screen)} se não quiser que outras pessoas saibam que você está acompanhando as alterações. Por padrão, assim que você iniciar o rastreamento e esta opção for selecionada, qualquer célula alterada mostrará uma pequena seta no canto superior esquerdo para indicar que foi alterada.

Além disso, se você clicar em uma célula alterada (com Realçar alterações na tela^{(Highlight changes on screen)} ativada), você verá uma pequena janela pop^{(popup window)} -up mostrando de onde o valor foi alterado e alterado e em que momento. Se você desmarcar a opção Realçar^(Highlight) alterações na tela^{(screen option)} , esse pequeno triângulo preto não será exibido^{(t show)} .

Então, o que você pode fazer, por exemplo, é ocultar as alterações na tela não marcando a caixa, enviar seu arquivo para todos que precisam fazer alterações nele e, quando você recuperá-lo, basta acessar Track Changes e verificar novamente a Caixa.

Configurar rastreamento

O próximo passo é dar uma olhada nas configurações de rastreamento e ajustá-las para atender às suas necessidades. Para fazer isso, clique no botão Compartilhar pasta de trabalho^{(Share Workbook)} que fica diretamente à esquerda do botão Rastrear alterações^{(Track Changes)} . Clique na guia Avançado^(Advanced) quando a caixa de diálogo Compartilhar pasta de trabalho for exibida.^{(Share Workbook)}

Aqui você pode alterar o número de dias para manter o histórico de alterações para algo diferente de 30 dias. Por padrão, as alterações são atualizadas quando o arquivo é salvo, mas você pode fazer com que seja feito automaticamente a cada poucos minutos. Por fim, você pode escolher como deseja lidar com os conflitos: sendo solicitado ou simplesmente deixando ganhar a última alteração ao salvar o arquivo^{(file win)} .

Visualizando alterações

Depois de ativar o rastreamento e fazer algumas alterações, você pode clicar no botão Rastrear alterações^{(Track Changes button)} novamente, clicar em Realçar alterações^{(Highlight Changes)} e notará que a caixa Listar alterações em uma nova planilha^{( List changes on a new sheet)} não está mais acinzentada.

Verifique isso e clique em OK. Uma^{(OK. A)} nova planilha chamada Histórico^(History) será adicionada, permitindo que você visualize todas as alterações feitas nessa pasta de trabalho.

Em algum momento, você precisará aprovar ou rejeitar as alterações. Você pode revisar todas as alterações e, em seguida, escolher quais deseja manter ou descartar.

Basta clicar novamente em Track Changes e escolher Accept/Reject Changes . Selecione as opções para escolher quais alterações você deseja aceitar ou rejeitar. Se você quiser revisar todas as alterações, apenas deixe Quando^(When) marcado e certifique-se de que esteja definido como Não^{(Not Reviewed)} revisado .

Clique em OK e o Excel^{(Click OK and Excel)} começará a mostrar cada alteração que foi feita e lhe dará a opção de Aceitar^(Accept) ou Rejeitar^(Reject) . Você também pode Aceitar todas^{(Accept All)} ou Rejeitar todas as^{(Reject All)} alterações, se desejar.

Se você rejeitar uma alteração, ela será imediatamente revertida para o que estava originalmente naquela célula. Vale a pena notar que, se outra célula fizer referência ao conteúdo da célula rejeitada, esse valor também será alterado quando o valor da célula^{(cell value)} referenciada for revertido. Isso pode fazer com que as fórmulas quebrem, etc., portanto, tenha cuidado.

É isso! Agora você pode acompanhar facilmente quaisquer alterações feitas em sua planilha do Excel^{(Excel spreadsheet)} usando esse recurso integrado. Se você tiver alguma dúvida, poste um comentário. Aproveitar!

How to Track Changes in Excel

Are you looking for a way to track changes made to an Εxcel spreadsheet? Τhere are mаny cases where you have to distribute a file to multiple peоple and keep track of what changes were made. You might want to track when the change was made, who made the change, what cell the change occurred in and what data was changed.

Excel has built-in tracking features that can handle all of the above cases. You can easily review all of the changes directly on the worksheet and you can also accept or reject each change. There are a few points to remember about the tracking features of Excel:

1. Turning on tracking does not mean that you can revert the spreadsheet back in time to a previous state by undoing the changes. It’s basically a log file that records everything and that’s it. You can manually go and see what data was deleted or added, but you’ll have to make the changes to the spreadsheet yourself.

2. Turning on tracking doesn’t mean every single change you make will be recorded. Any data stored in a cell is tracked, but other changes like formatting are not. Other changes that are not tracked include hiding/unhiding rows and columns, comments, and cell values that change to due a formula recalculation.

3. Change history is only kept for 30 days by default. If you make changes to an Excel worksheet and then open the workbook again 45 days later, then you’ll be able to see the change history for all 45 days until you close the workbook. When you close it, any change history older than 30 days will be gone. That means the next time you open it, you won’t be able to see that change you had made 45 days earlier.

4. Whenever your turn on tracking, the workbook becomes a shared workbook. This means that multiple users will be making changes to the document.

Now that you know some basics of how tracking works in Excel, let’s talk about how to enable it, change settings and keep track of changes!

Enabling Tracking

Let’s go ahead and turn on tracking first. Open Excel and click on the Review tab on the ribbon. At the far right, you should see an option called Track Changes under the Changes section.

Click the button and choose Highlight Changes. You’ll get a dialog box where you now need to check off the option “Track changes while editing. This also shares your workbook”.

You have several options here including When, Who, and Where. For When, All means every change will be highlighted. You also have the option of highlighting changes from the last time you saved the document, since a specific date, or changes that have not yet been reviewed.

If you check Who, you can choose to track changes made by anyone or changes made by everyone except you. The Where option allows you to track changes only for a specific portion of the spreadsheet. Just click the button at the right and select the range of cells you want to keep track of.

Finally, you can un-check the Highlight changes on screen option if you do not want others to know you are tracking changes. By default, once you start tracking and this option is selected, any changed cell will show a small arrow at the top left to indicate it was changed.

Also, if you click on a changed cell (with Highlight changes on screen turned on), you’ll get a little popup window showing what the value was changed from and changed to and at what time. If you deselect the Highlight changes on screen option, that little black triangle won’t show up.

So what you can do, for example, is hide the changes on the screen by not checking the box, send out your file to everyone who has to make changes to it, and when you get it back, just go to Track Changes and recheck the box.

Configure Tracking

The next step is to take a look at the settings for tracking and adjust them to fit your needs. To do this, click on the Share Workbook button that is directly to the left of the Track Changes button. Click on the Advanced tab when the Share Workbook dialog pops up.

Here you can change the number of days for keeping change history to something other than 30 days. By default, changes are updated when the file is saved, but you can make it so that it is automatically done every few minutes. Lastly, you can choose how you want to deal with conflicts: either by being asked or simply letting the last change when saving the file win.

Viewing Changes

Once you have enabled tracking and made a few changes, you can click on the Track Changes button again, click on Highlight Changes and you’ll notice that the List changes on a new sheet box is no longer grayed out.

Check that and click OK. A new worksheet called History will be added that will let you view all the changes that have been made to that workbook.

At some point you’ll need to either approve or reject the changes. You can review all the changes and then pick and choose which ones you want to keep or discard.

Simply click on Track Changes again and choose Accept/Reject Changes. Select the options to choose which changes you want to accept or reject. If you want to review all changes, just leave When checked and make sure it is set to Not Reviewed.

Click OK and Excel will begin to show you each change that was made and give you the option to Accept or Reject. You can also Accept All or Reject All changes if you like.

If you reject a change, it will immediately revert back to what was originally in that cell. It’s worth noting that if another cell references the contents of the rejected cell, then that value will also change when the referenced cell value reverts back. This can cause formulas to break, etc, so be careful.

That’s it! Now you can track any changes made to your Excel spreadsheet easily by using this built-in feature. If you have any questions, post a comment. Enjoy!

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