Se você usa muito o Excel , provavelmente já se deparou com uma situação em que tem um nome em uma única célula e precisa separar o nome em células diferentes. Este é um problema muito comum no Excel e você provavelmente pode fazer uma pesquisa no Google e baixar^{(Google search and download)} 100 macros diferentes escritas por várias pessoas para fazer isso por você.

No entanto, neste post, mostrarei como configurar uma fórmula para que você possa fazer isso sozinho e realmente entender o que está acontecendo. Se você usa muito o Excel, provavelmente é uma boa ideia aprender algumas das funções mais avançadas para poder fazer coisas mais interessantes com seus dados.

Se você não gosta de fórmulas e deseja uma solução mais rápida^{(quicker solution)} , role para baixo até a seção Texto para Colunas^{(Text to Columns)} , que ensina como usar um recurso do Excel^{(Excel feature)} para fazer a mesma coisa. Além disso, o recurso de texto para colunas também é melhor se você tiver mais de dois itens em uma célula que precisa separar. Por exemplo, se uma coluna tiver 6 campos combinados, usar as fórmulas abaixo^{(formulas below)} se tornará realmente confuso e complicado.

Nomes separados no Excel

Para começar, vamos ver como os nomes geralmente são armazenados em uma planilha do Excel^{(Excel spreadsheet)} . As duas maneiras mais comuns que eu vi são firstname lastname com apenas um espaço e lastname , firstname com uma vírgula separando os dois. Sempre que vejo uma inicial do meio, geralmente é o sobrenome ^(lastname)midinitial firstname como abaixo :

Usando algumas fórmulas simples e combinando algumas delas, você pode facilmente separar o nome, sobrenome e inicial do meio em células separadas no Excel . Vamos começar extraindo a primeira parte do nome. No meu caso, vamos usar duas funções: left e search^{(left and search)} . Logicamente, aqui está o que precisamos fazer:

Pesquise^(Search) o texto na célula por um espaço ou vírgula^{(space or comma)} , encontre a posição e retire todas as letras à esquerda dessa posição.

Aqui está uma fórmula simples que faz o trabalho corretamente: =LEFT(NN, SEARCH(” “, NN) – 1) , onde NN é a célula que tem o nome armazenado nela. O -1 está lá para remover o espaço extra ou vírgula^{(space or comma)} no final da string.

Como você pode ver, começamos com a função left^{(left function)} , que recebe dois argumentos: a string e o número de caracteres que você deseja pegar a partir do início da string. No primeiro caso, procuramos um espaço usando aspas duplas e colocando um espaço entre elas. No segundo caso, estamos procurando uma vírgula em vez de um espaço. Então, qual é o resultado para os 3 cenários que mencionei?

Temos o primeiro nome da linha 3^{(row 3)} , o sobrenome da linha 5^{(row 5)} e o primeiro nome da linha 7^{(row 7)} . Excelente! Portanto, dependendo de como seus dados são armazenados, você extraiu o nome ou o sobrenome. Agora para a próxima parte. Aqui está o que precisamos fazer logicamente agora:

– Pesquise^(Search) o texto na célula por um espaço ou vírgula^{(space or comma)} , encontre a posição e, em seguida, subtraia a posição do comprimento total da string. Veja como ficaria a fórmula:

=RIGHT(NN,LEN(NN) -SEARCH(” “,NN))

Então agora usamos a função correta. Isso também leva dois argumentos: a string e o número de caracteres que você deseja pegar a partir do final da string indo para a esquerda. Então queremos o comprimento da string menos a posição do espaço ou vírgula^{(space or comma)} . Isso nos dará tudo à direita do primeiro espaço ou vírgula^{(space or comma)} .

Ótimo^(Great) , agora temos a segunda parte do nome! Nos dois primeiros casos, você está praticamente pronto, mas se houver uma inicial do meio no nome, você pode ver que o resultado ainda inclui o sobrenome com a inicial do meio. Então, como podemos obter o sobrenome e nos livrar da inicial do meio? Fácil! Basta^(Just) executar a mesma fórmula novamente que usamos para obter a segunda seção do nome.

Então, estamos apenas fazendo outro certo e, desta vez, aplicando a fórmula na célula^{(name cell)} inicial do meio e sobrenome combinados . Ele encontrará o espaço após a inicial do meio e, em seguida, tirará o comprimento menos a posição do número do espaço^{(space number)} de caracteres do final da string.

Então aí está! Agora você dividiu o nome e o sobrenome em colunas separadas usando algumas fórmulas simples no Excel ! Obviamente, nem todos terão seu texto formatado dessa maneira, mas você pode editá-lo facilmente para atender às suas necessidades.

Texto para colunas

Há também outra maneira fácil de separar o texto combinado em colunas separadas no Excel . É um recurso chamado Text to Columns e funciona muito bem. Também é muito mais eficiente se você tiver uma coluna com mais de dois dados.

Por exemplo, abaixo eu tenho alguns dados onde uma linha^{(one row)} tem 4 dados e a outra linha tem 5 dados. Eu gostaria de dividir isso em 4 colunas e 5 colunas, respectivamente. Como você pode ver, tentar usar as fórmulas acima seria impraticável.

No Excel , primeiro selecione a coluna que deseja separar. Em seguida, vá em frente e clique na guia Dados^(Data) e clique em Texto para Colunas^{( Text to Columns)} .

Isso abrirá o assistente de Texto para Colunas^{(Columns wizard)} . Na etapa 1^{(step 1)} , você escolhe se o campo é delimitado ou com largura fixa. No nosso caso, escolheremos Delimited .

Na próxima tela, você escolherá o delimitador. Você pode escolher entre tabulação, ponto e vírgula, vírgula, espaço ou digitar um personalizado^{(custom one)} .

Por fim, você escolhe o formato de dados para a coluna. Normalmente, General funcionará bem para a maioria dos tipos de dados. Se você tiver algo específico como datas, escolha esse formato.

Clique em Concluir^(Finish) e observe como seus dados são magicamente separados em colunas. Como você pode ver, uma linha se transformou em cinco colunas e a outra em quatro colunas. O recurso Text to Columns^{(Columns feature)} é muito poderoso e pode tornar sua vida muito mais fácil.

Se você está tendo problemas para separar nomes que não estão no formato que tenho acima, poste um comentário com seus dados e tentarei ajudar. Aproveitar!

How to Separate First and Last Names in Excel

Іf you use Excel a lot, you have рrobably run across a situation whеre you havе a name in a single cell and you nеed to separate the name into differеnt cells. This is a very common issue in Excel and you can probably do a Goоgle search and download 100 differеnt macros written by various people to do it for you.

However, in this post, I’ll show you how to setup a formula so you can do it yourself and actually understand what is going on. If you use Excel a lot, it’s probably a good idea to learn some of the more advanced functions so that you can do more interesting things with your data.

If you don’t like formulas and want a quicker solution, scroll down to the Text to Columns section, which teaches you how to use an Excel feature to do the same thing. In addition, the text to columns feature is also better to use if you have more than two items in a cell you need to separate. For example, if one column has 6 fields combined together, then using the formulas below will become really messy and complicated.

Separate Names in Excel

To get started, let’s see how names are usually stored in a Excel spreadsheet. The most common two ways I have seen are firstname lastname with just a space and lastname, firstname with a comma separating the two. Whenever I have seen a middle initial, it’s usually firstname midinitial lastname like below:

Using some simple formulas and combining a couple of them together, you can easily separate the first name, last name and middle initial into separate cells in Excel. Let’s start with extracting the first part of the name. In my case, we’re going to use two functions: left and search. Logically here’s what we need to do:

Search the text in the cell for a space or comma, find the position and then take out all the letters to the left of that position.

Here’s a simple formula that gets the job done correctly: =LEFT(NN, SEARCH(” “, NN) – 1), where NN is the cell that has the name stored in it. The -1 is there to remove the extra space or comma at the end of the string.

As you can see, we start out with the left function, which takes two arguments: the string and the number of characters you want to grab starting from the beginning of the string. In the first case, we search for a space by using double quotes and putting a space in-between. In the second case, we are looking for a comma instead of a space. So what is the result for the 3 scenarios I have mentioned?

We got the first name from row 3, the last name from row 5 and the first name from row 7. Great! So depending on how your data is stored, you have now extracted either the first name or the last name. Now for the next part. Here’s what we need to do logically now:

– Search the text in the cell for a space or comma, find the position and then subtract the position from total length of the string. Here’s what the formula would look like:

=RIGHT(NN,LEN(NN) -SEARCH(” “,NN))

So now we use the right function. This takes two arguments also: the string and the number of characters you want to grab starting from the end of the string going left. So we want the length of the string minus the position of the space or comma. That will give us everything to the right of the first space or comma.

Great, now we have the second part of the name! In the first two cases, you’re pretty much done, but if there is a middle initial in the name, you can see that the result still includes the last name with the middle initial. So how do we just get the last name and get rid of the middle initial? Easy! Just run the same formula again that we used to get the second section of the name.

So we are just doing another right and this time applying the formula on the combined middle initial and last name cell. It will find the space after the middle initial and then take the length minus the position of the space number of characters off the end of the string.

So there you have it! You have now split the first name and last name into separate columns using a few simple formulas in Excel! Obviously, not everyone will have their text formatted in this way, but you can easily edit it to suit your needs.

Text to Columns

There is also another easy way you can separate combined text into separate columns in Excel. It’s a featured called Text to Columns and it works very well. It’s also much more efficient if you have a column that has more than two pieces of data.

For example, below I have some data where one row has 4 pieces of data and the other row has 5 pieces of data. I would like to split that into 4 columns and 5 columns, respectively. As you can see, trying to use the formulas above would be impractical.

In Excel, first select the column you want to separate. Then, go ahead and click on the Data tab and then click on Text to Columns.

This will bring up the Text to Columns wizard. In step 1, you choose whether the field is delimited or fixed width. In our case, we’ll choose Delimited.

On the next screen, you will choose the delimiter. You can pick from tab, semicolon, comma, space or type a custom one in.

Finally, you choose the data format for the column. Normally, General will work just fine for most types of data. If you have something specific like dates, then choose that format.

Click Finish and watch how your data is magically separated into columns. As you can see, one row turned into five columns and the other one into four columns. The Text to Columns feature is very powerful and can make your life a lot easier.

If you are having problems separating names not in the format I have above, post a comment with your data and I’ll try to help. Enjoy!

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